Ennek a műnek a

Szövegszerkesztési ismeretek-TEXT-HTML

változata az adatbázisokba történő indexelést szolgálja, a

benne található szakkifejezések internetes keresését segíti elő.

 

A Szövegszerkesztési ismeretek

olvasásra szolgáló Word- és

platformfüggetlen nyomtatást lehetővé tevő PDF

változata az alábbi honlapról tölthető le:

https://kunlibrary.net

 

A Word-ös változat azoknak előnyös, akik szerkeszteni szeretnék a szövegállományt, vagy fel akarják nagyítani a benne található képeket. Teljes méretben történő kiemelésük csak itt lehetséges. (Kattintsunk a képre és a Ctrl + C billentyűkombinációval másoljuk Vágólapra. Utána nyissuk meg a Paint programot, és a Ctrl + V billentyűkombinációval küldjük a képszerkesztő munkalapjára. Végül mentsük el JPEG formátumban.)

Olvasásra a PDF formátum a legalkalmasabb. Ez a változat ugyanúgy fog meg­jelenni, ahogy én kiszerkesztettem. A Word különböző változataival ellentétben itt nem csúszkálnak el az oldalak, a képek nem torlódnak a lap aljára. (A Word minden változata másként szerkeszti a dokumentumot. Ennek oka, hogy az elválasztó segédprogram folyamatosan korszerűsödik. Emiatt egy Word 2003-ban kiszerkesztett 600 oldalas dokumentum Word 365-ben megnyitva több mint 20 ol­dallal rövidebb lesz, melynek következtében az eredeti szövegmező teljesen szétesik. A PDF dokumentum azonban nem változik, és a világ minden számítógépén, sőt tableten is megnyitható. A Word-el ellentétben itt betűtábla problémák sem lépnek fel, mivel ez a formátum magával viszi az összes felhasznált fontot. A képek teljes méretben történő kiemelésére, és a szövegmező korlátlan mértékű nagyítására azonban nem alkalmas. Az URL-ek viszont PDF-ben is aktiválhatók, ezért gond nélkül kattinthatunk a webcímekre, és rákapcsolódhatunk az Internetre. Azért is érdemes a Word-ös és PDF-es változatot tartalmazó tömörített mappát letölteni, mert ebben olyan segédanyagok is találhatók, amelyek jelentősen megkönnyítik a könyv használatát.

A HTM változatot ne használjuk olvasásra, mert ebben nincsenek képek. Emiatt jelentős többletinformációtól és esztétikai élménytől fosztjuk meg magunkat. Ebben a Google kereső számára készített változatban a lábjegyzetek is csak körülményesen (végjegyzetek) formájában használhatók. A szövegformázások jelentős része is eltűnik, emiatt a szövegállomány nehezen olvasható. Az ömlesztett szövegállományban az egyes fejezetek megtalálása sem könnyű, mert a tartalomjegyzék oldalszámjelölő mezői nem működnek. Összességében ez a változat nem nyújtja a könyvolvasás élményét, és rongálja a szemünket.

 

 

KUN ÁKOS

 

SZÖVEGSZERKESZTÉSI ISMERETEK

 

Office 2003 Pro — SP3

PageMaker 6.0—7.0

Windows 7 Pro— SP1

 

 

(I. kötet)

 

 

„Nincs tökéletes szoftver,

csak olyan, amelynek még

nem találták meg a hibáit.”

 

                                                     Murphy

 

 

 

Ez a könyv más nemzetek számára is hasznos lenne. Anyagi helyzetem azonban nem teszi lehetővé művem széles nyilvánosság elé tárását. Ezért a világhálón keresztül fordulok a külföldi érdeklődőkhöz: Kérem, hogy aki szívügyének tekinti ezeknek az ismereteknek különféle nyelvekre történő lefordítását és Internetre való felrakását, adományával segítse elő az ehhez szükséges összeg előteremtését. Könyvtáramat nonprofit alapon működtetem, ezért az idegen nyelvű változatok letöltése is ingyenes lesz.

Pénzküldeményeiket a következő számlaszámra befizetve juttathatják el hozzám: HU45 1090 0028 0000 0014 3499 0019  UniCredit Bank. Közreműködésüket előre is köszönöm.

A használat megkönnyítése érdekében szükség lenne ennek a műnek a kinyomtatására is. Ezért ez úton keresek olyan ismert hazai és külföldi kiadókat, akik vállal­ják könyvem színvonalas nyomdai megjelentetését. Ajánlataikat az alábbi e-mail címre továbbíthatják: info@kunlibrary.net vagy kel@kunlibrary.net

 

Megjegyzés

 

Ez a könyv A/4-es formátumra tördelve került fel az Internetre. Ezt a könnyen kiprintelhető kivitelt az indokolja, hogy a jelenlegi anyagot csak kézben tartva lehet akadálytalanul használni. Annak érdekében, hogy minden karakter az eredeti formájában jelenjen meg, a Betűtáblák mappában[1] mellékelt fontokat másoljuk be a Windows operációs rendszer Fonts mappájába. Ha a megnyitáshoz használt programba nem lett feltelepítve a magyar elválasztó szótár, a tördelés nem tud érvényesülni. Ez esetben nyomtatás előtt a szövegállományt újra kell tördelni. (Töltsük fel a hézagos sorokat, a lap aljára tolódott címsorokat pedig küldjük át a következő oldalra.) Kevesebb gondunk lesz a sorvégi szavak elválasztásával, ha a Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájából betöltjük az MSHY3HU.USR elválasztó kivételszótárt az Office à Proof mappánkba.)

 

A hátsó borító szövege:

 

A szerző „Szövegszerkesztési ismeretek” című műve nem tankönyv, hanem útmutató; célorientált módszerek gyűjteménye. A benne szereplő ötleteket, javaslatokat főként azok hasznosíthatják, akik egy számítógépkezelési tanfolyamon vagy az Office 2003, valamint a Page­Maker 6.0 –7.0 programok felhasználói kézikönyvéből legalább alapfokú szövegszerkesztési ismeretekre tettek szert. Sajnos ezek a tanfolyamok, meglehetősen elnagyoltan foglalkoznak ezzel a témával, nem térnek ki a speciális alkalmazásokra. A számítástechnikai szak­könyvek legtöbbje pedig érthetetlen, általában szakértők írják szakmabelieknek. A kezdőknek szánt tájékoztatókat sem tudja mindenki használni. A szakírók ugyanis hajlamosak megfeledkezni arról, hogy valamikor ők is voltak kezdők. Ennélfogva gyakran átsiklanak olyan részletek felett, ame­lyek szerintük magától értetődőek. A gyakorlattal nem rendelkezők számára azonban nél­külöz­he­tetlenek az elhallgatott közbülső lépések, és ezek hiányában sokan nem boldogulnak ezek­kel a szak­könyvekkel. Ez a mű viszont rendkívül aprólékosan, pontról pontra írja le a teendőket, így a kez­dők is gond nélkül használhatják. Nem általánosságokat tartalmaz, hanem konkrét szabályokat, mélyreható útmutatásokat, és sok szakirodalmi utalást. Emellett részletesen tárgyalja a házilagos könyv­gyártás módjait. Végül hasznos tanácsokat ad a számítógép-­, a ki­szolgáló egységek-, és a különféle programok beszerzésével kapcsolatban.

 

  PCFormat + CD-melléklet 2003. február         CHIP Magazin + CD-melléklet 2003. április    

  PC World DVD-melléklet 2008. augusztus       CHIP Magazin + DVD-melléklet 2008. július

 

ELŐSZÓ

 

Ez a mű nem tankönyv, hanem útmutató; célorientált módszerek gyűjteménye. Az itt közölt ötleteket, javaslatokat csak azok tudják hasznosítani, akik egy számítógép-kezelési tanfolyamon, vagy az Office 2003, valamint a PageMaker 6.0 – 7.0 programok felhasználói kézikönyvéből legalább alapfokú szövegszerkesztési ismeretekre tettek szert. Sajnos ezek a tanfolya­mok, meglehetősen elnagyoltan foglalkoznak ezzel a témával, nem térnek ki a speciális alkalmazásokra. A számítástechnikai szak­könyvek legtöbbje pedig érthetetlen, általában szakértők írják szakmabelieknek. A kezdőknek szánt tájékoztatókat sem tudja mindenki hasz­nálni. A szakírók ugyanis hajlamosak megfeledkezni arról, hogy valamikor ők is voltak kezdők. Ennélfogva gyakran átsiklanak olyan rész­letek felett, ame­lyek szerintük magától értetődőek. A gyakorlattal nem rendelkezők számára azon­ban nél­külöz­he­tetlenek az elhallgatott közbülső lépések, és ezek hiányában sokan nem boldogulnak ezek­kel a szak­könyvekkel. Ez a mű viszont rendkívül aprólékosan, pontról pontra írja le a teendőket, így a kez­dők is gond nélkül használhatják. Nem általánosságokat tartalmaz, hanem konkrét sza­bá­lyokat, mélyreható útmu­tatásokat, és sok szakirodalmi utalást. Ez a könyv azok számára is hasznos, akik más szövegszerkesztő programokat használnak. A szövegszerkesztés me­nete ugyanis csaknem minden programban ugyanaz, csupán a kivitelezési módja tér el kisebb-na­gyobb mértékben. Ebből a műből megtudhatjuk, hogy a szövegszerkesztés során „mit?” és „miért?” kell tenni. A „hogyan?” pedig az alkalmazott program Súgójából deríthető ki. Sok esetben (pl. Ability Office, AbiWord) a Súgóra sincs szükség, mivel ezeknek a programoknak a kezelési módja szinte teljes egészében megegyezik az MS Office-val.

Mivel ez a könyv elsősorban a számítástechnikában járatlanok számára készült, amennyire csak lehetett igyekeztem elkerülni a komputertechnikában honos szakzsargont. Ennek megfelelően egyes angol eredetű kifejezéseket teljesen száműztem belőle. Pl. a szakirodalomban általánosan használt opció helyett beállítást, az elegáns rutin és szubrutin kifejezések helyett pedig az alprogram szót használtam. Mellőztem az olyan fellengzős kifejezéseket is, mint a „drag and drop” technika, mert ezek néhány érthető szóval körülírhatók. (Mellesleg ez az egérkezelési technika nem más, mint objektummozgatás a bal egérgomb lenyomása mellett.) Ezért a haladók számára kissé nehézkesnek, szájbarágósnak tűnhet a fogalmazása, de gondoljanak arra, hogy a számítógép-használók többsége nem informatikus.

A számítástechnikai szakkönyvek megértését nagymértékben nehezíti az is, hogy tele vannak rövidítésekkel. Az egyes szakkifejezéseket nem teljes névvel tüntetik fel, hanem rövidítésekkel jelölik. Sajnos a szerzők nem mindig tartják szükségesnek zárójelben megmagyarázni, hogy miről van szó, mert azt hiszik, hogy ez mindenki számára nyilvánvaló. Nem vagyunk azonban teljesen magunkra hagyva, mert lelkes magánszemélyek gyűjtőmunkájának köszönhetően több mint 51 ezer rövidítés jelentése található meg az Interneten. A http://www.rovidites.hu hon­lap nem csak az informatika, hanem az élet más területein használt rövidítéseket is tartalmazza. Az egyes témakörökön belül a rövidítések ábécérendben kereshetők. Mi is gazdagíthatjuk az adatbázist, ha a honlap szerkesztőjének elküldjük az általunk ismert rövidítések jelentését. Ezzel nagyban segíthetjük egymás munkáját. Helyesbítésre, pontosításra is mód van. Levélcím: rovidites@rovidites.hu

Nagy értéke még ennek az útmutatónak, hogy nem elméleti sza­bályok­ból lett összeollózva, hanem gyakorlati tapasztalatok alapján készült. Főleg azok számára hasznos, akik könyvet akarnak írni, és saját kiadásban kívánják meg­jelentetni. Annak érdekében, hogy még több ember számára szolgálhasson hasznos útmutatóul ez a sza­bály­gyűjtemény, kérem, hogy az esetleges hiányosságairól értesítsenek engem, osszák meg ve­lem az alkal­mazása során szerzett tapasztalataikat. Észrevételeiket, javaslataikat az alábbi címre továbbíthatják: KUN Ákos, e‑mail: info@kunlibrary.net

Ez úton keresek olyan támogatókat is, akik haj­landó­ak lennének szponzorálni ennek a műnek a nyomdai előállítását. Magánkia­dás­ban történő megjelenése elsősorban az olvasók számára lesz előnyös, mert így jóval olcsóbban hozzájuthatnak, mint prin­terrel kinyomtatva. Tovább csökkenti az árát, hogy a többi mű­vemhez hasonlóan ezt sem fogja szerzői jogdíj és kiadói árrés terhelni. Aki szeretné elősegíteni a nonprofit kiadványként történő megjelenését, kérem, hogy adományával járuljon hozzá az ehhez szükséges összeg előteremtéséhez. Pénzküldeményeiket a következő számlaszámra befizetve juttathatják el hozzám: HU45 1090 0028 0000 0014 3499 0019  UniCredit Bank. Annak érdeké­ben, hogy a nem magyar anyanyelvűek is hozzájuthassanak ehhez a bárki által könnyen hasz­nálható útmutatóhoz, a világhálón keresztül keresek olyan ismert külföldi kiadó­kat, akik szakszerűen le­for­dítva vállalják a más nyelveken történő meg­je­len­tetését. Művem leg­frissebb változata a honlapomról: https://kunlibrary.net tölthető le.

Aki könyvből szeretné elsajátítani az alapokat, annak figyelmébe ajánlom Bártfai Barna­bás: Hogyan kezdjem? című művét. A haladók jól használhatják az amerikai IDG Books kiadó számítástechnikai könyvsorozatát. Ezek a „nemcsak zseniknek” szóló kiadványok igen magas fokon ismertetik a számítógép, az Internet és a különféle operációs rendszerek, prog­ra­mok kezelésének rejtelmeit. Ugyanakkor érthető és könnyed stílusban fogalmazzák meg a leg­bo­nyolultabb témákat is, így az átlagolvasó is megérti, hogy miről van szó. (Magyar nyel­vű kia­dás: Hungalibri Könyvkiadó és Könyvterjesztő Kft.) Sokan érdeklődnek a Microsoft operációs rendszereinek működése iránt. A „Szövegszerkesztési ismeretek” azonban csak a főbb többletszolgáltatásaival foglalkozik. Aki teljes egészében szeretné megismerni a Windows működését, szerezze be Kis Balázs: Windows XP haladóknak című művét (SZAK Kiadó). Ez a mű nem olcsó ugyan, de rendkívül pontosan, precízen írja le az egyes funkciók működését, kiváltásuk módját. (Aki megismeri a Windows XP működését, annak nem jelent nehézséget a Windows későbbi változatainak használata sem.) Bár a szerző főleg rendszergazdáknak szánta ezt a vaskos kötetet, logikus felépítése, világos fogalmazásmódja mindenki számára érthetővé teszi a tartalmát, aki képes kezelni a számítógépet.

A speciális kiadványok után érdek­lő­dők fi­gyelmébe ajánlom a Műszaki Könyváruházat, amely az ország legnagyobb számítás­tech­nikai szakkönyvválasztékával rendelkezik. Címük: 1065. Budapest, Nagymező u. 43. Tel: 373 0500 és 373 0501. Sok hasznos tanácsot találhatunk a számítástechnikai folyóiratokban is.

 

Budapest, 2001. december

 

Az elmúlt hónapokban mind belföldön, mind külföldön igen nagy érdeklődés mutatkozott a Szövegszerkesztési ismeretek című művem iránt. Ez arra késztetett, hogy tovább bővítsem, még tökéletesebbé tegyem ezt a könyvet. A jelenlegi változat már teljes egészében tartalmazza a Word 2002 és Excel 2002, valamint a PM 7.0-ás programok használati módját. (A PM 6.5-re és PM 7.0-ra vonatkozó kiegészítéseket kék színű kiemelés jelzi. Ez­által az új programok tulajdonosai könnyebben megtalálják az őket érintő részeket, a régi programokat használók pedig egyszerűen figyelmen kívül hagyhatják.) Ezen túlmenően ez a változat kibővült egy hatoldalas billentyűkombináció-listával, és számos Word-ös, PageMaker-es könyvsablonnal, valamint egy prospektusmintával. A kezdők számára az új dokumentumok megfelelő kialakítását a Normal.dot sablon segíti. Ez a sablon lehetőséget ad gyakorlatban jól bevált praktikus stílusok és szövegtárelemek átmásolására is. A Normal.dot sablonnal egy kibővített, a szövegszerkesztési tevékenységet maximálisan kiszolgáló eszköztárhoz is hozzájutunk. Az Mshy_hu.usr elválasztó szótár tartalmát kimásolva megalapozhatjuk a saját felhasználói kivételszótárunkat. A szöveg megértéséhez szükséges képernyőábrák is itt vannak egy tömörített fájlban. Ezek a sablonok, fájlok összegyűjtve a Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájában találhatók, a fődokumentum alatt. A Betűtípusok nevű tömörített fájlban mellékelten átadom azo­kat a betűtáblákat is, amelyek műveim szövegállományának maradéktalan megjelenítéséhez szük­ségesek.

Jelentősen gyarapodott a szakirodalmi utalások száma is. A 3 évnél régebbi folyóiratok csak az Országos Széchenyi Könyvtárban, az Országos Műszaki Könyvtárban, valamint műszaki egyetemek és ‑főiskolák könyvtáraiban találhatók meg. A vidéken élőknek nem kell a fővárosba utazniuk, és ott a Széchenyi Könyvtár meglehetősen drága tagsági-, illetve napidíját megfizetniük. A könyvtárközi kapcsolatok révén bármelyik helyi könyvtár kérhet fénymásolatot a megadott oldalakról. Így csupán a postaköltség terhel bennünket járulékos teherként. Érdemes felvenni a kapcsolatot a folyóirat szerkesztőségével is. A korábbi példányok legtöbbje utólag is megvásárolható. Ráadásul kapunk mellé 2 db CD-, illetve 1 db DVD-mel­lék­letet, sok hasznos programmal. A régebbi példányok ára is olcsóbb, postai továbbítás esetén azonban az utánvételi költség bennünket terhel.

A szakkönyveket keresőknek ma már átfogó, egész országra kiterjedő rendszer áll a rendelkezésükre. A http://www.mokka.hu honlap jelenleg 15 könyvtár elektronikus adatbázisát tartalmazza, és a hálózat folyamatosan bővül. A fővárosi és megyei könyvtárak után a városi könyvtárak, valamint az egyetemi s főiskolai könyvtárak állománya is folyamatosan számítógépre kerül. Ez a kereső mindig a főkönyvtárban kezdi a kutatást. A 2 millió könyvet és 10 millió újságot, valamint folyóiratot tároló Országos Széchenyi Könyvtárból azonban könyvtárközi kölcsönzéssel sem lehet kikérni műveket. A http://www.mek.iif.hu/porta/virtual/magyar/opac.htm honlapon viszont megtudhatjuk, hogy a keresett könyv még hol, melyik város, felsőfokú tanintézmény könyvtárában található meg. A HUNOPAC a legszélesebb körű könyvtári információt nyújtja Magyarországon. A Tartalomjegyzékben a Közös katalógusok, lekérdező felületek aktiválásával juttathatunk be az adatbázisba. A Közös katalógusok listában kattintsunk az ODR – Országos Dokumentumellátó Rendszer – Lelőhelyadatbázis-ra. Mivel az ODR meglehetősen túlterhelt, érdemes a nemrég létrehozott Szikla keresővel próbálkozni. A http://www.szikla.net címen elérhető adatbázisba belépve pillanatok alatt megkapjuk az eredményt. Az igényelt mű könyvtárközi kölcsönzését a helyi könyv­tárban kell kérni. Ez esetben még a postai továbbítás költséget sem kell megfizetni. Ezt általában magukra vállalják a könyvtárak. Arra azonban számítsunk, hogy az egy példányban tárolt köny­ve­ket csak helybeni, vagyis (olvasótermi) használtra adják ki, nem lehet őket kikölcsönözni. Speciális igények esetén a http://libinfo.oszk.hu honlapon tehetünk fel kérdéseket a könyvtárosoknak.

Régi könyveket a http://www.antikvarium.hu honlapon kereshetünk. Akkor is érdemes ezt a web­helyet megnyitni, ha keresünk valamit, de nem tudjuk, hogy melyik könyvben található. Itt ugyan­is közel 100 ezer könyv szerepel a nyilvántartásban, és függetlenül attól, hogy éppen van-e raktáron, mindegyikhez tartozik egy tartalomjegyzék, valamint egy fülszöveg (rövid tartalmi ismertető). Ez igen nagy segítséget jelent a kutatásban, mivel a nyugati könyvtárakkal ellentétben jelenleg nálunk egyetlen könyvtári adatbázis sem nyújt ilyen szolgáltatást. Az Egyesült Államokban a könyvek többségének már a szövegállománya is digitalizálva van, a hazai közkönyvtárak azonban még egy rövid tartalmi ismertetővel sem tudnak szolgálni. Csupán a szerzők nevét és a könyvek címét tartják nyilván Ennél is rosszabb a helyzet a periodikák terén. Az újságoknak, folyóiratoknak még a nyilvántartása sincs megoldva. Így ha a helyi könyvtárban nem találunk meg egy szakfolyóiratot, senki sem tudja megmondani, hogy hová menjünk, melyik könyvtárnak jár. Ennélfogva az újságok, folyóiratok könyvtárközi kölcsönzésére sincs mód. A Szövegszerkesztési ismeretek mostani, több mint 300 oldalnyi terjedelme remélhetőleg minden érdek­lődő igényeit kielégíti, és jelentősen hozzájárul munkájuk gyors, hatékony és pontos végzéséhez.

 

Budapest, 2002. június

 

Sajnos az elmúlt 2 év alatt sem sikerült támogatót találnom művem nyomdai megjelentetéséhez. Ennek ellenére tovább folyt a bővítése, kiegészítése. Az anyag átesett egy alapos lektoráláson is, így mentes a korábbi hibáktól. A jelenlegi 460 oldalas szövegállomány már kielégíti a legmagasabb szakmai követelményeket is. Ennek ellenére tovább folyik a kiegészítése, újabb információk bedolgozása. Ezekről az időszakos betoldásokról a frissítési dátumok adnak hírt. A Kellékek mappát szin­tén érdemes letölteni, mert jelentősen bővült a billentyűparancsok listája, és a felhasználói elvá­lasz­tó szótár állománya. Található benne egy új táblázat is a magyar ékezetes betűk előhívó kódjával, ami a külföldre utazó, illetve külföldön élő magyarok számára lehet hasznos. Ugyancsak kiegészült a Betűtáblák gyűjteménye, melynek Fonts (Betűtípusok) mappába való betöltése műveim karakterhelyes megjelenését teszi lehetővé.

 

Budapest, 2004. március

 

Sajnos könyvem kiadásának ügye semmit sem mozdult előre. Továbbra sincs támogató, aki hajlandó lenne hozzájárulni a nyomdaköltséghez. A címzettek újabban már nem is válaszolnak a leveleimre, pedig a kormányhivatalok számára törvény írja elő, hogy kötelesek reagálni az állampolgárok beadványaira. Mindezek ellenére naprakésszé tettem ezt a könyvet, kiegészítettem az Office 2003 programcsomag kezelési módjával is. Minél eredményesebb alkalmazása érdekében a kész szabálygyűjteményt további segédprogramok ajánlásával is kiegészítettem. Remélem, hogy a jelenlegi 580 oldalnyi terjedelem minden olvasóm igényeit kielégíti.

Mivel az egyre nehezedő gazdasági helyzetben nem várható, hogy a „Szövegszerkesztési ismeretek” nyomtatásban is megjelenjen, elkészítettem a PDF formátumát, és felraktam a honlapomra. (Ennek végén már megtalálható a Billentyűparancs-lista, valamint a monitorábrák is.) Ezt már csak rá kell küldeni a nyomtatóra. Minden ugyanúgy fog megjelenni, ahogy kiszerkesztettem. Feltétlenül kétoldalasan nyomtassuk ki, mert így is legalább 4 cm vastag, és 2 kg súlyú vaskos kötet lesz belőle. Ha a nyomtatónk nem rendelkezik lapfordító rekesszel, a printelést két lépésben végezzük. (Először a páratlan, majd a páros oldalakat nyomtassuk. Nyissuk le az ingyenesen letölthető Adobe Reader program File menüjét, adjuk ki a Print parancsot, és a Print beviteli sávba állítsuk be az Odd Pages Only[2] utasítást. Utána fordítsuk meg a lapokat, és az Even Pages Only[3] utasítás kiadásával folytassuk a printelést.) Ezt követően vigyük el egy könyvkötőhöz, vagy mi is összefűzhetjük a II. fejezetben leírtak szerint. Ez a változat biztosan nem fog szétesni, lapjaira hullani. Az acélkapcsok a lapok elrongyolódásáig kitartanak. A kötésnél tegyünk eléje és mögéje is egy üres lapot, majd ragasszunk rá egy színes kartonpapírból hajtogatott borítót.

 

Budapest, 2005. december

 

A könyvszakma nagyfokú közönye és pénzügyi támogatás hiányában ez elmúlt három év alatt sem jelentek meg a műveim nyomtatásban. Bár érdeklődőkben nincs hiány, műveim könyvesbol­tok­ban továbbra sem szerezhetők be. A Book & Walk elektronikus könyváruháznak adott interjúban részletesen kifejtettem mindazon nehézségeket, amelyek szinte lehetetlenné teszik könyveim nyomdai megjelentetését. Cím: http://blog.bookandwalk.hu/?s=kun+%C3%A1kos&submit=Keress%21 Magánkiadás sem várható, mert a szponzorálás világszerte rohamosan csökken, már a gazdagok is félnek a bizonytalan jövőtől. Támogatás hiányában pedig nem tudok továbblépni. Ennek ellenére ez a könyv is tovább bővült. Miután terjedelme már megközelítette a 800 oldalt, egyre kezelhetetlenebbé vált. Ezért kénytelen voltam két kötetre osztani. Egyúttal két párhuzamosan használt gépen alapos lektorálásnak vetettem alá mind a négy fejezetet. Ezáltal a most közreadott változat már hibamentesnek tekinthető. A Kellékek mappa is tovább bővült, újabb kiegészítések segítik a szövegszerkesztést, a programok optimális beállítását.

 

Budapest, 2008. május

 

Sajnos a helyzet az elmúlt nyolc év alatt sem változott. A hazai könyvkiadók továbbra sem méltatják kiadásra a műveimet. Mivel tavaly megszűnt a Windows XP támogatottsága, az egész művet átírtam a jelenleg világszerte legnagyobb számban használt Windows 7 operációs rendszerre. (A Windows Vista tulajdonosai is jól használhatják ezt az útmutatót, mert a Vista nem sokban különbözik a Windows 7-től.)[4] Az Office programcsomagot is átdolgoztam a 2003-as változatra. Ez a frissített változat önálló műként kerül fel a könyvtáramba. Emellett megmarad a régi változat is azok számára, akik nem tudnak lemondani a Windows XP-ről, illetve azoknak, akik még az Office XP használják. Azért is célszerű a korábbi változatot meghagyni, mert ez már történelemnek számít. Azoknak a fiataloknak lesz hasznos, akik kíváncsiak arra, hogy honnan indult a számítástechnika, milyen fejlődésen ment át az 1990-es évek közepe óta. Az előző változathoz hasonlóan az új változatban is találhatók kék színnel kiemelt szövegrészek. Ezek most a Windows 10-ben és az Office 2016-ban alkalmazható eljárásokat jelölik. A Windows 10 és az Office 2016 önálló kötetben történő feldolgozása egyelőre nem várható. Ezek a programváltozatok ugyanis a túlfejlesztés következtében annyira bonyolulttá váltak, hogy a számítógép-használók többsége nem képes kezelni. Ahhoz hogy mindenki birtokba vehesse őket, egy alapos letisztuláson, egyszerűsítésen kellene átesniük. A felesleges funkciók, többletszolgáltatások megszüntetése, a korábbi jól bevált kezelési módok visszaállítása, a karcsúsítás elengedhetetlen feltétele annak, hogy a Microsoft programok visszanyerjék korábbi népszerűségüket.      

 

Budapest, 2016. május

                                                                                                          A szerző

 

 

Frissítés: 2023. január 29.

 

A frissített változat a Kun Elektronikus Könyvtárból tölthető le.

Cím: https://kunlibrary.net

A Kun Elektronikus Könyvtár a Magyar Elektronikus

Könyvtár­ból is elérhető, a letölteni kívánt mű weblapjának

FORRÁS mezejére kattintva.

 

A https://kunlibrary.net honlapról tölthető le a 672 egzotikus

gyü­mölcsöt és zöldséget tartalmazó 33 nyelvű album legfrissebb változata is, 13 474 képpel illusztrálva. Terjedelme: 900 MB. Ugyanitt ér­he­tő el az 550 kontinentális zöldséget és gyümölcsöt ismertető

33 nyel­vű album rendszeresen frissített változata, ami jelenleg

11 042 képet tartalmaz. Terjedelme 660 MB.

Ezen a honlapon található egy könnyűzenei slágerlista is, amely 1931-től napjainkig az összes magyar slágert tartalmazza. Az

előadó nevének kiválasztása után pár másodperc múlva

meghallgathatjuk, illetve videoklip formájában megtekinthetjük kedvenc dalainkat a YouTube-on. Jelenleg 8375 dal található

ebben a gyűjteményben, több mint 57 944 változatban.

 

 

I. FEJEZET

 

A pályakezdő írók mindenütt a világon nehéz helyzetben vannak. A kéziratokkal elárasztott kiadók sokszor a zseniális műveket is visszautasítják. (Samuel Backett regényét a Murphy-t 42, míg William Golding: A legyek ura című művét 21 kiadó utasította el. Történetesen mindkét író Nobel-díjat kapott.) Nem egy szerző éveken át kilincsel a könyvszak­ma különböző rendű és rangú képviselőinél, eredménytelenül. Miután a kezdő írók többségét nem veti fel a pénz, így magánkiadásban sem tudják megjelentetni a művüket. Ez esetben nincs más megoldás, mint kiharcolni a sikert. Ha valóban értékes művet alkottunk, ne hagyjuk veszni. Ne engedjük, hogy a nemtörődömség, a szakmai hozzá nem értés áldozatává váljon. A legtöbbször azonban csak arról van szó, hogy a kiadók nem szívesen fektetik a pénzüket ismeretlen szerzők műveibe. Az egyre nehezedő gazdasági helyzetben nem vállalják a kezdő írók felfuttatásával járó kockázatot. Ebben a helyzetben nekünk kell ismertté tenni a nevünket.

Erre kitűnő lehetőséget kínál korunk legújabb vívmánya, az Internet. A számítógépes világháló mindenki számára rendelkezésre áll, ráadásul fizetni sem kell érte. Engedélyt sem kell kérni senkitől, hogy felhelyezzük rá a könyvünket. Már a megfelelő intézmény is kialakult, amely ezeket a mű­veket összegyűjti, és rendszerezve közreadja. A világ szinte minden országában létezik elektronikus könyvtár, így semmi mást nem kell tenni, mint a megírt művet eljuttatni hozzájuk. Nálunk az első 1994-ben jött létre, és e-mail postán, illetve CD-lemezre másolva, valamint hagyományos postán egyaránt fogad könyveket. Ott az anyag megfelelő szakemberek kezébe kerül, akik egy kísérőszöveggel és URL címmel ellátva néhány napon belül felrakják az Internetre. Ha a jóval olcsóbb és gyorsabb elektronikus továbbítás mellett döntünk, az új MEK portál Kapcsolatok menüjében található levelezőt használjuk erre a célra: http://mek.oszk.hu/html/kapcsolat.html#feltöltés

Az űrlap kitöltése után a Tallózás gombbal keressük meg a tömörített fájlt, és töltsük be. Amennyiben egyszerre több könyvet szeretnénk elküldeni, tegyük egy Új mappába, és az egészet tömörítsük. A mappa elnevezésben tüntessük fel a nevünket is, nehogy összekeveredjen mások könyvével. A könyvtárosok postafiókjára ne küldjünk terjedelmes műveket, mert nem biztos, hogy van elegendő helyük a fogadására. Ha betelik a tárhelyük, a küldemény vissza fog pattanni. (Egyébként az Internet az 1990-es évek közepétől terjedt el az egész világon. Addig csak kí­sérleti jelleggel működött. Jobbára azok használták, akiknek szán­ták: kutató intézetek, egyetemek, főiskolák.)

Ha csak az Internetre akarjuk feltenni a művünket, a Word helyett előnyösebb a HTML formátum használata. A Google és a többi kereső ugyanis csak a HTML formátumú fájlokat képes megtalálni, tartalmukat az adattárukba tölteni. (Újabban a Word- és a PDF-fájlokba is benéznek, de maradéktalanul csak a HTML-fájlokat fésülik át. A különleges formátumú és a tömörített fájlok felderíthetetlenek a kereső programok számára.) A platformfüggetlen PDF-fájl előnyei nem csak nyomtatásnál, hanem olvasásnál is megmutatkoznak. Az olvasó úgy látja a dokumentumot, ahogy mi elkészítettük. Interneten való alkalmazásának nagy hátránya viszont, hogy nehezen nyílik meg. Amíg a HTML-dokumentu­mok egy pillanat alatt hozzáférhetővé válnak[5], a PDF-fájl letöltődéshez, megnyitáshoz hosszú percek kellenek. Tovább lassítja a hozzáférésüket, hogy az olvasásukhoz szükséges Adobe Reader program is lassan töltődik be. Sok internetezőnek nincs türelme kivárni ezt az időt, inkább tovább lépnek más, könnyen megnyíló weblapokra, dokumentumokra.

Statisztikai felmérések szerint a jelenleg legjobbnak tartott Google keresőprogram is csupán a számítógépes világháló 30%-át tudja felkutatni. (2008-ig 3,3 milliárd weboldalt regisztráltak.) A többi dokumentum a pontos elérési útvonalat nem ismerő átlagfelhasználók számára sötét, áthatolhatatlan dzsungel marad. Ez az arány a nyílt hozzáférésű honlapokra vonatkozik. A tartalomszolgáltatók túlnyomó részét azonban zárt információk alkotják, melyeket az ingyenes kereső motorok nem tudnak elérni. Ennek tudható be, hogy a Google is csupán 0,2%-át indexeli a világ online tartalmának. (2012-ben már 250 milliárd weboldal volt az Interneten.) A tudományos, a katonai és pénzügyi honlapokhoz csak jelszavakkal védett, szigorúan ellenőrzött sorompókon át lehet eljutni.

A mi .htm kiterjesztésű könyveinket megtalálják ugyan a kereső motorok, de a találati lista végére helyezik, ahonnan nagyon lassan lehet csak feljebb mozdulni. Művünk keresőprogramok általi indexelése azonban elengedhetetlen a nyilvánosság elé táráshoz. Nevünk vagy művünk címének ismerete esetén azok is eljutnak hozzá, akik nem tudják, hogy hová, melyik honlapra helyeztük fel. Nagyreményű könyvek esetén ezt az ajánlást az elektronikus könyvtárak működtetői is megteszik anélkül, hogy külön kérnénk. Az első kiadásban közölt információk felfrissítéséről azonban többnyire már nem gondoskodnak. Ezt nekünk kell kérni, vagy más utat találni a bővített változatok kereső programba való felvételére, az ott közölt tájékoztató felfrissítésére.

A legszerencsésebb, ha felkéredzkedünk valamelyik közérdekű portálra. Ezeket ugyanis sokan felkeresik, és a keresőprogramok is mutatják a tartalmukat. (Erre a célra legalkalmasabb a lap.hu linkgyűjtemény. A http://www.lap.hu egyébként a leglátogatottabb magyar szerver. Havonta több mint 100 ezren keresik fel. A lap.hu szerver linkgyűjteményéből jött létre az igen nagy népszerűségre szert tett http://www.startlap.hu tartalomszolgáltató, melynek honlapjáról 1 hét alatt közel 2 millió web­oldalt töltenek le.) Aki rákattint a tartalomjegyzékre, a téma szerint megnyíló anyagokban, ajánlókban megtalálja a mi művünket is. Innen ugyan nem töltheti le, de az útvonal meg van adva, így könnyen odatalálnak annak az intézménynek a portáljához, ahová felhelyeztük. Mivel az elérési út megadása (a belinkelés) hiperhivatkozás formájában történik, az érdeklődőnek semmi mást nem kell tenni, mint rákattintani, és máris ott van.

Mellékesen megemlítve 2003-ra a Google olyan népszerű lett, hogy az internetes keresések 74%-a valamilyen módon kapcsolódik hozzá. (Az összes keresés 52%-a közvetlenül hozzájuk fut be, 22%-a pedig az általuk más keresőknek átengedett adatbázisokhoz kapcsolódik.) Jelenleg 3,3 milliárd weboldal található a szervereiken, és naponta 200 millió keresés fut be a központjukba. Részletes beállítást igénylő esetekben ne a fő-, hanem a Speciális keresés web­oldalt használjuk. (Ennek módja a PC World folyóirat 2004 áprilisi számának 124-126. oldalain található.) A magyar weboldalak és hivatkozások száma is bőséges, és folyamatosan gyarapodik. A sebességgel sincs gond. A nagy távolság ellenére a keresés villámgyorsan végbemegy.) A világ második legnagyobb kereső programja a Yahoo!. Ha nem találunk valamit a Google-ben, érdemes itt is próbálkozni. Ez a böngésző a weblapok 15%-át képes elérni. A harmadik legnagyobb böngésző, az MSN (Microsoft Live Search) összesített részesedése csupán 6%.

Műveink közreadásának legideálisabb megoldása egy saját honlap létrehozása. Ez elengedhetetlen akkor, ha valaki havonta bővíti az anyagot, vagy több könyvvel is rendelkezik. A MEK munkatársai ugyanis nagyon leterheltek, így nem vállalkoznak gyakori frissítésre. Így csak évente egyszer lehet lecseréltetni a korábbi változatokat, de arra is heteket kell várni. Ráadásul felhelyezés előtt átszerkesztik az anyagot, melynek következtében szétcsúsznak a korábban gondosan tördelt sorok. Ha ezt el akarjuk kerülni, elküldés előtt nyissunk meg az új MEK portálon néhány könyvet, és nézzük meg a szerkesztésük módját. (Általában 2,5 cm széles margót alkalmaznak, és a tartalomjegyzéket a mű elejére teszik.) A saját honlapunkon azonban semmilyen meglepetés nem ér bennünket, és akár hetente is frissíthetjük a fájlokat. Csodát azonban ne várjunk ettől se. Kezdetben csupán néhányan fogják felkeresni a könyvtárunkat, és a látogatók száma csak lassan, hónapok multán fog emelkedni.

Később se számítsunk kirobbanó sikerre, mert manapság a valódi érték egyre kevésbé képes érvényesülni. Bármilyen jó könyvet írunk, nem tudjuk elérni a brit énekesnő, Britney Spears honlapjának látogatottságát. A sztárok magánélete jobban érdekli az embereket, mint a tartalmas olvasnivaló. Nem véletlen, hogy a tini popsztár köldökpiercingjéről készült fotót 1 hónap alatt 17 millióan töltötték le az Internetről. Nem tudunk versenyre kelni a sátáni ihletésű gyermekrontó és bibliagyalázó művek példányszámával sem. A túlvilági gonosz erők ugyanis mindent megtesznek a mágia népszerűsítése és Jézus megszentségtelenítése érdekében. Nem csak a könyvkiadás útjában álló akadályokat hárítják el, hanem sok gyanútlan embert vesznek rá ezeknek a lélekmérgező műveknek az elolvasására. Egyúttal mindent megtesznek a világot jobbá tevő művek napvilágra kerülésének megakadályozása, a könyvkiadást nehezítő gondok fokozása érdekében. Ebben a világban tehát ne számítsunk gyors sikerre, de szívós, kemény munkával, nagy türelemmel és kitartással mi is eljuttathatjuk művünket az olvasókhoz.

Amennyiben világraszóló alkotást, hoztunk létre, könyv alakban megje­lentetve se számítsunk azonnali siker­re. Friedrich Nietzsche állandó nélkü­lözések közepette a saját költségén ad­ta ki a Zarathusztra negyedik kötetét, amelyet mindössze 7-en vásároltak meg a 70 millió lakosú német birodalom­ban. Saj­nos a remekműveket sok­szor csak a szerző halála után ismeri fel a világ. Akkor, amikor már a le­szárma­zottak­nak sem lehet hasznuk belőle. Itthon is számtalan példát le­hetne fel­hozni a zseniális alkotások és alkotók mellő­zé­sére. József Attila 1924-ben meg­­jelent „Nem én kiáltok” című ver­ses­kötetéből összesen 13 da­rabot ad­tak el. Ma már nem csak a köz­könyv­­tá­rakban, hanem minden ma­gán­könyv­­tár­ban megtalálható József Attila köl­te­ményeinek gyűjteményes kiadása. A médiában egymást érik a József Attila születé­sének és halálának évforduló­já­val kapcsolatos megemlékezések. Az ünnepi szónokok azonban elfelejtik megemlíteni, hogy a külföldön is el­is­mert költő egész életében az éhhalállal küszködött, és végül a mérhetetlen nyomor elől az öngyilkosságba menekült. Honfitársai meg nem értése, közömbössége a vonat kerekei alá kergették.

Honlapkészítésre számos lehetőség áll rendelkezésünkre. Ezekről a PC World folyóirat 2003 szeptemberi számában olvashatunk összefoglaló tájékoztatót (106-110. oldalak).[6] Az ingyenes tárhelyek azonban meglehetősen megbízhatatlanok. Amikor olvasóink kezdik megismerni a honlapunkat gyakran megszűnnek. Ilyenkor kereshetünk új tárhelyet, és ismét araszolhatunk felfelé a keresőprogramok találati listáján. A bemutatkozó szöveget feltétlenül Word-el szerkesszük ki, mert a honlapkészítő programok többnyire nem rendelkeznek helyesírás-ellenőrző funkcióval. Az esetleges elütések, helyesírási hibák rossz fényt vetnek ránk, komolytalanná teszik az egész honlapot. (A letisztázott szöveget a Windows Vágólapon keresztül másolhatjuk be a helyére a Ctrl + C és Ctrl + V billentyűkombinációkkal.) Elválasztójelek ne legyenek benne, mert a honlapkészítő sablonok nem képesek sorkizárt szövegszerkesztésre. A szövegállomány balra zártan fog megjelenni. (Ennek oka, hogy a böngésző betűméretének átállításakor a szövegmező is átrendeződik, az Explorer pedig nem szövegszerkesztő program, hogy állandóan áttördelje a sorkizárt anyagot.)

Ha nem rendelkezünk elegendő szakismerettel ezeknek a programoknak a kezeléséhez, keressünk egy web­lapter­vezőt. (Amennyiben az ismeretségi körünkben nem találunk, böngésszük át az újsághirdetéseket. A legideálisabb megoldás azonban az, hogy végignézzük az ingyenes tárhelyek szerveren található hasonló témájú honlapokat, és az e-mail címén keresztül felvesszük a kapcsolatot a tulajdonosával. Valószínűleg nem zárkózik el attól, hogy kiadja nekünk a weblaptervezője címét.) Ez a megrendelés azonban sokba fog kerülni. A Microsoft FrontPage program sablonjaival előállítható web­lapot már 4-5 ezer forintért is készítenek nekünk, de a színvonalas megjelenésű honalapok tervezési költsége 20 ezer forintnál kezdődik.

Az Interneten is kereshetünk profi honlaptervezőt. A Google kereső a honlaptervezés kifejezésre több mint 2000 találatot jelez. Mielőtt kiválasztunk egyet közülük, tekintsük meg a referenciamunkáit, és fontoljuk meg az árajánlatát. Az eltérések ugyanis igen nagyok, az egyes tételek összegzése után a számla végösszege elérheti a több millió forintot is. Ha sok pénzt szánunk rá, és biztosra akarunk menni, nem árt írásbeli szerződést kötni a tervezővel, amelyben részletesen fel kell tüntetni, az elvárásokat, a garanciát, a későbbi fejlesztési lehetőségeket és a hozzáférési előírásokat. A fizetési feltételeket is rögzíteni kell. Amennyiben üzleti céllal hozunk létre honlapot, elengedhetet­len a profi megjelenés.

Sajnos az ingyenességnek van egy nagy hátránya: a túlterheltség. Sokak által használt szerver esetén a feltöltés munkaidő alatt meglehetősen nehézkes. A másik gond, hogy ha valami gondunk van a honlapunkkal, nem számíthatunk ügyféltámogatásra. A szolgáltató többnyire nem válaszol az e-mail leveleinkre. Ugyanez a helyzet az ingyenes levelezőrendszerekkel. Ha mentesíteni szeretnénk magunkat ezektől a kellemetlenségektől, regisztráltatnunk kell egy saját domain címet, és valamelyik nagy szolgáltatónál bérelni kell hozzá egy tárhelyet. Ennek költsége évi 5-6 ezer forinttól 12-14 ezer forintig terjed, a szolgáltató ismertségétől és az igényeinktől függően[7]. (A domain név regisztrációjáért egyszeri díjat, majd éves fenntartási költséget kell fizetni, a tárhely fenntartásáért pedig rendszeres karbantartási díjat kérnek.) Aki internetes vonalat bérel, annak nincs ilyen gondja, mert a szolgáltatótól kérhet egy saját domain tárhelyet, legalább 5 db ingyenes e‑mail címmel. (Sok szolgáltató kívülállók számára nem teszi lehetővé domain tárhely bérlését.)

Léteznek azonban szolgáltatók, amelyek internetvonal-bérlés nélkül is hajlandóak tárhelyet biztosítani honlapunk számára. Sőt még domain címet is regisztráltatnak nekünk, és szükség esetén megtervezik a weblapunkat. A jelenleg használható ingyenes és fizetős weblap-tárhelyek jegyzékét a http://tarhely.linkek.hu címen tekinthetjük meg. Egyébként nálunk is lehet a .hu helyett .com vagy .org illetve .net alá regisztráltatni a nevünket. Ez nem kerül sokkal többe, mint a magyar domain­név. (Sőt az amerikai .com domain cím még olcsóbb is. Legdrágább az .eu, de ennek használati joga 2 évre szól.) Címfoglalásra, névfenntartásra is mód van. A http://www.nic.hu honlapon részletes tájékoztatót kaphatunk erről a témáról. A http://web-server.hu/tarhely/domain-regisztracio/?gclid=­CNTCxZSF68kCFUeVGwodKVUAHw honlapon azt is ellenőrizhetjük, hogy a nevünk, illetve az általunk kialakított domain név foglalt-e a különböző tartománynevek nyilvántartásában.

A tárhelykeresés során ne csak a bérleti díjjal törődjünk. A hackertámadások elkerülése érdekében nagyon fontos a szerver megbízhatósága is. Ezért mielőtt felvennénk a kapcsolatot a kiszemelt szolgáltatóval, nyissunk meg egy-két honlapot a szerverén. Utána vessük alá egy alapos megbízhatósági vizsgálatnak. Erre legalkalmasabb a https://observatory.mozilla.org címen megnyitható ingyenes Observatory project. Használata pofonegyszerű. Írjuk be a beviteli sávba a vizsgálandó weblap URL-jét, majd kattintsunk a Scan me gombra. Pár másodperc múlva megkapjuk az eredményt. (Ennek elemzéséhez nem árt némi szaktudás és angol nyelvtudás.) Az összefoglaló eredmény azonban azonnal látható. Ha a Scan Summary és a htbridge.com szektor bal felső sarkában, a nagy színes négyzetben A vagy B jelzést látunk, akkor megnyugodhatunk, mert a vizsgált weblap megbízható. A vizsgálatot különféle megszorításokkal is végezhetjük. Ehhez a beviteli sáv alatt utasításokat kell aktiválni. (Egyszerre csak kettőt lehet aktiválni.) Próbálkozásaink során ügyeljünk arra, hogy ez a tesztprogram titkosított vonalon nem képes vizsgálódni. Amennyiben az URL https protokollal kezdődik, töröljük belőle az s karaktert.

Felhelyezése után a saját honlapunkat, weblapunkat is ellenőrizhetjük ezen a módon. (Ha nem érjük el az A vagy B minősítést, ne keseredjünk el. A különféle szolgáltatók többsége csak az F besorolást éri el. A Microsoft is csak D⁺ minősítést kapott. A Google-nak pedig be kell érnie a sima D minősítéssel. Az Observatory project weboldala természetesen A⁺ osztályba sorolta önmagát.) A http://www.infobyip.com weblapon is ellenőrizhetjük a honlapunkat. (Ez esetben csak a domain nevet kell beírni, http:// előtag nélkül a Get Info beviteli sávba.) A http://ip-check.info/?lang=en honlapon az IP-címünket is megbízhatósági vizsgálatnak vethetjük alá. (Nem kell beírni, mert ezt azonnal megszerzik, sőt kiírják nekünk.) Nekünk semmi mást nem kell tenni, mint START TEST! utasításra kattintani. A részletes eredmény most sem lesz biztató. A táblázat Rating szektorában nem egy helyen bad minősítést fogunk kapni. Az Attribute oszlopban színekkel is érzékeltetik az eredményt. (A piros a legrosszabb, a zöld a legjobb.) Ha részletes felvilágosításra vágyunk, mutassunk rá az egérkurzorral az egyes tételekre. Erre szövegbuborékban megjelenik a magyarázat. Ezek a vizsgálatok is ingyenesek. Ezért utólag sem árt elvégeztetni őket, hogy tudjuk hányadán állunk a honlapunkkal.  

Honlapunkhoz statisztikai kimutatásra is szükség van, hogy figyelemmel kísérhessük könyvtá­runk látogatottságát. Az ehhez szükséges fájlt a szerver üzemeltetője biztosítja számunkra. Ha nem, akkor nekünk kell keresni egy szolgáltatót, akit aztán beengedünk a honlapunkba, hogy ott fel­mé­rést végezhessen. Letöltési sta­tisz­tika készítésével sok cég foglakozik. Az ingyenes weblapsta­tisz­ti­ka-készítők közül a legjobb és vi­lág­szerte legkedveltebb az AWStats. Diagramjai tetszető­sek, grafi­kai­lag gondosan tervezettek. Magyarul is elérhető. Webcím: http://www.awstats.org Nem csak a na­pi, heti, havi és éves forgalmat nézi, s össze­síti, hanem kimutatja, hogy mely orszá­gokból érkeztek a látogatók. Egy hármas rúd­diag­­ram egy­szerre mutatja a különböző országokból érdeklő­dők által meg­nyitott oldala­kat, a talála­tok számát, és a letöltött adatmennyi­sé­get. A Letöltött oldalak diag­ramban megtalál­juk honla­punk minden egyes fájljának letöltési adatait. (Weblapunk minden link­jéről külön letöltési statisz­tikát készít.) A nézett forgalom mellett kimutatja a nem nézett forgalmat is. Ide tartoznak a kereső programok (Google, Yahoo, MSN, stb.) által kiküldött robo­tok, a külön­féle kémprogramok és egyéb kilétüket álcázó érdeklődők. (Ma már egyre többen szen­ved­nek üldö­zé­­si mániában, akik út­vesztő szervereken keresztül interne­tez­nek, hogy ne lehessen a nyomukra lel­ni. A különféle kém­szer­vezetek sem szoktak névjegyük, vagy­is IP címük hátraha­gyá­sával interne­tez­ni.  Jellemző az ak­ti­vitásukra, hogy egy stratégiailag fontos információkat tartalma­zó honlapon a nem nézett forgalom, elérheti a nézett forgalom háromszorosát is.) A legális kereső motorok akti­vi­tását el­len­őriz­hetjük is a statisztikai kimutatásban.[8] A legális letöltők IP címé­ről listát készít, amely feltünteti az oldalak számát, a találatok számát, a letöltött adatmennyiséget és a letöltés pon­tos idő­pont­ját.

Ezen túlmenően méri a látogatás hosszát, kimutatja az érdeklődők által használt operációs rend­szerek, böngészők és kereső programok típusát. Azt is megtudhatjuk belőle, hogy olvasóink köz­vetlenül érték el a honlapunkat, vagy közvetítő linkeken, más bennünket ajánló weblapokon keresz­tül jutottak el hozzánk.[9] A Kifejezések keresése és a Kulcsszavak keresése diagramokból kiderít­het­jük, hogy olvasóinkat mi érdekli leginkább. Mit írtak be a kereső programba, ami aztán elvezette őket a művünkhöz. Még azt is megtudhatjuk, hogy olvasóink hány százaléka használta böngészője Hozzáadás a kedvencekhez gombját, hogy legközelebb gyorsabban eljuthassanak a könyvtárunk­ba. Ráadásul az AWStats minden adatot pontosan, és megbízhatóan tárol, így a statisztikai kimu­ta­tás évekre visszamenőleg ellenőrizhető.[10] Nincsenek többnapos kihagyások, mint a kis rend­sze­rek ese­­tében. Mindezt ingyen teszik. Nem kérnek érte pénzt, mint a mások a többlet­szol­gálta­tásnak ne­ve­­zett teljes kimutatásért. Még reklámbetéteket, bannert sem helyeznek el a honlapunkon. Ennél rész­lete­sebb kimutatást csak a Google statisztika­rend­szere készít, ami szintén elérhető magyarul. Web­cím: http://www.google.com/analytics/hu-HU/  Ezt a bonyolult rendszert főleg vállalatok használják marketingtevékenységük hatékonyabbá tétele érdekében. A Google rendszer ugyanis statisztikai elem­­zéseket is végez, ami széles körű rálátást biztosít a webhely forgalmára és a marketing haté­kony­sá­gára. Ennek segítségével egy webáruház pl. több szempontból elemezheti a forgalmi adato­kat. A célzott vásárlóközönség figyelésével több felhasználót ér­het­nek el, és bírhatnak vásárlásra.

A részletes statisztikai kimutatás számunkra hasznos, de nem tanácsos nyilvánosságra hozni. A bonyolult statisztika rendszerek ugyanis mindent elárulnak a látogatóinkról, amivel egyesek vissza­élhetnek. Látogatóink IP címéből, vagyis a „host”-okból könnyen kinyomozható a nevük, lakcímük is. Senkit sem lehet ennyire kiszolgáltatni. Az is magánügy, hogy ki mit olvas. A honlapunk látoga­tottsága után érdeklődők számára egy olyan kimutatás is megfelel, amely csupán a letöltések számát és mennyiségét méri. Vagyis havonta hányan látogattak el a könyv­tárunkba, és mely könyveket töl­tötték le. Ilyen egyszerű rendszerek ma már alig vannak, mert minden szol­gál­tató igyekszik minél összetettebb felmérést végezni. Olyan rendszerek azonban lé­teznek, ame­lyek­nél a statisztikai ki­mu­ta­tás egy része letiltható, sőt rejtett üzemmódban is üzemeltet­he­tők. Olyan is van, ahol az egyes ki­mutatások mindegyike letiltható vagy engedélyezhető. Ezeknél a teljes kimuta­tás­hoz csak jelszó­val juthatunk hozzá, a nyilvános kimutatás elérési címét pedig belin­kelhetjük a web­­lapunkra.

A letiltható felmérést végzők közül nálunk legnépszerűbb a MyStat rendszer. Már félmilliárd weboldalt figyelnek, és tárolják minden adatát. Pillanatok alatt regisztráltathatjuk magunkat. Webcím: http://www.mystat.hu/query.php?id=5&mode=visitors&year=2009&month=01&day=11&cat= Ezt kö­vetően egy általuk küldött visszaigazoló e-mail levélben aktiválnunk kell a regisztrációnkat, és máris beléphetünk a rendszerbe, kialakíthatjuk, hogy mely oldalakat szeretnénk monitoroztatni. Cím: http://www.mystat.hu/login.php Visszaigazolt felhasználói nevünk és jelszavunk megadása után el­jutunk az ad­mi­nisztrációs oldalra. Cím: http://www.mystat.hu/user.php Ott először kattintsunk a Hoz­záad gomb­­­ra, és írjuk be könyvtárunk nevét, majd a Statisztika láthatósága kijelölősávban ak­ti­váljuk a má­sok számára csak a látogatók száma látható utasítást.[11] Állítsuk be azt is, hogy nyíl­vá­nos statiszti­kánk elsősorban milyen érdeklődési kör számára legyen hozzáférhető. Végül itt is kat­tintsunk a Hozzáad gombra, és válasszuk ki a Számláló típusát, majd a Ctrl + C billentyűkom­bi­nációval másoljuk ki a kapott kódrész­le­tet. (Ha nem akarunk látogatottságszámláló-kereket kirakni a weblapunkra, akkor aktiváljuk a Rejtett üzemmód utasítást.)

A Vissza a listához linkre kattintva elérhetővé válik a teljes webstatisztikánk. A menüsáv Stat ikonjára kattintva jelenik meg, de nincs benne semmi. A kimutatás-készítéshez ugyanis be kell en­ged­nünk a szolgáltatót a honlapunkba, és meg kell határozni, hogy mit figyeljen. Erre szolgál a ka­pott kódrészlet, amit weblapunk Index fájljába kell beilleszteni. Ehhez sincs szükség informati­kus­ra, mert könnyen elvégezhető. Nyissuk meg a weblapunk arculatát meghatározó index.html fájlt a FrontPage vagy más honlapszerkesztő programmal. A munkafelület alján kattintsunk a kód gombra. Egy többoldalas lista tárul fel előttünk, ahol láthatóvá válnak a weblapunk formáját rögzítő kódok, valamint a ráírt szöveges információk. A kapott kódrészletet illesszük be a fejléc alá, a <body sor elé. (A </head> és a <body sor között csináljunk egy üres sort az Enter billentyűvel, majd a Ctrl + V billentyűkombináció másoljuk be a kódrészletet.) Végül mentsük el a módosított index fájlt, és töltsük be a honlapunkba.

Ezt követően elkezdődik a statisztikai felmérés, amit másnaptól figyelem­mel kísérhetünk. Ha más statisztikai rendszert is használunk, meglepődve tapasztaljuk, hogy a MyStat jóval kevesebb ér­té­ket mu­tat.  Ennek oka, hogy a program csak a főoldalra beérkező láto­ga­tó­­kat méri, azt nem, hogy hány köny­vet töltöttek le. Ehhez minden egyes letölthető fájl kódjába be kell illeszteni a MyStat kód­rész­letet. Ha tehát a teljes forgalmat akarjuk figyelemmel kísérni, nyissuk meg újra az index.html fájlt, és a kapott kódrészletet illesszük minden egyes webkapcsot leíró szakaszba. Közvetlenül a fájl cí­me után rakjuk be. (Állítsuk a szövegkurzort a webkapocs feliratát tartalmazó bejegyzés végére, nyom­juk le az Enter billen­tyűt, és az új sorba illesszük. Ha a webkapocs alatt van valami megjegyzés, ma­gyarázó szó, az alá tegyük a kurzort.) Most már csak a nyilvános statisztikai kimutatás webla­punk­ra való belin­kelése van hátra, amit olvasóink is elérhetnek. (Nyissuk meg a statisztikai kimu­tatá­sunkat, és a bön­gészünk címsorában látható URL címet másoljuk be honlapunk statisztika web­kapcsába.) A tel­jes, részletekbe menő statisztikai ki­muta­tás csak azonosító névvel és jelszóval nyit­ha­tó meg. Kül­föl­diek azonban nem vehetik igénybe, mert csak magyar nyel­vű honla­po­kat hajlandó­ak figyelni. Nagy hátránya viszont ennek a rendszernek, hogy nem méri a letöltött adat­mennyiséget. Ezért hasz­nálata elsősorban bemutatkozó honlapokhoz ajánlott, olyan weblapokhoz, melynek nin­csenek alol­da­lai.

Évi 4000 forintért, a MyStat Extra szolgáltatás igénybevételével honlapunkhoz korlátlan számú oldalt adhatunk hozzá, így min­den aloldaláról részletes statisztikát készíttethetünk. A Kulcs­szavak statisztikájá­hoz, valamint a Hivatkozó olda­lak kimutatásához is csak a fizetős szolgáltatás esetén juthatunk hozzá. Az utolsó 100 látogató rész­letes ada­taiból nemcsak az érdeklődők IP címét, hanem a nevü­ket, honlapcímüket és a tartóz­kodási helyü­ket (ország) is megtud­hat­juk. A MyStat másik előnye az AWStats-al szemben, hogy külön méri az új látogatókat és a visszatérő látogatókat, vagyis azokat, akik egy héten belül ismét felkeresték a honlapunkat. Itt le­hető­ség van az IP címek szűrésére, és saját böngészőnk figyelésé­nek kizárására is. 

Visszatérve könyvünk népszerűsítésére a Magyar Elektronikus Könyvtárba történt felhelyezése után művünk az egész világon hozzáférhetővé válik. A külföldi magyarok is elolvashatják, amit szívesen meg is tesznek. Szá­mukra ez egy remek lehetőség, hogy figyelemmel kísérjék az óhazában történteteket. A statisztikai felmérések szerint a MEK látogatóinak 40%-a külföldi. Jelentős mértékben növeli a digitális könyvtárak népszerűségét, hogy az igénybevételük nem kerül pénzbe. Még ki sem kell mozdulni otthonról, mert a hálózati kábelen keresztül a könyvtár házhoz jön. Jelenleg közel 22 000 könyv található a MEK-en. Jelenlegi webcíme: http://mek.oszk.hu (Az állomány régi http://www.mek.iif.hu/porta/szint portálról új por­tálra került. A régi kiadványokat itt célszerű keresgélni.) A klasszikus regényektől kezd­ve a szótárakon át a tájékoztató kézikönyvekig sok minden lehívható a MEK-ről. Ezért naponta több mint ötezren keresik fel, ami nagyszerű lehetőséget teremt művünk megismertetésére, a könyvszak­ma érdeklődésének felkel­tésére. 2004 elején a vakok számára is elérhetővé váltak a könyvek a MEK-en. Egyébként az irodalmi művek hangosítása más források esetén sem okoz problémát. A www.vilaghallo.hu oldalról letölthető szoftvercsomag „felolvassa” a könyveket, nincs szükség speciális programokra. Egyetlen hátránya ennek a szoftvernek, hogy a böngészője nem beszél. Ezért segítség nélkül a vakok nem találják meg az olvasni kívánt műveket. A kiválasztáshoz, a beállításhoz szükségük van a látó társaik közreműködésre.

2010-től művünket az újonnan alapított Magyar Digitális Könyvtárba is felhelyeztethetjük. Itt arra is lehetőség van, hogy pénzt kérjünk könyvünk elolvasásáért. Az ide felrakott műveket nem lehet letölteni, hanem néhány száz forint ellenében néhány napig olvashatják őket. Ez a könyvtár a könyvkiadóknak is előnyös, akik eddig azért nem rakták fel a műveiket az Internetre, mert ebből nem származott hasznuk. Méltányos kölcsönzési díj ellenében azonban nem éri őket veszteség. A kiadói árrést így is biztosítani tudják. Így nem fordulhat elő, hogy egy általunk keresett mű már nem kapható a könyvesboltokban, és éveket kell várni az újbóli megjelentetésére. Ilyenkor az sem segít, ha elmegyünk a legközelebbi könyvtárba, mert a sikerkönyveket kikölcsönzik, sőt hónapokkal előre előjegyzik. Ezzel a kölcsönzési móddal az olvasói is jól jár, mert nem kell megfizetnie a nyomdaköltséget, a szállítási- és raktározási költséget és a horribilis terjesztői jutalékot.(Ez utóbbi a könyv átvételi árát is elérheti.) Emiatt az elektronikus könyvek kölcsönzési díja a könyvesbolti árnak csupán a tizede.  Cím: info@digitaliskonyvtar.hu

A figyelemfelkeltés másik módja, hogy mi magunk állítjuk elő a könyvüket otthon, könnyen beszerezhető eszközökkel. Azt is megtehetjük, hogy egyszerre mindkét lehetőséget kihasználjuk, hogy nagyobb legyen az esélyünk a sikerre. A könyv alakban történő megjelentetést azért érdemes szorgalmazni, mert nálunk a háztartásoknak csak egy része van rákötve az Internetre, így az olvasók túlnyomó hányadához csak hagyományos úton tudjuk eljuttatni a művünket. Ehhez azonban számítógépre kell vinni, és ki kell szerkeszteni, hogy sokszorosítani tudjuk. Ez ma már nem jelent megoldhatatlan problémát, mert használt számítógéphez viszonylag könnyen hozzá lehet jutni, és a szövegszerkesztéshez, illetve dokumentumszerkesztéshez szükséges programok is rendelkezésre állnak. Ezek közül a legelterjedtebb és a legkönnyebben használható az Office 2003 szövegszerkesz­tő programcsomag, és annak továbbfejlesztett változatai. (Nem véletlen, hogy a Microsoftnál az Office programcsomag értékesítése adja a bevétel több mint 50%-át. Ehhez az eredményhez az is hozzájárult, hogy a felmérések szerint a számítógépek 70%-át szövegszerkesztésre vagy más néven dokumentumszerkesztésre használják.)

Használatuk néhány hét alatt elsajátítható. A segítségükkel már feljuttathatjuk könyvünket az Internetre. Szövegszerkesztési tapasztalataink gyarapodásával megismerkedhetünk a kiadvány­szer­kesztő programokkal is, amelyek lehetőséget adnak nekünk művünk megfelelő színvonalú kinyom­tatására, és forgalomba hozatalára. A kezdeti kis példányszámú megjelentés fokról fokra eljuttathat bennünket a nagy példányszámú magánkiadásig, a kiadóktól való függetlenné válásig. Ennek a célnak az elérését könnyíti meg ez az útmutató. A könnyebb eligazodás érdekében az Office szövegszerkesztő és a PageMaker kiadványszerkesztő programok kezelésére vonatkozó tanácsok külön fejezetben találhatók. Egyes esetekben azonban előfordulnak átfedések. A rovatok egységének meg­tartása érdekében az egymással szoros kapcsolatban álló eljárások nincsenek szétdarabolva progra­mok szerint. Így pl. a PageMaker-ben történő nyomtatás módja az I. fejezetben olvasható. A Word kilövő (oldalszámozó) segédprogramjának használata pedig a PageMaker program Booklet funkciójának ismertetésénél található.

Ha művünk itthon nagy sikert ért el, idővel gondolhatunk a külföldi megjelentetésére is. Erre azonban csak akkor van esélyünk, ha lefordíttatjuk a nagy világnyelvekre, elsősorban angolra. (A világán 1,5 milliárd ember beszél anyanyelvi szinten angolul, és 2,5 milliárd azoknak a száma, akik jól elboldogulnak ezen a nyelven. A skandináv kiadók pl. a számítástechnikai szakkönyveket le sem fordíttatják, hanem az eredeti angolt jelentetik meg.) A magyarról valamilyen idegen nyelvre történő fordítás tehát nagyon fontos, mert mennyiben a külföldi kiadók nem tudják elolvasni a művünket, nem fognak érdeklődni utána[12]. Arra ne számítsunk, hogy majd egy külföldön élő magyar olvasónk felhívja az ottani kiadók figyelmét a könyvünkre. Ha meg is tenné, semmire se mennénk vele, mert a döntéshozók nem tudják elolvasni. Az anyanyelvi szakfordítás nem olcsó, és szükség van még lektorálásra is, ami a fordítási díj kb. 50%-a. Jelenleg a szakfordítók 2,5 Ft-ot kérnek leütésenként az idegen nyelvről magyarra, és 2,7 Ft-ot a magyarról idegen nyelvre történő fordításért. Ehhez jön még a 27%-os forgalmi adó. Ezzel a tarifával számolva csillagászati ár jön ki. Ennek a könyvnek a lefordítása pl. ÁFA-val együtt 11 millió 500 ezer forintba kerülne. Erre jön még az 50%-os lektorálási díj, ami 17 millió 250 ezer forintra emelné a számlát.

Ekkora összeget senki sem tud fizetni egy könyv lefordításáért. A könyvkiadók sem. Nincs az a kiadvány, amely ezt a fordítási költséget elviselné. Ezért a kiadók nem általános, hanem műfordítókat alkalmaznak. A műfordítót szerző ívenként fizetik. Egy ív 40 000 leütést tartalmaz. (Szóközök nélkül értendő. A leütések számának meghatározásnál a Word à Eszközök menü à Szavak száma parancsát használják.) Egy szerzői ív lefordításért átlag 25 ezer forintot fizetnek a kiadók, ami kb. 0,6 Ft/leütést eredményez. Ezzel a díjjal kalkulálva egy átlagos terjedelmű (A/4 ív méretű, 200 oldalas) zsebkönyv fordítási díja csupán 200 ezer forintra adódik. A szakkönyvekért azonban többet fizetnek. Ebben az esetben az ár megállapodás kérdése. Anyanyelvi szakfordító azonban 1,2 forint/leütésnél alacsonyabb áron nem fogja vállalni ezt a munkát. Ne fordítóirodákkal dolgoztassunk, hanem magánszemélyekkel, mert az irodák a rezsiköltségüket is ráterhelik a számlára. Ráadásul szóközökkel együtt számolják a leütéseket.

A műfordítói díj nem sok, de a kiadók folyamatos munkát, biztos megélhetést garantálnak a fordítóknak. Így bár külső munkatársként tevékenykednek, minden hónapban akkor jövedelemre tesznek szert, mintha a kiadó alkalmazottjai lennének[13]. Valójában azok is, csak otthon dolgoznak. Ebből kifolyólag mi is műfordítót keressünk. Anyanyelvi műfordítót, szaklektort nem könnyű találni. A http://forditokereso.hu honlapon azonban közel 800 fordító kínálja szolgálatait. Itt arra is van lehetőség, hogy pályáztassuk a fordítókat. A weblapra írt felhívásunk nyilvánossá válik, és bárki válaszolhat rá. Bár egyelőre csak néhány tucatnyi regisztrált tagja van, a  http://www.fordit.hu honlapon is kereshetünk fordítót, lektort. (Kattintsunk rá a kiválasztott fordító nevére, és megjelenik a referenciaablak, ahol megtaláljuk a szakterületét, lakcímét, stb.) Ezen túlmenően több száz fordítóiroda és magánfordító címét tünteti fel a http://forditas.lap.hu honlap. Biztosan találunk közöttük számunkra megfelelőt. Sok külföldön élő, dolgozó magyar vállal fordítást, hogy ily módon tegyenek szert mellékjövedelemre. Ők nem a kinti, hanem az itthoni tarifa szerint dolgoznak.

Mind gyakrabban fordul elő az is, hogy külföldiek telepednek le nálunk, és fordításból, nyelvtanításból élnek. Mivel nem beszélnek tökéletesen magyarul, általában csak lektorálását vállalnak. (Ettől nem kell megijedni, mert ezek a fordítók többnyire vegyes házasság útján kerülnek hozzánk, és ha valamit nem értenek, a házastársuk kisegítő őket.) A velük lektoráltatott fordítás garantáltan tökéletes lesz. Óvakodjunk a gyanúsan alacsony áron fordítóktól. Ebben a szakmában is sok a kontár, és a silány minőségű, olvashatatlan fordítással csak lejáratjuk magunkat, nevetségessé tesszük a könyvünket[14]. Ezt követően újra kell fordíttatni az egészet, és így már jóval többe fog kerülni, mintha profi fordítóval dolgoztattunk volna. Ráadásul ezután sem lesz tökéletes. Az újrafordítást végző benne fogja hagyni azokat a mondatokat, amelyek nem tökéletesek ugyan, de még érthetők. Ne kísérletezzünk olyanokkal, akik csupán tanulták a nyelvet. Tökéletes fordítást csak anyanyelvi fordító tud készíteni. Ráadásul nem is drágábbak, mint az amatőrök. Nagyobb terjedelmű műveknél arra is legyünk tekintettel, hogy a fordító, illetve lektor főállásban fordítson. Ha a munkahelyén 8-10 órát dolgozik, akkor csak hétvégén fog fordítani, ami azt eredményezi, hogy évekig várhatunk, amíg elkészül egy több száz oldalas könyvvel.

 

Még azok is hasznát vehetik ennek a műnek, akik csak egy-egy levelet akarnak megírni és kinyomtatni, vagy csupán az e-mail postájuk bonyolítását szeretnék meggyorsítani. Word-ben ugyanis sokkal könnyebben és gyorsabban lehet levelet írni, mint az e-mail posták erre a célra létesített felületén. Ebben az üzemmódban ugyanis nem mindig állnak rendelkezésre a szövegformáló eszköztárak, így az e-mail levél nem sokban különbözik a régi táviratok minőségétől. Ráadásul jóval tovább tart a megírása[15]. Azért is érdemes ezt a szerkesztési módot választani, mert ha egy hosszú levél végén véletlenül rákattintunk a Töröl gombra, az egész szövegállomány kitörlődik a címzéssel együtt, és kezdhetünk mindent elölről. A Word-el ellentétben az e-mail posta szer­kesztője nem kérdez rá, hogy valóban törölni kívánjuk-e a levelünket. Bonyolult műveleteknél, pl. fájlok csatolásánál elég egy rossz mozdulat, és minden eltűnik. Utána hiába nyomkodjuk az eszköztáron a Vissza gombot, az csak a kiindulási helyzetbe visz vissza bennünket, vagyis a levélírás kezdetére. (A vonalak túlterhelődése esetén az is előfordulhat, hogy a kész levél tűnik el. Ezért mielőtt elküldenénk, jelöljük ki az egész szövegállományt, és a Ctrl + C billentyűkombinációval küldjük Vágólapra. Így a vonal megszakadása esetén nem ér bennünket pótol­ha­tatlan veszteség. A Ctrl + V billentyűkombinációval egy pillanat alatt bemásolhatjuk az újon­nan nyitott levélbe.) Csúcsidőben történő internetezés közben gyakoriak a lefagyások is. Ebből csak az Explorer, illetve az általunk használt böngésző program bezárásával tudunk kijönni, ami maga után vonja a postafiókunkkal való kapcsolat megszűnését is.

A Word-ben történő levélírás legnagyobb előnye a helyesírás-ellenőrzés. Az e-mail szolgáltató szerverei általában nem rendelkeznek ezzel a funkcióival, vagy ha igen, ennek a segédprogramoknak a használata meglehetősen nehézkes és lassú. Az Outlook Express képes ugyan arra, hogy a Word program feltelepítése, és megfelelő beállítás esetén el­lenőrizze a nyelvhelyességet, de ezt sokan nem szeretik használni. Ennek oka, hogy a Micro­soft levele­ző­prog­ramjai vannak kitéve leginkább a hackerek támadásának. Aki ragaszkodik a rendsze­rező, karbantartó levelezőprogramokhoz, az Outlook helyett használja az ingyenes Pegazus mail-t, vagy az olcsó The Bat! és Eudora programot. Ezek még nem váltak a hackerek cél­pontjává. Az Eudora 6.0 levelezőprogram a PC World folyóirat 2003 októberi számának CD-mellékletéről is feltelepíthető. (Ismertető a 138. oldalon.) A The Bat 30 napig ingyen használható legújabb változata a PC World folyóirat 2003 novemberi számának CD-mellékletén található. Mint minden program ezek is folyton frissülnek, tökéletesednek. Így aki később kívánja használni őket, mindig a legfrissebbet töltse le. Az Eudora legfrissebb változata erről a webcímről tölthető le: http://download.chip.eu/hu/Eudora_5987958.html A The Bat legfrissebb változata itt található (Home változat): http://download.chip.eu/hu/The-Bat-Home-Edition_31383.html és http://download.chip.eu/hu/The-Bat-Professional_114296.html (Professional változat).  

Ha továbbra is az Outlook Express-t kívánjuk használni, legalább frissítsünk a legújabb változatra. A régi változatokban ugyanis annyi a biztonsági rés, mint lyuk a rostán, és még meg­szabadulni sem tu­dunk a fertőzött levéltől. Törlésekor ugyanis szabálytalan műveletre hivat­kozva leáll a rend­szer. A leggyakrabban használt levelezőprogramok használatával kapcsolat­ban hasznos taná­csokhoz juthatunk a CHIP folyóirat 2003 áprilisi számának 50 tipp e-maile­zéshez című cikkéből (136-143. oldalak). Ebből többek között megtudhatjuk, hogy Outlook Express-ben hogyan tudjuk átvinni a címjegyzékünket egyik gépről a másikra. A cikk az Eudora, a The Bat! a Messenger és az Outlook Express használatával foglalkozik.

A legegysze­rűbb azonban a leve­le­zőprogramok mellőzésével, az e-mail szolgáltatók webfelüle­téről levelezni. Postafiókunkat közvetlenül is használhatjuk a böngészőn át. A szolgáltató számítógépén történő levelezés nagy előnye, hogy a levelezőrendszer állandó felügyelet alatt álló, professzionális számítógépük kiszűri a vírusos küldeményeket, és figyelmeztet bennünket a veszélyre. A Mailbox már nem is engedi tovább a fertőzött küldeményeket. Csupán egy értesítőt küld róla, hogy honnan, milyen címről kaptunk vírusos levelet. Ha akarjuk, rákérdezhetünk, hogy valóban a feltüntetett feladótól származik-e. Ezt a nagyfokú biztonságot az Outlook Express nem biztosítja nekünk, sőt ez a levelező program alapbeállításban megnyitja a levélmellékletetek is, és mire észbe kapunk, már hemzsegnek a vírusok a számítógépünkön. Szerencsére a többi levelező program nem ennyire készséges, de naponta frissített komoly vírusölő program nélkül ezeknél is könnyen megtörténhet a baj. A webes felületről történő levelezés előnye még, hogy nem lehet kikémlelni. A munkahelyi alkalmazottakat megfigyelő programok nem találják meg, kívülállók nem tudják elolvasni ezeket a leveleket.

Levélírás közben előfordulhat, hogy nem tudjuk javítani a szöveget. A kihagyott betű beírásakor az utána következő törlődik. Ennek oka, hogy véletlenül lenyomtuk az Insert billentyűt, és a program átváltott átírásos üzemmódra. Nyomjuk le még egyszer, és ez a gond megszűnik. Ha Word-ben, a helyesírás-ellenőrző program közreműködésével írtuk a levelet, akkor csak rá kell küldeni a Vágólapra, és betölteni az e-mail munkalapra. (Tegyük a kurzort a munkalap elejére, majd nyissuk le a böngésző Szerkesztés menüjét, és adjuk ki a Beillesztés parancsot, vagy használjuk a Ctrl + C és Ctrl + V billentyűkombinációkat.)

A régi, kis képernyős számítógépeken oly sok helyet foglal el az Explorer eszköztára és az ingyenes szolgáltatások reklámcsíkja, hogy a postafiókunk tartalmából sokszor csak egy-két ujjnyi széles felület látszik. Ilyenkor az is előfordulhat, hogy nem tudunk szabályosan kilépni a postafiókunkból, mert a Kilépés webkapocs legalul van, és már nem látszik. Ezen a helyzeten némileg javíthatunk az Explorer eszköztárának zsugo­rí­tásával. Nyissuk le a Nézet menüjét, és adjuk ki az Eszköztárak, majd a Testreszabás paran­csokat. A megjelenő párbeszédablak Szövegbeállítás kijelölő­sávjába állítsuk be a Nincsenek szövegcímkék, az Ikonbeállítások kijelölősávba pedig a Kis ikonok utasítást, majd kattint­sunk a Bezárás gombra. Ha csak átmenetileg szeretnénk nagyobb helyhez jutni, akkor nyomjuk le az F11 vezérlőbillentyűt. Erre eltűnnek az eszköztárak (csak a Címsáv marad meg) és felugrik, megnyúlik a webfelület. Most már könnyebben levelezhetünk, és elérjük a legalsó web­kapcsot is. Az F11 billentyű újbóli megnyomásával visszatérhetünk a normál állapotba.

Postafiókunk megnyitásakor nem kell a szolgáltatónk URL címét minden egyes alkalommal beírni az Explorer címsávjába. Az első megnyitás után kattintsunk a bal egérgombbal a címsáv bal szélén látható kis ikonra, és húzzuk az Állapotsor Hivatkozások mezejére. Legközelebb már csak rá kell kattintani a Hivatkozások ikon jobb szélén található kis nyílra, és a lenyíló menüből válasszuk ki postafiókunk címét. (Ha nem látható a Címsávon, nyissuk le a Nézet menüt, adjuk ki az Eszköztárak parancsot, és az oldalra nyíló almenüben aktiváljuk a Hivatkozások utasítást.) A Hivatkozások listát lenyitó nyíl nem minden programváltozatban kötődik szorosan az ikonhoz. Amennyiben Állapotsor végén található szabad hely, akkor behúzhatjuk közéjük a leggyakrabban használt weblapokat. Az Office programok eszköztárának bővítéséhez hasonlóan itt is egy I alakú pálcika mutatja a bekerülési helyet. Az eszköztárban levő címek sorrendje egérhúzással utólag átrendezhető. Kattintsunk a bal egérgombbal az egyes webcímek előtti ikonra, és húzzuk előrébb vagy hátrább a listában. (Az új helyét egy vízszintes fekete vonal jelzi.) Az ily módon átrendezett lista első tételeiből annyi fog megjelenni a Címsáv mögött, amennyi elfér. Ily módon a lenyíló Hivatkozások listából könnyen fel lehet hozni címeket. Torlódás esetén a sor végén álló cím nem semmisül meg, hanem lemegy az alaphelyzetben láthatatlan listába.

Annak érdekében, hogy több hely álljon a rendelkezésünkre, szüntessük meg az Ugrás gombot. (Ez az ikon ugyanazt teszi, mint az Előre ikon, így semmi szükség sincs rá.) Kattintsunk rá a jobb egérgombbal, és a lenyíló menüben hatálytalanítsuk az Ugrás gomb utasítást. Ettől csak a Cím beviteli mező fog megnyúlni. A jobb szélén található határoló keret elmozdításával azonban a Címsáv lerövidíthető. (Kattintsunk a bal egérgombbal a határoló vonalára, és amikor a kurzor kétirányú nyíllá vált, húzzuk balra. Az Explorer 6.0 és a többi fejlett böngésző program már nem ad lehetőséget a gyakran használt webcímek Címsávra húzására. Időközben ugyanis oly sok honlap került a világhálóra, és olyan hosszú lett az elérési útvonaluk, hogy a feltüntetésükhöz szükség van a teljes hosszúságú címsorra.) Akkor sincs gond, ha a legfontosabb után más weblapokat is felkerestünk, és elfelejtettük behúzni az előzőt a Hivatkozások vagy a Kedvencek mappába. Az Explorer ugyanis tárolja a felkeresett, megnyitott weblapok címét, és képes a címlista megjelenítésére is. Ehhez kattintsunk a Címsáv jobb szélén levő kis nyílra, vagy nyomjuk le az F4 billentyűt. Ez a képessége azonban csak a gép elzárásáig marad meg. Ezért címünk lenyílt listából való visszaküldése után a fentiek szerint gondoskodjunk a tartós megőrzéséről. Akkor sem kell beírni a címsávba a teljes URL címet, ha csak ritkán használjuk, és nem húztuk be a Hivatkozások listába. Írjuk be a honlap azonosítóját, majd nyomjuk le a Ctrl + Enter billentyűkombinációt. Erre az Explorer automatikusan elé írja a http://www. előtagot, majd a végéhez illeszti a .com utótagot. (Magyar honlapoknál csak az utóbbit kell törölni, és átírni .hu-ra.)

Ha az internetezést mindig postafiókunk megtekintésével akarjuk kezdeni, célszerű beállítani kezdő weboldalnak. Ennek módja is nagyon egyszerű. Amennyiben a szolgáltató ezt a lehetőséget nem ajánlja fel, húzzuk rá az URL cím előtti kis ikont az eszköztár Kezdőlap ikonjára. Erre az ikonra kattintva internetezés közben is bármikor visszatérhetünk a kezdőlaphoz. Ha a címsávba beütünk két pontot, és lenyomjuk az Enter billentyűt, szintén a kezdőlap jelenik meg. Közösségi gépeken gyakran gondot okoz, hogy mindenki mást akar kezdőlapként beállítani. Ez azzal a következménnyel jár, hogy az Explorer, illetve más böngésző programok elindítása után elindul a kapcsolat kiépítése az előző használó által beállított honlappal. Amíg ez be nem fejeződik, a böngésző nem fogad el új utasítást. Csak ezt követően nyílik meg az áltatunk beállított weblap. Ez esetben vaklapra van szükség, ami nem nyit meg semmit. Az Explorer elindítása után nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki az Internetbeállítások parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk az Általános fület. A feltáruló tábla Kezdőlap szektorában nyomjuk meg az Üres lap, majd az OK gombot. Az Explorer következő indításnál már a vaklap fog megjelenni, vagyis nem történik semmi. A Hivatkozások vagy a Kedvencek menü lenyitásával gyorsan beállíthatjuk az általunk használni kívánt weblapot. Ha egy magyar honlap külföldi szerverre kerül, előfordulhat, hogy az ékezetes betűk helyén kis téglalapok jelennek meg. Ilyenkor általában nincs szükség a szöveg átkonvertálására. Nyissuk le az Explorer Nézet menüjét, és adjuk ki a Kódolás, majd a Közép-euró­pai (Windows) parancsot.

Visszatérve a levelezésre egyszerűbb lenne csatolt fájlként elküldeni a rövid leveleket is, de a vírusoktól hemzsegő Interneten sokan félnek a mellékletek megnyitásától. A legtöbb vírus ugyanis ily módon érke­zik a gépünkre. Ezért mind többen vannak, akik meg sem nyitják az ismeretlen feladótól érkező csatolt fájlokat, hanem olvasatlanul kidobják a kukába. A leveleket azonban elolvassák, vagy legalábbis átfutják. Köny­vek vagy más nagyobb terjedelmű anyag továbbítása esetén elkerülhetetlen a melléklet haszná­lata. Ez esetben sokat tehetünk a címzett bizalmának elnyerése érdekében, ha elküldés előtt a fájlt átkonvertáljuk RTF formátumra. A hackerek ugyanis többnyire a .doc kiterjesztésű fájlokat fertőzik meg. Mivel ez szakmai körökben közismert, sokkal nagyobb a valószínűsége egy RTF formátumú melléklet megnyitásának.

Ha mi kaptunk vírusgya­nús Word dokumentumot, akkor WordPad-del nyissuk meg. Ez a program ugyanis nem célpont­ja a hackertámadásoknak, és a makrovírusokat sem tudja kezelni. A legbiztonságosabb azon­ban .txt formátumban kérni a hosszabb közlendőket. A Jegyzettömbben rögzített szövegállo­mány ugyanis nem képes semmilyen járulékos információt magával vinni. Ennélfogva fertőzött gépekből nem hoz át vírust. Ismeretlen helyről származó .txt kiterjesztésű mellékletet azonban ne nyissunk meg, mert könnyen előfordulhat, hogy maga a levél a vírus. A megnyitott szöveg nem más, mint a vírus programja, ami aztán megállíthatatlanul befészkeli magát a gépünkbe.

Egyébként a számítógépvírusoktól való félelem egyáltalán nem alaptalan, mert számuk je­len­leg több mint 150 ezerre tehető, és mennyiségük évente 15-20%-kal nő.[16] Csupán 2002-ben 10,7 milliárd dollár kárt okoztak a vi­lágban. Van olyan is közöttük, amely 24 óra alatt 2,2 millió gépet fertőzött meg. Ez azonban semmiség a legújabb vírusok terjedéséhez képest. Az Oroszországból elindított MyDoom vírus 1 perc alatt 5 millió számítógépet fertőzött meg. Némelyik pusztító rutinja beférkőzik a Windows minden mappájának összes almappájába, és a fájlokat kitörölve a gép elindítását is megakadályozza. Ennél is veszélyesebbek azok a vírusok, ame­lyek találomra kiválasztanak egyet a dokumentumok közül, és azt megfertőzve továbbküldik. Így bizalmas információk kerülhetnek idegenek kezébe. Szinte biztos, hogy vírust tartalmaznak a .vbs, az .scr és az .exe[17] kiterjesztésű állományok. A veszély mértékére jellemző, hogy 2005-ben naponta 50 milliárd e-mail levelet küldtek el, és minden századik levél vírusfertőzött volt.

Különösen nagy a fertőzés veszélye a korábbi Windows programokban, mivel ezek az operációs rendszerek alapbeállításban elrejtik a kiterjesztést. Ezért a legalantasabb netkalózok olyan fájlnevet alkalmaznak, amely kiterjesztett névnek tűnik (pl. grafika.jpg). Ehhez hozzákapcsolódik a fertőzésre utaló .vbs kiterjesztés, amit a korábbi Windows rendszerek nem jelenítenek meg. Így sokan gyanútlanul megnyitják az ártalmatlannak látszó képfájlt, és mire rájönnek a trükkre, már megállíthatatlanná válik a pusztítás. A baj elkerülése érdekében az Windows rendszert használók első dolga az legyen, hogy állítsák vissza a kiterjesztés megjelenítését. (Ennek módja az Ablakok formázása című rovatban található.)

Csatolt fájlok küldésénél gondot okoz, hogy az ingyenes e-mail posták erősen korlátozzák a terjedelmét. Freemail esetén max. 5 MB, míg a Microsoft által felvásárolt és működtetett Hot­mail-nél csupán 500 KB-nyi anyagot lehet csatolni. (Fogadni azonban tudnak nagyobb terje­delmű anyagot. A Freemail pl. átveszi a Mailbox 10 MB-os mellékletét is. Ha az el­küldeni kívánt fájl mérete meghaladja a megengedett értéket, fel kell darabolni a fájlt, és részeit külön levélben kell elküldeni. A kísérő levélben tüntessük fel, hogy pontosan mit küldtünk el, és az egyes részeket hogyan, mivel lehet összeilleszteni. Az Outlook Express azonban nem tudja magától összerakni a küldeményt. Ehhez a Ctrl billentyű lenyo­mása után kattintsunk a mel­léklet egyes részein, és az Üzenet menüben adjuk ki az Össze­fűzés és dekódolás paran­csot. A tovább nyíló ablakban meghatározható az összefűzés sorrendje. Ezt követően a csatolt fájl külön menüben fog megjelenni.

Aki ez esetben is idegen­kedik a minden Windows operációs rendszerben megtalálható Out­look program haszná­latától, elvégezheti az összeillesztést egy állománykezelő programmal is (pl. Total Commander). A dara­bolt fájlokat először ment­sük el a merevlemezre, majd a jobb egérgombbal jelöljük ki az első fájlt, és adjunk neki vala­milyen nevet (pl. dokumentum 001). A többit is ugyanígy nevez­zük, és értelemszerűen a 002, 003, ... sorszámmal lássuk el. Utána jelöljük ki az első fájlt, majd nyissuk le a Fájl menüt, adjuk ki a Fájlegyesítés parancsot, és a tovább nyíló Összeillesztés ablakba írjuk be a hordozó nevét, ahová helyezni szeretnénk. Az OK gomb megnyomás után egy pillanat alatt lezajlik az össze­illesztés, és a precízen összerakott dokumentum megjelenik a kívánt helyen.

Mellesleg ezzel a rendkívül hasznos, és sokak által használt programmal könnyen elvégez­hető a fájldarabolás is. Ez esetben keressük meg a feldarabolandó fájlt a megfelelő hordozón, majd jelöljük ki a jobb egérgombbal. Használhatjuk a bal egérgombot is, de előtte nyomjuk le a Ctrl billentyűt, vagy állítsuk át a program működését. Ennek módja, hogy a Beállítások menü lenyitása után kiadjuk az Általános beállítások parancsot, és a tovább nyíló ablakban akti­váljuk a Működés fület. A feltáruló tábla Kijelölés egérrel szektorában érvénye­sítsük a Bal gombbal (Windows módszer) utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. (Ezt követően nem pirossal jelölődik ki a fájl, hanem bekereteződik.) Kijelölés után nyissuk le a Fájl menüt, adjuk ki a Fájdarabolás parancsot. A tovább nyíló Darabolás ablakban adjuk meg a hordozót, ahová helyezni szeretnénk, majd az alatta a levő A fájlok mérete kijelölő­sávban állítsuk be a darabolás mértékét. Ez a jelenlegi és a régi flopi­lemez-kapacitásokhoz igazodik. Nekünk azon­ban nem szükséges ezeket választani. E-mail posta használata esetén beírhatjuk az 500 k, vagy más értéket is. Az OK gomb megnyomása után pillanatok alatt végbemegy a darabolás.[18]

A gyorsaságon kívül nagy előnye még ennek a módszernek, hogy az összerakás is hasonlóan gyorsan, és adatvesztés-mentesen végezhető el a fentiek szerint. (Kattintsunk a .crc kiterjesztésű összefűző fájlra, és most a Fájlegyesítés parancsot adjuk ki a Fájl menüben. Ha nem a kívánt mappa nyílik meg a bal és a jobb oldalon, akkor a Szokásos eszköztár Könyvtárfa ikonjára kattintva hívjuk elő a meghajtók tartalmát, és keressük ki rajta a mappánkat, majd nyomjuk meg az OK gom­bot. (Ezt mindkét oldalon meg kell tenni, különben a darabolt fájl arra a meghajtóra, mappába kerül, ahol előzőleg a Total Commander ablak állt. A bal és jobb oldali ablakokat a cím­sorukra kattintva aktiválhatjuk.) Hosszú fájlnevek használata esetén előfordulhat, hogy nem látjuk a végét, így nem tudjuk kiválasztani. Ebben az esetben a listahasábok fejlécén mutassunk az egérkurzorral a Név és a Kit felirat közé, és amikor átalakul kétirányú nyíllá, nyomjuk meg a bal egérgombot, majd húzzuk a két oszlopot elválasztó határoló vonalat jobbra. Ezt a Kit (Kiterjesztés) és a Méret felirat között is célszerű megtenni, ha valamelyik fájl terjedelme gyanúsan kicsi. Ez esetben a MB-ot jelölő szám nem látszik.

Ismét visszatérve az elektronikus postaszolgálatra az e-mail címek azonosítóját nem kell mindig kisbetűvel írni. Ha a saját nevünket használjuk azonosítóként, nyugodtan írhatjuk a kezdőbetű­ket nagybetűvel is. A honlapokban vagy más URL címekben is használhatunk nagybetűket. Arra azonban ügyeljünk, hogy az ország vagy a szolgáltató megjelölése után, a weblapokra veze­tésben már csak kisbetűket használhatunk. Tehát a .hu vagy a .com-ot követő / jel után már nem írhatunk önkényesen nagybetűt, mert akkor a keresőprogram nem találja meg az ol­dalt. Az URL címek betűit a felhasználó is megváltoztathatja. A nagybetűkkel írt honlapazo­nosítót pl. nyugodtan írhatjuk kisbetűkkel is. A keresőprogram így is megtalálja. (Utána kija­vítja a beviteli sávban a helyes formára.) Az e-mail címben szereplő személynevet vagy cég­ne­vet is írhatjuk kisbetűvel, de ennek a címzett nem biztos, hogy örülni fog.

A cím feltüntetésekor fokozott gonddal járjunk el, mert ha hibásan írjuk be, levelünk nem fog célba érni. A tévesztés elkerülésének legjobb módja, hogy nem kézzel gépeljük be, hanem bemásoljuk az e-mail és URL címeket. Az elektronikus forrásanyagból, vagy a hozzánk érkező levél feladó mezejéből másoljuk Vágólapra a <...> jelek között levő e-mail címet, és illesszük be a Cím beviteli mezőbe. Sokan ennyit sem tesznek, hanem visszairányítják a levelet. Rá­kattintanak a Válaszol ikonra, majd a kapott levél elejére, végére, vagy az egyes kérdések után beírják a választ. Az Elküldés gombot megnyomva a levelezőrendszer megfordítja a küldemény irányát, és visszairányítja a feladónak. (A két szövegrész nem keveredik össze, mivel a mi eredeti levelünk sorai <...> jelek közé kerülnek.) Ez a megoldás nem szép, de praktikus. A címzettnek is előnyös, mert így látja a kérdéseit is, amelyekre választ kapott. Nem kell keresgetni az elküldött levelek között.

Ezt a módszert azonban nem célszerű túlzásba vinni. Sokan tízszer is oda-vissza irányít­gatják ugyanazt a levelet. A félreérthetőség elkerülése, és a könnyebb tájékozódás érdekében töröljük az előző levelek tartalmát. Csak a legutolsó üzenetet tartsuk meg a válaszadásnál, vagy nyissunk új levelet. Azért is célszerű a levélfolyamot három-négy válasz után megszakítani, mert ha a partnerünk mellékletet küld, nem vesszük észre. A levelezőrendszer ugyanis a mellékleteket lerakja a levélkígyó legaljára, ahová a legújabb válasz olvasása során valószínűleg nem fogunk lemenni. Ha bonyolult levelet küldünk, célszerű a kérdéseinket pontokba szedni. Így a válaszolónak nem kell megismételni őket, elég ha a sorszámokra hivatkozik. A sorba rendezés azzal az előnnyel is jár, hogy a válaszadó nem siklik át egyetlen kérdésünk felett sem. Fontos döntés közlésekor pedig küldjünk új levelet. Ezzel jelezzük a címzett felé, hogy a szokásosnál nagyobb jelentőséget tulajdonítunk a személyének és az általa képviselt ügynek. Ezeknek az apró szabályok­nak az ajánlása sokak számára körülményeskedőnek tűnik, de ne feledjük, hogy az emberek többsége úgy kezeli az e-mail postáját, mint a postaládájába tömködött reklámkiadvá­nyokat. Ha első pillantásra nem nyeri el a tetszését, egy kattintással a kukába küldi, meg­sem­mi­sítésre ítéli. Hiába csiszoljuk, tökéletesítjük órákon át a tartalmát, a külseje alapján döntik el, hogy érdemes-e elolvasni.

Az ugyancsak ingyenes Mailbox 10 MB terjedelmet engedélyez a csatolt fájlokra. Levél for­májában is elküldhetünk több megabájtnyi anyagot, de ezzel vigyázzunk, mert levelező munka­lap­ra küldve megszűnik minden formázás, csak a szöveg tartalma továbbítódik. Ne alkalmaz­zunk különleges karaktereket (pl. szimbólumokat) mert ezeket az e-mail szerver nem tudja kezelni. Helyette odaírja az Unicode szabványban birtokolt kódszámát, ami meglehetősen ron­dán néz ki. (Aki akarja, utánanézhet a szabványban, hogy milyen karakterről van szó, de ezt senki sem te­szi meg.) Így jobb, ha tudomásul vesszük, hogy az e-mail levél nem az a hely, ahol bizo­nyít­hat­juk a tipográfiai képességeinket.

Feldolgozásra, szerkesztésre váró szövegállományt soha ne küldjünk el e-mail levélként. A levelezőrendszerek munkalapjára felmásolt szöveget ugyanis a program a saját formátumának megfelelő hosszúságú sorokra tördeli. Ezeket az új sorokat kialakító jeleket azonban egyetlen szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő program sem ismeri. Így nem tudjuk formázni a szövegállományt. Kijelölésekor minden beviteli sáv kiürül az eszköztárakban, és a beállított értékek nem jelennek meg rajta. Ha nem tudjuk mellékletként ismét bekérni az anyagot, akkor meglehetősen fáradságos munka vár ránk. A szövegállományt csak úgy tudjuk formázhatóvá, kezelhetővé tenni, hogy az egyes sorok elé rakjuk a kurzort, és a Backspace billentyűvel az előző sorhoz zárjuk. Ráadásul még a szóköz billentyűt is le kell nyomni, mert az egyes sorok szorosan egymás mellé záródnak.

Mellesleg ezeket a sortörő jeleket sokszor a levelező rendszer szövegszerkesztő programja sem tudja kezelni. Ha a kész levélbe betoldunk egy mondatot, akkor az egész szövegmező szétesik. A program nem képes újratördelni. Csak úgy tudjuk ismét összefüggővé tenni, hogy az új sorokba tolódott félmondatokat a Backspace billentyűvel visszaküldjük az előzőbe. Ez a helyzet főleg a Free­mail levelezőrendszerre jellemző. Ezen túlmenően javítgathatjuk a helyesírási hibákat is. A Free­mail pl. nem ismeri az idézőjelet. Ezek helyére felismerhetetlen karaktereket rak. Ebben a rendszerben ha nem .text vagy .doc formátumú a melléklet, akkor jobb, ha tömörítjük. A tömörített fájlba ugyanis a program nem tud belenézni, így nem fordulhat elő, hogy ismeretlen formátumra hivatkozva megtagadja a megnyitását, vagy indokolatlanul vírusfertőzést jelez.

Ügyeljünk arra is, hogy a postafiókunk mérete, állo­má­nyaink összterjedelme nem haladhatja meg a szolgáltató üzletszabályzatában megadott érté­ket. Ez a tárterület Freemail esetében 25 MB. Ezért a nagy terjedelmű kapott vagy küldött leve­leket időnként ki kell selejtezni. Ha a webes interfész karbantartását elmulasztjuk, a ne­künk küldött levelek visszamennek a feladóhoz egy hibaüzenet kíséretében. Ne tévesszen meg bennünket a megtelt postaládánk alatti figyelmeztetés: A levelei tárolására szolgáló terület hamarosan betelik! (Ráadásul még levelet is tudunk küldeni, így joggal hihetjük, hogy rá­érünk még a selejtezésre. Ez az engedékenység azonban csak a kimenő levelekre vonatkozik, a bejövőkre már nem.) Ha csak néhány kilobájttal túllépjük a megengedett értéket, a nekünk kül­dött levelek nem érkeznek meg. Miután nem kapunk értesítést a visszaküldésről, csodál­koz­ha­tunk, hogy miért nem válaszolnak nekünk.

Mailbox szerveren a tárterület 100 MB lehet. Annak érdekében, hogy ne teljen meg olyan hamar a posta­lá­dánk, a csatolt fájlt tömörítve továbbítsuk. Így kevesebb helyet foglal, hamarabb odaér, és job­ban védve van a vírusoktól. Ha egyszerre több fájlt kívánunk továbbítani, ne egyenként tömö­rítsük őket, és ne gyűjtsük mappába. A program ugyanis a mappát megnyitja, és utána egyen­ként kell a fájlokat elküldenünk. Jobban járunk, ha az egyes fájlokat egy közös fájlba tömörít­jük. (Gyűjtsük mappába, és tömörítsük le.) A tömörített mappát egészben fogja továbbítani. A megtelt postaládát ne töröljük ki, mert a benne levő levelekre bármikor szükség lehet. Selejtezzük ki az érdektelen leveleket, piszkozatokat, vissza­igazolásokat, a többit pedig mentsük ki számítógépünk merevlemezére. Ott tömörítsük, és helyezzük egy mappába. Amikor a mappa terjedelme elérte a 700 MB-ot[19] másoljuk CD-lemez­re. Ily módon minimális költséggel hosszú évekig megőrizhetjük a teljes levelezésünket. (Ha életünk végéig szükségünk van rá, tízévente másoljuk át egy másik lemezre, mert a jelenlegi optikai adathordozók nem túl tartósak.)

Amennyiben a megírt levél elküldése után nem jelenik meg a Levelét sikeresen elküldtük üzenet, ne aggódjunk. Az üres munkafelület arra utal, hogy a szerver túlterhelt. Levelünk nem veszett el. A központi tárolón megvan, és a forgalom csökkenésekor (legkésőbb az éjszakai órákban) cél­hoz ér. Ekkor bekerül a postafiókunkba is az Elküldött levelek közé. Ha ez nem történik meg, akkor sem veszik el, hanem bekerül a Piszkozatok közé. Onnan előhívva ismét elküldhetjük. Sajnos az ingyenesség ezzel jár. Olyan nagy a forgalom, hogy a szabadon használható leve­le­ző­rendszerek nem bírják a rohamot. Csúcsidőben nagyon lelassulnak. A zsúfoltság ellené­re azért is érdemes áttérni a Mailbox levelezőrendszerre, mert igen gyors, precíz, pontos, és sok többletszolgáltatást kínál. Erre a postafiókra nem érkeznek rendszeres, az üzemeltető által küldött reklámlevelek sem, a külföldről jövő reklámlevelek pedig kiszűrhetők. Csupán egy szalagreklám talál­ható a weblapon, amely könnyen figyelmen kívül hagyható.

Ha hosszabb ideig nem hasz­náljuk a postafiókunkat, az egy idő után automatikusan megszűnik. Freemail esetében ez az idő 90, míg Mailbox-nál 100 nap, Vipmail-nél viszont csak 60 nap. Sokrétű szolgáltatása következtében a Mailbox postát már 300 millióan használják világszerte. A felhasználók száma nálunk is rohamosan nő, ami azt eredményezte, hogy munkaidő alatt szinte megnyithatatlanná váltak a postafió­kok. Ezért a levelezőrendszer hazai üzemel­tetője, a Mail Hungary 2006 februárjában jelentős szerverbővítést hajtott végre, ami sokat javított a helyzeten. Nagy hátránya azonban a Mailbox rendszernek, hogy a levelek újabban nem tölthetők le elektronikusan. Ezért jelöljük ki a monitoron a fejléccel együtt, és a Vágólapon keresztül (Ctrl + C és Ctrl + V billentyűkombinációkkal) másoljuk Jegyzettömbbe. A név megadása során ne csak a címzett, illetve a feladó nevét tüntessük fel, hanem a levél keltét is. Ha több levelezőrendszert használunk, ajánlatos a végén arra is utalni, hogy melyikből származik a küldemény. Megszűnt az SMS-ben vagy hangposta formájában történő értesítés is. Újabban már felár ellenében sem kaphatunk értesítést elektronikus leveleink forgalmáról.

A megújult Mailbox weblapja sokkal szebb lett, és könnyebben használható. Most lehetőség van az Exploreres megjelenítésre is, aki ezt szereti. A megreformált Mailbox már kiemelten kezeli a spam szűrést. A beérkezett levelek alatt megjelent a Spam web­k­a­pocs. A szolgáltató ebbe a mappába gyűjti azokat a leveleket, amelyeket hirdetési céllal, nagy tömegben küldtek a Mailbox ügyfeleknek. (A biztonság kedvéért törlés előtt fussunk át rajtuk, mert a rendszer is tévedhet, és előfordulhat, hogy közéjük keveredik egy magánlevél.) Egyébként a szűrés szigorúsága 10 fokozatban állítható. Ha egy címről rendszeresen kapunk reklámlevelet, itt felvehetjük a saját tiltó listánkra is. A korszerű levelezőrendszerekhez való igazodás jegyében a Levélírás weblapon már szövegformáló eszköztár, sőt helyesírás-ellenőrző is található. Ezekkel meghatározhatjuk az általunk írt levél betűtípusát, sortávolságát, karakterstílusát, betűformáját, stb. Szinte minden funkció elérhető rajta, ami a szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programokban megtalálható. (Még táblázatokat, sőt képeket is beemelhetünk a levelünkbe.) Miután az elküldött, illetve kapott levelek elektronikus mentési lehetősége megszűnt, most már itt is csak úgy tudunk menteni, hogy a megjelenített levelet a fejléccel együtt kijelöljük, és a Vágólapon át kimásoljuk. Ezzel a módszerrel az a gond, hogy az ily módon archivált levél nem tekinthető hitelesnek, mert utólag bele lehet javítani. A forrás kimutatása azonban továbbra is megmaradt. A Levél fejléc webkapocsra kattintva megjelenik egy ablak, amelyben részletes adatokat találunk a levél feladójáról, és a továbbítás módjáról. Fontos küldemények esetén ezt is érdemes kimásolni, mert ezek az adatok növelik a kapott levél hitelességét.

Számos előnyük mellett a megújított rendszereknek van egy hátrányuk is. Kissé feledékenyek. Ha új levelet írunk, és a kapott levélből elfelejtettük kimásolni a feladó címét, bajban leszünk. A bön­gésző Vissza ikonjára kattintva megjelenik ugyan a beérkezett levél, és Vágólapra másolhatjuk a címet, de az Előre ikonra kattintva a visszatérő levelünk tartalma törlődik. Ennek a hibának a kiküszöbölése érdekében előzőleg jelöljük ki a szövegállományt, és a Vágólapon keresztül másoljuk egy üres Word dokumentumba, vagy a Jegyzettömbbe. Onnan visszamásolva mentesülünk levelünk újraírásától. Ez a veszély szinte minden levelezőrendszer esetén fennáll. Ezért mielőtt elkezdünk tallózni a megnyitott weblapok között, ajánlatos a megírt levelet legalább Vágólapra küldeni. Egyes levelezőrendszereknél az is előfordulhat, hogy túlterhelés esetén a levél nem továbbítódik. Ezért feltétlenül nézzünk be az Elküldött levelek fiókba, és ha nem találjuk ott, akkor a Vágólapról még újraírhatjuk.

Ügyeljünk arra is, hogy egyes rendszerekben az általunk írt levelek nem kerülnek be automatikusan az Elküldött mappába. Vipmail-ben ez csak akkor történik meg, ha az eszköztár felett érvényesítjük az Elmentendő utasítást. Ne csak új levél írásakor aktiváljuk az Elmentendő utasítást, hanem a kapott levél megválaszolásakor, visszairányításakor is. Különben a korábban mentéssel elküldött levél nem fog újra az Elküldött mappába kerülni. Emiatt a viszontválasznak nem lesz nyoma. Amennyiben minden levelet minden esetben menteni kívánunk, változtassunk az alapbeállításon. Kattintsunk a Beállítások mezőre, és aktiváljuk a Testreszabás weblapot. A tovább nyíló ablakban keressük meg az Elküldött levelek mentése tételt, és állítsuk át Igen-re, majd nyomjuk meg a Mentés gombot. A csatolmánnyal ellátott levelet azonban ezt követően sem menti el. Ezért melléklet küldése előtt ne felejtsük el a Mentés kijelölőnégyzet aktiválni.

Mailbox-ban a jelszó terjedelme nincs korlátozva 8 karakterre, mint a Freemail-nél. Ebben a levelezőrendszerben 64 betűből, számból és írásjelekből kombinált jelszót is alkalmazhatunk. Ilyen hosszú jelszót azonban már nem lehet megjegyezni. Még egy jól begyakorolt mondókát alkalmazva is fennáll a tévesztés, melléütés lehetősége. A jelszót azonban nem csak beírni le­het, hanem bemásolni is. Ha élni szeretnénk a hagyományos úton, különféle próbálgatásokkal megfejthetetlen 64 karakteres jelszó adta biztonsággal, akkor másoljuk lemezre vagy pendrive-ra formázatlan jelszavunkat. (Különleges írásjelek alkalmazása esetén Word-ben alakítsuk ki a jelszót, és ne Jegyzettömbben vagy más szövegszerkesztő programban, mert a Jegyzettömb, valamint az ingyenes szövegszerkesztő programok a Fonts (Betűtípusok) mappa betűtábláit eltérő kódkiosztással használják. Emiatt pl. Jegyzettömbben az általunk alkalmazott karakterek helyett más fog megjelenni a jelszóban, amit a szerver nem fogad el. Az AltGr billentyű által kialakítható különleges írásjelek mellőzése esetén a jelszó Jegyzettömbben is kialakítható. Ennek a megoldásnak az az előnye, hogy a TXT formátumú dokumentum akkor is megnyílik, ha semmilyen szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő program nincs feltelepítve az éppen használt számítógépre.)

Miután a továbbiakban mentesülünk a begépelés fáradal­mai­tól, használjuk ki a helyzeti előnyünket, és fokozzuk tovább a biztonságot. Ne értelmes szava­kat, mondatokat írjunk egymás mellé, hanem kis- és nagybetűket, számokat vegyesen; külön­féle írásjelekkel, ritkán használt karakterekkel megspékelve. Az azonosító meghatározásánál csupán az angol ábécé áll rendelkezésünkre, de a jelszó kialakításánál bármilyen számot, betűt, és a klaviatúrán felelhető összes írásjelet alkalmazhatjuk. (Az AltGr billentyűvel előhívhatókat, valamint a szóközt, sőt a programozásban használt backslash karaktert is. A 2006 elején üzembe helyezett szerver azonban a magyar ékezetes betűket már nem fogadja el.) A különleges írásjelek alkalmazásával viszont vigyázzunk. Word-ben kialakítva is érhet bennünket meglepetés. A közösségi házakban, könyvtárakban egyre jobban terjed az ingyenes Linux. Ez az operációs rendszer már az új unikódos betűtáblákat használja, míg a Windows különféle változatai még korábbi kódtábla­kiosztással dolgoznak. Emiatt a Word-ben összeállított jelszavunk Linuxos böngészőbe másolva átíródik, egészen más írásjelek jelennek meg benne.

Mivel az összes karakter száma jóval meghaladja a 64-et, nem alkalmaz­hatjuk mindegyiket. A kiválasztásnál minél kevesebb magánhangzót, és minél több írásjelet használjunk. Egyetlenegy értelmes szó, szótag se forduljon elő benne. Az ismétlések, a gyak­ran előforduló szótagok ugyanis jelentős mértékben segítik a kódfejtőt a jelszó feltöré­sében. Az is nagyon fontos, hogy a billentyűket ne sorban egymás után nyomjuk le, hanem összevissza. Aztán számoljuk meg a karaktereket, nehogy több legyen 64-nél, majd mentsük ki a jelszót flopira vagy pendrive-ra. (A legjobb megoldás, ha jelszókészítésre véletlengenerátort használunk. Ez a kis segédprogram a KeePass Password jelszómenedzselő programban is megtalálható. Letöltési és használati módja A Windows operációs rendszer optimális használata című rovatban olvasható.) Végül állítsuk be a lemez törlésvédelmét. (A jobb alsó sarkában levő kis mű­anyag csúszkát húzzuk le.

A lemezre vagy a pendrive-ra rámásolhatjuk az összes e-mail postafiókunk jelszavát. (Az azonosítót ne írjuk melléjük, mert ha elveszítjük a lemezt, illetéktelen kezekbe kerülve a teljes postánk áttekint­hetővé válik. Ha elfelejtjük, hogy melyik tartozik a használni kívánt postafiókhoz, nincs nagy baj. Másodpercek alatt kijelölhetők, és betölthetők egymás után.) A flopi, illetve pendrive használata során semmi mást nem kell tenni, mint megnyitni, és a kijelölt jelszót Vágólapra küldeni. Utána nyissuk meg az e-mail postafiókunkat, írjuk be az azonosítónkat, majd állítsuk az egérkurzort a Jelszó beviteli mezőbe. Ezt követően nyissuk le az e-mail szolgáltató web­lapjának Szerkesztés menüjét, és adjuk ki a Beillesztés parancsot. (A jelszó a Ctrl + C és a Ctrl + V billentyűkombinációval is beilleszthető.) Betöltése egy pillanat alatt, és hiba­mentesen lezajlik. Így biztosan megnyílik a postafiókunk. (A postafiók létrehozásánál, a jelszó kétszeri megadásánál is ezt a módszert célszerű alkalmazni.)

Ez a jelszó egyébként szerkeze­tileg úgy néz ki, mint az elektronikus aláírás. A különbség csupán az, hogy itt nem 128, hanem 64 bites a jelszavunk. Ez ugyan nem megfejthetetlen, mint a digitális aláírás kódja, de még egy felkészült hackernek is hetekig (különleges írásjelek alkalmazása esetén hónapokig) tart a kikódolása. Ezért ők nem is próbálkoznak vele. Ehelyett kémrobotokat küldenek a számítógépünkre, vagy a világhálón figyelik meg az üzeneteinket. Ezért feltétlenül szerezzünk be egy profi tűzfalat, és rendszeresen frissítsük, hogy a legújabb trójai programokat is képes legyen blokkolni. Jelszavunk és azonosítónk út közben történő megszerzése ellen úgy védekezhetünk, hogy biztonsági vonalon juttatjuk el a szerverig. A Mailbox levelezőrendszer erre is lehetőséget ad. Kattintsunk a Biztonságos (SSL) parancsra. Miután sikerült átverekednünk magunkat a sok üzenettáblán, húzzuk be annak a weblapnak az URL címét a Hivatkozások listába, amelyen a jelszó beviteli mező alatt megjelenik az OK gomb. Legközelebb már ez a weblap fog megjelenni, így a korábbihoz hasonló módon nyithatjuk meg a postafiókunkat. Ma már a korszerű levelezőrendszerekben a jelszó és az azonosító továbbítása védett vonalon történik, azaz nem kapható el útközben. A Freemail levelező rendszerben pl. opcióként kérhető ez a továbbítási mód. A G-mail levelezőrendszerben viszont alapbeállításban folyik a védett adatáramlás. Az általuk használt https:// protokoll nem csak a jelszót és az azonosítót védi, hanem a le- és feltöltött leveleket is titkosítja.

Ha közösségi gépen dolgozunk, ne hagyjuk a jelszavunkat a Vágólapon, mert ott bárki meg­szerezheti. A Word 2003 Vágólapja a Ctrl + C + C billentyűkombinációval hívható elő. Ha csak a mi jelszavunk van rajta, kattintsunk Az Összes Törlése utasításra. Amennyiben más beszúrások is vannak rajta, a jobb egérgombbal jelöljük ki a jelszavunkat, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Törlés utasítást. Ha nem használtuk a Word 2003 program 24 lövetű Vágólapját, hanem a Windows Vágólapjával dolgoztunk, még egyszerű dolgunk van. Valahol a képernyőn jelöljünk ki egy közömbös szót, és küldjük Vágólapra. Az „egylövetű” Windows Vágólapon az új tartalom törli a régit.

Nagy előnye még ennek a módszernek, hogy billentyűfigyelő kémprogramokkal nem lehet kilesni a jelszavunkat. A körülöttünk állók is hiába figyelik az ujjainkat, mivel egy billentyűt sem ütünk le. A Vágólap törlése és a flopi, illetve a pendrive kivétele után semmi nyoma sem marad a jelsza­vun­k­nak. Ha Word-ben alakítottuk ki a jelszavainkat, akkor lemezre, illetve pendrive-ra mentésük előtt lássuk el jelszóval. (Eszközök menü à Beállítások parancs à Mentés fül.) Így elvesztésük esetén nem kell a jelszavainkat lecserélni. Ez a jelszóbetöltő mód­szer minden elektronikus levelezőrendszer szerverén alkalmazható. Mivel az értelmetlen, hosszú jelszavak emlékezetből rekonst­ru­álhatat­lanok, az elvesztésből vagy az ellopásból eredő veszteség kivédésére készítsünk a jelszót tartalmazó fájlról egy másolatot, amit jól elzárva, biztonságos helyen tároljunk. Amennyiben fennáll a szándékos lopás és jelszófeltörés gyanúja, a biztonsági fájl segítsé­gé­vel nyissuk meg a postafiókjainkat, és ha­ladék­tala­nul változtassuk meg a jelszavainkat.

Jelszavunk Explorerben való tárolása akkor sem tanácsos, ha egyedül használjuk a számítógépünket. Bármikor előfordulhat, hogy a barátunk vagy a barátnőnk megkér rá, hogy belenézhessen a postafiókjába. A jelszó könnyű elérhetősége esetén megeshet, hogy a mi postafiókunkban is körülnéz. Ezért ha már betároltuk a böngésző memóriájába, sürgősen töröljük ki. Az Eszközök menü lenyitása után adjuk ki az Internetbeállítások parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk Tartalom fület. Az újonnan nyíló ablak Személyi adatok szektorában kattintsunk az Automatikus kiegészítés gombra. A feltáruló táblán nyomjuk meg a Jelszavak törlése gombot, majd az OK gombokra kattintva mindkét ablakban nyugtázzuk a törlést. Annak érdekében, hogy a továbbiakban se tárolódjanak a használt jelszavak, az Automatikus kiegészítés szektorban aktiváljuk a Jelszavak mentése előtt rákérdezés utasítást. Ezt követően lehetőségünk nyílik rá, hogy megakadályozzuk a megadott jelszavunk elmentését. Ha nem akarjuk a jelszavainkat elektronikus adathordozón tárolni, elfelejtésük ellen úgy védekezzünk, hogy beírjuk egy füzetbe, és a géptől távol, elzárva tároljuk.

Több tucat különböző jelszó esetén már lehetetlen őket fejben tartani, és papírra írva, lemezre töltve is kockázatos ennyi jelszót együtt tartani. Elvesztése, ellopása esetén ugyanis illetéktelen személyek hozzájuthatnak az összes postafiókunk, honlapunk tartalmához, könnyen megnyithatják jelszóval védett dokumentumainkat, vagy akár meg is szüntethetik a postafiókunkat. Ebben az esetben érdemes alkalmazni a Norton Password Manager 2004 programot. Ebben az ingyenes jelszókezelő és űrlapkitöltő programban már nyugodtan feltüntethetjük postafiókunk azonosító nevét is a megfelelő jelszóval párosítva. Emellett beírhatjuk a személyes adatainkat (név, lakcím, telefonszám, bankártyaszám). A Password Manager ugyanis minden adatot kódolva, és jelszóval védetten tárol. (Egyszerűbb egy jelszót megjegyezni, mint több tucatot.) Az adatvédelemre három biztonsági szint áll rendelkezésünkre. Több felhasználót is támogat, és természetesen mindenki csak a saját adatához férhet hozzá. Internetes alkalmazásnál nem kell az egyes adatokat beírni, vagy Vágólapon keresztül bemásolni, mert az űrlapkitöltő funkció mindent a kurzorral jelölt helyre illeszt. A program a PC World folyóirat 2004 márciusi számának CD-mellékletéről tölthető le.

Igen nagy mértékben megnehezíti a jelszófeltörést, hogy Mailbox-ban a belépés nem indítható Enter jellel. Minden egyes jelszó beírása után manuálisan kell rákattintani a belépek gombra. Sajnos ezt a módszert a többi levelezőrendszer nem alkalmazza, pedig ez önmagában is elvenné a hackerek kedvét mások postafiókjának feltörésétől. A legjobb rendszer, a leghosszabb jelszó, és a leggondosabb jelszótárolás sem ér azonban semmit, ha figyelmetlenül használjuk a postafiókunkat. Szinte minden levelezőrendszernél fellépő jelenség, hogy az Explorer bezárása után nem szakad meg a kapcsolat a postafiókunkkal. Ezért közösségi gépeken, ha a következő használó is a mi levelezőrendszerünket nyitja meg, megjelenik neki a mi postafiókunk. Anélkül jut hozzá a leveleinkhez, hogy tudná a jelszavunkat. Ez a kellemetlen helyzet csak úgy kerülhető el, ha szabályosan használjuk a levelezőrendszert. Ne a böngésző program bezárásával, hanem a weblap Kilépés mezejére, illetve webkapcsára kattintva lépjünk ki belőle.

Új postafiók nyitásakor ne használjunk álnevet, mert az űrlapok meghamisítása bűncselekménynek számít. Törvénybe ütköző tevékenység folytatása esetén könnyen lebukhatunk. Személyes adataink illetéktelen kezekbe kerülése ellen más módon védekezzünk. Office 2003-ban pl. mód van arra, hogy a levelünkhöz csatolt fájlból eltüntessük a személyes adatainkat. Ehhez nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki a Beállítások parancsot, majd aktiváljuk az Biztonság fület. A feltáruló tábla Adatvédelmi beállítások szektorában érvé­nye­sítsük a Személyes adatok eltávolítása a fájlból mentéskor utasítást. Ezt követően a Fájl menügombbal előhívható Adat­lap ablakban nem jelenik meg a saját nevünk, a cégünk neve, a változtatásokat végző sze­mély neve, sőt azok neve sem, akik a dokumentum változatait elmentették. Illegális tevékeny­séget nem érdemes végezni ezekkel az eljárásokkal, mert a szolgáltatónál továbbra is megmarad a valódi nevünk és címünk, amit hatósági felszólításra ki fognak adni. Minden internetes kap­csolatteremtés során megjelenik a szolgáltatónál a hívást kezdeményező IP címe, gépének telepítési helye és az adattovábbítás útvonala.

Hiába alkalmazunk álnevet, amikor előhívunk egy internetoldalt, számítógépünk automatiku­san átadja a webszervernek az IP (azonosító) címünket. Ha ezt nem tenné, a szerver nem tudná, hová küldje az igényelt információt. A szerver protokollállományában tételesen megtalálható, hogy mely IP címekről mikor keresték fel a kiszolgálót. Önálló IP címmel nem rendelkező modemes internete­zők változó Internet Protokoll címet kapnak, amiből nem deríthető ki a számítógép-tulajdonos neve és lakcíme. A szolgáltatóé viszont igen, amelyen keresztül rákap­cso­ló­dott a hálózatra. A szolgáltatónak pedig kötelessége, hogy a saját protokollja alapján meg­adja a nyomozó hatóságoknak, hogy az adott időpontban mely ügyfele használta a kérdéses IP címet. Ezt a legtöbb esetben kérniük sem kell, mert a Nemzetbiztonsági Hivatal szakemberei állandó jelleggel a helyszínen vannak. A legnagyobb telekommunikációs cég, az amerikai AT&T egyik alkalmazottja szerint minden adatátviteli központban van egy titkos szoba, ahol nagymérvű adatbányászás folyik. Mark Klein azt is elárulta, hogy ezek a kémek minden telefonhívást, e-mailt, sms-t és egyéb adatot ellenőriznek, a gyanúsakat pedig tároló szerverekre irányítják. Nincs szükségük jelszavakra, mert rendszeren belül vannak, azt hallgatnak le, nézhetnek meg, amit akarnak. Különös gondot fordítanak a kulcsfontosságú személyekre, akiknél minden telekommunikációs adatforgalmat rögzítenek, amit persze letagadnak.

Ha nagyon akarja, a címzett is kinyomozhatja a kilétünket, valódi nevünket, mert a levél fejlécén szerepel számítógépünk IP címe. Egyébként az Interneten számos „névtelenítő” szolgáltatás ta­lálható, melyek azt ígérik a felhasználónak, hogy lehetetlenné teszik az azono­sítást. Ezek egyi­ke a http://www.anonymizer.com A keresősávban annak a webol­dalnak a címét kell meg­adni, amelyet le akarunk tölteni. Ez esetben a címzett valóban nem kap semmi árulkodó adatot ró­lunk, de az IP címünk megtalálható az Anonymiser szerverén, amit hatósági felszólításra ők is kénytelenek kiadni. Közreműködésük nélkül nem követhető az útvonal, de velük már igen. (Egyébként sokan rajtuk keresztül szerezték meg a PGP titkosító programot. Mint később szó lesz róla ez csak amerikai szerverekről tölthető le. Egy Ameri­kában tevékenykedő .com kiterjesztésű névtelenítőn keresztül azonban külföldre is eljuthat.)

A terhelő bizonyítékok gyors leselejtezésére se számítsunk. Egy most elfogadásra kerülő EU-törvény alapján internetezési szokásainkat 7 évig fogják őrizni a hatóságok. Abban se reménykedjünk, hogy az e-mail postánk törlésével meg tudunk semmisíteni számunkra kompromittáló leveleket. A levelezőrendszer üzemeltetője ugyanis 5 évig köteles megőrizni a törölt leveleket is. Így ezek törlése esetén semmi más nem történik, mint a megsemmisítésre szánt levél a Beérkezett vagy Elküldött mappából átkerül a Lomtárba. Sőt még ennyi sem történik. A törölt fájlok maradnak ott, ahol vannak, csak a mappa neve változik. Azzal hogy töröljük őket, csupán a számunkra válnak elérhetetlenné. Nem csak a titkos szolgálatok szerezhetik meg, hanem a rendőrség is. Ehhez csupán egy ügyészi határozat vagy egy érvényes bírósági végzés kell.

A hackereknek még erre sincs szükségük. Nekik egy szokványos jelszóval ellátott postafiók feltörése csak néhány perces ujjgyakorlat, és a törölt fájlok megtalálása sem okoz gondot. Jól vigyázzunk tehát, hogy mit írunk be a számítógépünkbe, vagy mit küldünk el vele mellékletként, mert ha eljut a szerverre, már megsemmisíthetetlenné válik. A szövegszerkesz­tő programokkal készített dokumentumokkal sem árt vigyázni, mert Word 97 felett minden Mic­rosoft programmal készített dokumentumban megjelenik a Windows operációs rendszer egyedi azonosítója, ami a regisztráció folytán a nevünkhöz és egyéb személyes adatainkhoz kötődik. Még a számítógépünk hardver- és szoftverháttere is kideríthető belőle. A hírhedt Melissa vírus megalkotóját és terjesztőjét is ennek alapján kapták el, és juttatták a törvény őreinek kezére.

Az e-mail postán érkezett leveleket nem csak nyomtatott formában őrizhetjük meg, hanem elektronikusan is letölthetjük. (Freemail-ben nem kell megnyitni a letöltendő leveleket, elég a listában kijelölni őket.) Ebben a levelezőrendszerben letöltés után a beérkezett levelek törlődnek. Ezt úgy akadályozhatjuk meg, hogy a Mappák webkapocsra kattintva létrehozunk egy saját mappát (mondjuk depo néven) és elolvasás után kijelöljük, majd az áthelyez gombbal átküldjük ide a leveleinket. Ez az eljárás azzal az előnnyel is jár, hogy az érkezett mappában azonnal látjuk, hogy jött-e levelünk, az új leveleket nem kell a régiek között keresgélni. Az egyenkénti letöltés során a Fájlnév kijelölősávba nem csak a címzett nevét tüntethetjük fel, hanem a levél keltét is. (Ne használjunk pontokat, és perjelet, mert ezt a program nem fogadja el. Az elkülönítést kötőjellel, vagy kisbetű-nagybetű váltással végezzük. Word-ben és a Jegyzettömb korszerű változataiban szóközt is alkalmazhatunk.) Így már hamar megtaláljuk az archívumban. A letöltött leveleket érdemes postaládánként csoportosítani (Elküldött, Érkezett). Még mielőtt nekiállnánk az archiválásnak, fésüljük át a postaládáinkat, és selejtezzük ki a felesleges, érdektelen leveleket, a reklámüzeneteket. Ezáltal jelentős hely szabadul fel a postafiókunkban is. (Alapbeállításban a postaládákban nem az utolsó, legnagyobb sorszámú levél a legfrissebb, hanem az 1-es számú. Az újonnan érkezett levelek mindig a lista elejére kerülnek. A legtöbb levelezőrendszerben növekvő sorrendezés is beállítható. Ekkor az utoljára érkezett levél a lista végére kerül.)

Érdemes levelezésünk megőrzéséről gondoskodni, mert a néhány kilobájtos levelek tömörítve nagyon kevés helyet foglalnak, és évtizedek múlva is kutathatók, sőt bizonyítékként is használhatók. Amennyiben az archiválást flopira végeztük, tíz év után másoljuk át egy korszerű adathordozóra, mert egy idő után a mágneses adatrögzítők is tönkremennek, lemágneseződnek. Oly mértékben lecsökken a jelek amplitúdója, hogy a digitális rendszerek nem képesek érzékelni a rajtuk található információt. Ugyanezt kell tenni a manapság egyre népszerűbb pendrive-val, bár ezt a drága eszközt sokan csak átmeneti tárolóként, adatok szállítására használják. (A felfrissítés legegyszerűbb módja, hogy néhány év után a tartalmát rámásoljuk a winchesterre, majd visszamásoljuk.)

Azért is célszerű időt szakítani erre a tevékenységre, hogy nyomot hagyjunk magunk után. Az irattárosok, a levéltárosok, a történészek és irodalomkutatók ugyanis mind gyakrabban hangoztatják, hogy a számítógépre való átállás következtében megszűntek a cédulázások. Az írók már nem hagynak maguk után piszkozatokat, kéziratokat, így nem tudják nyomon követni egy-egy mű kibontakozását. A számítógépen ugyanis csak az utolsó változat található meg. A kezdet a sok-sok törlés, frissítés következtében eltűnik. Ennélfogva a későbbi remekművek esetén nem lesz lehetőség kritikai kiadásokra, kezdetekre visszatekintő elemzésekre. Ugyanez a helyzet a levelezéssel. Mivel manapság már a szerzők is e-mail levélben intézik az ügyeiket, tartják a kapcsolatot a kiadókkal és egymással, egy idő után ezek a levelek is nyomtalanul megsemmisülnek. Így korunk informatikai társadalmának hétköznapi tevékenységéből szinte semmi sem marad fenn az utókor számára. Az elektronikus könyvtárak rendszeres frissítéssel gondoskodnak ugyan a felhelyezett művek konzerválásáról, de ők csak a végeredményt tudják megőrizni. (Mellesleg 2009-ben az Internetről letölthető elektronikus könyvek száma már 1 millió volt.)

A leggyakrabban használt e-mail címet nem kell a levelező program címlistájában keresgetni. Az Asztalról közvetlenül is elérhetjük. Ennek kialakítása érdekében kattintsunk a jobb egérgombbal az Asztal szabad felületére, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki az Új, majd a Parancsikon utasításokat. A tovább nyíló ablak Parancssor beviteli mezejébe írjuk be: mailto:név@cím. (A név@cím helyére partnerünk e-mail címét írjuk.) Kattintsunk a Varázsló program Tovább gombjára. Utána az adjunk nevet a parancsikonnak. Végül nyomjuk meg a Befejezés gombot. Ha kétszer rákattintunk az új ikonra, levelezőprogramunk nyit egy új levélablakot, amely már tartalmazza partnerünk e-mail címét.

Érdekességként megemlíthető még, hogy az első e-mail levelet 1969-ben küldte el Leonard Kleinrock professzor egy kollégájának Stanfordba. A művelet végén a rendszere összeomlott. Nem csoda, hiszen ekkor még program sem létezett ehhez a művelethez. Az első postai szoft­vert 1972-ben írta meg Roy Tomlinson. Ő találta ki a kabarétréfákban is gyakran emlege­tett @ (kukac) jelet a címek tagolására. Kezdetben egy üzenet ára 4 dollár volt. Ma már a fel­hasz­nálók többsége ingyenes postafiókon keresztül levelez. Ennek azonban az az ára, hogy nem csak a böngészés, hanem az e-mail levelek megtekintése során is nem kívánt hirdetések ugranak a képernyőre. Olyanok is vannak köztük, amelyeknek nincs fejlécük és bezáró gomb­juk. Szeren­csére ennek a kellemetlenségnek az elhárítására is születtek megoldások. A bann­erek (reklám­csíkok, szalagreklámok) és a beugró reklámablakok távol tartásának leghaté­konyabb módja a Popup programok alkalmazása. Ezek az Internetről letölthető ingyenes segédprogra­mok igen nagy választékban állnak rendelkezésünkre. (Az ajánlást lásd a PC World folyóirat 2002 szeptemberi számának 88-90. oldalain.)

Ennél is nagyobb gondot okoz az e-mail postán érkező reklámlevelek özöne. 2008-ban a világ e-mailforgalmának 80%-át a spam tette ki. (2001-ben ez az arány még csak 8% volt.) Többek között ennek tudható be, hogy ma már naponta 80 milliárd e-mail keletkezik.[20] Döbbenetes, hogy ebből 62 milliárd a spam. (Statisztikai kimutatások szerint továbbításuk, törlésük évente 33 milliárd kWh energiát emészt fel. Ezzel az energiamennyiséggel 2,4 millió lakás elektromos ellátását lehetne fedezni.) Nem véletlen, hogy oly sokan próbálják manipulálni ezt a hatalmas felhasználótábort. Egyéni szinten lehetetlen védekezni ellenük. A spam visszaszorítására hozott törvények is sorra kudarcot vallanak. A profi spamme­reket nem rettenti vissza a kilátásba helyezett pénzbüntetés, vagy számítógépük lefoglalhatósága. Ők ugyanis hamis feladóval, visszakereshetetlen címekkel ellátott spam­gyártó programokat használnak. Többségük off-shore módon (Floridából vagy Ausztráliából) küldi a cyberszeme­tet. (Nálunk egy gyanútlan internetező nevében 1 nap alatt 250 ezer levelet küldtek ki anélkül, hogy az illető tudott volna róla.) A címrablás ellen csak a hatékony szűrőrendszerek (vírusölő programok, internetes tűzfal és az elővigyázatosság) védenek. Ne tegyük ki a honlapunkra, és ne adjuk ki válogatás nélkül mindenkinek az e-mail címün­ket.

 A levelező listákra ne a fő címünkkel, hanem egy erre a célra létrehozott ingyenes e-mail címmel jelentkezzünk be. Az online szolgáltatók ugyanis körbeadják a szervereiken tá­rolt címeket, így nagyon hamar úgy járhatunk, mint az a gyanútlan olvasó, aki az egyik számítás­technikai folyóiratnak írt panaszlevelében arról számolt be, hogy naponta 800 rek­lámlevél érkezik az e-mail címére. Ezeknek a letakarítása órákat vesz igénybe. Ha mi is így járunk, és nem akarjuk, hogy a világháló hiénái őrületbe ker­gessenek bennünket, szerezzünk be egy szelektáló programot. Az Outlook Express-en ke­resztül érkező szemétposta kiváló szűrője a McAfee Spam­­killer. Ára 40 dollár, és az Interneten rendelhető meg: http://www.mcafee.com A DrStopSpam program arra is képes, hogy kinyomozza a kéretlen levelek feladóját. El tudja olvasni a rejtett fejléceket, és kideríti a levél útját, valamint a küldő kilétét. Így lehetőségünk nyújt, hogy eljárunk ellene. Valamennyi levelezőprogrammal együttműködik.

Jellemző a spamküldők erőszakosságra, hogy nem lehet tőlük megszabadulni. A kéretlen reklámablakok ugyanis sokszor olyan helyre ugranak, ahol lehetetlenné teszik a program használatát. (Levelezőrendszerek esetén pl. letakarják a Belépés gombot.) Hiába kattintunk az x bezáró gombjukra, nem tűnnek el, hanem tovább nyílnak. A modemes internethasználók réme az a fondorlatos program, amely az x bezáró gomb használatát is OK gombra kattintásként értékeli, és elindítja az emelt díjas telefonszolgáltatást a számlánkon. Az ilyen programoktól csak egy módon szabadulhatunk meg. Az Ctrl + Alt + Del billentyűkombinációval hívjuk elő a Windows Feladatkezelő ablakot, aktiváljuk az Alkalmazások fület, és a feltáruló táblán jelöljük ki a képernyőn megjelent alkalmazást, majd a Feladat befejezése gombra kattintva szakítsuk meg vele a kapcsolatot.

Ha az ily módon elküldött ablak újra megjelenik, akkor már befészkelte magát a gépünkbe, és a Rendszerleíró adatbázis általa szerkesztett bejegyzésén vagy a Programok mappában készített indító fájlján keresztül regenerálja magát. Ilyenkor már csak egy jó spyware program segíthet rajtunk. (A választékot lásd a IV. fejezet Windows operációs rendszer optimális használata című rovatában.) Erre azért is szükség van, mert a hackerek aljassága nem ismer határokat. Körmönfont módszereik legújabb eredménye az elitehaf32.exe féreg. Először egy üzenetet jelentet meg ezzel a figyelmeztetéssel: „Spyware detected! Your computer is infected. Click here to download the removal tool…!” Ha ezt megtesszük, a féreg aktiválja magát, és elkezdi romboló tevékenységét. A Microsoft, vagy valamelyik jól ismert vírusirtó cég nevében is készítenek üzenetablakokat. Ezek megtévesztésig hasonlítanak eredeti az ablakokra, üzenettáblákra. Ne tegyünk eleget a bennük olvasható felszólításnak, ne töltsünk le a segítségükkel semmilyen vírusirtó vagy trójai program ellen védő szoft­vert, és ne hagyjuk, hogy átvizsgálják a gépünket. A Microsoft és a vírusirtó programokat készítő cégek nem vizsgálják át automatikusan a gépünket, és nem végeznek ingyenes vírusirtást.

A kéretlen reklámlevelek megfékezésre nagyon hatékonynak bizonyult a SpamNet is. A Cloud­mark cég szakemberei rájöttek arra, hogy nem egyénileg kell harcolni az egyre erősza­kosab­bá váló nethiénák ellen. Sokkal hatékonyabb a fellépés összefogással. Ezért létrehoztak egy központi adatbázist, ahová minden tag elküldheti a címére érkezett reklámlevelet. Ezeket meg­vizsgálják, és ha valóban reklámcélra gyártott körlevélnek, piramisjátéknak vagy egyéb töme­gesen kibocsátott iromány­nak bizonyul beazonosítják, és ezt a küldeményt már nem engedik el­jutni a többi tag postaládájába. A http://cloudmark-spamnet.updatestar.com/hu honlapról letölt­hető beépülő modul egyelőre csak az Outlook levelezőprogramban működik. Telepítése után elindítva az Outlook-ot tájékoztatót kapunk a működéséről. Beállítása az Eszközök menü­ben, a Beállítások paranccsal megnyíló ablakban, egy külön fül aktiválásával lehetséges. Ezen a táblán megadhatjuk, hogy mely postafiókunkat figyelje, és hogyan kezelje a drótpostaszeme­tet. Használata rendkívül egyszerű. Összesen három gombbal működtethető: Cloudmark–Block–Unblock. Ha olyan reklámlevél érkezne hozzánk, amit a hálózat még nem szűr, nincs más dol­gunk, mint rákattintani a Block gombra. Ekkor a kéretlen levél bekerül a SpamNet szerverébe, amely megállítja a további terjedését.

Ez a világméretű összefogással létrejött rendszer igen hatékony. A nem kívánt küldemények 80-90%-át kiszűri. Egy kisebb szerkesztőségben a korábbi, naponként 30-40 reklámüzenetet 3‑5-re redukálja. 70-80 e-mail leveles forgalom ese­tén ez nagyon jó arány. Nem kell órákat tölteni a szemét letakarításával, a maradék pár perc alatt kiselejtezhető. A SpamNet által feketelistára helyezett levelek nem vesznek el. Ezeket is megnyithatjuk, átvizsgálhatjuk. A közösség tagjai vállvetve, és egyre eredményesebben harcolnak a bosszantó levelek ellen. Ehhez a kezdemé­nyezéshez eleinte bárki ingyen csatlakozhatott. Időközben azonban ez a szolgáltatás fizetőssé vált. A korábbi bétatesztelőktől 2, az új felhasználóktól 4 dollárt kérnek havonta. A megtakarított időt tekintve azonban még így is megéri csatlakozni ehhez a rendszerhez. Nem is szólva a vírusveszély jelentős csökkenéséről, és idegeink kíméléséről. Különösen a nagy e-mail forgalmat bonyolító cégek, közintézmények számára előnyös a SpamNet rendszerhez való csat­lako­zás. Nemzetközi felmérések szerint ugyanis az elmúlt két évben ötszörösére nőtt a rek­lám­leve­lek száma.

Az internetezés közben mind gyakoribb felugró reklámablakok ellen hatásos védelmet nyújt a http://www.google.com/tools/firefox/toolbar/FT3/intl/hu/index.html címről letölthető Google toolbar program. A PC World folyóirat 2004 júniusi számának CD-, illetve DVD-mellékletéről is fel­tele­píthető. Explorer böngésző alatt működtetve minden 10 popup reklámból 9-et megszüntet, amit egy halk kattanással nyugtáz. Egyes webhelyek néhány percenként automatikusan frissítik a tartalmukat. Ezt többnyire azért teszik, hogy egy másik bannert tárjanak a szemünk elé. Ennek megakadályozása érdekében nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki az Internetbe­ál­lí­tá­sok parancsot. Ha az Explorer 11-re frissítettünk, akkor kattintsunk a jobb felső sarokban látható fogaskerék ikonra. Egyébként ezt célszerű mielőbb megtenni, mert az Explorer 8 már minden szempontból használhatatlan.) A megjelenő ablakban aktiváljuk a Biztonság fület. A feltáruló táblán nyomjuk meg az Egyéni szint gombot. A tovább nyíló Biztonsági beállítások ablak Vegyes à META REFRESH engedélyezése listájában aktiváljuk a Tiltás (Letiltás) utasítást, nyomjuk meg az OK gombot. Végül aktiváljuk az Adatvédelem fület, és a feltáruló tábla alján érvényesítsük az Előreugró ablakok blokkolása utasítást, majd itt is kattintsunk az OK gombra. A felugró reklámablakok kémrobotokat és reklámszoftvereket is tölthetnek a számítógépünkre. Ezeket az Ad-Aware programmal lehet hatékonyan eltávolítani a rendszerleíró adatbázisból. Letöltési cím: http://download.chip.eu/hu/Ad-Aware_69537.html Ez az alkalmazás arra is képes, hogy a webes tárcsázó programokat megtalálja, és kiirtsa. (Feltelepítési és frissítési módját lásd a IV. fejezetben, A Windows operációs rendszer optimális használata című rovatban.)

Egyébként már a levelezőrendszerek működtetői is végeznek spamszűrést. 2005 júliusától a Freemail rendszerben is ingyenes a spamszűrés és a vírusirtás. A Mailbox rendszer működtetői már korábban is díjmentesen végezték a vírusellenőrzést és a spamszűrést. Minden levelet vírusmenetesítenek, és csak utána engedik be a postafiókokba. Ha valamelyik levél ismeretlen vírust tartalmaz, azt visszatartják, és küldenek róla egy értesítést a címzettnek. Ennek alapján megérdeklődhetjük a feladótól, hogy küldött-e nekünk levelet, és megkérhetjük, hogy amennyiben fontos közlendője van, ismételje meg vírusmentesen. Erre többnyire nem kerül sor, mivel a vírussal fertőzött levelek szinte mindegyike hackerektől származik. A spamszűrés azonban egyik rendszerben sem hatékony. Csak azokat a leveleket rakják a Spam mappába, amelyek tömegével érkeztek a rend­szerbe, és más címzettek is megkapták. Az egyes postafiókokat nem vizsgálják át. A nekünk címzett reklámleveleket továbbra is saját kezűleg kell eltávolítanunk.

Sok kárt és bosszúságot okoznak az információ tárolására és lekérdezésre szolgáló programok is, amelyek az Exploreren át érkeznek az Internettel, cookie formájában. A szoftverfejlesztők által készített cookie (süti) nem más, mint egy gyorsító mini fájl, amely a korábbi webhelyek megtalálásának idejét rövidíti le. A felhasználó számítógépén találhatók, de tartalmukat a meglátogatott weboldal szerveréről módosítják. Számos adat tárolható bennük, ami gyorsítja a böngésző működését. Sajnos a hackerek nagyon ha­mar rájöttek arra, hogy különböző utasításokkal a cookie kémked­ésre is a használható. Így most már ellenük is védekeznünk kell, oly módon, hogy csak a leg­szükségesebbet engedjük tevé­kenykedni.

Az ártalmas cookie-k által megszerzett adatok kijuttatása az Explorerrel akadályozható meg. Nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki az Inter­net­beállítások parancsot. A megje­lenő ablakban aktiváljuk az Adat­védelem fület. A feltáruló tábla Beállítások szektorában állítsuk a csúszkát legfelső: Az összes cookie blokkolása állás­ba. A ra­dikális tiltás ellenére a Freemail és a Vipmail levelező­rendszer aka­dálytalanul hasz­nál­ható. Mail­­box-ban azonban így nem lehet megnyitni a leveleket. Ezért ha ezt a rendszert hasz­náljuk, állít­suk a csúszkát Ma­gas foko­zat­ra. Itt is bizt­on­ság­ban leszünk, mert a bele­egye­zé­sünk nélkül sze­mélyes ada­ta­ink nem kerül­het­nek ki a gép­ből. A másik meg­ol­dás, hogy rá­kat­tintunk a Szer­kesztés (He­lyek) gombra, és a tovább nyíló Webhelyfüggő biztonsági mű­veletek ablak Webhely címe beviteli sávjába beírjuk annak a webhelynek a címét, amely leg­biztonságosabb fokozaton nem hajlandó kommunikálni. Végül kattintsunk az Engedélyezés gombra. Az OK gomb megnyomása után erre a webhelyre nem vonatkozik az adatvédelmi beállítás.

A harmadik megoldás szerint nyissuk le az Eszközök menü à Internetbeállítások ablak à Adatvédelem füllel megjeleníthető táblát. Kattintsunk a Speciális gombra, és a Speciális adatvédelmi beállítások táblán a Belső cookie-k és Külső cookie-k opciókat állítsuk át Blokkolás utasításra. Végül az OK gombokkal nyugtázzuk a beállításokat. A cookie-k kitiltása lassítja ugyan a böngészőt, de a késedelem csupán tizedmásodpercekben mérhető. Ezt követően azonban nem csak a hackerek tevékenységét nehezíthetjük meg, hanem megakadályozhatjuk, hogy a böngészők megfigyelhessék internetezési szokásainkat. Sajnos egyes weblapok (pl. a Google kereső) ragaszkodnak a statisztika cookie gépünkbe helye­zéséhez. Ez esetben a Speciális adatvédelmi beállítások táblán érvényesítsük a Munkamenet cookie-k fogadása utasítást is. Windows XP-t használva lénye­gesen kevesebb kémprogram ké­pes feltelepülni, ha a Vendég fi­ókból inter­ne­tezünk. Rendszer­gaz­daként bejelentkezve ugyan­is a spyware programok az Ex­plore­ren keresztül megöröklik fel­hasz­nálói jogainkat, és akadály­men­tesen befészkelik magukat az operációs rendszer mély réte­gei­be.

A Firefox és a Chrome bön­gészők védenek a beépülő alkal­mazások észrevétlen települése ellen is. Ezt a védelmet azonban aktiválni kell. Firefox-ban írjuk be a címsorba: about:config, majd keressük meg a plugins.click to_play utasítást, és aktiváljuk. A Chrome böngészőnél a cím­sor jobb szélén nyissuk meg a Beállítások menüt, és az alján kattintsunk a Speciális beállítá­sok megjelenítése menüre. A lenyíló lista Adatvédelem szek­torában nyomjuk meg a Tarta­lombeállítások gombot. A meg­nyíló ablak a Plug-inek szektorában aktiváljuk a Kattintson a lejátszáshoz utasítást. Végül nyomjuk meg a Kész gombot, és zárjuk be a beállítások fület. Ezt követően a beépülő alkalmazások csak a jóváhagyásunkkal tudnak futni. Ezt természetesen ne adjuk meg, mert a legális weboldalak beépülők nélkül is használhatók. (Ha gyakran böngészünk a YouTube-on, idegesítő lehet, hogy ezt követően minden egyes dal megnyitása előtt engedélyeznünk kell a Flash Player program futását.)

A beépülő modulok előszere­tettel telepítenek a böngészőnk­re saját eszköztárat vagy állíta­nak be káros weblapokat induló oldalnak. Ezektől nehéz meg­sza­badulni. (A Vezérlőpulton a Program eltávolítása ablakban kell megkeresni, és törölni a nem kívánt programot. Ha itt nem található, a Rendszerleíró adat­bá­zisban kell kutatni utána.) Ha nem rendelkezünk kellő szak­ér­telemmel, állítsuk vissza a bön­gészőt alaphelyzetbe. Firefox-nál írjuk be a címsorba az about:support utasítást, majd kattintsunk a Firefox alap­hely­zetbe állítása parancsra. Chrome böngészőnél a címsor jobb szé­lén nyissuk meg a Beállítások menüt, és az alján kattintsunk a Speciális beállítások megje­le­ní­tése menüre. A lenyíló lista alján nyomjuk meg A Böngé­szőbeállítások visszaállítása gom­­bot. Explorer-nél nyissuk le az Eszközök menüt, adjuk ki az Internetbeállítások parancsot, és kattintsunk a Speciális fülre. A feltáruló tábla az Internet Explorer beállításainak vissza­állítása szektorában nyomjuk meg az Alaphelyzet, majd az OK gombot.

Az ingyenes levelezőrendszerek között nálunk a Freemail a legnépszerűbb, és a legrégebbi. 1984-ben indult, és ez volt az ország első ingyenes levelező­rendszere.  Széles körű elter­je­dé­se annak tudható be, hogy In­ternet-előfizetés nélkül is hasz­nál­ható, egy POP3-as telefon­szám tár­csázásával. Nemrég meg­újult portálja és bővített szolgál­tatásai révén használhatósága már megha­ladta egyes fizetős levelezőrendszerekét is. (2005 júliusától 25 MB-ra növelték a tárhelykapa­ci­tást, és felár ellenében 1 GB-os tárhelyet is bérelhetünk, sőt küldhetünk 1 GB-os óriáslevelet.) Ezen túl­menően a Free­mail gyors és megbízható. Nem pattannak vissza róla a csatolmányok, mint korábban a Mailbox rendszerről. Újabban már védett vonalon is beléphe­tünk a rendszerbe, ami óvja a jel­sza­vunkat a hackerektől. Üz­leti levelezésre azonban nem aján­lott a haszná­lata, mert a szno­bok nem ve­szik komolyan az ingyenes levelező­rendszerekről érkezett küldemé­nyeket. Sok helyen olvasatlanul kidobják, mint a postaládába tö­mött kéretlen prospektusokat, és reklámújságokat. Erre a célra csak bérelt posta­fiók használ­ha­tó, amely mellesleg semmivel sem tud többet, mint a Freemail, vagy a Mailbox.

Az igazán nagymenők do­main­névből készített egyedi cí­met használnak. A honlapjuk címé­ből alakítják ki az e-mail címüket oly módon, hogy a @ jelet az összetett név közé teszik. Tu­laj­don­neveknél ez nem okoz gondot. Egyszavas cégnév esetén a nevük elé illesztik az info szócskát, és a @ jelet a kettő kö­zé szúrják be. Mások meg­is­mét­lik a nevüket. A @ előtt és után is a cégnév áll. Az ilyen le­vélcím fenntartása azonban sok­ba ke­rül. A szolgáltatók domain­karban­tar­tás címén általában egy veze­tékes telefon fenntartási költ­­sé­gé­nek megfelelő összeget kérnek érte havonta. Műszaki levelezés­hez se hasz­náljuk a Free­mail postát. A Mailbox-al ellentétben a mellékletként érkezett programokat, betű­táblákat ez a levelezőrendszer nem tudja megnyitni. Hiányolja a CD-lemezt, amelyről kimásol­ták, vagy ér­vénytelen fájlnévre hivatkozik. (Ha nem tudunk más levelezőrendszerre áttérni, tömörítve kér­jük a kényes mellékleteket. Ez a küldési mód a Különleges betűk alkalmazása című rovat­ban található.)

Általános levelezésre azonban alkalmas a Freemail. Mivel nem olyan bonyolult, mint a Mail­box, könnyebben kezelhető, és a megírt levél is hama­rabb felkerül a szerverre. A továb­bí­tása azonban (főleg csúcsidő­ben) tovább tart. Egyébként a Free­mail volt az első ingyenes leve­lezőrendszer nálunk. 1997 óta működik, és 2014-ben már 3,74 millió aktív postafiókja és napi 550 000 látogatója volt. Az ingye­nes levelezőrendszerek közül jól használhatók még a Népszava Online által működtetett Kukac, valamint az El Greco Kft. által üzemeltetett NetCity-Free Net­mail. Számos többlet­szolgál­ta­tásuk közé tartozik az ingyenes spam szűrő. Az extra igényűek megpróbálkozhatnak a Google kereső program üzemeltetői által létrehozott levelező rendszerrel, a G-mail-al. Ők 15 GB-os tár­he­lyet biztosítanak ingyen, és 1 GB-os csatolt mellékleteket le­het vele küldeni. (Akinek ez is kevés, évi 40 euróért 25 GB-os postafiókot is bérelhet.) Csak az a baj, hogy ezt a többi leve­le­ző­rendszer nem tudja fogadni, így ezek az adottságok csupán a rendszeren belül használhatók ki. Inaktivitás esetén a G-mail fiók nem 3, hanem 9 hónap után szűnik meg. (2007 februárjától a magyar érdeklődők meghívó nélkül is készíthetnek ingyenes postafiókot. Cím: http://www.gmail.com ) A 2006 februárjában megújított Mailbox levelezőrendszer azonban bárki számára lehetővé teszi óriásle­ve­­lek küldését. Akár több száz megabájtos csatolmányt is fűzhetünk a levelünkhöz. Az óriás­fájlt azonban 3 napon belül le kell tölteni, és el kell távolítani a postafiókunkból. Ezzel a küldési móddal megoldható a 600 dpi-vel beszkennelt képek továb­bí­tása. Így pl. könyvtárakban nem kell CD-re mentetni az anyagot.

2008 áprilisában a Mailbox beolvadt a G-mail levelezőrendszerbe. Ebből a felhasználóknak számos előnyük származott. Az egyik, hogy jelentősen felgyorsult a szerver. A másik, hogy a tároló hely 7,5 GB-ra nőtt, ami a G-mail-hez hasonlóan idővel to­vább növekedik. Aki akar a Mail­­­box új nyitóoldalán azonnali cse­ve­gést is folytathat. A levélírás is komfortosabbá vált. A már megszokott helyesírás-el­len­őr­zé­sen kívül lehetőségünk van a be­tűméret növelésére, kövérí­tés­re vagy színes betűkkel törté­nő írás­­ra. Ezen túlmenően a fon­tos kife­jezéseket színes háttérrel is kiemelhetjük. A kapott levelek fejlécének részletes megjelení­té­se is igen jó, a részletek megj­e­le­nítése utasításra kattintva min­­den adatot feltüntet, ami meg­tudható róluk. Ha akarjuk leve­le­inket egységes levélfo­lyam­ként ki is nyomtathatjuk. A spamek szűrése ­pedig kiváló. Szinte min­­den reklámlevelet kiszűr, és a Spam mappába küld. A szinte 100%-os haté­kony­ság annak tud­­ható be, hogy a kezelő­felü­le­ten található egy „Ez Spam” gomb. Erre rákattintva a szol­gál­tató nyilvántartásba veszi a meg­je­lölt levelet, és más címzet­tek­nek már nem továbbítja. Így a felhasz­ná­lók egymást védik a szemét­pos­tától. A Gyors kap­cso­­­­latok mező­ben használhatjuk a Google Talk hálózatot, amellyel azonnali üze­neteket küldhetünk és fogad­ha­tunk a G-mail fió­kun­kon ke­resz­tül. A kapcso­lat­te­rem­tésnek nem feltétele a G-mail le­vele­zőrend­szer használata. A Goog­le Talk ké­pes más csevegő prog­ramokat fut­ta­tó rendsze­rek­kel is együtt­működni, ha támo­gatják a nyi­tott, szerver-szerver együtt­mű­ködést.

Mindennek azon­ban ne örüljünk nagyon, mert cserébe le kell mondanunk a levéltitokról. A szolgáltató ugyanis belépéskor elfogadtat velünk egy szerződést, amelyben kiköti, hogy leveleinket nem csak a hatóságoknak adják át, hanem ők is bármikor elolvashatják. A végeláthatatlan terjedelmű szerződés továbbolvasása során az is kiderül, hogy leveleink tartalma és személyi adataink mindenféle nyilvántartásba bekerülnek. Így csak az nem olvassa el őket, aki nem akarja. Az új Mailbox, illetve G-mail rendszer további hátrányos tulajdonsága, hogy a jelszó kialakításához csak az angol ábécé kis- és nagybetűit, valamint számokat használhatunk. Magyar ékezetes betűket és írásjeleket nem fogad el.

A G-mail egyedülálló tulajdonsága, hogy leveleinket PDF formátumban is lementhetjük. (Ezt a bíróságok is elfogadják, mert a PDF dokumentum szerintük nem hamisítható. A közigazgatásban is ezt a formátumot tekintik hitelesnek.) Levelezőrendszeréhez való példamutató hozzáállása a Google-nek, hogy felhasználó számára állandó ügyfélszolgálatot biztosít. Amíg az ingyenes levelezőrendszerek informatikusai (pl. a Vipmail, illetve annak utódja az Indamail) egyáltalán nem törődnek ügyfeleik panaszaival, a G-mail a Visszajelzés ablakba írt levelekre szinte azonnal válaszol. Nem irányítja át a panaszost semmitmondó weblapokra, nem beszél mellé, hanem pontos, precíz választ adnak. Rendszerint korábbi esetekre hivatkozva több oldalról világítják meg a megoldást. Aki nem érti, annak másodszor is válaszolnak. Szintén egyedülálló tulajdonsága a G-mail levelezőrendszernek az elküldött levelek visszavonhatósága. Gyakran előfordul velünk, hogy levelünk elküldése után jut eszünkbe, hogy valami lemaradt belőle. Ilyenkor arra gondolunk, hogy milyen jó lenne visszaforgatni az idő kerekét, és a könnyelműen elküldött levelet visszahívni. Nos, G-mailben erre is mód van. Max. 30 másodperig visszavonhatjuk elküldött leveleinket. A félbehagyott vagy rosszul kezelt levelek sem tűnnek el. Ezeket a rendszer automatikusan berakja a Piszkozatok mappába.  

A helyzet azonban nem minden téren rózsás. Sajnos a G-mailt is utolérte a „Microsoft átok”, a túlfejlesztés. A különböző kisegítő szolgáltatásokkal rendszerüket annyira bonyolulttá tették, hogy szinte már használhatatlan. Rengetek felesleges mappa, címkézési mód van benne (pl. Csillagozott, Fontos, Munkahely, Nyugták, Személyes, Utazás, stb), amelyekre a legtöbb embernek semmi szüksége sincs. Ha igen, akkor a beérkezett levelek számára, az Elküldött levelek, a Spam és a Kuka mellett könnyen létrehozhat magának egy új mappát, és annak nevezi, aminek akarja. Ezen túlmenően egy újabb ablakban a Beérkező levelek is több kategóriára oszthatók (Elsődleges, Közösségi, Promóciók, Frissítések, Fórumok). A csillagozási módra 12 csillag áll rendelkezésre. A hangulatjelek (smiley) sem hiányoznak ebből a levelezőrendszerből. Így a gyermeteg lelkű levélírók kedvükre idétlenkedhetnek. A Levélírás ablakban több száz található belőlük. Minek? Kinek kell mindez? A felhasználó többsége nem játszani akar a postafiókjával, hanem levelezni szeretne vele. Könnyen, gyorsan, akadálymentesen. Ezt a levelezőrendszert valószínűleg olyan fiatal informatikusok fejlesztették, akik elfelejtettek felnőni. Jellemző még rájuk, hogy koruktól függetlenül mindenkit letegeznek, mert most ez a divat.

A legfontosabb funkció azonban kimaradt ebből az egyébként rendkívül precízen és megbízhatóan működő levelezőrendszerből. Hiányzik a visszajelzés az elküldött levelekről. Még a legegyszerűbb levelezőrendszerekkel is lehet kérni visszajelzést levelünk olvasottságáról. (Az más kérdés, hogy sok sunyi ember nem kattint rá a visszaigazolást kérő ablakra.) G-mail-ben erre nincs lehetőség. (Tudakozásunkra azt a választ adják, hogy ez az opció csak az iskolai és a munkahelyi G-mail fiókok esetén lehetséges, az ingyenes levelezőrendszert használóknak nem biztosítják.) A Google-nek a levelek megbízható kezelésével, útjuk figyelemmel kísérésével kellene törődnie, és nem a postafiók agyoncicomázásával, áttekinthetetlenné bonyolításával. Példát vehetnének a sokak által lenézett Freemail levelezőrendszerről, amelyben egyetlen felesleges funkció sincs. Ennek ellenére tökéletesen működik, és világszerte milliók használják. Fejlesztői a minimalizálás mellett nagy hangsúlyt fektette a biztonságra is. A Vipmail, illetve az Indamail rendszerrel ellentétben a Freemail rendszerben a levelezés titkosított vonalon zajlik. Ezen túlmenően akkurátusan nyomon követik a levelek útját. Más rendszerekkel ellentétben itt kérni sem kell a levelek olvasottságának visszajelzését, mert a Freemail rendszer ezt minden elküldött levél esetén automatikusan megteszi. Működése szinte minden szempontból eszményi.

Egyedülálló előnye viszont a G-mail-nek, hogy igen nagy gangsúlyt fektet a levéltitokra. Nemrég jelentették be, hogy a továbbiakban nem olvasnak be ügyfeleik levelibe. (Ezt a többi szolgáltatóhoz hasonlóan korábban ők is megtették, hogy célzott hirdetéseket küldhessenek nekünk.) Ezen túlmenően szinte már mániákusan őrzik a postafiókokat. A levelezés és a jelszómegadás titkosított (https) vonalon zajlik. Ezen túlmenően a rendszer figyel minden gyanús mozgást. Ha valaki megpróbálja feltörni a postafiókot, erről írásos értesítést kapunk. Az éberség csúcsa nem ez, hanem az IP cím és az operációs rendszer, valamint a böngésző típusának figyelése. Ha egy másik gépen próbáljuk megnyitni a G-mail fiókunkat, nem megy. A rendszer közli velünk, hogy mi nem erről a gépről szoktunk levelezni, ezért telefonon igazoljuk magunkat. Enélkül nem enged be bennünket. Ennek legegyszerűbb módja, hogy postafiókunk Beállítások ablakában megadjuk a telefonszámunkat. Ezt követően más gépről levelezve ellenőrzésként csak a telefonszámunkat kell beírni. Aki ennél nagyobb biztonságot igényel, telefon-visszahívást is kérhet. Ennek költsége azonban bennünket fog terhelni.

100 MB-os tárhelyet és szép, formatervezett webhelyet kínál a Vipmail, illetve annak utóda az Indamail. Az elküldött levél terjedelme a csatolt fájllal együtt 3 MB lehet, fogadni pedig 5 MB-os levelet tud. Lehetőség van azonban 1 gigabájtos óriásfájlok küldésére is. A Vipmail nagyon ötletesen oldotta meg a továbbítást. Annak érdekében, hogy ne foglalja a címzett postafiókját, nem a csatolmányt küldik el, hanem csak egy linket. Erre kattintva a címzett letöltheti a szerverükről a nagyméretű állományt. (Ezt a fájlt csak 1 hétig tartják fenn. Utána a rendszer automatikusan törli.) Igénybe vehetünk két ingyenes szolgáltatást is. Az egyik a határidőnapló, amelybe beírhatjuk a fontos eseményeket (családtagjaink, barátaink születésnapját, névnapját, házassági évfordulónkat stb.). Amikor elérkezik az esemény időpontja, a Vipmail főoldalon figyelmeztet rá bennünket. Ha túl sok levél gyűlt össze a postafiókjainkban, jól jöhet az a keresőmotor is, mellyel tárgy vagy üzenet alapján kutathatunk a küldemények között, bár újabban ez a szolgáltatás már Mailbox-ban is elérhető. A tartalom szerinti keresés mentesít bennünket a beérkezett, illetve elküldött levelek egyenkénti megnyitásától. A Vipmail el van látva he­lyesírás-ellenőrző funkcióval is. Ha valamelyik szót pirossal alá­húzva hibásnak jelzi, nem kell visszaállni a korábbi állapotra, és ott manuálisan kijavítani. Mutas­sunk rá az egérkurzorral a pi­rossal aláhúzott kifejezésre. Ami­kor kérdőjeles nyíllá alakult, kat­tintsunk rá. Erre megjelennek a program által ajánlott helyes szó­alakok. Válasszuk ki a megfe­le­lőt. Rákattintva megtörténik a ja­vítás. A helyesírást ellenőrző böngészőkön (pl. Firefox) erre nincs szükség. A rosszul írt szavakat a program menet közben aláhúzza, így gyorsan javítható.

Nagy hátránya azonban Vipmail-nak, hogy az egyes posta­fiókok tartalmát nem lehet elekt­ronikusan letölteni, a leveleket nem lehet lemezre mentve archiválni. Ezen csak úgy tudunk segíteni, hogy rákattintunk a Forrás gomb­ra, majd a teljes levelet kijelöl­jük a képernyőn, és a Ctrl + C, valamint a Ctrl + V billentyű­pa­rancsokkal átmásoljuk egy üres dokumentumba. A Vágólapon ke­resztül történő kimentésre legal­kal­masabb a minden szá­mító­gé­pen megtalálható Jegyzet­tömb, amely a Start menü à Progra­mok à Kellékek útvonalon hívható elő. Mivel ez a levelező­rendszer nem nagyon ismert, még nincs túlterhelve, a levelek küldése és fogadása viszonylag gyorsan zajlik. A csatolmányok visszapattanásától sem kell tartanunk. Amit a Vipmail nem tud elküldeni vagy fogadni, azt a többi levelezőrendszer sem tudja.

Az azonosító meghatározásánál itt is csak az angol ábécé áll rendelkezésünkre, de a jelszó kialakításánál bármilyen karaktert, így magyar ékezetes betűket is alkalmazhatunk. A progra­mo­zás­ban is használt különleges karak­te­reket, mint például @ ` \ ” ( ’ ) : < | > ; * , ~ … # & $ €  valamint a szóközt azonban mellőzzük. Ezeket lát­szó­lag el­fo­gadja a rendszer, de a lét­re­hozott postafiókot nem tud­­ja megnyitni. (Ekkor újra létrehoz­hatjuk, mert az ér­vénytelen jel­sza­vú posta­fi­ók nem kerül be a nyil­­vántartásba, az azono­sító nem válik fog­lalttá.) A jel­szó itt max. 15 karak­terből állhat, és nem lehet ben­ne szóköz sem. A ma­gyar ábé­cé alkalmazá­sá­nak ma­xi­má­l­is támoga­tása széles körű formázási lehetőséggel pá­ro­sul. A sok­fé­le szö­veg- és betű­for­mázáson kívül stílusokat is hasz­nálhatunk. Ezeket azon­ban csak saját rend­szeren belül célszerű al­kal­mazni. Ha a másik le­ve­lező­rend­szer nincs fel­készítve a for­majegyek fo­gadására, a levél tar­talma értelmezhe­tetlen zagyva­ság­gá vá­lik. Képmelléklet kül­­dé­sével se nagyon pró­bál­kozzunk, mert ezt is csak akkor kapja meg a part­nerünk, ha ő is a Vipmail levele­ző­rend­szert hasz­­nál­­ja. 2008 májusában a Vipmail is átalakult. A korábbi felhasználónevek és jelszavak megtartása mellett felvette az Indamail nevet. (Az új felhasználók már csak Indamail címmel regisztráltathatják magukat, de a korábbi felhasználók továbbra is használhatják a régi Vipmail címüket.) Az Inda-Labs Zrt. által üzemeltetett új verzió 2 GB-os tárhelyet biztosít, és 1 GB-os csatolmányok küldését teszi lehetővé. A le­vélíró weblap tál­cája úgy néz ki, mint a Word esz­köztára. Bár a Vipmail rendszerre nem lehetett panasza senkinek, az utóda tökéletesebb, jobban használható. A le­vélíró weblap eszköztára vetekszik a Word-el.

A korszerű levelezőrendszerek új funkciója a belépésfigyelő. A trójai programok szaporodásával mindinkább ki vagyunk téve annak, hogy kikémlelik az azonosítónkat és jelszavunkat, majd idegenek belépnek a postafiókunkba. Ott fontos leveleket törölhetnek, vagy leveleink elolvasásával privát információkhoz jutnak. Ennél is nagyobb baj, ha üzleti titkokat kémlelnek ki. Az illetéktelen bejutás azonban könnyen ellenőrizhető. Vipmail levelezőrendszerben a postafiókunk bal alsó sarkában található egy tájékoztató szektor, amely feltünteti az utolsó belépés időpontját. Miután tudjuk, hogy mi mikor néztük meg utoljára a leveleinket, könnyen ellenőrizhetjük, hogy megnyitotta-e utánunk valaki a postafiókunkat. A G-mail és Mailbox levelezőrendszerben az üzenetablak alatt található az előző belépés időpontja. Mellette látható annak a gépnek az IP címe, amelyről a megnyitást kezdeményezték. A Részletek linkre kattintva megjelenik egy ablak, amelyben láthatóvá válik a korábbi bejelentkezések listája, időponttal és IP címmel. Azt is közli, hogy milyen eszközökkel történt a bejelentkezés (számítógépes böngészővel, mobiltelefonnal) Az ellenőrzéshez ismernünk kell a saját számítógépünk IP címét. Az éppen használt gép IP címe az ablak alján látható.

Az applikációk készítésének és alkalmazásának divatja elérte az elektronikus postafiókokat is. Ezen a téren a minden újdonságra fogékony Google vezet. A G-mail levelezőrendszerbe próbaképpen beépítettek több tucat kiegészítő használati lehetőséget. Megtekintésükhöz nyissuk meg a Beállítások menüt. (Kattintsunk a jobb oldalon látható fogaskerék ikonra, és a lenyíló menüben adjuk ki a Beállítások parancsot. A megnyíló ablakban kattintsunk a Labs fülre. A feltáruló tábla kísérleti lehetősége tárháza. Külső fejlesztők ötletei, amelyek most kerülnek kipróbálásra. Érdemes átnézni őket, mert akadnak benne hasznosak is. Ilyen pl. a küldés előbbiekben már említett visszavonása. Sokunkkal megesett már, hogy valamit kifelejtettünk az elküldött levélből. Az is megtörténhet, hogy megbántuk az elküldését. Ha ezt a funkciót aktiváljuk, akkor pár másodpercig még visszavonhatjuk a levelünket. Engedélyezzük a Küldés visszavonása modul beépülését a postafiókunkba, majd kattintsunk a Változtatások mentése gombra. A Beállítások ablakban, személyes adataink között a visszavonás idejét is meghatározhatjuk. A megengedett maximális érték 30 másodperc.

A korszerű levelezőrendszerek arra is lehetőséget adnak, hogy leveleinket átirányítják egy másik postafiókra. Ezt a szolgáltatást többnyire azok használják, akik nem szeretnék, ha a saját domain névvel ellátott postafiókjukat feltörnék. A beérkező leveleket átirányítják egy ingyenes levelezőrendszerben létrehozott postafiókra, így nem kell használniuk a domain névvel ellátott postafiókjuk jelszavát. Ha a hackerek az ingyenes postafiók jelszavát szerzik meg, vagy törik fel, nincs nagy baj, mert a levelek az eredeti postafiókban továbbra is megtalálhatók. Egyes levelezőrendszerek (pl. az Indamail) már azt is lehetővé teszi, hogy a válaszlevélben egy másik postafiókunk (pl. a domain neves postafiók) cí­mét tüntessük fel feladóként. (Engedélyezés után egy ablakból kiválaszthatjuk, hogy melyik címünkkel akarunk levelezni.) Így levelezőpartnereink semmit sem vesznek észre abból, hogy nem a köz­­zétett postafiókunkról levelezünk. Ezt az átirányítást a postafiókunkat üzemeltető szolgáltató végzi.

Létezik egy másik fajta átirányítás is, amit azok vesznek igénybe, akik nem a szolgáltató weblapjáról leveleznek, hanem erre a célra kifejlesztett levelezőprogramokat (pl. Outlook) használnak. Ez esetben a küldemények átirányítását egy külön szolgáltató végzi. Közülük általánosan használt a POP, a POP2 és a POP3 (Post Office Protokol). Legelterjedtebb a POP3, de ennél fejlettebb a szolgáltatásokat nyújt az új IMAP (Internet Message Access Protokol). Üzenetküldésre mindkét rendszer az SMPT (Simple Mail Transfer Protokol)-t használja. Mobiltelefonon keresztül történő levéllekéréshez is ezeket a levelezési szabványokat kell használni. Az átirányítás a beállító ablak POP/IMAP letöltés utasítás aktiválásával lehetséges. (Mivel ez egy külön szolgáltatás, ehhez külön jelszó kell.) Ennél a fajta levelezésnél a kiszolgálók címe kiegészül ezekkel a fel­használónevekkel (pl. pop.gmail.com és smpt.gmail.com). Ezen túlmenően azonnali választ is küldhetünk a levelezőpartnereinknek, ha nem áll módunkban válaszolni a leveleikre (pl. azért, mert szabadságra mentünk, vagy olyan sok levél torlódott fel a postafiókunkban, hogy nem tudjuk feldolgozni). A beállítások közül igen hasznos még az automatikus aláírás. Ez nem csak arra jó, hogy a rendszer üdvözölje helyettünk a címzettet, és levelünk végére írja a nevünket. Az erre a célra rendszeresített üzenetablakba különféle tájékoztatást is lehelyezhetünk (pl. felhívhatjuk a címzett figyelmét a honlapunkra). Amit ide beírunk, az minden elküldött levelünk alján megjelenik. Amennyiben titkosított kapcsolatot igénylünk, akkor az SSL utasítást is érvényesíteni kell a beállító ablakban.

Technikai analfa­bé­ták­nak (óvo­dásoknak, nagy­ma­­mák­nak) a Drótposta­ga­lamb ajánlott. Nem sokat tud és enged, de egy sima levél elküldése, illetve el­olvasása szinte gyerek­já­ték ezzel a rend­szerrel. Na­gyon egyszerűen kezelhető a még CitroMail levelezőrendszer, ezért ezt is sokan használják. Az üzembiztonsága azonban nem a legjobb. Az ingyenes levelezőrend­sze­rek részletes ismertetését lásd a Magyar PC Ma­ga­zin 2003 decemberi szá­mának 24-28. oldalain, va­lamint a 2004 márciu­si szám 109. oldalán. Saj­nos ezek a levelezőrend­szerek hivatalos levelek írására, kérvények benyúj­­tá­sára, pá­lyázatok továb­bí­tására sem alkalmasak, mivel a ható­ságok ­is gyak­ran figyel­men kívül hagy­ják az in­gyenes postafió­kokból kül­dött leveleket.[21] Erre a célra valamelyik te­lefonszol­gál­ta­tó­nál vagy ká­beltévé-tár­saságnál in­ter­net­vo­nalat kell bérelni. En­nek havi díjába beletar­to­zik legalább egy e-mail cím biztosítása. (A kü­lönféle bér­leti lehetőségek­ről a II. kötet végén, A böngésző program optimális használata című rovatban tájékozódhatunk részletesen.)

 

 

 

Az Office 2003 programcsomag ismertetése

 

01)          A Microsoft legnépszerűbb programcsomagja az Office. Különböző változatait 400 millióan használják világszerte. Ezért nagy hangsúlyt fektetnek a továbbfejlesztésére. Alig hogy megjelent az Office XP, rá egy évre megszületett az Office 2003. Az Office 2003 főként abban tér el elődjétől, hogy ez már nem csak irodai programcsomag, hanem rendszer. Az irodai alkalmazásokon túlmenően kiszolgálókat, kiegészítő technológiák együttesét jelenti. Ezek a többletszolgáltatások a OneNote jegyzettömbkezelő, az InfoPath interaktív ügyfélkezelő, a Picture Manager képkezelő, és a dinamikus bemutatók létrehozására szolgáló Producer, amely időközben kiszolgáló-ügyfél kiépítésűvé terebélyesedett. Szintén új rendszerelem a szabványrajzban otthonos Visio, valamint a Project. A kiszolgáló programok között található az Exchange Server, a SharePoint Portal Server és a Project Server, valamint a teljesen új Live Communications Server. Mindezt kiegészíti a munkacsoportok valós idejű eszmecseréjét lehetővé tevő Office Live Meeting és a kiegészítéseket, programfrissítéseket, letölthető médiatartalmat kínáló Office Online webhely. (Az előbbi nem más, mint webkonferencia-alkalmazás, míg az utóbbi egy speciális portál, amelyen a felhasználók az egyes alkalmazásokból érhetik el a Microsoft segítő webhelyét.)

02)          A Windows SharePoint Services segítségével olyan webhelyet hozhatunk létre és tarthatunk fenn, amelyen keresztül vállalati szinten megoszthatjuk közös dokumentumainkat és közös adatainkat. Szinkronizáláskor minden munkatársnál automatikusan megjelennek a végrehajtott módosítások. A szolgáltatás telepítése és üzemeltetése meglehetősen bonyolult, ezért ez a rendszergazda feladata. Használatához azonban már csak egy böngészőre és az Office 2003 fő programjainak ismeretére van szükség. Az InfoPath 2003 segítségével dinamikus űrlapokat tölthetünk ki, és helyezhetünk nyilvános mappába vagy webhelyre. Ezekkel üzleti folyamatokról gyűjthető és rendezhető az információ. A Salution Accelerators maga is egy programcsomag. Különböző speciális problémák gyors megoldását elősegítő sablonok és komponensek gyűjteménye. A Professional programcsomagba tartozik a Business Contact Manager, ami nem más, mint az Access és az Outlook egybeépítésével létrehozott ügyfélkap­csolat-kezelő program.

03)          Az Office 2003 szolgáltatásaihoz tartozik még a Küldés véleményezésre és a Tarta­lom­védelmi szolgáltatás (IRM). A munkacsoportos dokumentumkészítés, dokumentumszerkesztés és véleményezés valójában nem más, mint, mint a Word, Excel, és a PowerPoint dokumentum köré felépített webhelyek. A munka történhet mind a kiszolgálón, mind a helyi számítógépeken tárolt állományon. A hálózatba kapcsolás következtében a helyi állományok tartalma rendszeresen frissül a kiszolgálón végzett változtatásoknak megfelelően. A Tartalomvédelmi szolgáltatás két egységből áll: A számítógépen futó kliens oldali rész kezeli a dokumentumokat, a szerveren futó egység pedig a felhasználó hitelesítését végzi. A kliens oldali szoft­vert a Microsoft ingyen biztosítja. A szerver oldali hitelesítés a Net passport segítségével történik, amit nekünk kell elkészíteni. Ez a szolgáltatás csak a Professional programcsomagban található meg, és biztosítja az állományokhoz való többszintű hozzáférés lehetőségét. Bár nem sok köze az Office-hoz, kiegészítésként megtalálható még benne a térképes tájékoztatást elősegítő MapPoint és az adatok sok szempontú elrendezésére alkalmas Data Analyzer. Ehhez kapcsolódnak a már jól ismert alkalmazások, pl. a weboldalszerkesztő FrontPage[22], a kiadványszerkesztő Publisher, valamint a Word, Excel, Eccess, PowerPoint, Outlook. Ebben az összetett rendszerben a plat­formfüg­getlen XML formátum teremt hozzáférhetőséget más alkalmazói programok számára.

04)          Az Office 2003 a továbbfejlesztett érintőtoll támogatással segíti a tábla PC-k használatát, lehetővé téve a mobil kommunikációs eszközök és az e-mail levelezőrendszerek szinkroni­zálá­sát. Office 2003-ban a változtatások nem a régi, jól bevált szolgáltatások továbbfejlesztésében, hanem alapvetően új szolgáltatások és filozófiák megjelenésében nyilvánul meg. Mivel ezek a többletszolgáltatások csak irodai környezetben képesek kellőképpen érvényesülni, ezt a programcsomagot a Microsoft bevallottan vállalatok számára fejlesztette ki. Basic változatát azonban magánfelhasználók is előszeretettel vásárolják. Ennek fő oka az XML formátum; a Word, az Excel, és az Outlook platformfüggetlen mentési lehetősége. Műszaki szövegek feldolgozása során nagy segítséget jelent a Word 2003 mértékegység-konvertálója is.

05)          Egyébként a Word változott a legkevésbé ebben a programcsomagban. Eszköztárát tekintve egyetlen többletfunkciója az Olvasási elrendezés nézet, ami a digitális könyvek kényelmes olvasására szolgál. Nem kell a Nagyítás kijelölősávba beírni azt az értéket, amelynél a könyvből már két oldal jelenik meg a képernyőn. Ezt megteszi nekünk a program. Kattintsunk a Szokásos eszköztár Olvasás ikonjára. Ezt követően a program képernyő méretéhez és felbontásához igazítva akkorára kicsinyíti le a szövegmezőt, hogy a valódi könyv benyomását keltve egyszerre két oldal jelenjen meg a szövegállományból. Ezzel egyidejűleg eltünteti az eszköztárakat és az Állapotsort, hogy megnövelje a hasznos képernyőterületet. Csupán az olvasáshoz, kereséshez szükséges gombok jelennek meg az oldalak tetején, egy sorban. Ebből az üzemmódból a Bezárás ikonra kattintva léphetünk ki.

06)          Ezen túlmenően a kiadványszerkesztő programokhoz való igazodás jegyében bekerült az Ablak menübe az Összehasonlítás egymás mellett a következővel parancs. Érvényesítése esetén az Ablak menübe küldött két dokumentum nem csak egymás alatt jelenik meg, mint a korábbi Word programokban, hanem egymás mellé kerülnek. Ebben a PageMaker-ben is alkalmazott elrendezésben jóval könnyebbé válik a két dokumentum összehasonlítása. Mivel itt felére csökken a szövegmező szélessége, a sorok áttördelése, a sorvégek olvashatósága érdekében váltsunk át Normál nézetre, és az Eszközök menü à Beállítások parancs à Megjelenítés fül à A Vázlat és a Normál nézet beállításai szektorban érvényesítsük a Sortörés az ablakhoz utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ebben az elrendezésben megjelenik az Összehasonlítás egymás mellett eszköztár, melynek Párhuzamos görgetés gombjára kattintva a két szövegmező egyszerre mozdul el. Elég az egyik dokumentum függőleges görgetősávját használni, a másik is vele együtt halad. (A program nem figyeli a tartalmat, csak az arányos elmozdításra ügyel.) Újból megnyomva a Párhuzamos görgetés gombot a két görgetősáv különválik, egymástól függetlenül működik. Az Ablak pozíciójának visszaállítása gombra kattintva a két ablak Mozaikszerű elrendezésre áll át, azaz egymás alá rendeződnek. Az összehasonlító üzemmódból az eszköztár Egymás melletti állapot megszüntetése paranccsal léphetünk ki. (A Word 2003 további változásai, a kisebb módosítások az I. fejezet megfelelő rovataiban találhatók.)

07)          Az Excel 2003-ban is megjelent a munkafüzetek összehasonlítása funkció. Itt a két táblázat továbbra is egymás alatt jelenik meg. Mivel általában azonos szerkezetű, de eltérő adatú táblázatokat szoktak összehasonlítani, csak az egyikben jelenik meg a függőleges görgetősáv. A Párhuzamos görgetés ikonra kattintva azonban a két munkafüzet gördítése szétválik. Ebből az üzemmódból szintén az eszköztár Egymás melletti állapot megszüntetése parancsával léphetünk ki. Kisméretű táblázatok esetén az egymás melletti összehasonlítást is végezhetünk. Az Ablak menüben adjuk ki az Elrendezés parancsot, és a megnyíló Ablakok elrendezése ablakban érvényesítsük az Egymás mellett utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Itt is csak az egyik ablakon jelenik meg a függőleges és vízszintes görgetősáv. Mindig abban, amelyik aktív, amelyikre rákattintunk. Ezen túlmenően az Új lista funkcióval könnyen átalakíthatunk cellatartományokat listává; alul az összeggel, felül pedig az automatikusan kitöltődő fejlécekkel. (Adatok menü à Lista à Lista létrehozása utasítások. A megjelenő Lista eszköztárban elvégezhetjük a szükséges módosításokat.)

08)          Sokat változott az Office 2003 programok külső megjelenése is. Az eszköztárak ikonjai domborítottá váltak. Nyomógombszerűen kiemelkednek a Menüsorból, és a Szokásos, valamint a Formázás eszköztárból. A rajzolatuk kontúrosabb lett. Összességükben igen impozáns látványt nyújtanak. Ez azonban meglehetősen leterheli a memóriát, ezért ez a programcsomag már csak korszerű gépeken futtatható. Az Office 2003 kizárólag Windows XP-től felfelé telepíthető fel. A Windows 98 operációs rendszer nem képes működtetni. A Windows 2000 is csak akkor, ha a Service Pack 3-al frissítették. Erőforrásigényei azt sem teszik lehetővé, hogy régi elavult gépekre (pl. Pentium I. és II.) telepítsük. A processzor órajelfrekvenciájának min. 500 MHz-nek kell lennie. Az ajánlott RAM kapacitás: 256 MB, és a winchesteren min. 800 MB szabad hely kell a feltelepítéséhez. Az akadálymentes, gyors futásához azonban ennek a kapacitásnak a duplája szükséges. Ha ehhez hozzászámoljuk a Windows XP 3 GB-os merevlemezigényét, akkor 10 GB-os winchesterkapacitás alatt ezt a programcsomagot nem lehet alkalmazni. Ha nagy kapacitású merevlemezzel rendelkezünk, a feltelepítéshez ne a Szokásos, hanem a Teljes csomagot válaszuk. Ekkor teljes mértékben kihasználhatjuk az Office 2003 képességeit, és többé nem lesz szükség a telepítőlemezre. A Minden a saját gépen fut utasítás kiadásával utólag már nem kell részprogramokat betölteni.

09)          Ha kicsi a winchester-kapacitásunk, válasszuk az Első használatkor telepítendő utasítást. Ekkor a később, esetlegesen használt programok kicsomagolatlanul kerülnek feltelepítésre, és a rendszer csak akkor bontja ki őket, amikor először elindítjuk. Ez akkor is jó megoldás, ha pl. nem használjuk az Outlook Express-t. A tömörített Outlook Express-el nem lehet kívülről kommunikálni, a vírusok rajta keresztül nem tudják megfertőzni a számítógépünket. Aztán ha valamikor mégis szükség lesz rá, csak el kell indítani, és pár perc múlva a telepítőlemez nélkül is használhatóvá válik. (Amíg ez nem történik meg, ne tegyük a parancsikonját az Asztalra, mert véletlenül is rákattinthatunk.) Feltelepítése után a hibamentes működés érdekében ajánlatos mindjárt elvégezni a programcsomag frissítését is. Az Office 2003 SP3 javító csomag a Microsoft honlapjáról tölthető le. Az MS-Office 2003 sokrétűségét és előnyeit már a Macintosh gépet használók is élvezhetik. 2004-ben ugyanis megjelentek a Microsoft Office 2004 for Mac és a Virtual PC for Mac Version 7 szoftverek.

 

ÚTMUTATÓ

A WORD 2003 ÉS AZ EXCEL 2003

PROGRAMOK HASZNÁLATÁHOZ

 

Mielőtt elkezdenénk ezeknek a programoknak az ismertetését, főbb kezelési szabályaik sorra vételét, nézzük meg az előhívásuk módját.

 

Parancsikon létesítése az Asztalon

 

Az Asztal egy vezérlőpult, amely a számítógép bekapcsolása után először jelenik meg a monitoron. Azt a célt szolgálja, hogy a leggyakrabban használt programok, mappák, fájlok és a számítógépet kiszolgáló hardver egységek a lehető legegyszerűbben s leggyorsabban elérhetők legyenek. Ennek eszköze a parancsikon, ami nem más, mint egy kis piktogram, ami szimbolizálja ezeket az elemeket. A számítógép minden egyes hardver és szoftver egységének, elemének saját ikonja van, amely többnyire az illető egység, elem neve előtt áll. Ha ezeket az ikonokat az Asztalra helyezzük, akkor nem kell a Start menüben keresgélni, és sokszor 4-5 ablak megnyitásával előráncigálni őket, mert szimbólum formájában ott állnak előttünk. Semmi mást nem kell tenni, mint a bal egérgomb­bal kétszer rákattintani a keresett elem-, egység ikonjára, és máris megnyílik, elérhetővé válik számunkra. A parancsikonban rejlő elérési útvonal alapján az operációs rendszer eljut a feladatot végrehajtó mappához, és megnyitja. A legfontosabb egységek ikonját a Windows operációs rendszer automatikusan ráhelyezi az Asztalra, a számítógépre telepítése során. Az általunk gyakran használt meghajtók programok, hardver egységek ikonját azonban nekünk kell rátenni az Asztalra. Ennek módja a következő:

   1.  Kattintsunk a Tálca bal sarkában található Start gombra.

   2.  A tovább nyíló ablakokban kattintsunk a Minden Program à Kellékek à Windows Intéző parancsra A Windows XP-vel ellentétben itt nem a gyökérkönyvtár jelenik meg, amelyben faágszerű struktúrába rendezve megtalálható volt a számítógépen levő összes meghajtó, program és mappa. Windows 7-ben a Könyvtárak mappa jelenik meg, amellyel nem sokra megyünk, mert csak a saját dokumentumainkat, képeinket, videóinkat és zenei fájljainkat tartalmazza. Ezért a Címsorban kattintsunk a gyökérkönyvtár szimbóluma melletti kis nyílra.

   3.  A lenyíló menüben adjuk ki a Számítógép parancsot. Erre megjelenik egy ablak, amely a számítógépünkön található összes meghajtót, tárolót tartalmazza. Mozaik nézetben ezen rúddiagram mutatja az egyes meghajtók foglaltsági szintjét. (A teljes méretet és a szabad terület nagyságát.) Az optikai meghajtok és a flopi meghajtó parancsikonja mellett ez csak akkor jelenik meg, amikor lemezt rakunk bele. Ha valamelyik meghajtót, pl. egy pendrive-ot leválasztunk a számítógépről, akkor annak parancsikonja is eltűnik ebből az ablakból. Ezért ha pendrive-unk parancsikonját is ki szeretnénk tenni az Asztalra, előbb csatlakoztassuk a géphez.

   4.  Utána válaszuk ki azokat a meghajtókat, tárolókat, amelyeket gyakran fogunk használni, és helyezzük a parancsikonjaikat az Asztalra. Ennek szabályos módja, hogy a bal egérgombbal egyenként kijelöljük őket, majd kattintsunk a Fájl menügombra, és a lenyíló ablakban aktiváljuk a Parancsikon létrehozása utasítást. Már meg is jelent az Asztalon. A parancsikonok létrehozásának másik módja, hogy jobb egérgombbal rákattintunk a meghajtó ikonjára, és kihúzzuk az Asztalra. Elengedése után megjelenik egy menü. Ebben adjuk ki a Parancsikonok létrehozása itt utasítást. (Ez utóbbi módszer nehézkes, mert nem könnyű akadálymentes útvonalat találni a vonszoláshoz.)

   5.  Mivel a Számítógép ablakra később is szükség lehet, erről is célszerű egy parancsikont készíteni, hogy ne kelljen tekervényes utakon a Start menüben keresgélni. Ehhez kattintsunk a jobb egérgombbal a Címsor elején látható Számítógép ikonra, és vonszoljuk az Asztalra majd a megjelenő menüben most is adjuk ki a Parancsikonok létrehozása itt utasítást.

   6.  Amennyiben egy mappát vagy fájlt szeretnénk könnyen elérhetővé tenni az Asztalon, akkor ennek parancsikonját kell kirakni. Ehhez a bal egérgombbal kattintsunk kétszer a meghajtó parancsikonjára, majd a megnyíló ablakban jelöljük ki az elérendő mappát, fájlt. Aztán az előzőek szerint járjunk el. Most nem az Asztalon jelenik meg a parancsikon, hanem a meghajtó ablakában. Ezért a jobb egérgombbal rákattintva húzzuk ki az Asztalra, majd a lenyíló menüben aktiváljuk az Áthelyezés ide utasítást. Ez esetben egyszerű alkalmazni a második módszert. A kiválasztott mappa, fájl ikonját húzzuk ki a jobb egérgombbal az Asztalra, és a megjelenő menüben adjuk ki a Parancsikonok létrehozása itt utasítást. (A parancsikont az különbözteti meg a program, illetve a fájl eredeti helyén levő ikontól, hogy a bal alsó sarkában egy kis kunkorodó nyíl látható.)

   7.  Amennyiben valamelyik program indítását akarjuk megkönnyíteni Asztalra helyezett parancsikonnal, akkor keressük meg a Program Files mappát. Ez többnyire a C-meghajtón található. Kétszer rákattintva láthatóvá válnak a számítógépünkre telepített programok. Bonyolult programok esetén csak a programmappák láthatók. Ezeket tovább nyitva jutunk el az indító ikonokig. A WINWORD.EXE és az EXCEL.­EXE parancsikonok pl. a Microsoft Office mappa à Office almappájában találhatók. Ezeket kihúzva tudjuk Asztalról is könnyen indítani a Word és az Excel programokat. Végül zárjuk be a Számítógép ablakot a címsor jobb sarkában található x  gombbal.

   8.  Ha nem találjuk valamelyik program indító ikonját, nem kell kétségbeesni.  Ez esetben másoljuk ki a Start menüből. Feltelepítésük után a programok többsége elhelyezi indító ikonját a Start menüben. Így nem kell megnyitni a Program Files mappát, nem kell azon gondolkodni, hogy a több tucat indító és egyéb fájl közül melyik a legalkalmasabb parancsikon-készítésre. A program az erre a célra készített speciális ikonját küldi a Start menüben. Nekünk már csak át kell másolni az Asztalra. Kattintsunk a Start gombra. A Start menüben adjuk ki a Minden Program parancsot, és a felnyíló menüben keressük ki a programot. (Ha nem találjuk, nézzünk bele a Kellékek mappa menüjébe.) Miután megtaláltuk, kattintsunk rá a jobb egérgombbal, és húzzuk ki az Asztalra. Engedjük fel az egérgombot, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Parancsikon létrehozása itt utasítást. (Vigyázzunk, hogy ne a bal egérgombbal húzzuk ki, mert akkor a Start menüből eltűnik.)

   9.  Most már csak a parancsikonok feliratainak formázása van hátra. Erre a könnyebb azonosítás érdekében van szükség. Először is törölni kell mindegyik indító ikon nevéből a parancsikon kifejezést. Minek benne hagyni, amikor mindegyik indítóikon parancsikon? A megnevezést is célszerű egyszerűsíteni. Mi értelme van pl. a C-meghajtó eredeti Helyi lemez (C) parancsikonja nevét meghagyni? Egyszerű elnevezés a Drive (C). A Word indításához is mi szükség van a hosszú WINWORD.EXE névre? Írjuk helyette egyszerűen csak azt, hogy Word. A névváltoztatáshoz a bal egérgombbal kattintsunk kétszer a parancsikon nevére, majd írjuk át.

10.  Ha a későbbiek során nincs már szükségünk a másolt ikonra, ragadjuk meg a bal egérgombbal, és húzzuk rá a Lomtár ikonjára. Ennél biztonságosabb megszüntetési mód, hogy a jobb egérgombbal egyszer rákattintunk, majd a megjelenő menüben kiadjuk a Törlés parancsot. Amennyiben végleg meg kívánunk szabadulni tőle, töröljük ki a Lomtárból is. A Shift + Del billentyűkombinációt alkalmazva a kijelölt ikon nem kerül le a Lomtárba, hanem visszavonhatatlanul megsemmisül. Az Asztalra helyezett ikon törlésével nem semmisül meg ez eredeti. (A program hibás működése következtében előfordulhat, hogy a kitörölt ikon, fájl nem tűnik el a képernyőről. Ekkor a jobb egérgombbal kattintsunk mellé, és a megjelenő ablakban adjuk ki a Frissítés parancsot. Az operációs rendszer újraindításával is megszűnik ez a probléma. Ez egyes mappákban is előfordul. A Letöltések mappában pl. gyakran megesik, hogy egy-egy dokumentum vagy képfájl törlésekor nem tűnik el a mappából. Ilyenkor is frissítsük a képernyőt.)    

Mivel az Asztal nem csupán a parancsikonok tárolására szolgál, hanem számos művelet végrehajtási helye, fordítsunk gondot a kialakítására. Ne rakjunk rá túl sok ikont, mivel ez nagyon leszűkíti a munkafelületet. (A ritkán használt programokat indítsuk a Start menüből.) Az sem mindegy, hogy hová helyezzük a parancsikonokat. A legcélszerűbb oldalt felsorakoztatni őket, mert így foglalják el a legkevesebb helyet. (Lásd FÜGGELÉK à 1. ábráján.)

 

Eszköztárak Word programban

 

01)          A szövegszerkesztés elkezdése előtt létre kell hoznunk egy munkalapot, amin dolgozni tudunk. Ehhez a bal egérgombbal kattintsunk kétszer az Asztal Word, Excel vagy PageMaker ikonjaira. A megnyíló munkalap felett és alatt számtalan ikon látható, amelyek a szövegszerkesztéshez, táblázatkészítéshez, rajzoláshoz szükséges részprogramokat aktivizálják, és lehető­vé teszik a kész munka elmentését, továbbadását, kinyomtatását. A monitor tetején látható kék sáv a Címsor, amely a szerkesztés alatt álló fájl-, valamint az éppen futó program nevét tartalmazza. A címsor jobb oldalán találjuk a ^_ 21xgombokat. Ezekkel lehet az ablakot átméretez­ni (lekicsinyíteni, teljes méretre felnagyítani, ikon formájában leküldeni a Tálcára) illetve bezár­ni (levenni a monitorról). A Bezárás gomb melletti Előző méret illetve Teljes méret és a Kis méret gomb nem az éppen látható méretet mutatja, hanem azt amilyenre vált a programablak rájuk kattintva. A téves kezelés okozta károk elkerülése érdekében az x bezáró gomb aktiválása után a prog­ram minden esetben megkérdezi, hogy kívánjuk-e menteni a dokumentumot? (Ha igen, akkor is a Mégse gombra kattintsunk. Ne innen mentsünk. Használjuk inkább a Mentés másként abla­kot, mert akkor látjuk, hogy hová megy az anyag.)

02)          A címsor alatt helyezkedik el a Menüsor. Word programban ebben 9 gomb található. Ezek határozzák meg a mun­ka jellegét. Használati módjukat már az alapfokú számítógép-kezelési tanfolyamos ismerte­tik. Ha valami nem lenne világos számunkra, kattintsunk a sor végén álló Súgó gombra. A lenyíló menüben kattintsunk a Microsoft Office Word súgója utasításra. A munkafelület jobb oldalán megjelenik a Word Súgó ablaka. A Keresés mezőbe írjuk be, hogy mit szeretnénk megtudni a program használatával kapcsolatban, majd kattintsunk a jobb oldalán látható zöld nyílra. Ha a windows nem talál javaslatot a program Súgójában, akkor automatikusan felcsatlakozik a Microsoft Office Online súgóbázisra, és a Microsoft webhelyén próbál választ találni a kérdésünkre. Ha nem tudjuk hogyan kérdezzünk, kattintsunk a Tartalomjegyzék parancsra. Itt keressük ki azt a témát, ahol keresni szeretnénk. Kattintsunk rá. Erre faágszerűen újabb témák nyílnak.  Ha megtaláltuk a bennünket érdeklő témakört, kattintsunk rá, és a tovább nyíló ágban tovább bővül a témakörök száma.

03)          Sokan sérelmezik, hogy a korábbi Word programokkal ellentétben itt a jobb oldalra bekattanó nagy ablak letakarja a szövegmező negyedét. Így nem lehet dolgozni tőle. Ezen könnyen segíthetünk. Kattintsunk a bal egérgombbal a Címsávra, és vonszolunk oda, ahol nincs útba. (Ne a Word súgója feliratra, hanem alája vagy föléje.) A továbbiakban a Súgó újranyitása esetén az ablaka ugyanebben a formában fog megnyílni, és ugyanott, ahol előzőleg volt. Annak érdekében, hogy ez a bosszúság többé ne forduljon elő, a program a többi jobb oldalra bekattanó ablakot (pl. a Stílus ablakot) is úszó ablakként jeleníti meg. Ha szeretnénk visszatérni az eredeti megjelenési módra, vonszoljuk az ablakot a jobb oldalra. Erre bekattan a régi helyére. (Ily módon beilleszthetjük a szövegmező bal oldalára, illetve a menüsorok alá és a szövegmező aljára is.) Használat után a tájékoztató ablakokat jobb felső sarkukban levő x bezáró gombbal zárhatjuk be.

04)          Nehezebb munkafázisok alatt, sikertelen próbálkozásainkat érzékelve a Word és az Excel Súgó ikonja kéretlenül is megjelenik egy animált figura formájában. Ez sokakat idegesített, mert mindig a legalkalmatlanabb helyen jelent meg, és letakarta a szövegmezőt. Az Office segéd mókás figurája gyakran indokolatlanul is feltűnt. Aki nem tudta elviselni a lábatlankodását, az x bezáró gombjával visszaküldhette. Végleg úgy szabadulhatunk meg tőle, hogy jobb egérgombbal a figurára kattintunk, és a megjelenő menüben érvényesítjük az Office segéd elrejtése utasítást. Mellesleg az útban levő animált figura a bal egérgombbal megragadva odébb húzható, de magától is arrébb áll, ha útban van. (Ennek előfeltétele, hogy az Office segéd ablak Beállítások tábláján a Ha útban van, odébb áll utasítás ki legyen adva.) Az Office segéd okvetetlenkedése tehát mérsékelhető, ennek ellenére szinte senki sem használja. Ennek oka, hogy semmilyen hasznos tanácsot nem ad. Olyan triviális tanácsokkal áll elő, amit eddig is tudtunk. Ezért a Microsoft nem erőltette a használatát, alaphelyzetben nem telepíti fel. Akinek hiányzik, kattintson a Súgó menü Az Office segéd megjelenítése parancsára, és telepítse fel. (Beállítási módja a „Szövegszerkesztési ismeretek” korábbi változatában található.)

05)          Visszatérve az eszköztárakhoz a Word korábbi változataiban a menüsor jobb oldalán is megtalálhatók voltak a ^_ 21xgombok. Itt az Ablak bezárása gomb melletti Ablak előző mérete, illetve Teljes méret valamint a Kis­méretű ablak gombok a munkalapot befolyásolták. Word 2002-től felfelé azonban csak az x bezáró gomb látható a menüsor végén. Ennek oka, hogy ettől a programváltozattól kezdve a dokumentumok egymástól függetlenné váltak. Nem lehet leküldeni őket a Word Tálcájára. Ez ugyanis megszűnt. Az egyes dokumentumok csak a Windows-os Tálcára kicsinyíthetők le, és onnan hívhatók fel. Ennek a más szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programok által már régóta alkalmazott eljárásnak az az előnye, hogy az egyes dokumentumokban folyó munka nem hat ki a másikra. Mezők létrehozása, tárgymutató bejegyzések készítése esetén pl. nem tördelődik át a másik megnyitott dokumentum. Ennél is nagyobb előnye ennek a megoldásnak, hogy ha egyszerre több dokumentumon dolgozunk, nem kell az éppen használtat leküldeni a Word Tálcájára, hogy hozzáférjünk a többihez. Itt bármelyik dokumentum ráhívható a másikra. Nem kell ide-oda küldözgetni őket. Ebben a rendszerben a dokumentumablakok egymás mellé helyezése is egyszerűbb. Az előírt feltételek biztosítása esetén a lekicsinyített programablak biztosan áttördelődik, kialakul a Sortörés az ablakhoz üzem­­mód.

06)          Ennél az új fájlmegnyitási módnál a dokumentumok csak egymástól váltak függetlenné, a programtól nem. Ha pl. az egyik dokumentumban megnyitottunk egy menüablakot, a másikban mindaddig nem tudunk semmit sem csinálni, amíg az előzőt nem állítjuk vissza alaphelyzetbe. Ezen a helyzeten az Office 2003 programcsomag változtatott. Word 2003-ban minden egyes dokumentum önálló programban dolgozik. Ahány dokumentumot megnyitunk, annyiszor megnyílik hozzá a Word is. Így az egyes dokumentumok függetlenné váltak egymástól. Akármit csinálunk az egyikben, az nem hat ki a másikra. Ennek persze vannak határai. A Shift + F5 billentyűkombináció alkalmazásakor pl. a program visszalép a másik dokumentumba, mert előtte abban dolgoztunk. A Mentés másként ablak megnyitásakor pedig mindaddig nem dolgozhatunk a másik dokumentumon, amíg az előzőt el nem mentettük, illetve a Mentés másként ablakot vissza nem küldtük. A beállító ablakok megnyitása esetén is ez a helyzet. Amíg a menüsorból lenyitott ablakban nem végezzük el a beállítást, addig nem dolgozhatunk a másik Word ablakban. Ennek oka, hogy Word programból továbbra is csak egy van, és amíg mentünk vagy állítgatunk rajta, addig a szövegszerkesztést blokkolja.  

07)          Az egymástól független Word dokumentumok száma tetszőleges lehet. A Word-, illetve Windows Tálcán levő egyéb fájlok között azonban nehéz eligazodni. Több fájl megnyitása esetén az ikonok már annyira lekeskenyednek, hogy nem lehet elolvasni rajtuk a fájlnevet. Ilyenkor kénytelenek vagyunk egyenként felküldeni őket a képernyőre, hogy lássuk melyikről van szó. Word 2002-től azonban a keresett dokumentum megtalálása felgyorsítható a Ctrl + F6 billentyűparancs alkalmazásával. A Ctrl billentyű lenyomása után csak az F6 billentyűt kell nyomogatni, hogy megtaláljuk a keresett fájlt. A Windows Tálcát érdemes rögzíteni. Ha ezt nem tesszük meg, bármikor előfordulhat, hogy egy rossz egérmozdulat következtében elvándorol a helyéről, vagy kétsorossá válik. Amennyiben a képernyő valamelyik szélére ugrott, a bal egérgombbal kattintsunk egy üres pontjára, és vonszoljuk vissza a helyére. Mindezen kellemetlenségek elkerülése érdekében a jobb egérgombbal kattintsunk a Tálca üres pontjára, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Tálca zárolása utasítást. 

08)          A menüsor alatt van a Szokásos (más néven Standard) eszköztár. Innen főleg a kiszolgáló programokat és egységeket (pl. megnyitást, mentést, nyomtatást, helyesírás-ellenőrzést, kivágást-másolást, beillesztést, nyomtatást) valamint a táblázatkészítő-, hasábozó, rajzoló-, illetve nagyító programot lehet vezérelni. Normál körülmények között a munkalap feletti eszköztárakat a Formázás eszköztár zárja. Ennek főleg a munkalapra felvitt szövegállomány formázásban, alakításában van szerepe. A bal szélén látható kijelölősáv a szövegformázás közben alkalmazott stílust mutatja. Nem szükséges kijelölni az érintett szövegrészt, elég ha a kurzorral belekattintunk, és máris megjelenik. Mellette találhatók a minden szövegszerkesztő programból, sőt újabban már az e-mail levelező programokból is jól ismert formázó gombok (Betűtípus, Betűméret, betűformázók, szövegmezőigazítás). Az eszköztár jobb szélén látható ikonokkal felsorolásokat lehet tételjelzéssel, illetve egyszintű sorszámmal ellátni. Ezek a gombok a Felsorolás és számozás ablak legutóbbi beállításának megfelelően működnek. A mellettük álló behúzás­nö­velő, illetve -csökkentő ikonokkal a bal oldali behúzás mér­tékét változtathatjuk meg. A behú­zás mértéke a tabulátor alapértékével állítható be. A sort a színnel történő Kiemelés és a Betűszín gombok zárják.

09)          Word 2002-től a program első indításakor a Szokásos és a Formá­zás eszköztár egy sorrá alakul. Mivel ez túl hosszú, a vége természetesen nem jelenik meg. Két sorrá alakításának legkézenfekvőbb módja, hogy az egérkurzorral a Formázás eszköztár elején látható függőleges pont­sorra mutatunk, és lenyomjuk a bal egérgombot. A nyilaskeresztté vált egérkurzort húzzuk lefelé, amíg a Formázás eszköztár önálló sorrá válik. Utána a bal egérgombbal ragadjuk meg ismét az eszköztár elejét, és húzzuk balra, illesszük a programablak bal széléhez. A túlcsordult Formázás eszköztár teljes igénybevételének ennél egyszerűbb módja, hogy a jobb szélén látható, lefelé mutató nyílra kattintunk. Ekkor megjelenik egy ablak, amely mutatja a háttérben levő, jelenleg használhatatlan ikonokat. Az alatta levő Gombok megjelenítése két sorban utasítás kiadásával pozícióhelyesen megjelenik a Formázás eszköztár is. A két eszköztár szétválasztásnak harmadik módja, hogy az Eszközök menü à Testreszabás parancs à Beállítások fül útvonalon megnyitható tábla Testreszabott menük és eszköztárak szektorában érvényesítjük A Szokásos és a Formázás eszköztár két sorban utasítást. Mivel a Word 2003 ikonjai kisebbek, mint az előző programváltozatoké, az eszköztár háromsorossá alakítása után van hely a bővítésre. Egyébként a Word 2003 már alapbeállításban is több ikont tartalmaz, mint az elődei.

10)          Word 2002-től felfelé a lenyitott menükben csak a leggyakrabban használt parancsok találhatók, hogy ne lógjanak rá nagyon a szövegmezőre. Ha kevésbé ismert párbeszédablakot szeretnénk megnyitni, kattintsunk a menü alján látható kettős nyílra. Aktiválása után ezt a parancsot hozzácsatolja a törzsmenühöz. A törzsmenü rövidülhet is. Ha a program azt érzékeli, hogy egyes segédprogramokat egyáltalán nem használunk, kiveszi a lerövidített menüből, és háttérbe helyezi. Így a törzsmenü lassan „testreszabottá” válik, a szokásainkhoz idomul. Akit zavar ez az egyébként nagyon szellemes megoldás, mindig az egész listát szeretné látni, nyissa le az Eszközök menüt, és adja ki a Testreszabás parancsot. A megnyíló ablakban aktiválja a Beállítások fület, és a feltáruló tábla Testreszabott menük és eszköztárak szektorában érvényesítse a Mindig a teljes menü megtekintése utasítást. A Bezárás gombra kattintva a menürövidülés megszűnik. A Programmegjelenítés visszaállítása gomb megnyomásával az eredeti állapot bármikor visszaállítható. A teljes menü megjelenítésének egyszerűbb (ideiglenes) módja, ha nem egyszer, hanem kétszer kattintunk rá a menü nevére.

11)          A mun­kalap alatt található az Állapotsor. Ez mutatja, hogy mi történik a szövegállománnyal mun­ka közben. Hány oldalnyi terjedelmű, éppen hol tartunk benne, milyen jellegű tevékenység zajlik (szövegszerkesztés folyik vagy mentés). Amennyiben nem látható a monitoron, kattintsunk az Eszközök menügombbal lenyitható ablak Beállítások parancsára, majd aktiváljuk a Megjelenítés fület. A feltáruló tábla Megjelenítés szektorában adjuk ki az Állapotsor utasítást. Azért is érdemes ragaszkodni ehhez a tájékoztató sorhoz, mert a program ezen keresztül figyelmeztet bennünket, ha valamit rosszul csinálunk, sőt néha még tanácsot is ad, hogy mi tegyünk.

12)          Speciális feladatoknál (pl. rajzolás, táblázatkészítés) az eszköztárak kiegészülnek még egy-egy ikonsorral. A rajzolás, táblázatkészítés és egyéb eszköztárak megjelenési módja attól függ, előzőleg hogyan használtuk őket. Ha a Formázás eszköztár alá illesztettük, a következő előhíváskor is oda kerül. De beilleszthetjük a munkalap aljára, az Állapotsor fölé, vagy használhatjuk úszó ablakként is. (Ennek előnye, hogy nem szűkíti le a munkafelületet. A „Fogd és vidd” módszerrel könnyen odébb tolható, így nem lesz útban.) Némelyik közülük magától megjelenik. Ha pl. egy képet kijelölünk, nem kell külön előhívni a képkezelő eszköztárat, mert azonnal feltűnik. Amennyiben nincs rá szükség, az x bezáró gombjára kattintva küldjük vissza. (Ezt követően már hiába kattintunk a képre, nem jelenik meg újra. Ha mégis szükségünk van rá, a Nézet menü Eszköztárak parancsával megjeleníthető ablakból hívhatjuk elő, a Kép utasításra kattintva.) A másik megoldás, hogy a jobb egérgombbal rákattintunk a képre, és a megjelenő helyi menüben érvényesítjük a Látszik a Kép eszköztár utasítást.

13)          A kiegészítő eszköztárakat ne tartsuk a monitoron, mert nagyon leszűkítik a munkalapot. Azért sem célszerű ezt megtenni, mivel 18 van belőlük. (A Nézet menügombbal, valamint az Eszköztárak paranccsal megnyitható ablakban megtekinthetők. Ha rossz ablakot nyitottunk le, kattintsunk mellé, vagy nyomjuk le az Esc billentyűt, mire visszamegy. Az Eszköztárak választéka a Nézet menü lenyitása nélkül is elérhető. Csupán rá kell kattintani a jobb egérgombbal a képernyőn levő eszköztárak valamelyik ikonjára.) Ezek azonban csak a fő eszköztárak. Az eszköztárak teljes választéka az Eszközök menü à Testreszabás parancs à Eszköztárak fül útvonalon feltárható táblán tekinthető meg. A FÜGGELÉK 2. ábráján. tanulmányozhatjuk, hogy milyen lenne a Word munkalap, ha sorokba rendezve mind a 29 eszköztárat megjelenítenénk.

14)          Az eszköztárak új ikonokkal is kiegészíthetők. A választék az Eszközök menügombbal, majd a Testreszabás paranccsal és a Parancsok füllel előhívható táblán látható kategóriákra bont­va. Megkönnyíti a válogatást, hogy a Leírás gomb megnyomása után megjelenik egy tábla, ami részletes tájékoztatást ad a kiválasztott menügomb funkciójáról. (Amennyiben az Eszközök menü Testreszabás parancsa nem aktiválható, kattintsunk a Nézet menügombra, majd a tovább nyíló ablakokban az Eszköztárak, valamint a Test­reszabás parancsra.) A kiegészítő gyorsindítási lehetőségek közül a Fájl kategóriából az Oldalbeállítás ikont, valamint a Mentés másként szöveges gombot célszerű átemelni, mert használatuk jelentős mértékben könnyíti a munkát. (Lásd FÜGGELÉK à 3. ábrán.) A továbbiakban ezeknek a műveleteknek az alkalmazása előtt nem kell a Fájl menügomb ablakát lenyitni, és keresgélni benne a megfelelő parancsokat.) Ha valamely funkciót gyakran használunk (pl. képszerkesztést) akkor a hozzá tartozó ikont is kitehetjük az eszköztárakba. A keresett ikonokat legegyszerűbben a Kategóriák lista Minden parancs utasítására kattintva találhatjuk meg a Parancsok szektorban, ábécérendben felsorolva.

15)          Az átemelés módja rendkívül egyszerű. A bal egérgombbal ragadjuk meg a kiválasztott ikont, és „Fogd és vidd” módszerrel húzzuk át az eszköztárakra. Az eszköztárak ott fogadják el az új ikont, ahol egy I alakú vastag vonal jelenik meg. Ha rossz helyre raktuk, tovább húzhatjuk, de vissza is vihetjük a kiindulási helyére. Az eszköztárikonok utólagos áthelyezésének, illetve megszüntetésének van egy egyszerűbb (Testreszabás ablakot nem igénylő) módja is. Nyomjuk le az Alt billentyűt, és a bal egérgombbal megragadva húzzuk át az új helyére. A megszüntetése ennél is könnyebb. Húzzuk le a munkalapra, és engedjük el az egeret. (Ezzel nem semmisül meg, mert a Testre­szabás paranccsal előhívható eszköztárakban továbbra is megtalálható, onnan bármikor újra előhívható.) Az AltGr billentyű nyomva tartása mellett áthelyezett ikon a régi helyén nem szűnik meg. Ilyenkor eldönthetjük, hogy melyiket tartjuk meg. Amennyiben előnyösebbnek találjuk az új pozícióját, a régi helyén szüntessük meg. Nyomjuk le az Alt billentyűt, és húzzuk le a szövegmezőre, majd engedjük el az egérgombot is.

16)          Az új ikonok pontos helyét értelemszerűen határozzuk meg. A Mentés másként gombot pl. a mentést szimbolizáló <  ikon után ajánlatos beilleszteni. A Ment mindent és a Mindent bezár ikonokat, rakjuk utána. A Nyomtató és Nyomtatási kép ikonjainak is egymás mellett a helyük. Arra is mód van, hogy az egyik eszköztárból a másikba másoljuk az ikonokat. Az eszköztár egyéni igényeknek megfelelő kialakítása során az esz­köztár­ikonok egymással keveredhetnek. Ennek ellenére nem érdemes tejesen formabontó esz­köztárat létrehozni, mert ha mások gépén dolgozunk, nem fogjuk megtalálni az ikonokat.

17)          Word 2002-től felfelé arra is lehetőség van, hogy a szöveges feliratú gombokat kevés helyet foglaló ikonnal helyettesítsük. A Testreszabás ablak nyitva tartása mellett kattintsunk a jobb egérgombbal a szöveges ikonra az eszköztárban, és a megjelenő ablakban adjuk ki a Gombkép váltása parancsot. A tovább nyíló ablakban jelöljük ki a nekünk tetsző ikont. Amennyiben egyik sem nyerte el a tetszésünket, adjuk ki a Gombkép szerkesztése utasítást, és a megjelenő Gombszerkesztő ablakkal készítsünk egyet. Arra is mód van, hogy egy kiválasztottat módosítsunk. Ha elrontottuk, adjuk ki a helyi menüben a Törlés utasítást. Az előző forma a Gombkép visszaállítása utasítás kiadásával érhető el. Az elkészült ikon a szöveges elé kerül. A Csak menüben szöveg utasítás érvényesítése után azonban a szöveg eltűnik az ikon után, és csupán a piktogram marad meg. A Testreszabás ablak a Bezárás gombbal küldhető vissza.

18)          Az eszköztár módosításai a megnyitott dokumentumban jelennek meg. Ha azt akarjuk, hogy minden dokumentumban megnyilvánuljanak, a Hely kijelölősávba állítsuk be a Normal.dot utasítást. Amennyiben a kihúzott ikonokra már nincs szükségünk és szeretnénk visszaállítani az Office eredeti eszköztárait, aktiváljuk a Testreszabás ablak Eszköztárak fülét, és a feltáruló táblán kattintsunk az Alaphelyzet gomb­ra. Ha az eszköztárak valamelyik gombjának funkciójával nem vagyunk tisz­tában, mutassunk rá. 1-2 másodperc múlva a program kiírja mellé, hogy mire való. Ez a szolgál­tatás azonban csak akkor érhető el, ha az Eszközök menügombbal és a Test­reszabás paranccsal megjeleníthető ablakban a Beállítások fülre kattintunk, majd aktiváljuk a Gombnevek megjelenítése utasítást. Amennyiben a Gombnevek kiegészítése a billentyűparanccsal utasítást is kiadjuk, akkor azt is feltünteti, hogy a feladatot a klaviatúráról milyen billentyűkombinációval lehet végrehajtani. (Excel programban ez a többletszolgáltatás nem működik.) Ha a FÜGGELÉK à 3. ábrán látható eszköztár megfelel nekünk, ezt készen kialakítva betölthetjük a számítógépünk­be. (Ennek módját lásd a Szövegtár használata, valamint a Stílusok használata Word prog­ramban című rovatokban.)

19)          A szövegszerkesztő funkciók legegyszerűbben az eszköztárak gombjaival aktiválhatók. Ennek ellenére nem mindenki használja őket. Akik a régi programokhoz (pl. WordPerfect) vannak szokva, jobban szeretnek billentyűkombinációkat alkalmazni. (Ennek oka, hogy a kezdeti programokat szöveges utasítások formájában kellett működtetni. Ennél sokkal egyszerűbb megoldás volt a billentyűkombinációk használata.) Ez könnyen megtehető, mert mint minden szövegszerkesztő program a Word is rengeteg billentyűkombinációt használ az egyes funkciók kiváltására. Ezek túlnyomó részére azonban semmi szükség sincs, mivel a feladat hagyományos úton ugyanannyi idő alatt megoldható. Ha pl. szeretnénk kitörölni egy szót vagy egy szótöredéket, ennek szokványos módja, hogy kijelöljük, és a Backspace vagy a Delete billentyűvel töröljük. Billentyűkombinációval ezt oly módon lehet elérni, hogy lenyomjuk a Ctrl billentyűt, és attól függően, hogy a kurzor a szó előtt vagy utána áll, mellé nyomjuk a Delete, illetve a Backspace bil­lentyűt. (Amennyiben a kurzor egy szóban áll, az előtte, illetve az utána álló karakterek törlődnek. Ha tehát a Ctrl + Backspace billentyűkombinációt alkalmazzuk, a kurzor előtti szótöre­dék, a Ctrl + Delete billentyűkombináció esetén pedig a kurzor utáni szótöredék szűnik meg.)

20)          Itt célszerű felhívni rá a figyelmet, hogy billentyűkombinációk alkalmazása esetén először mindig a segédbillentyűt kell lenyomni, és utána a karakterbillentyűt, különben a kívánt funkció helyett a karakter képe jelenik meg a monitoron. Végül egyszerre engedjük el mindegyiket. (Különösen fontos ennek a kezelési módnak a betartása a hármas billentyűkombinációknál. Három billentyűt ugyanis meglehetősen nehéz egyszerre lenyomni. A kiskapitálist előidéző Ctrl + Shift + K billentyűkombinációnál pl. nyomjuk le előbb a Ctrl és a Shift billentyűket, majd nyomjuk utána a K billentyűt. Így biztosan nem fog eltűnni a kijelölt szakasz, és nem jelenik meg a helyén egy K betű.) A karakterbillentyű lenyomásával ne késlekedjünk, mert ha túl későn nyomjuk le, a segédbillentyűk önálló életre kelnek. Az Alt + Shift billentyűkombináció pl. a billentyűzet kiosztását szabályozzák. Ha tehát ezek használata után azt tapasztaljuk, hogy az á, é, í, ó, ö, ő, ú, ü, és ű billentyűk lenyomásakor ‘ ; \ = 0 [ ] - és \ jelek jelennek meg a monitoron, vagy a z és y betűk felcserélődnek, a klaviatúránk átváltott angol billentyűkiosztásra. (Az előző billentyűkombináció megismétlésével a magyar kiosztás könnyen visszaállítható.)

21)          A monitor legalján található a Tálca. Ez minden esetben megjelenik a képernyőn, akkor is, ha semmit sem csinálunk. Bal szélén a Start menügomb található, amely a számítógép használatbavételét, a kezelés alapfeltételeinek megteremtését teszi lehetővé. A jobb szélén az óra látható, ami a pontos időt mutatja. (Ha az egérkurzorral rámutatunk, megjelenik felette az aznapi dátum.) Nyomtatáskor az óra mellé kerül a nyomtató ikonja. (Erről lehet a nyomtatót megállítani, újraindítani, a beletöltött adatállományt törölni.) A Tálca másik szerepe a munkánkhoz hasz­nált meghajtók, fájlok, segédprogramok gyors indíthatósága. Segítségével akár több tucatnyi fájlon is dolgozhatunk egyszerre. Nem kell az előzőt bezárni, aztán hosszas keresgélés után előhívni, hanem csak le kell küldeni a Tálcára a címsor jobb oldalán levő ”–^” gombbal. Onnan a bal egérgombbal egyszer rákattintva pillanatok alatt felhozható. (Ha nem férnek el, akkor a program a Tálca bal oldalán létrehoz egy mappát, és abba gyűjti. Ez esetben a mappa ikonjára kattintva lehet az egyes fájlokat felhozni.)

22)          Windows XP-től kezdve lehetőség van a lekicsinyített fájlok csoportosítására is, ami jelentősen könnyíti a dokumentumok megtalálását. Kattintsunk a jobb egérgombbal a Tálca üres felületére, és adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Tálca fület. A feltáruló tábla Tálcagombok beállító sávjában érvényesítsük az Összevonás minden esetben, címkék elrejtése vagy az Összevonás, ha a Tálca megtelt utasítást. Az OK gomb megnyomása után az azonos típusúak (pl. Word dokumentumok, PageMaker dokumentumok) egymás mellé kerülnek. Ha sok van belőlük, ezeket külön mappába gyűjti a rendszer. A típus szerint elkülönített mappákra kattintva a lenyíló menüből könnyebben kiválasztható a felküldendő dokumentum, mintha az összeset egy mappába gyűjtené. A hasonló elemek csoportokba rendezése ily módon meg is szüntethető. A legtöbb felhasználó ezt szokta tenni, mivel a Windows 7 már két-három azonos ikon esetén mappába gyűjti a dokumentumokat, ami feleslegesen lassítja a munkavégzést. A Soha nincs összevonás utasítás beállításával itt is megjelenik minden megnyitott fájl ikonja a Tálcán, egyre rövidülő névvel. Mivel egy idő után már nem tudjuk megkülönböztetni őket, mutassunk rá az egérrel. Erre egy kis táblán megjelenik mellette a teljes neve.

23)          XP-től felfelé a Windows elrejti a Tálca jobb oldalán megszokott ikonokat is. Ezek csak akkor jelennek meg, ha rámutatunk a helyükre az egérkurzorral. Ez egy nagyon előnyös szolgáltatás, mert így az alkalmanként használt ikonok nem foglalják a helyet a meghajtók, fájlok lekicsinyített ikonjai elől. Amennyiben ragaszkodunk a Windows 98-ban megszokott állandó megjelenéshez, a jobb egérgombbal kattintsunk a Tálca szabad területére, és adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. A megnyíló ablakban aktiváljuk a Tálca fület. A feltáruló tábla Értesítési terület szektorában nyomjuk meg a Testreszabás gombot. A tovább nyíló ablak alján aktiváljuk a Mindig jelenjen meg az összes ikon és értesítés a tálcán utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ha nem akarjuk, hogy az összes nem használt ikon megjelenjen a Tálca jobb szélén, ezt is ebben az ablakban állíthatjuk be. Az értesítési területen megjelenítendő ikonok és értesítések kijelölése ablakban egyen­ként meghatározhatjuk az ikonok láthatóságát. Az Ikonok és értesítések megjelenítése mellett az Ikonok és értesítések elrejtése és a Csak az értesítések elrejtése utasítást is kiadhatjuk. Az Ikonok és értesítések elrejtése utasítás beállítása esetén a Tálca ikonja a kurzorral való rámutatás esetén sem jelenik meg a helyén. A beállításokat itt is az OK gombok megnyomásával nyugtázzuk.

24)          A szövegszerkesztés és a rajzolás megkönnyítése érdekében a munkalap körül is találhatók kellékek, segédeszközök. Felül és bal oldalt látható a vízszintes- és a függőleges vonalzó. (Ez utóbbi csak Nyomtatási elrendezés nézetnél, vagyis tördelt oldalak esetén jelenik meg. Ha egyik sem látható, kattintsunk a Nézet menügomb­ra, és adjuk ki a Vonalzó parancsot. Alaphelyzetben mindkét vonalzó centiméterre van kalibrálva. Az egységnyi távolság a nagyítás, illetve kicsinyítés mértékével arányosan változik rajtuk. Mivel segédvonalak nem tartoznak hozzájuk, a munkalapon szerkesztett szöveg, ábra méreteit csak hozzávetőlegesen lehet megállapítani velük. Emiatt nincs rajtuk milliméterosztás sem. Szükség esetén a vonalzók hüvelykben, milliméterben, valamint pont- és pika értékben is skálázhatók. Az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítá­sok parancsot, majd aktiváljuk az Általános fület. A feltáruló tábla Mértékegység kijelölősáv­jában elvégezhetjük az átállítást. Sajnos a skála jelöletlen osztásvonalai milliméter beállításban sem finomodnak. (Ügyeljünk arra, hogy az alatta található HTML-szolgáltatásokhoz képpontok megjelenítése utasítás ne legyen érvényesítve. Ebben az esetben a milliméter beállítás ellenére az összes beállító tábla alapértelmezett mértékegysége a pixel, vagyis a képpont lesz.) Utána nyomjuk meg az OK gombot. Dokumentum- vagy oldalváltáskor előfordulhat, hogy a vonalzók láthatatlanná válnak. Ennek oka, hogy a képernyőn levő oldal nincs aktiválva. Kattintsunk a bal egérgombbal a szövegmezőre, és mindjárt megjelennek.

25)          A vízszintes vonalzóra ráépítve helyezkedik el a Tabulátor. A tabulátorjelekre történő ráállást a Tabulátor billentyű teszi lehetővé[23]. Ma már csak kevesen használják, mert az Excel táblázatkezelő programban sokkal szebb és precízebb oszlopokat, táblázatokat lehet készíteni. Ráadásul ez a program be is keretezi a számoszlopokat. Ennek a bekezdés-kijelölő egységnek a mechanikus írógépek idején volt nagy jelentősége, amikor nem volt más lehetőség a számoszlopok gyors begépelésére, az egy csoportba tartozó karakterek elkülönítésére. Egymás alá írt tételek kezdetének elcsúszásmentes beállítására azonban Word-ben is nélkülözhetetlen a tabulátor. Jobb oldalt a függőleges, lent pedig a vízszintes görgetősáv határolja a munkalapot. Ezekkel lehet a szöveget vagy ábrát felfelé-lefelé, illetve oldalirányba tologatni. (Sortörés ablakhoz üzemmódot alkalmazva nincs szükség vízszintes tologatásra.) Amennyiben nem láthatók a monitoron, kattintsunk az Eszközök menügombbal lenyitható ablak Beállítások parancsára, majd aktiváljuk a Megjelenítés fület. A fel­táruló tábla Megjelenítés szektorában adjuk ki a Vízszintes görgetősáv, valamint a Függőleges görgetősáv utasításokat, majd nyomjuk meg az OK gombot. (A függőleges görgetősáv részletes használati módját lásd a Kijelölések, Mozgás a szövegben című rovatban.)

26)          A függőleges görgetősáv végén, valamint a vízszintes görgetősáv elején látható még néhány gomb, amely jól szemlélteti a Word terjengősségét, azt hogy a legtöbb művelet két-háromféle módon is elvégezhető. A függőleges görgetősáv gombjai közül felülről a harmadikkal hívható elő a Keresés és csere ablak. Ezen a Következő gomb megnyomásával lehet a következő keresett szót, kifejezést megtalálni. Ugyanez előidézhető az előhívó gomb alatti, lefelé mutató, kék színű kettős nyíllal is. Igaz, hogy ezzel a gombbal a Keresés és csere ablak bezárása után is tovább lehet keresni a beállított szót, de ezt a Ctrl + Page Down vagy a Shift + F4 billentyűkombinációkkal szintén meg lehet tenni. Az ablakelőhívó gomb feletti felfelé mutató kék nyíllal vissza lehet térni az előző szóra. Ha túl gyorsan haladtunk és elfelejtettük a korábban megtalált szót kijavítani, akkor nem kell az egész keresést elölről kezdeni. (Többnyire kétszer kell rákattintani kék nyílra, mert az első csak inaktiválja a Kereső ablakot.) Ez a funkció viszont a Ctrl + Page Up billentyűkombinációval váltható ki. A Keresés és csere ablak pedig a Ctrl + F billentyűkombinációval hívható elő. Így ezek a bolhányi méretű gombok könnyen nélkülözhetők lennének, ha minden esetben emlékeznénk az éppen használni kívánt billentyűkombinációra. (Word 2002-ig a Keresés és csere ablakot a Ctrl + I billentyűparanccsal lehetett előhívni. Időközben a Microsoft igazodott a kiadványszerkesztő programhoz, és Word 2003-tól felfelé a kereső ablak már Ctrl + F billentyűkombinációval hívható elő. A módosítás miatt megváltoztak a betűformáló billentyűparancsok is. A fejlettebb programváltozatokban a karakterkövérítés a Ctrl + B, a kijelölt karakterek dőltté alakítása a Ctrl + I, az aláhúzása pedig a Ctrl + U billentyűkombinációval lehetséges.)

27)          A vízszintes görgetősáv bal szélén látható gombjaival lehet a munkalapot különböző nézetekbe állítani. Ugyanazt teszi, mint a Nézet menügomb, csak nem kell előtte egy ablakot lenyitni. Zavart csak az okozhat, hogy van köztük olyan is, amelyet véletlenül megérintve eltűnnek ezek a gombok, és nem tudjuk visszaállítani a munkalapot eredeti állapotába. Ekkor kattintsunk a Nézet menügombra, és a megnyíló ablakban a Normál vagy a Nyomtatási elrendezés parancsot kiadva helyreáll a korábbi állapot. Ha továbbra is osztott marad a munkalap, érvénytelenítsük a Dokumentumtérkép parancsot. A leggyakoribb zavar, hogy szerkesztés közben a Tagolás parancs aktiválódik. Ez esetben az is elég, ha a vízszintes görgetősáv bal szélén rákattintunk a mellette álló Oldalkép ikonra.)

28)          A zökkenőmentes munkavégzés érdekében jó ha tudjuk még, hogy az eszköztárak gombjaival lenyitható ablakok megjelenésekor a szövegszerkesztő funkció lebénul. Mindaddig nem lehet belejavítani a szövegbe, amíg vissza nem küldjük őket. Ez alól kivételt képeznek a szövegjavító ablakok. A Keresés és csere, valamint a Helyesírás-ellenőrző ablakok visszaküldés nélkül is inaktívvá tehetők. Amennyiben a megtalált szót vagy a kijelzett hibát ki szeretnénk javítani, kattintsunk a szövegmezőre. Ilyenkor a funkció ablakok címsora mögötti kék sáv elszürkül jelezve, hogy átmenetileg felfüggesztették tevékenységüket. Ha újra aktívvá akarjuk tenni őket, kattintsunk rájuk. Akkor is szükség van ezeknek az ablakoknak az inaktívvá tételére, ha be akarjuk zárni az anyagot, vagy le szeretnénk küldeni a Tálcára, és helyette egy másikat felhívni.

 

Eszköztárak visszarendezése

 

Ha a Szokásos vagy a Formázás eszköztár eltűnne, vagy egy új (nem kívánatos) eszköztár jelenne meg, akkor az alábbiak szerint járjunk el:

1.  Kattintsunk a bal egérgombbal a menüsor Nézet gombjára.

2.  A megjelenő ablakban adjuk ki az Eszköztárak parancsot.

3.  Az oldalra nyíló almenüben tegyünk a Szokásos és Formázás utasítások elé egy pipát. (Máshol ne legyen, mert ha a többi parancsot is aktiváljuk, akkor a felső eszköztárak közé, illetve alulra, az Állapotsor fölé berak egy-egy Formázó sort, ami nagyon leszűkíti a munkalapot.) A felesleges eszköztárak is itt szüntethetők meg. (Kattintsuk ki a pipát előlük.)

Ha ezen a módon nem tudunk minden felesleges eszköztárat megszüntetni, kattintsunk az Eszközök menügombbal lenyitható ablak Testreszabás parancsára, és a tovább nyíló ablakban aktiváljuk az Eszköztárak fület. Alaphelyzetben itt csak a Szokásos, a Formázás és a Menüsor utasítások lehetnek kijelölve, a többit érvénytelenítsük. Rajzoló-, táblázatkészítő, keretező-, webkiszolgáló eszköztárak a Szokásos eszköztár vonatkozó gombjaira kattintva is keletkeznek, de ezek újbóli rákattintással megszüntethetők. Amennyiben a Szokásos vagy a Formázás eszköztár eltűnne a Címsor alól, és egy kis ablakban jelenne meg, akkor ragadjuk meg a bal egérgombbal a felső kék csíkját, és húzzuk be az eszköztárak megfelelő sorába. (Előfordul, hogy rossz helyre megy. Ilyenkor a bal egérgombbal kattintsunk a jobb oldali határoló vonalára, és húzzuk feljebb vagy lejjebb.) A Word  szabályosan kialakított alapeszköztára a FÜGGELÉK à 3. ábrán.) látható.

 

Képernyőnagyítás

 

a)              Főleg kis képernyőátlójú monitoroknál gyakori probléma, hogy nem elég nagy a munkafelület, az elkészült táblázat vagy rajz lelóg róla. Ahhoz, hogy teljes egészében lássuk, le kell kicsinyíteni. Ekkor viszont láthatatlanná válnak a részletek. Van azonban néhány áthidaló megoldás, ami adott körülmények között több centiméterrel is képes megnövelni a mozgásterünket. Kattintsunk a bal egérgombbal a menüsor Nézet gombjára. A megnyíló ablakban kattintsunk az Nyomtatási elrendezés parancsra. Ekkor úgy látjuk a dokumentumot, ahogy ki van szerkesztve, margókkal, oldalakra bontva. Most kattintsunk a Normál parancsra. Erre eltűnnek a margók és a sorvégi elválasztójelek, a szöveg egybefolyik. Anélkül zsugorodik, csökken a terjedelme, hogy a tartalma csorbulna. (Ezt nevezik ömlesztett változatnak.) Sajnos ez az üzemmód nem minden esetben használható. A képek, ábrák, oszlopok normál nézetben láthatatlanná válnak. Amennyiben az anyag vázlatszerűen lett felgépelve, Normál nézetben eltűnnek a formázásai is. Ilyenkor az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, és aktiváljuk a Megjelenítés fület. A feltáruló tábla A vázlat és Normál nézet beállításai szektorában érvénytelenítsük a Gépírás utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot.

b)             Ha csak egy-két sornyi helyre lenne szükség ahhoz, hogy ne kelljen le-fel tologatni az oldalt, kattintsunk a Szokásos, majd a Formázás eszköztár bal oldali fejvonalára (két függőleges pontsor), és a „Fogd és vidd” módszerrel húzzuk ki őket a munkalapra. Ekkor lebegő palettává válnak, amelyeket a címsoruknál fogva oda helyezünk, ahová akarunk. Ha nem használjuk ki a munkalap teljes szélességét, az eszköztárakat a képernyő szélére is kihúzhatjuk. Ennek módja, hogy a címsoruknál megragadjuk őket, és addig toljuk kifelé, amíg függőleges sorrá válva a munkalap jobb, illetve bal oldalára ugranak. A visszaállításuk ugyanígy történik. Toljuk a Szoká­sos eszköztár lebegő palettáját a Menü sor szélére, mire az ikonjai vízszintes sorba rendeződve fel­zár­kóznak alá. Ezután a Formázás eszköztár palettáját toljuk rá a Szokásos eszköztár szélére. Amennyiben nem illeszkednek be pontosan a helyükre, fejvonalaikat megragadva húzzuk ki őket a képernyő bal szélére.

c)              Ha még mindig kicsi a hely, szüntessük meg a vonalzókat. Ennek érdekében a Nézet menüben érvénytelenítsük a Vonalzó parancsot. A munkalap lefelé is kiszélesíthető. A jobb egérgombbal kattintsunk a Start menügombra, és a felnyíló menüben adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. A Tálca és a Start menü tulajdonságai ablakban aktiváljuk a Tálca fület, és A tálca megjelenése szektorban adjuk ki A Tálca automatikus elrejtése utasítást. Erre a Tálca eltűnik. Ezzel szintén lejjebb húzódik a munkalap. Ha szükségünk van rá, húzzuk le az egérkurzort a képernyő alsó szélére, és megjelenik a Tálca. A kívánt művelet elvégzése, a kurzor eltávolítása után ismét eltűnik. Ha a munkalap oldalán van elég hely, kihelyezhetjük balra vagy jobbra. Ezt a Tálca helye a képernyőn beállító sávban rendelhetjük el.

d)             Ennél is nagyobb munkafelület-növekedés érhető el, ha a Nézet menüben a Teljes képernyő parancsra kattintunk. Ebben az esetben minden eltűnik, az egész képernyőt a szöveg vagy a feldolgozott ábra tölti ki. Ilyenkor csak az egérrel, és a billentyűkkel dolgozhatunk rajta. Az ábrát úgy állítsuk be, hogy a munkalap felső széle kerül a monitor felső széléhez. Az eszköztárak eltűnése következtében keletkező helytöbblet alul, a munkalap alján fog megjelenni. Amennyiben szükségünk lenne valamelyik formázó gombra, toljuk az egérkurzort a képernyő tetejére. Ekkor ideiglenesen megjelenik a Menüsor. Kattintsunk a Nézet menü gombra, és a lenyíló ablakban adjuk ki az Eszköztárak parancsot. Az oldalra nyí­ló almenüben jelöljük ki azt az eszköztárat, amelyben a szükséges gomb megtalálható. A kiválasztott eszköztár gombsora megjelenik a képernyő tetején. A szükséges művelet elvégzése után toljuk ismét a kurzort a képernyő tetejére, és az újra megjelenő menüsor Nézet menüjében szüntessük meg a már nem használt eszköztárat. Ebből az üzemmódból az Esc billentyű lenyomásával, vagy a monitoron látható Teljes képernyő ablak bezárásával léphetünk ki. (Annak érdekében, hogy ne legyen útban, a munka megkezdése előtt toljuk a monitor valamelyik sarkába.)

e)              Nyomtatási elrendezés nézetben zavaró lehet az oldalak tetején és alján található üres sáv, valamint az egyes oldalakat elválasztó szürke csík. Ez azonban Word 2002-től felfelé könnyen elrejthető. Mutassunk az egérkurzorral valamelyik lap tetejére vagy aljára, és amikor egymással szembe mutató kettős nyíllá alakul, megjelenik mellette egy kis tábla, Üres területek elrejtése felirattal. A bal egérgomb lenyomása után az üres területek megszűnnek. Visszaállításánál ugyanígy járjunk el. (Most az Üres területek megjelenítése tábla jelenik meg.) Ez az üzemmód igen hasznos lehet többoldalas listák készítése esetén, Ilyenkor az üres területek elrejtésével a lista folytonossá válik. Nem kelti az olvasóban azt a téves nézete, hogy a lap alján véget ér. Ezért munkánk végeztével ebben az üzemmódban mentsük el a dokumentumot, és így adjuk tovább másoknak.

 

Nagyítás tört értékekre állítása

 

1.  A Szokásos eszköztárban kattintsunk kétszer a Nagyítás kijelölősávra. Ekkor a benne levő érték kijelölődik.

2.  Írjuk rá a kívánt nagyítási értéket (pl. 110%-ot. 17 colos monitor használata esetén erre az értékre felnagyítva tölti ki a dokumentumoldal teljes mértékben a képernyőt.) Csak a számértéket kell beírni, a „%” jelzést a program automatikusan utána rakja.

3.  Nyomjuk meg az Enter billentyűt.

Ily módon természetesen le is kicsinyíthetjük a munkalapot. A 17 colos CRT-monitor 68%-os, míg 19 colos CRT-monitornál 71%-os kicsinyítés mellett válik az A/4-es lap teljes egészében láthatóvá. (Ezek az adatok 1024 × 768 képpontos felbontásra vonatkoznak. 17 colosnál kisebb méretű monitort szövegszerkesztéshez nem célszerű használni, mert normál méretben a tördelő programok A/4-esnél kisebb méretű oldalai olvashatatlanná válnak, ami nagyon megnehezíti a munkát. A nagyon apró betűket ugyanis a monitor nem képes kirajzolni, a szövegmező „sormintává” alakul.)

 

Teljes oldal megjelenítése

 

a)              Ha látni szeretnénk, hogy a kiszerkesztett oldal hogy néz ki egyben (aljától a tetejéig) kattintsunk a menüsor %-os nagyítást feltüntető Nagyítás kijelölősávjára, illetve a jobb oldalán található lefelé mutató nyílra. A lenyíló ablakban az Oldalszélesség parancsra kattintva látni fogjuk a bal- és jobb oldali margók teljes szélességét. A Teljes oldal parancsra kattintva az egész oldalt láthatjuk (a margószélességet alul, felül és oldalt. A méretjelző % beviteli sávban láthatóvá válik, hogy ez a kép hányad része az eredetinek, mennyivel kisebb.) A legalul található Két oldal parancsra kattintva láthatjuk, hogy milyen lenne a munkánk, ha dupla oldalon szerkesztenénk ki. A dupla oldalról úgy állhatunk vissza normál üzemmódra, hogy kétszer rákattintunk a %-os nagyítást mutató gombra, és beírjuk azt a nagyítási arányt, amelyen dolgozni szoktunk. (Olyan értéket állítsunk be, hogy a szövegmező a képernyő bal szélétől a jobb széléig érjen. Ez az érték a képernyő méretétől függ, 17 colos[24] CRT-monitornál pl. 110%.) Utána nyom­juk le az Enter billentyűt. Word 2002-től felfelé a Nagyítás kijelölősáv kiegészült a Szövegszélesség paranccsal. Erre kattintva eltűnnek a margók, és a szövegmező teljes szélességében kitölti a képernyőt.

b)             A nyomtatási kép egyszerűbben is megjeleníthető, ha a Szokásos eszköztárban a nyomtató piktogramja melletti (fehér lapot szimbolizáló) Nyomtatási kép gombra kattintunk. Ebből az üzemmódból úgy léphetünk ki, hogy az újonnan képződött eszköztár Bezárás gombjára kattintunk. Word-ben a nagyítási érték csökkentésével sokszorozódnak az oldalak. A program annyi oldalt jelentet meg a dokumentumból, hogy kitöltse az egész képernyőt. Kis képernyő használata esetén Nyomtatási kép nézetben a betűk már összefolynak, a szöveg olvashatatlanná válik. Az oldalsokszorozás Nyom­tatási kép üzemmódban is előidézhető. Ehhez kattintsunk saját eszköztárának Több oldal ikonjára, és a megjelenő ablakban jelöljük ki az 1 × 2 oldal piktogramot. Ekkor a program egyszerre két oldalt helyez a képernyőre. Ezáltal jóval rövidebb idő alatt ellenőrizhetjük a nyomtatandó oldalakat. Ha bele akarunk olvasni valamelyik oldalba, nem kell a nagyítás mértékén változtatni. Kattintsunk az egérkurzorral a Nagyítás ikonra, majd az olvasni kívánt oldalra. Erre felnagyítódik normál méretre, azaz 100%-ra. Újból rákattintva visszatér a korábbi méretre. Amennyiben bele akarunk javítani a szövegbe, előtte ismét kattintsunk a Nagyítás ikonra, hogy ez a funkció inaktívvá váljon.

c)              A Vonalzó megjelenítése gombra kattintva eltűnnek a vonalzók, és kissé felnagyítódnak az oldalak. Ez némileg javítja a részletek láthatóságát. Ennél jóval nagyobb nagyítást érhetünk el a Tel­jes képernyő gombra kattintva. Ilyenkor a vonalzók mellett a Menüsor is eltűnik a képernyőről. Ismét erre a gombra, vagy a Teljes képernyő bezárása táblára kattintva, visszatérhetünk a korábbi állapotra. Mellesleg Word 2003-ban ebből felnagyított nyomdai nézetből készült az Olvasási elrendezés funkció. A Zsugorítás hogy beférjen ikonra nehogy rákattintsunk, mert ennek beláthatatlan következményei lesznek a dokumentumunkra nézve. Egy olyan szövegmező-összenyomó, oldalszám­csök­kentő folyamat indul be, amely semmilyen módon nem vonható vissza.

d)             A nagyítási érték növelésével csak a dokumentum lesz nagyobb, az eszköztárak nem. A Microsoft azonban gondolt a gyengén látókra is. Az ő számukra alkottak egy segédprogramot, amellyel a képernyő minden eleme felnagyítható. A Start menü lenyitása után adjuk ki a Minden Program à Kellékek à Könnyű kezelés parancsot. A tovább nyíló ablakban kattintsunk a Nagyító utasításra. Megjelenik a Nagyító ikon a Tálcán, és egyúttal lejjebb húzódik a munkalap. Az így keletkezett kétujjnyi széles sávban felnagyítva olvashatjuk a szövegmezőnek azt a részletét, amelyre az egérkurzorral rámutatunk. Ha a jobb egérgombbal rákattintunk a Nagyító ikonra a Tálcán, és a felgördülő menüben kiadjuk a Nagyító parancsot, megjelenik a Nagyító eszköztár. Ezen a + és – gombokra kattintva növelhetjük, illetve csökkenthetjük a nagyítás mértékét. A Beállítások fogaskerék szimbólumra kattintva előjön a Nagyítás beállításai ablak. Ha a Nyomon követés szektorában kiadjuk az Egérmutató követése utasítást, a dokumentum feletti keskeny sávban megjelenik a képernyőnek az a részlete, amelyre az egérkurzorral rámutatunk. (Ez az utasítás alapbeállításban aktiválva van.) A Billentyűfókusz követése, illetve a Szövegbeszúrási pont követése a nagyítóval utasítások aktiválása után a nagyítás munka közben is folyamatosan zajlik. A nagyító sávban a szövegmezőnek az a sora jelenik meg, amelyen éppen dolgozunk. Amennyiben az eszköztárak színes gombjait továbbra sem látjuk jól, kattintsunk a Színek invertálásának bekapcsolása utasításra. Ekkor a sötét színek világosra, a világosak pedig sötétre váltanak.

 

Ablakhoz törés beállítása

 

Ha normál képernyőn két dokumentumot egymás mellé helyezünk, hogy összehasonlítsuk a tartalmukat, akkor a szövegmező lekeskenyedik. Ez azzal a kellemetlen következménnyel jár, hogy megjelenik a vízszintes görgetősáv, amelyet ide-oda kell tologatnunk, hogy az egyes sorok végét is el tudjuk olvasni. Ennek elkerülése érdekében a Nézet menüben váltsunk át Normál nézetre, majd a kattintsunk a menüsor Eszközök gombjára. A megnyíló ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, majd a tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Megjelenítés fület. A feltárult tábla A Vázlat és a Normál nézet beállításai szektorában  aktiváljuk a Sortörés ablakhoz utasítást. Az OK gomb megnyomása után nyugodtan felnagyíthatjuk a szöveget, nem csordulnak túl a sorok. A szövegállomány a képernyőn marad, teljes terjedelmében olvasható lesz. A rosszul látók számára is előnyös ez az eljárás, mert a Nagyítás kijelölő­sáv­val a szövegmező tetszőleges mértékben felnagyítható anél­kül, hogy meg kellene változtatni az alkalmazott betűméretet. A nagyobb betűkből kevesebb szó ke­rül egy sorba. Az áttördelést a program automatikusan elvégzi anélkül, hogy ez a szövegállomány eredeti beállításait megváltoztatná.

 

Ablakok formázása

 

a)              A Windows operációs rendszer legjellemzőbb tulajdonsága, hogy nem használ programnyelvet. Helyette a párbeszédablakok rendszerét alkalmazza. Ezekben az ablakokban felsorolja a megoldási lehetőségeket. A felhasználónak semmi mást nem kell tenni, mint kiválasztani a szá­mára megfelelőt, és rákattintani. Nincs szükség informatikai ismeretekre, programnyelv használatára, így ezt a rendszert bárki alkalmazhatja. A munka közben megnyíló ablakok halmaza azonban megkívánja a rendteremtést közöttük. Az áttekinthetőség érdekében meg kell határozni a megnyíló ablakok helyét, és optimalizálni kell a méretüket. Ennek technikai feltétele biztosítva van, mivel a Windows operációs rendszer ezen a téren is széles körű lehetőséget kínál számunkra.

b)             Amennyiben több ablak jelenik meg egyszerre, meglehetősen nehézkes a kilógó sarkaikra kattintgatva előtérbe helyezni őket. Többnyire nincs is erre szükség, mert méretük és helyzetük megváltoztatásával elférnek egymás mellett is. Miután a parancsikonok általában az Asztal bal oldalán, két-három sorba elrendezve helyezkednek el, a nagyméretű ablakokat állítsuk a monitor jobb oldalára. (Ragadjuk meg a címsor kék színű csíkjánál fogva, és a „Fogd és vidd” módszerrel húzzuk a jobb felső sarokba.) Ezt követően állítsuk be az ablak méretét. Ehhez átmenetileg nagyítsuk fel teljes méretre a jobb felső sarkában található 1 gombbal, majd gondoskodjunk róla, hogy minél több információt szolgáltasson számunkra. Ennek érdekében kattintsunk a Nézet menügombra, és a lenyíló ablakban adjuk ki az Állapotsor és a Részletek parancsot. A Részletek paranccsal megnyitható ablak még áttekinthetővé válik, ha a fájlokat tovább rendezzük. Ha a Nézet menüben kiadjuk a Rendezés vagy Csoportosítás parancsot is, és az oldalra nyíló almenüben aktiváljuk a Név, Méret vagy Típus utasításokat, fájljaink nem mosódnak egybe, hanem típusonként elkülönülnek.

c)              Az Állapotsor aktiválásával az ablak alján megjelenik a benne található fájlok, mappák darabszáma, és a terjedelmük. (Csak a fájlok terjedelmét képes a program összegezni, a mappákba nem lát bele. Ezeknek a helyfoglalását úgy tudjuk megállapítani, hogy a Ctrl, illetve a Shift billentyű lenyomása mellett kijelöljük őket. Utána a jobb egérgombbal kattintsunk rájuk, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk az Általános fület, és a Méret sorban leolvashatjuk az összterjedelmüket. Ha csak egy fájl, illetve mappa tulajdonságaira vagyunk kíváncsiak, nem kell ablakokat, füleket nyitogatnunk. Nyomjuk le az Alt billentyűt, majd a bal egérgombbal kattintsunk kétszer a vizsgálandó objektumra. Máris megnyílik a Tulajdonságok ablak Általános táblája. A fájlokra, mappákra mutatva ennél is egyszerűben megtudhatjuk a terjedelmüket és készítésük, illetve módosításuk időpontját. (Előtte a Címsorára kattintva aktiváljuk az ablakot.)

d)             Most már elkezdhetjük az ablak méreteinek optimális kialakítását. Először belül szabjuk át, az oszloptávolságok tartalomhoz igazításával. Ezt a fejléc segítségével tudjuk megtenni. Mivel a későbbiek során előfordulhat, hogy valamelyik ablakot odébb kell húzni, a fejléc címszavainak sorrendiségét úgy határozzuk meg, hogy a legfontosabb adatok akkor is láthatók legyenek, ha az ablakot félig letoljuk a monitorról. A fájlok legfontosabb ismertetője a nevük, így az első oszlop fölé a Név kerüljön. Ezt kövesse a Méret, majd a készítés időpontja, azaz a Módosítás dátuma felirat. A fejléc végére rakjuk a Típus feliratot. Ha ennél is több fájljellemzőt szeretnénk látni, nyissuk le a Nézet menüt, és adjuk ki a Megjelenítendő részletek parancsot. A megnyíló ablakban fájljaink több tucat tulajdonságát tehetjük láthatóvá a mappában. Keressük ki azt, amire a leginkább szükségünk van, és aktiváljuk. Végül nyomjuk meg az OK gombot. Ha az ablakban nem ebben a sorrendbe követik egymást a címszavak, ren­dezzük át őket. A bal egérgombbal ragadjuk meg a rossz helyen levőt, és húzzuk az előírt pozícióba. (Illesszük az előtte és utána álló címszó közé, és engedjük el az egeret.)

e)              Itt célszerű szólni a fájlokat, mappákat tároló meghajtó különleges jellemzőjéről. Két eltérő formázású merevlemezzel és több partícióval ellátott gépeken gondot okozhat, hogy a használni kívánt meghajtót milyen fájlrendszer alatt formázták. Nyissuk meg a Számítógép ablakot, és a Nézet menüben adjuk ki a Részletek parancsot. Kattintsunk a jobb egérgombbal valamelyik oszlop fejlécére, és a felbukkanó menüben aktiváljuk a Fájlrendszer utasítást. Ezt követően a fájlok fő jellemzői mellett feltűnik a meghajtó formázási módja is (FAT32 vagy NTFS).

f)               Egyébként a listahasábok feletti fejlécek nem csupán megnevezések, tájékoztató feliratok. Emellett rendező funkcióval is rendelkeznek. A Név feliratra kattintva ábécérendbe (A-tól Z-ig) rendeződnek az ablakban található fájlok. Újból rákattintva visszafelé (Z-től A-ig) rakja őket sorba a program. A Méret fejlécre kattintva fájlméret szerint történik a sorba rakás. (A növekvő, illetve csökkenő sorrendben állítás a teljes listában létrejön fájltípustól függetlenül.) A Módosítás dátuma gombra kattintva az utolsó mentés dátuma sze­rint történik a fájlok sorba állítása az egyes fájlcsoportokon belül. (Újbóli rákattintással a leg­utoljára készült fájlok helyett a legrégebbi dátumúak kerülnek felülre.) A Típus fejléccel típusuk szerint csoportokba lehet rendezni a fájlokat. (Az oda-visszaváltás során csupán a fájlcsoportok rendeződnek át.)

g)              A megfelelő sorrend kialakítása után állítsuk be az oszloptávolságokat. Keressük ki a leghosszabb nevű fájlt, és az első hasáb szélességét úgy állítsuk be, hogy a jobb széle a végénél legyen. (Mutassunk az egérkurzorral a Név és a Méret felirat közé, és amikor átalakul kétirányú nyíllá, nyomjuk le a bal egérgombot, majd húzzuk a két oszlopot elválasztó vonalat balra vagy jobbra.) Folytassuk beállítást, amíg minden oszlop hézagmentessé válik. A mozgatások során előfordulhat, hogy valamelyik felirat eltűnik. Ennek oka, hogy tologatás közben egy másik alá csúszott. Előhozása érdekében helyezzük az elmozdító keresztet az egyes feliratokat elválasztó vonal jobb széle mellé. Ahol a kereszt függőleges szára párhuzamos vonalakká alakul, ott van elbújva. Kattintsunk a bal egérgombbal az átalakult keresztre, és húzzuk le a felül levő feliratot az alatta levőről. Ezeket a beállításokat elég egyszer elvégezni, mert az összes hasonló ablakon érvényesülni fog. Ehhez az Eszközök menüben adjuk ki a Mappa beállításai parancsot, és a megnyíló ablakban aktiváljuk a Nézet fület. A feltáruló tábla Mappanézetek szektorában nyom­juk meg az Alkalmazás a mappákra gombot. Ennek persze megvannak a hátrányai is. Ha valamelyiket elállítjuk, vagy az operációs rendszer helyhiány miatt átformázza, ez minden ablakon meg fog jelenni.

h)             Mielőtt az OK gombra kattintanánk nézzük meg, hogy a Speciális beállítások lista Rejtett fájlok és listák szektorában a Teljes elérési út megjelenítése a címsorban utasítás aktiválva van-e. Ha nincs, kattintsunk elé egy kis pipát. Így a mappák megnyitásakor tudjuk, hogy hol vagyunk. (A mappa címsávjában megjelenik a tároló-, a mappa-, az almappa neve, így fájlmenedzserként is használhatjuk a program-, a kép-  és dokumentummappáinkat.) Sajnos itt is történt néhány nemkívánatos túlfejlesztés. A Windows XP-ben jól bevált jobbra dőlő per jel helyett itt lefelé mutató háromszögek választják el egymástól az elérési útvonal egyes állomásait. Ez meglehetősen sok helyet foglal, ezért nem mindig látszik a teljes elérési út a címsávban.  

i)               Ha már ott vagyunk ellenőrizzük, hogy az Ismert fájltípusok kiterjesztéseinek elrejtése uta­sítás nincs-e aktiválva. Ha igen szüntessük meg az érvényességét. Erre azért van szükség, mert néhány vírus magát ártalmatlan fájltípusnak álcázva próbál bejutni a rendszerünkbe. Elrejtett kiterjesztés esetén esélyünk sincs rá, hogy felismerjük. A vírusok ugyanis legkönnyebben a fájltípusukról ismerhetők fel. Ha ezt az óvintézkedést nem tesszük meg, könnyen pórul járhatunk. Átállítás hiányában a Humor.txt.exe vírusfájlból pl. csak a .txt kiterjesztés látható. Gyanútlanul rákattintva hamar elmegy a kedvünk a humorizálástól, mert a remélt viccgyűjtemény helyett elindul egy .exe kiterjesztésű vírus- vagy trójai program. Most már megnyomhatjuk az OK gombot.

j)               Az oszlopfeliratok rendezése után csökkentsük az ablak külső méreteit. Kicsinyítsük le az ablakot a 2 gombbal, majd állítsuk az egérkurzort az alsó szélét határoló külső keretre. Amikor kétirányú nyíllá alakul ragadjuk meg a bal egérgombbal, és toljuk felfelé a fájloszlopok aljáig. Ezt követően állítsuk be a bal szélét is. Túlságosan ne nyomjuk össze az ablakkereteket, mert akkor vízszintes és függőleges görgetősávok keletkeznek benne. (Ha az ablak hossza nagyobb a monitornál, a függőleges görgetősáv megjelenése elkerülhetetlen.) Ezeket a beállításokat a gyakran használt ablakok mindegyikén végezzük el. (Lásd FÜGGELÉK à 4. ábrán.) Amennyi­ben egy művelethez két ablakot kell használni egyszerre, a kisebbiket toljuk az Asztal bal sar­kába úgy, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges ikonokat ne takarja el.

k)             Az ablakok méretének optimalizálása után is előfordulhatnak torlódások. Ha több programot használunk egyszerre, gyakran megesik, hogy egy tucatnyi ablakot is megnyitunk. Ilyenkor egyik a másikára kerül, és csak a legfelső válik láthatóvá. Amennyiben vissza szeretnénk térni az alatta levőkre, a felette levőket be kell zárni. Ha ismét szükség van rájuk, újra meg kell nyitni őket. Mindez elkerülhető a sorrendiség megváltoztatásával. Nyomjuk le az Alt + Esc billentyűkombinációt, mire a látható ablak alatti kerül felülre. Újbóli lenyomásával felülről a második, majd a harmadik stb. válik láthatóvá. Ha különböző hordozók és programok ablakait kívánjuk láthatóvá tenni, alkalmazzuk az Alt + Tab billentyűkombinációt. A tabulátorbillentyű lépegetésével egy kis táblán egymás után jelölődnek ki a meghajtók és programok ikonjai. Az kerül a képernyőre, amelyiknél elengedjük a billentyűket. Ez a billentyűkombináció a Tálcáról is felhozza a programokat. Az Alt + Esc és az Alt + Tab billentyűkombinációk PageMaker-ben is ugyanígy működnek.

l)               Az ablakok torlódása azonban egymásba nyitással könnyen elkerülhető. az Eszközök menüben adjuk ki a Mappa beállításai parancsot, és a megnyíló ablakban aktiváljuk az Általános fület. A feltáruló tábla Mappák tallózása szektorában aktiváljuk a Minden mappa ugyanabban az ablakban nyílik meg utasítást, majd kattintsunk az OK gombra. (Windows XP felett erre az átállításra nincs szükség, mert ez az operációs rendszer alapbeállítása. Így Windows 7-ben már alapbeállításban egymásba nyílnak a programablakok.) Ha szükségünk lenne valamelyik mappa almappájának ablakára, (pl. át akarunk húzni egy fájlt egyikből a másikba) Az egyes mappák saját ablakaikban nyílnak meg utasítást aktiváljuk. Ezt követően a két mappaablak már két egymás mellé húzható példányban áll rendelkezésre. Ennél egyszerű megoldás, hogy megnyitjuk a fő mappát, és rákattintunk az almappára. Utána nyissuk meg ismét a fő map­pát. Máris egymás mellett áll a két mappaablak. Néha előfordul az is, hogy egy programablakra két példányban van szükség. (Pl. fájlokat kell másolnunk a két ablak között.) Ilyenkor nyomjuk le a Shift billentyűt, és még egyszer indítsuk el a programot. Máris mellé kerül az ablakmásolat.

m)           Az ablakok képernyőn való elrendezésének sajátos módja a Tálca helyi menüjével való sorba állítás. Kattintsunk jobb egérgombbal a Tálca egy szabad pontjára. Ha a megjelenő ablakban kiadjuk a Lépcsőzetes elrendezés utasítást; a képernyőn levő ablakok egymás mögé rendeződnek. Ez a felgördülő menü lehetőséget ad a képernyőn levő ablakok átmeneti eltüntetésére is. Az Asztal megjelenítése ikonra kattintva az összes ablak kicsinyítve lemegy a Tálcára, és újbóli rákattintással visszaküldhetők. Így újabb feladat elkezdése előtt egy pillanat alatt letakaríthatjuk a képernyőt. Nem kell az ablakokat egyenként leküldeni a Tálcára, majd sorban visszahozni őket. Ez a parancs a Tálca jobb sarkában ikon formájában is rendelkezésünkre áll. Csak rá kell kattintani.)

n)             Itt célszerű megemlíteni, hogy a Word-nek van egy nem túl szerencsés tulajdonsága. Ha több Word dokumentumot is használunk, és leküldjük őket a Tálcára, majd egy újabbat nyitunk meg, feljön vele együtt az utoljára megnyitott dokumentum is. Így egyszerre két dokumentum van az Asztalon, holott a másikra semmi szükség sincs. Ezért küldhetjük vissza a Tálcára. Mi szükség van erre a bosszantásra?

o)              A Windows 7 rendkívül idegesítő megoldása az ablakok „gyors” Teljes méretre állítása is. Ha a bal egérgombbal megragadjuk valamelyik ablak kék címsávját, és a monitor felső széléhez húzzuk, akkor a kisméretű ablak teljes méretűvé alakul. Ennek semmi értelme, mert a teljes méretre váltás az ablak jobb felső sarkában található Teljes méret gombra kattintva egyszerűbben és gyorsabban megvalósítható. Ez  a funkció csak zavart okoz. Munkánk során gyakran kell az ablakokat ide-oda húzkodni. Ha eközben véletlenül hozzáérünk a monitor felső széléhez, az ablak megnagyobbodik, és eltakarja az egész képernyőt. Válthatjuk vissza kis méretre, miközben gyak­ran emlegetjük a Microsoft fejlesztőit, akik unalmukban rengeteg felesleges funkcióval tömködik tele a programjaikat.

p)             Szerencsére ez az újítás kikapcsolható. A Start menü à Vezérlőpult à Könnyű kezelés ikon à Kezeléstechnikai központ ikon à Az egér használatának megkönnyítése utasítás útvonalon megnyitható tábla Ablakkezelés megkönnyítése szektorában aktiváljuk Az ablakok automatikus elrendezésének tiltása a képernyő szélére helyezésükkor utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezzel a Snap funkció nem fogja többé hátráltatni a munkánkat. (A beállítás érvényesítéséhez nem kell újraindítani a számítógépet.) Később a Microsoft is belátta, hogy ez egy halva született ötlet volt. A Windows 8-ba még berakták ugyan a Snap funkciót, de a Windows 10-ből már kihagyták. A fejlesztők rájöttek, hogy ez csak egy látványos játék, amelynek semmi haszna sincs. 

q)             Ha a Start menüben nem található meg a Vezérlőpult parancs, rakjuk ki. A jobb egérgombbal kattintsunk a Start menügombra, és adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. A tálca és Start menü tulajdonságai ablakban aktiváljuk a Start menü fület, és a feltáruló táblán nyomjuk meg a Testreszabás gombot. A Start menü testreszabása párbeszédablakban keressük meg a Vezérlőpult szektor, és ott aktiváljuk a Megjelenítés hivatkozásként parancsot. A Vezérlőpult indító ikonja is a Start menü jobb oldalán jelenik meg. Ha a Megjelenítése menüként parancsot aktiváljuk, akkor indító ikonjára mutatva oldalt megnyílik a menüje, amelyben a Vezérlőpult összes funkciója megtalálható. Érdemes ezt a menüt használni, mert a Vezérlőpult nyitó ablakában meglehetősen nehéz a keresett funkciót megtalálni. (Kis képernyőn kattintsunk a menü alján található kis nyílra, és teljes lista láthatóvá válik.)

 

Kijelölések, Mozgás a szövegben

 

A szövegszerkesztés, illetve dokumentumszerkesztés során gyakran szükség van a szöveg egy részének, egészének kijelölésére, mozgatására. Ezt az egérrel, és a klaviatúra erre a célra szolgáló billentyűivel tehetjük meg. A szövegszerkesztés legfontosabb lépése a kijelölés, e nélkül nem hajtható végre semmilyen szövegformáló eljárás. Az eszköztárakkal kiadható parancsok jelentős része csak akkor lép működésbe, ha ki­jelölünk egy szövegrészt. Most vegyük sorra ennek módját, különböző szövegegységekre lebontva.

   1.   Legkisebb szövegegység a betű, illetve a szám. Ennek kijelöléséhez állítsuk a kurzort a karakter bal szélére, nyomjuk le a bal egérgombot, majd húzzuk a kurzort a jobb széléig. Utána engedjük el az egeret.

   2.   Szótag kijelölése esetén ugyanígy kell eljárni. (Ha túlhúzzuk az egeret, nem kell ismételt rákattintással megszüntetni a kijelölést, és újra kezdeni az egészet. Továbbra is lenyomva tartva az egérgombot, húzzuk visszafelé a kurzort, és csak akkor engedjük el, amikor megfelelő a kijelölés. Eközben előfordulhat, hogy az alatta vagy a felette levő sor is kijelölődik. Ez azért van, mert az egeret felfelé, illetve lefelé is elmozdítottuk. Ilyenkor nem essünk kétségbe. Továbbra is lenyomva tartva a gombját húzzuk vissza az egeret a műveleti sorra, és máris eltűnnek e felesleges fekete csíkok. Amennyiben egy túlnyúló sor végén mozdítjuk el az egeret felfelé, akkor csak a sor eleje vált át feketére. Ez olyan hatást kelt, mintha a szándékunk tükörképe valósult volna meg. Ez is könnyen megszüntethető az egér visszahúzásával.) Néha előfordul, hogy nagyon lehúzzuk az egeret, és meglódul a szövegmező, egyszerre több oldal is kijelölődik. Ilyenkor ne szüntessük meg a kijelölést, mert akkor nem találunk vissza. A függőleges görgetősávval menjünk az elejére, és ott kattintsunk rá. Ebben az esetben a kurzor nem csak a kijelölést szünteti meg, hanem azt is megmutatja, hol maradt abba a munkánk.

   3.   Szavak kijelölésekor kattintsunk kétszer a szóra a bal egérgombbal.

   4.   Egy egész mondat kijelölése előtt nyomjuk le a Ctrl billentyűt, és kattintsunk egyszer a mondat valamelyik szavára.

   5.   Ha csak egy sort akarunk kijelölni, tegyük a kurzort az elejére, és amikor nyíllá alakult, kattintsunk egyet a bal egérgombbal. Ha egyszerre több sort akarunk kijelölni, az egérgomb nyomva tartása mellett húzzuk lefelé a kurzort, amíg a kívánt sorszámot elérjük.

   6.   Amennyiben kétszer kattintunk a sorra, az egész szakasz kijelölődik. Akkor is kijelölődik az egész szakasz, ha valamelyik szavára kattintunk kétszer.

   7.   Szövegterület (oszlop) kijelölése esetén nyomjuk le az Alt billentyűt, majd kattintsunk az oszlop valamelyik felső sarkára, és gombjának nyomva tartása mellett húzzuk az egeret lefelé addig, amíg az utolsó sor is kijelölődik. Ily módon normál szövegmezőben is kijelölhetünk tetszőleges szélességű sávokat. Ezen aztán érdekes átalakításokat végezhetünk, pl. kiszínezhetjük. (Előtte mentsük el az anyagot, mert ha véletlenül megnyomjuk a Backspace vagy a Delete billentyűt, a szövegmező közepe kitörlődik, és a két széle összekapcsolódik. Ezáltal úgy összekuszálódik a tartalma, hogy lehetetlen lesz rekonstruálni.) Ez a fajta kijelölés formátumfüggő. A szövegjellemezők vagy a Nézet megváltoztatásakor eltolódik, eltorzul.

   8.   Az egész dokumentum kijelölésének több módja is van. A legegyszerűbb, hogy a nyíl alakú egér­kurzorral valamelyik sor elejére mutatunk, és háromszor kattintunk a bal egérgombbal. A másik eljárásnál nyomjuk le a Ctrl billentyűt, és kattintsunk egyszer valamelyik sor elején. (Ezek a kijelölési módok felnagyí­tott munkafelületnél nem használhatók. Ha a margó annyira lekeskenye­dik, hogy nem fér el raj­ta az egérkurzor nyila, akkor nem tud balra fordulni.) A harmadik meg­oldás, hogy a Szerkesz­tés menügombbal lenyitható ablakban Az összes kijelölése parancsra kattintunk. A negyedik eljárás, a Ctrl + 5 billentyűkombináció alkalmazása. (Az 5-öt a numerikus billentyűzeten kell leütni. Mivel a laptop-ok, notebook-ok nem rendelkeznek ezzel, Word 2003-ban bevezették erre a célra a Ctrl + U billentyűkombinációt is.)

   9.   Sajnos a dokumentum egy részének kijelölése nem oldható meg ilyen egyszerűen. Ez főleg akkor hátrányos, ha egy több száz oldalas könyvet akarunk átszerkeszteni, és ennek során pl. a 36. oldal utáni szövegállományt törölni szeretnénk. Ilyenkor általában azt csináljuk, hogy a kurzort ráállítjuk a 36. oldal elejére, majd az egeret lehúzzuk a képernyő aljáig, és megvárjuk, amíg az oldalak egymás után kijelölődnek a könyv végéig. (A lapozás sebessége a kurzor helyzetétől függ. A munkafelület alját érintve lassan halad, míg Tálcáig lehúzott kurzorral felgyorsul.) Van azonban egy egyszerűbb módszer is a hosszabb szövegrészek kijelölésére. Állítsuk a kurzort a kijelölendő szövegállomány elejére, majd nyomjuk meg az F8 vezérlőbillentyűt. Utána hívjuk elő a Keresés ablakot, és a Keresett szöveg beviteli mezőbe írjuk be a szövegállomány utolsó szavait, a sorzáró ponttal együtt. Kattintsunk a Következő gombra, vagy nyomjuk le az Enter billentyűt. Erre a program kiterjeszti a kijelölést a beírt szavakig. Ezt követően egy pillanat alatt kitörölhetjük a Delete billentyűvel, vagy kivághatjuk, átmásolhatjuk. Ha nem tudjuk mi áll az utolsó szakasz végén, kattintsunk a blokk elejére, majd a függőleges görgetősáv csúszkájával keressük meg a végét. Oda kattintva az egész blokk kijelölődik. Az Interneten megnyitott szövegállományban is ezt a kijelölési módot kell alkalmazni.

10.   A szövegrészek kijelölésének szokványos módja, hogy a kurzort a kijelölendő szakasz elejére rakjuk, majd a bal egérgomb nyomva tartása mellett addig húzzuk, amíg a végére érünk. Nagy hátránya ennek a módszernek, hogy ha túlhúztuk a kurzort, vagy nem húztuk le eléggé, kezdhetjük elölről az egészet, mert a szakaszba belekattintva megszűnik a kijelölés. Ez a bosszúság is elkerülhető, ha a kijelölés után lenyomjuk az F8 vezérlőbillentyűt. Ebben az esetben a kijelölt blokk mérete utólag is módosítható. Amennyiben azt akarjuk, hogy előbb érjen véget, tegyük a kurzort a kívánt helyre, és kattintsunk egyet a bal egérgombbal. Ily módon meg is hosszabbíthatjuk a kijelölt területet. Ha alája kattintunk, lenyúlik a kurzorig. A kijelölés nem fog megszűnni a módosítások hatására. Ebből az üzemmódból az Esc billentyű lenyomásával léphetünk ki. Ezt követően visszaáll a normál állapot, vagyis az újabb kattintás megszünteti a kijelölést. Ez a kijelölési mód a Shift billentyű lenyomásával is véghezvihető. Ebben az esetben az ESC billentyűre sincs szükség. A szövegmező mellé kattintással megszűnik a kijelölés

11.   Akkor is ezeket a kijelölés módokat célszerű használni, ha a szövegmező nagyon „pereg”. Formázás nélküli ömlesztett szövegállománynál gyakori jelenség, hogy a szakaszkijelölést nem lehet leállítani. Amikor lehúzzuk az egérkurzort a képernyő aljára, meglódulnak az oldalak. A képernyő tetejére tolva felfelé kezdenek el peregni az oldalak. Szinte lehetetlen egy oldalon belül megállítani a szövegmezőt, és egy-egy szakaszt kijelölni benne. Ilyenkor jelöljük ki az első szavát, sorát, majd nyomjuk le az F8 vagy a Shift billentyűt, és a függőleges görgetősávval keressük meg a szakasz végét, majd kattintsuk rá a kurzort. Ha a dokumentum végét vagy elejét kívánjuk átemelni vagy törölni, még könnyebb dolgunk van. Tegyük a kurzort oda, ahonnan meg akarjuk semmisíteni az anyagot, és nyomjuk le a Ctrl + Shift + END billentyűkombinációt. Erre a kurzor után álló szövegállomány kijelölődik. Amennyiben a dokumentum elejét akarjuk kijelölni, a Ctrl + Shift + Home billentyűkombinációt kell alkalmazni.

12.   A kijelölés kiterjesztésének speciális esete a bővítés. Ha egy mondatban ki akarunk javítani egy szót, és a kijelölése után jövünk rá, hogy az egész mondatot át kellene írni, nem kell elölről kez­deni a kijelölést. Nyomjuk le az F8 billentyűt. Erre a kijelölés kiterjed a mondatra. (Először csak a BŐV ikon aktiválódik a Tálcán. A funkció élesedése után ismét nyomjuk le az F8 vezérlő­bil­lentyűt.) Újból lenyomva az egész szakasz, majd ismételt lenyomása után a teljes dokumen­tum kijelölődik. Ezzel a funkcióval szűkíthetjük is a kijelölést. A Shift + F8 billentyűparancsot alkalmazva a teljes dokumentum kijelölése arra a szakaszra szűkül, amelyben a kurzor áll. Is­mé­telt használata után a kijelölés tovább szűkül arra a mondatra, majd szóra, ahol a kurzor tar­tóz­kodik. Ebből a kijelölés módból is az Esc billentyű lenyomásával léphetünk ki.

13.   Sokan nem használják a billentyűzetet kijelölésre. Helyette egérhúzást alkalmaznak. Nem csak egy-egy betű vagy szótag kijelölésénél használják az egeret, hanem mindent egérkurzorral jelölnek ki. A kijelölendő szövegrész elejére kattintva egyesítik az egérkurzort a szövegkurzorral, majd a bal egérgomb lenyomása mellett a kívánt határig húzzák. Ez az eljárás nem vall nagy szakmai ismeretre, ráadásul több időt vesz igénybe. Van azonban egy előnye: nem kell azon gondolkodni, hogy egy-egy szövegrészt hogyan kell kijelölni. Ennél a módszernél ügyeljünk arra, hogy ne húzzuk túl a kurzort. Minden szó, mondat, szakasz végén van ugyanis valamilyen láthatatlan karakter. Ha más nem, egy szóköz, új bekezdés, sortörés, szakasztörés, oldaltörés stb. Ha ezt is kijelöljük, akkor beillesztése után az utána következő szó, sor, szakasz felzárkózik az előző mögé. Bonyolult formázások esetén ez nehezen helyrehozható zavart is okozhat. (Ezek a láthatatlan karakterek a Szokásos eszköztár Minden látszik gombjára kattintva válnak láthatóvá.) Ezért mindig ügyeljünk arra, hogy csak az utolsó karakterig, vagy a sorvégi írásjelig húzzuk a kurzort. (A túlhúzás könnyen megállapítható, mert úgy néz ki a kijelölt szakasz vége, mintha még egy karakter állna utána.)

14.   Szövegformázás, -átalakítás, -törlés közben gyakran megesik, hogy egyszerre több szót, mondatot kell módosítani. Word 97-ben ezt csak egyesével tudjuk megtenni, mert a következő kijelölésénél az előző megszűnt. Word 2002-től felfelé azonban lehetőség van több szövegrész egyidejű kijelölésére is. A Ctrl billentyű lenyomása mellett tetszőleges számú kijelölést végezhetünk a szövegben. Ezt követően ellenőrizzük a jelölt szakaszok helyességét, majd végezzük el a kívánt műveletet (pl. kattintsunk a betűvastagítást előidéző F ikonra). Ha a kijelölt szövegrészeket egyszerre át szeretnénk másolni, alkalmazzuk a Ctrl + Ins billentyűkombinációt. A beillesztés az Insert billentyű lenyomásával történik meg. Ennél egyszerűbb és általánosan ismert módszer a Szokásos eszköztár Másolás és Beillesztés ikonjainak használata. (A kijelölt szövegrészek egymás alatt fognak megjelenni.) Az Insert billentyű alaphelyzetben az Átíró üzemmódra-váltásra szolgál. Amennyiben úgy döntünk, hogy a továbbiakban a beillesztésekhez kívánjuk használni, nyissuk le az Eszközök menüt, adjuk ki a Beállítások parancsot, majd aktiváljuk a Szerkesztés fület. A feltáruló tábla Szerkesztés szektorában érvényesítsük a Beillesztés az Ins billentyűvel utasítást, és nyomjuk meg az OK gombot.

A kijelölés megszüntetéséhez kattintsunk valahol a szövegmező üres területére. Lehetőleg a sorok alá, fölé vagy a szövegmező jobb oldalára, mert a sorok elejére kattintás újabb kijelölést eredményez. Ügyeljünk arra is, hogy tördelt (sorszámmal ellátott) anyagban ne kattintsunk az Élőfejre, illetve ha az oldalszám alul van a Élőlábra, mert akkor megjelenik ennek beállító ablaka, és eltart egy darabig, amíg a Bezárás gombbal vissza tudjuk küldeni. Néha előfordul, hogy kicsúszunk a szöveg­mezőből, és a görgetősávra kattintunk. Ilyenkor a szövegmező egy képernyőnyi szakasszal odébb ugrik. Annak érdekében, hogy ne kelljen keresgélnünk a kiindulási helyet, kattintsunk a görgetősáv másik felére. (Ha a görgetősáv csúszkája alatt kattintottunk rá, akkor föléje, ha pedig felette, akkor alája.) Amennyiben nem nyúltunk a görgetősáv alsó és felső mozgató nyilaihoz, akkor szövegmező ugyanoda fog visszatérni, ahonnan kiindult. Ha nem, kattintsunk rá még egyszer. (Ilyenkor a program két vezérlőimpulzust kapott egyszerre, ami egy kattintással nem egyenlíthető ki.)

 

a)              Formázás közben a szövegmezőt mozgatni is kell. Ennek leghatékonyabb eszköze az egér, és a két görgetősáv. A görgetősávokkal történő szövegmozgatást a végükön levő gombok teszik lehetővé. A nyilakkal ellátott gombokra kattintva a szövegmező a jelölt irányba mozdul el. A függőleges görgetősáv nyilainak nyomva tartásával lapozni is lehet az anyagban. Az Internethez használt három gombos egereknél a középső gombon található kerékkel is gördíthetők az oldalak. Nagy terjedelmű anyagnál azonban nem célszerű ezeket a módszert alkalmazni. A jobb oldali görgetősáv felfelé, illetve lefelé mutató nyilait bökdösve, vagy a középső egérgomb kerekét forgatva csak lassan jutunk előre benne. A Page Up, illetve Page Down billentyűk nyomogatásá­val sem tudunk sokkal gyorsabban lapozni. (Ezekkel a billentyűkkel egyenértékű hatást vált ki, ha a függőleges görgetősáv csúszkája fölé vagy alá kattintunk.)

b)             Ha egyszerre több száz oldalt át akarunk ugrani, akkor a bal egérgombbal fogjuk meg a görgetősávon található helyzetjelző csúszkát, és húzzuk oda, ahová el akarunk jutni. Közben nem kell találgatnunk, hogy hol járunk, mert a csúszka megfogásával a program egy kis sárga táblán kiírja, hogy hányadik oldalnál tartunk. Ha a 189. oldalra akarunk menni, semmi mást nem kell tenni, mint ott elengedni az egeret. Az anyag annak az oldalnak a közepén fog kinyílni. A lavírozás során előfordulhat, hogy elfelejtettünk valamit, ezért vissza kell térnünk az előző szövegrészhez. A visszaugrás a Shift + F5 billentyűkombinációval érhető el. Ismételt lenyomásukkal mindig eggyel korábbi oldalra jutunk el. A Word csak három előző állapotot, illetve beavatkozást képes tárolni. Ezt követően újra kezdi az előző oldalak megmutatását. Amennyiben az utolsó három beavatkozás ugyanazon az oldalon történt, akkor a kurzor azon az oldalon fog le-fel táncolni. (Egyébként a görgetősávok csúszkájának hosszúsága fordított arányban áll a terjedelemmel. Minél szélesebb a vízszintes görgetősáv csúszkája, a munkalapnak annál kisebb része lóg ki a képernyőből; és minél keskenyebb a függőleges görgetősáv csúszkája, annál nagyobb terjedelmű a dokumentum.)

c)              Ha konkrét oldalra akarunk eljutni, ezt legegyszerűbben a Keresés és csere ablak Ugrás üzemmódjában érhetjük el. Nyomjuk le az F5 vezérlőbillentyűt, és a megjelenő ablak Hova szektorában adjuk ki az Oldal utasítást, majd az Oldal száma beviteli mezőbe írjuk azt az oldalszámot, ahová el szeretnénk jutni. Az Ugrás gomb megnyomása után már ott is vagyunk. Az Előző gomb megnyomásakor a program egy oldallal visszalép a szövegben. Mellesleg az Ugrás ablak könyvjelzőként is használható. Ha a szövegállomány valamely részét kívánjuk felkeresni, a Hova szektorban adjuk ki a Könyvjelző utasítást, majd a Könyvjelzőnév kijelölősáv­ban keressük ki a megfelelő szakasz azonosítóját, és kattintsunk rá. Az Ugrás gomb megnyomásával máris ott vagyunk. Nem kell a tartalomjegyzékben, vagy a tárgymutatóban keresgetnünk a téma helyét, oldalszámát. Ezt a helyet azonban előtte mezővé kell alakítani, vagyis be kell táplálni a Könyvjelző memóriájába.

d)             Tegyük a kurzort az érintett szakasz elejére, majd a Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Könyvjelző parancsot. A megjelenő ablak Azonosító beviteli mezejébe írjuk be a keresendő szakasz elnevezését, és nyomjuk meg a Hozzáadás gombot. (A Könyvjelző szerkesztő ablaka a Ctrl + Shift + F5 billentyűkombinációval is előhívható.) A könyvjelző azonosítója csak egy szó lehet, ezért a többtagú kifejezéseket egybe kell írni. Kötőjelet vagy pontot se rakhatunk közé. Az viszont megengedett, hogy az egyes szavakat nagy kezdőbetűvel írjuk. Ez az ablak összegyűjti a fájl minden könyvjelzőjét. Ha valamelyikre nincs szükségünk, jelöljük ki a listában, és a Törlés gombbal szüntessük meg. Alaphelyzetben a Könyvjelző bejegyzései nem látszanak. Amennyiben láthatóvá szeretnénk tenni, az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, majd aktiváljuk a Megjelenítés fület. A feltáruló tábla Megjelenítés szektorában érvényesítsük a Könyvjelző utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. A Könyvjelző I beszúrásjele a formázó jelekhez és a feltételes elválasztójelekhez hasonlóan nyomtatásban nem jelenik meg.

e)              Finom, precíz mozgások kiváltására nem alkalmas a görgetősáv. Erre a célra a klaviatúra bil­lentyűit kell használni. Amennyiben a kurzort csak egy-egy karakterrel kell jobbra-balra, vagy egy-egy sorral felfelé-lefelé elmozdítani, akkor használjuk a különálló csoportot alkotó kur­zormozgató E C D    B billentyűket. Ha a jobbra-balra mozgató nyilak használata előtt lenyomjuk a Ctrl billentyűt is, akkor a kurzor a következő, illetve az előtte álló szó elejére ugrik. A felfelé-lefelé mozgató kurzorgombok Ctrl billentyűvel együtt történő lenyomása esetén a kurzor a szakasz elejére, illetve a végére (pontosabban a következő szakasz elejére) ugrik. A Home billentyűvel a sor elejére, az End-el pedig a sor végére lehet ugratni a kurzort.

f)               A Page Up és Page Down billentyűk a képernyőváltásra szolgálnak. A szövegben való haladásnak ez a leg­biztonságosabb módja. Használatával garantáltan nem hagyunk ki egy sort sem. Ráadásul gyorslapozáskor egy pillanat alatt meg lehet vele állni, nem szalad túl, mint a görgetősávval történő pörgetésnél. Lenyomásukkal nem egy oldalt ugrik felfelé, illetve lefelé a szövegmező, hanem csak annyit, amennyi a képernyőbe belefér. Illetve egy sorral kevesebbet, hogy a folyamatos olvasás során lássuk, hogy hol szakítottuk meg a szöveget a lapozással. (Ez csak Normál nézetben van így. Régebbi programoknál Nyomtatási elrendezés nézetben a szövegmező csak fél képernyőméretnyi távolsággal mozdul el.) Így lektorálásnál, szövegellenőrzésnél keresgethetjük, hogy hol hagytuk abba az olvasást. Létezik azonban egy áthidaló módszer. Ebben az esetben ne a tasztatúra billentyűivel váltsunk oldalt, hanem a jobb oldali görgetősávval. Ne az alatta, felette látható kis nyilakra kattintsunk (mert ekkor csak egy sornyi elmozdulás történik), hanem a csúszka és a nyilak közötti sávra. A csúszka alá kattintva egy képernyőnyit ugrik feljebb a szöveg. Fölé kattintva pedig lejjebb ugrik ugyanennyivel.

g)              Amennyiben a Page Up és Page Down billentyűket az AltGr billentyűvel együtt nyomjuk le, akkor a kurzor a képernyőn látható szövegmező tetejére, illetve az aljára ugrik. Ha a dokumentum elejére, vagy a végére akarunk eljutni, ennek leggyorsabb módja, hogy a Home, illetve az End billentyűket a Ctrl billentyűvel együtt nyomjuk le. A szövegben történő mozgásnak sajátos módja a törlés. Amennyiben azt akarjuk, hogy a kurzor bal oldalán álló (előzőleg leírt) karakter törlődjön, nyom­juk meg a Backspace billentyűt. A Delete billentyű megnyomásával a kurzor jobb oldalán álló karakter törlődik. Ha a tartósan nyomva tartjuk ezeket a billentyűket, a törlés mindaddig folytatódik, amíg fel nem engedjük őket. Jellemző még ezekre a szabályokra, hogy csaknem minden szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programban érvényesek, mindenütt ugyanazt a hatást váltják ki. A Word azonban a szövegmozgás figyelemmel kísérése terén jelentős többletszolgáltatást is nyújt. Itt a program állandóan jelzi, hogy hol tartunk az anyagban. Az Állapotsoron mutatja, hogy hányadik oldal hányadik sorának hányadik betűhelyénél járunk. Azt is kiírja, hogy hány centiméterre (átállítás esetén milliméterre) vagyunk az oldal elejétől. (Nem az első sortól, hanem a papírlap felső szélétől.) Az oldalszámjelölésen kívül ezekre az információkra többnyire nincs szükségünk, de speciális szerkesztési műveleteknél jól jöhet.

 

Idézőjelek átalakítása

 

a)              Ha a program nyomtatott (alul kezdődő, felül végződő) formás idézőjelek helyett két felső, írógépes idézőjelet használna, akkor kattintsunk a Formátum menügombra. A megjelenő ablakokban adjuk ki az Automatikus formázás parancsot, majd nyomjuk meg az Egyebek gombot. A tovább nyíló ablakban kattintsunk az AutoFormázás beíráskor fülre, és a feltáruló tábla Csere beíráskor szektorában adjuk ki az Írógép-idézőjelet nyomdaira utasítást. Utána aktiváljuk az AutoFormázás fület, és a Csere szektorban is adjuk ki ezt az utasítást. Végül kattintsunk az OK gombra. A visszatérő Automatikus formázás ablakban ne nyomjuk meg az OK gombot, mert akkor a program átformálja, átszerkeszti az egész anyagot. Ezt az ablakot a jobb felső x  gombbal zárjuk be. Egyébként az Automatikus formázást a későbbiekben sem célszerű hasz­nálni, mert még a HTML átkonvertálásnál is jellegtelenebbé teszi a szövegállományt. Ez esetben a különböző betűméretek is megszűnnek, minden betű azonos magasságú lesz. A sorszámozott szakaszok betűmérete viszont indokolatlanul kisebbé válik. Ez a veszély elkerülhető, ha a beállító ablakot az Eszközök menügombbal és az Automatikus javítási beállítások paranccsal hívjuk elő.

b)             Sajnos az átállítás után nem cserélődnek le automatikusan a korábban beírt írógépes idézőjelek. Erről nekünk kell gondoskodnunk. Ha csak néhány van belőlük, töröljük ki őket, és írjuk be még egyszer. Most már a megfelelő alakban fognak megjelenni. Amennyiben tele van velük a szöveg, hívjuk elő a Csere ablakot. A Keresett szöveg beviteli mezőbe üssünk be egy írógépes idézőjelet, vagy másoljuk be a szövegmezőről. A Csere erre beviteli mezőbe nyomdai alsó idézőjelet írjunk, az Alt + 0132 billentyűkombinációval. (Billentyűkombinációk esetén a program csak a klaviatúra numerikus szektorából fogad el számokat, a betűk feletti számokra nem reagál. Ezért előtte aktiváljuk ezt a tartományt, nyomjuk meg a Num Lock billentyűt.) A Következő gombbal indítsuk el a keresést. Ahogy az első idézetkezdethez ért, nyomjuk meg a Csere gombot. Aztán léptessük tovább a programot a következő idézetkezdetig. (Sajnos az Összes cseréje gomb most nem használható. Ennek oka, hogy az írógéppel írt idézőjelek egyformák, így a program nem tudja megkülönböztetni őket. Automatikus Csere esetén az idézetek végére is kezdő idézőjelet tenne.) Emiatt ezt nekünk kell kitenni. Amint végeztünk az idézetkezdetek kicserélésével, írjunk a Csere erre beviteli mezőbe egy nyomdai felső idézőjelet, az Alt + 0148 billentyűkombinációval. Utána az idézetvégeket is cseréljük le a fenti módon. Mivel a Csere ablak nem tudja megkülönböztetni a háromféle idézőjelet, ez a folyamat fel is gyorsítható. Az első idézőjelek cseréjekor mégis csak nyomjuk meg az Összes cseréje gombot. Aztán indítsuk el ismét a keresést, és most az idézetek végén levő alsó nyom­dai idézőjeleket cseréljük le felsőre. Így fele annyi idő alatt végzünk.

c)              Néha akkor is szükség van az idézőjelek cseréjére, ha a beírás során aktiválva volt az Írógép-idézőjelet nyomdaira utasítás. A régebbi programok készítői ugyanis az egyszerűség kedvéért nem csúsztatták le a kezdő idézőjelet a betű aljára, hanem a záró idézőjelet fejtetőre állították. Ez a szörnyűség aztán sorra jelent meg a korábbi kiadványokban. A felgépelést végző ezt könnyen elkerülhette volna, ha nem Shift billentyűvel, hanem billentyűkombinációval írja be a kezdő idézőjeleket. Ez azonban lelassítja a munkát, így kevesen vállalják a vele járó fáradságot. Így végül ezt a hibát is a szövegszerkesztőnek kell kijavítani. Szerencsére a program ezt a kificamodott idézőjelet könnyen felismeri. A javítást szintén a Csere ablakkal végezzük. Most a Keresett szöveg beviteli mezőbe az Alt + 0147 billentyűkombinációval létrehozható sajátos karakter kerüljön. A Csere erre beviteli mezőbe ismét a normális kezdő idézőjelet írjuk be, az Alt + 0132 billentyűkombinációval. Ez esetben alkalmazhatjuk az automatikus cserét is. A biztonság kedvéért az Összes cseréje gomb megnyomása előtt a Csere gombbal egyszer próbáljuk ki, hogy a beállítást jól végeztük-e. az Összes cseréje gomb megnyomása után a program az összes rossz idézőjelet lecseréli jóra. A végén kiírja, hogy hány helyen történt csere. (Amennyiben a szöveg angol mértékegységet is tartalmaz, akkor vigyázzunk, mert a “ az inch, a ‘ pedig a foot jele is lehet. Angol szövegben a “ jel a nyitó idézőjel szabályos módja, német szövegben pedig záró idézőjelként használják ezt a jelet. Magyar dokumentumba való átemelésük esetén azonban a homogén szövegmező érdekében célszerű átalakítani őket.)

d)             Kétségtelen, hogy egyes esetekben előnytelen az alsó idézőjel alkalmazása. Ezt a problémát azonban nem ennek a nyakatekert szörnyszülöttnek a használatával kellene megoldani. Célszerűbb lenne egy új karaktert alkotni, amely a záró idézőjel tükörképe lenne. Ez a két idézőjel már harmonikusan fogná közre a kiemelni kívánt címszavakat. (A TimesMirror betűtábla Fonts mappába töltésével már most is megoldható ez a probléma, de a formáját illetően még némi módosításra van szükség. Az itt látható példánál csak a betűméret növelésével, és a tükör­karak­ter lejjebb süllyesztésével lehetett a kívánt hasonlóságot elérni ”H”. Szükség van betűtípus-párosításra is, mert a Times New Roman betűcsalád bezáró idézőjelének formája eltér a Times­Mirror-tól. Mindezen bonyodalmaktól mentesülünk, ha a Kellékek mappa[25] Normal.dot sablonjából átmásoljuk a Szövegtárat a saját Normal.dot sablonunkba. Ezt követően semmi mást nem kell tenni, mint a kezdő és a záró idézőjeleket külön-külön kijelölni, és lenyomni az F3 billentyűt. Erre két egyforma esztétikus idézőjel fogja átölelni az idézett kifejezést. (Ennek előfeltétele, hogy a Betűtáblák mappa[26] kicsomagolt betűkészletét bemásoljuk a Windows Fonts mappájába.)

e)              A Szövegtárból előhívott idézőjelek követik a méretváltozást. Kövérítésnél azonban szükség van méretváltoztatásra, és a bezáró idézőjel lejjebb csúsztatására. Ha csak 12-es betűmagasságú, normál szövegben használjuk ezeket az idézőjeleket, jelöljük ki a bezáró jelet, és állítsuk át 9-es betűméretre, valamint félkövér formátumra. Utána emeljük feljebb 1,5 ponttal. (Formátum menü à Betűtípus ablak à Térköz és pozíció fül. Az Elhelyezés kijelölősávot állítsuk Süllyesztettre, és a Mértéke kijelölősávban látható értéket írjuk felül 1,5 pt-re, majd nyomjuk meg az OK gombot.) Így még jobban hasonlít egymásra a két idézőjel. Annak érdekében, hogy ezeket az átalakításokat nem kelljen minden egyes alkalommal végigcsinálni, jelöljük ki az átalakított bezáró idézőjelet, és azt Alt + F3 billentyűkombinációval hívjuk elő a Szövegtárból a korábbi változatot. Mindkét megjelenő ablakban nyomjuk meg az OK gombot. A Word bezárása és újranyitása után már az átformált karakter fog megjelenni. Most azonban a betűméret megváltoztatásakor Normál betűvastagság esetén is szükség lesz korrekcióra.

f)               Remélhetőleg a jövőben már olyan betűtáblák készülnek, amelyek a kezdő idézőjel tükörképét is tartalmazzák. Akkor már nem bajlódni különféle átalakításokkal. Ehhez azonban az szükséges, hogy ez az idézési forma elterjedjen. Jelenleg írógépes idézőjeleket használnak erre a célra. Ez azonban nem szerencsés megoldás, mert ezeknél az egyforma idézőjeleknél nem egyértelmű, hogy hol kezdődik az idézet, és hol fejeződik be. Jó lenne, ha ez a tükörkép idézőjel rákerülne a klaviatúrára is, mert akkor az AltGr billentyűvel közvetlenül használni lehetne harmadik karakterként. Amíg ez nem történik meg, a fenti átalakításokkal létrehozott idézőjeleket ne használjuk továbbadott anyagban, mivel mások nem rendelkeznek vele, így nem fognak karakterhelyesen megjelenni. Csak akkor alkalmazzuk, ha a dokumentumot mi nyomtatjuk ki, illetve ha PDF formátumba mentjük.

g)              Dőlt betűs szövegben a program dőlt idézőjeleket alkalmaz. Ennek előhívásához nincs szükség ASCII kódra, mert az AltGr + Ö billentyűkombináció alkalmazásával megjelenik. (Ha nem látható, nyomjuk utána a szóköz billentyűt.) A keresésénél is ezt a jelet használjuk. A Shift + ” billentyűkombináció alkalmazásakor ugyanis a Keresett szöveg beviteli mezőben írógépes idézőjel jelenik meg. Ezzel elindítva a program az alsó és felső nyomdai-, az írógépes- és a dőlt idézőjelet egyaránt kijelöli. Külön-külön csak az Alt + 0132, az Alt + 0148 és az AltGr + Ö billentyűkombinációval beírva tudjuk őket megtalálni. Ha írógépes idézőjelre van szükségünk, ezt csak a PageMaker programból tudjuk átmásolni a Vágólapon keresztül. (A programváltozatonként eltérő billentyűkombinációk a könyv végén találhatók.) Ha nem rendelkezünk Page­Maker programmal, állítsuk át a Word Automatikus javítás párbeszédablakát írógépes idézőjelre, és a megjelenése után küldjük be a Szövegtárba. Onnan bármikor előhívhatjuk. (Az Írógép-idézőjelet nyomdaira utasítás elérési útvonalát lásd a rovat elején).

 

Sorszámozás

 

01)          A Word ideális beíró program. Az állandó helyesírás-vizsgálaton kívül számos részprogram segíti ezt a munkát. Ezek egyike az automatikus sorszámozás. Felsorolások begépelése esetén nem szükséges minden egyes tétel elé beírni a sorszámot, mert ezt a Word gombnyomásra elvégzi nekünk. Amikor elkészült a lista, jelöljük ki az egészet, majd kattintsunk a Formátum menügombra. A megnyíló ablakban adjuk ki a Felsorolás és számozás parancsot. A tovább nyí­ló ablakban aktiváljuk a Számozott fület, majd válasszuk ki a nekünk tetsző sorszámozási min­tát. Kattintsunk rá, majd nyomjuk meg az OK gombot. Az emelkedő sorrendű számok minden egyes sor előtt megjelennek. Ha valamelyik tétel kétsoros, akkor nem kell az oszlopot rész­letekben sorszámozni. Jelöljük ki a duplasoros tétel második sorát, és hajtsuk végre az előzőekben feltüntetett lépéseket, de most a Nincs jelölésű sorszámozási mintát válasszuk. Az OK gomb aktiválása után a kijelölt sor elől eltűnik a sorszám, és eggyel lejjebb csúszik. Ha az első vagy utolsó sor egy megjegyzés, azt is ezzel a módszerrel emelhetjük ki a számozott sorok közül. Témaelválasztó sorkihagyást is így hozhatunk létre. Állítsuk a kurzort az üres sorban álló sorszám mögé, és alkalmazzuk a Nincs sorszámozási mintát. Ennél egyszerűbb megoldás a sortörés alkalmazása. Ha az Enter-el együtt a Shift billentyűt is lenyomjuk, akkor a következő sorban nem keletkezik sorszám. A sorszámozásra való visszatérés nagyon egyszerű. A következő tétel előtt csak az Enter billentyűt nyomjuk le.

02)          Az ily módon történő sorszámozás nagy előnye, hogy a lista utólag bővíthető. Ha ki szeretnénk egészíteni egy tétellel, nyugodtan írjuk bele. (Tegyük a kurzort az előző sor végére, nyom­juk meg az Enter billentyűt, és az új sor elején már ott áll a betoldott tétel sorszáma.) Nem kell átírni a sorszámokat. Ezt a program automatikusan megteszi. Ennek előfeltétele, hogy az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki az Automatikus javítási beállítások parancsot, majd a megjelenő ablakban aktiváljuk az AutoFormázás beíráskor fület. A feltáruló táblán élesítsük az Alkalmazás beíráskor szektor Automatikus fel­sorolásokra és Automatikus számozott listákra utasításokat, a Beíráskor automatikusan szektorban pedig a Listaelem kezdetének formázása olyanra, mint az előtte levő utasítást. Utána az AutoFormázás füllel feltáruló táblán érvényesítsük az Alkalmaz szektor Automatikus felsorolásokra utasítását. A Word által biztosított automatizmusok minél szélesebb körű használhatósága érdekében célszerű az Alkalmazás beíráskor szektor összes utasítását aktiválni. Ez esetben a formátum automatikus ismétlődése kiterjed a táblázatokra, a szegélyekre, sőt a címsorstílusokra is. Az Alkalmaz szektorban pedig a Beépített címsorstílusokra, a Listastílusokra és az Egyéb bekezdésstílusokra utasításokat célszerű még aktiválni.     

03)          Ha törölni kívánunk egy tételt, jelöljük ki, és nyomjuk le a Backspace billentyűt. A szabályos sorrend ismét kialakul. Amennyiben két tételt össze akarunk vonni, még könnyebb dolgunk van. Tegyük a kurzort a második tétel elé, és nyomjuk le a Backspace billentyűt. A két tétel egybezáródik, és eltűnik a második tétel sorszáma. Gyakran előfordul, hogy egy tételt el kell tolni felfelé vagy lefelé. Ilyenkor nem szükséges kijelölni, majd kivágni, és a Vágólapról visszamásolni az új helyére. Állítsuk az egérkurzort az áthelyezendő tételre, majd nyomjuk le az Alt + Shift billentyűkombinációt, és azt a kurzormozgató billentyűt, amerre el akarjuk mozdítani (felfelé vagy lefelé mutató nyíl). Ez a módszer a sorszámozott és a tételjeles listáknál egyaránt hasz­nálható.

04)          Különleges sorszámozási igény esetén formázzuk az elrendezést. (Ezt csak egyszer kell meg­tenni, mert a program rögzíti a beállításokat, és legközelebb önmagától elvégzi a formázást.) Először jelöljük ki az egész sorszámozandó szövegmezőt, majd hívjuk elő ismét a Felsorolás és számozás ablakot. Aktiváljuk a Számozott fület, és a feltáruló táblán jelöljük ki az igényeinknek megfelelő sorszámozó sablont, majd nyomjuk meg a Testresza­bás gombot. A megnyíló Számozott lista beállításai ablakban beállíthatjuk a Számformátu­mot, a Számozás módját, és a Kezdő sorszámot. (Előfordulhat, hogy a lista egy előző folytatása, ezért az első tétel nem 1-el kezdődik.) Ezután állítsuk be a sorszámok elhelyezkedését a Szám helyzete, az Igazítás, a Tabulátorhely és Behúzás kijelölősávokkal. A pontos helyérték érdekében célszerű a Jobbra zárt formát választani. Ha azt szeretnénk, hogy a sorszámok kezdete megegyezzen a szöveges szakaszok kezdetével, akkor egyjegyű számoknál (1-től 9-ig) 0,3 cm-re, kétjegyűeknél (1-től 99-ig) 0,5 cm-re, míg háromjegyűeknél (1-től 999-ig) 0,7 cm-re állítsuk az Igazítás kijelölő­sávot. A Behúzás kijelölősávval a sorszámok és a tételek kezdete közötti távolságot lehet beállítani. Ha azt akarjuk, hogy szorosan kövessék egymást, egyjegyű számoknál 0,4 cm-t, kétjegyűeknél 0,6 cm-t, míg háromjegyűeknél 0,8 cm-t állítsunk be. A Tabulátorhely kijelö­lő­sáv­ra a Függő behúzás beállításához van szükség. Többsoros tételeknél a Behúzás kijelölősáv­val közösen állítható be a számozott sor alatti sorok elhelyezkedése. (A Minta szektorban azon­nal láthatjuk beállításaink következményeit.) Végül mindkét ablakon nyomjuk meg az OK gom­bot. Ezt követően már nem kell előhívni a beállító ablakokat.

05)          Amennyiben nem kívánunk változtatni a sorszámozás módján, kijelölés után csak rá kell kattintani a Formázás eszköztár Számozás ikonjára. A Számozás és Felsorolás ikonok mindig a legutolsó beállítás szerint működnek. A korábbi beállítások csak akkor jelennek meg maradéktalanul, ha a lista nem tartalmaz Első sor behúzást. Ezt előzőleg el kell távolítani a szövegrészből, vagy kétszer kell rákattintani a Formázás eszköztár Számozás ikonjára. (Előtte állítsuk a kurzort az átalakítandó szakaszba. Az első kattintás megszünteti a bekezdés formázását, a második pedig újraformázza a beállításnak megfelelően.) A későbbiekben tárgyalásra kerülő többszintű sablonok alkalmazása esetén is előfordul, hogy nem megfelelő formában történik a sorszámozás. Ilyenkor ismét kattintsunk rá Számozás ikonra. Erre a kijelölt listában megszűnik a sorszámozás. Újból rákattintva már a megfelelő minta szerint hajtja végre a feladatot. (Itt az első kattintás a Nincs sablont aktiválja, majd a második kattintás érvényesíti az utoljára beállított sablont. Ha az utoljára használt sablon többszintes, és egyszintes, számozott sablonra van szükségünk, akkor meg kell nyitnunk a Felsorolás és számozás ablakot, és ki kell kiválasztanunk az alkalmazni kívánt sablont.)

06)          A sorszámok szokványos szövegszerkesztési eszközökkel nem jelölhetők ki, és nem módosíthatók. Ezért ha valamelyik vastagsága megváltozna, jelöljük ki az egész szakaszt, majd ismét hívjuk elő a Számozott lista beállításai ablakot. Kattintsunk a Számozott fülre, és a feltáruló táblán jelöljük ki a korábban alkalmazott sablont, majd nyomjuk meg a Testreszabás gombot. A tovább nyíló ablakban kattintsunk a Betűtípus gombra. Az újonnan nyíló ablakban aktiváljuk a Betűtípus fület, és a feltáruló tábla Betűstílus kijelölősávjába állítsuk be az alkalmazni kívánt betűvastagságot. Ha az egyes tételeket innen-onnan szedtük össze, érdemes beállítani a Betűtípust és Méretet is, hogy ne legyen semmi eltérés a sorszámok között. Végül mindkét ablakon nyom­juk meg az OK gombot.

07)          A Többszintű fül aktiválása után különleges (írásjelekkel, szimbólumokkal kiegészített) sorszámokat is használhatunk a szövegmezőben. Amennyiben a feltáruló sablonok egyike sem felel meg nekünk, kattintsunk a Testreszabás gombra, és alakítsunk ki magunknak egy új sablont. (Előtte jelöljük ki azt, amelyiket módosítani akarjuk.) A feltáruló párbeszédablak Szint kijelö­lősávjában aktiváljuk az 1-es szintet, majd a Számozás kijelö­lősávba állítsuk be az alkalmazni kívánt számozási, illetve jelölési módot. Utána a Számformátum kijelölősávba írjuk be azt az írásjelet, szimbólumot, amit a sorszámok után látni szeretnénk (pl. pontot, vesszőt, zárójelet). Végül a Kezdő sorszám kijelölősávba állítsuk be az induló sorszámot, betűt. Az ily módon kialakított sorszámozási forma a Minta szektor első szintjén látható. Ha számok helyett betűket használunk, akkor a Szám helyzete kijelölősávban előnyösebb a Balra zárt kivitelt beállítani. Ebben az esetben az Igazítás kijelölősávba 0 cm-t írjunk, a Behúzás mértékét pedig a választott szimbólumtól függően alakítsuk. Egy-két karakteres sorszámok, és Első sor, valamint Függő behúzás alkalmazása esetén az ideális érték: 1,2 cm.

08)          A Betűtípus gomb megnyomása után itt szintén beállíthatjuk a sorszámjelölő karakterek típusát, vastagságát, méretét. Amennyiben több lista is van a szövegben, nyomjuk meg az Egye­bek gombot, és a megnyúló ablak Hatókör kijelölősávjába állítsuk be a Kijelölt szöveg utasítást, különben a program az összes listát folyamatos sorszámmal látja el. (Az éppen aktuális listát előzőleg ki kell jelölni.) A lenyitott tábla Stílushoz rendelés kijelölősávjába beállíthatunk egy korábban kialakított stílust is. Ebben az esetben a sorszámozott lista felveszi ennek a stílusnak a formajegyeit. A stílus későbbi megváltoztatása azonban tönkreteszi a sorszámozást is, és alkalmazása során nagyobb a hibás működés lehetősége. Ezért jobb, ha nem építünk rá egy újabb stílust. Állítsuk a Stílushoz rendelés kijelölő sávot (nincs stílus) kijelölésre, és készítsünk magunknak önálló sorszámozó stílust. A Számozás után kijelölősávban az előbbinél egyszerűbb módon állíthatunk be hézagot a sorszám és a szövegállomány között. A Szóköz utasítás kijelölésekor, egy karakternyi hézag képződik a sorszám után, míg a Tab karaktert utasítás beállításakor a hézag egy tabulátor távolságnyi lesz. (Ez program szerinti beállításban 1,25 cm, ami a Tabulátorok ablak Alapérték kijelö­lő­sávjában tetszőleges értékre változtatható.) Ennél a sorszámozási mód­nál lehetőség van sorszámok megszakítására, és listán belüli újrakezdésére is. Jelöljük ki az át­számozandó szakaszt, és a Felsorolás és számozás ablak alján adjuk ki a Számozás újrakezdése utasítást.

09)          Ha itt is szeretnénk az első sort behúzatni, jelöljük ki a számozott listát, majd a Formátum menüben aktiváljuk a Bekezdés parancsot, és a Behúzás szektor Típusa kijelölősávjában adjuk ki a Függő utasítást. A Mértéke kijelölősáv mutatja a behúzás jelenlegi értékét. Ezt kell csökkenteni, hogy a kívánt forma előálljon. A Függő behúzást olyan értékre állítsuk, mint amilyen a sorszámozat­lan szakaszok Első sor behúzása. (Egy-kétjegyű sorszámoknál a 0,5 cm-es Első sor behúzáshoz 0,7 cm-es Függő behúzást célszerű alkalmazni.) Gyakori használat esetén érdemes az első sor behúzását lehetővé tevő Bekezdésformázás ikont kitenni a Formázás eszköztárba. (Lásd a FÜGGELÉK à 3. ábrán. A Formátum kategó­riából történő áthúzási módja az Eszköztárak Word programban című rovatban található.)

10)          A sorszámozandó szakaszok kijelölésénél ne engedjük a fekete jelölő sávot ráfutni a következő szakasz tetejére. Ettől a kettő összekapcsolódik, amitől megzavarodik a sorszámozó program. Gyakori probléma még, hogy nem tudunk kilépni a sorszámozott tartományból. Az Enter billentyű lenyomásakor a program a következő szakasz kezdetét is ellátja sorszámmal. Ennek a helyzetnek a megszüntetése érdekében nyomjuk meg még egyszer az Enter billentyűt. Erre a nemkívánatos sorszám eltűnik, és folytathatjuk a munkát. Ha a sorszámozatlan szakaszt közvetlenül a sorszámozott alá kívánjuk helyezni, tegyük a kurzort eléje, és léptessük vissza a Back­space billentyűvel. Ekkor már nem kap újra sorszámot. A másik megoldás, hogy megjelenése után azonnal lenyomjuk a Backspace billentyűt. Erre eltűnik a nemkívánatos sorszám. A sorszámozott listából való kilépés, a normál szövegírásra való áttérés azonban sortöréssel oldható meg legegyszerűbben. A Ctrl + Shift billentyűkombináció alkalmazása után nem keletkezik újabb sorszám, illetve tételjel.

11)          A sorszámozásnak, illetve különböző szimbólumokkal történő tételezésnek ezek a módjai szinte minden szövegben előfordulnak. (Az egyes sorok tételezésére, egymástól való elkülönítésére használható szimbólumok a Felsorolás és számozás ablak Felsorolás fülére kattintva tárulnak fel.) Műszaki leírásokban és jogi iratokban gyakori igény a többszintű sorszámozás is, ami azt jelenti, hogy egy-egy sorszámon belül altételeket alakítanak ki, amelyeket szintén megszámoznak. Az sem ritka, hogy az egyes altételeket betűkkel jelölik. Így pl. a 3. tételnek lehetnek a, b, és c, altételei, és csak ezután következik a 4. tétel. Tudományos értekezésekben az egyes altételek is további tételekre tagozódnak. Ez esetben a különálló szakaszokra osztást szim­bólu­mokkal is végezhetik. A Word messzemenően támogatja ezt a fajta sorszámozást is. Ebben a programban egyszerre kilenc altételt alakíthatunk ki, és használhatunk ugyanabban a listában. A szintek beállítását a Többszintű lista beállításai táblán kell végrehajtani. Az 1 szint előzőek­ben ismertetett beállítása után jelöljük ki a 2 szintet, és végezzük el ugyanazokat lépéseket. Ezt az eljárást folytassuk addig a szintig, ahány altételre van szükségünk. Itt az Előző szintből kijelölősáv lehetővé teszi két szint sorszámainak összevonását is. Erre akkor van szükség, amikor az egyértelműség érdekében az altételekben meg akarjuk őrizni a főtétel sorszámát, illetve jelét. Az előbbi példánál maradva ebben az esetben az a, b, és c, altételek így alakulnak: a(3), b(3) és c(3). A félreérthetőség elkerülésére célszerű a főtétel sorszámait a Számformátum kijelölősávban zárójelbe tenni. (Az egyes karakterek között a nyíl alakú kurzormozgató billentyűkkel tudunk a legkönnyebben lépegetni.) Végül mindkét táblán nyomjuk meg az OK gombot.

12)          Az ily módon formázott altételek alkalmazása rendkívül egyszerű. Tegyük a kurzort az alté­tellé lefokozott sor elé, és a Formázás eszköztárba kattintsunk a Behúzás növelése gombra. Erre a kijelölt sor felveszi a 2. szinten kialakított formajegyeket. Ha a 3. szintre akarunk eljutni, még egyszer kattintsunk erre a gombra. Így eljuthatunk egészen a 9. szintig. Visszafelé a Behúzás csökkentése gombbal közlekedhetünk a szintek között. A listában való könnyebb tájékozódás érdekében az altételek sorszámozását ajánlatos legalább 0,5 centiméterrel beljebb kezdeni. (Ezt a távolságot az Igazítás kijelölősávban állíthatjuk be.) Az altételek ugyanúgy viselkednek, mint a főtételek. Utólagos bővítés esetén állítsuk a kurzort az előző tétel végére, majd nyom­juk meg az Enter billentyűt. Máris megjelenik a következő altétel sorszáma, az alatta levőké pedig eggyel nagyobb lesz. A felesleges altétel kijelölése és törlése után szintén rendeződnek a sorszámok. Ezek a változások nem érintik a főtételek sorszámait. A következő főtétel után az alté­telek sorszáma elölről kezdődik. Ennek előfeltétele, hogy a Többszintű lista beállításai ablakban A következő után újraszámozás utasítás érvényesítve legyen. A Jogi stílusú számozás utasítás érvényesítése esetén a Számozás kijelölősáv inaktívvá válik, és a többszintű listában kizárólag arab számjegyű sorszámok jelennek meg, különböző írásjelekkel megkülönböztetve.

13)          Szerződésekben, jogilag kötelező érvényű nyilatkozatokban szükség lehet soron belüli sorszámokra is. (Pl. A kölcsönt felvevő köteles igazolni a banknak, hogy (I) nincs köztartozása, (II) rendszeres havi jövedelemmel rendelkezik, és (III) a mellékelt adatlapot a valóságnak megfelelően töltötte ki.) Ezt a fajta sorszámozást az előbbi módon nem lehet megoldani, mert az erre a célra szolgáló program csak önálló bekezdéseket, vagyis Enter-rel kialakított sorokat képes sorszámmal ellátni. Egy bekezdésen belül kizárólag mezőkkel lehet több sorszámot kialakítani. Állítsuk a kurzort az első sorszám helyére, majd a Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Mező parancsot. Utána a Kategóriák szektorban jelöljük ki a Számozás, a Mezőnevek szektorban pedig a ListNum tételt, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ha a jelölés módja nem felel meg nekünk, hagyjuk a kurzort a mező után, és a Formázás eszköztárban nyomjuk meg a Behúzás növelése gombot. Erre az (I) átalakul a-ra. Ha ez sem jó, nyomkodjuk tovább a Behúzás növelése, illetve Behúzás csökkentése gombokat, amíg a megfelelő formát megtalál­juk. Ezt követően alakítsuk ki a többi sorszámot. (A továbbiakban már nem kell formátumvá­lasztással bajlódni, mert az előzőleg beállított jelölési mód folytatódni fog.) Tulajdonképpen ezt a fajta sorszámozást a szokásos szövegszerkesztési módszerekkel is megvalósíthatnánk, de ez nem lenne élő. Kiegészítés, egy újabb követelmény beszúrása esetén nem frissülne fel magától. A beszúrt tétel utáni sorszámokat egyenként kellene felülírnunk az új helyzetnek megfelelően.

14)          Rendszeres használat esetén a ListNum mező kiváltásához szükséges gombot érdemes kihúzni az eszköztárakba. Így nem kell folyton előrángatni a Beszúrás menüből, csak rá kell kattintani. Az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Testresza­bás parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Parancsok fület, és a feltáruló tábla Kategóriák szektorában jelöljük ki a Beszúrás tételt. Utána a Parancsok szektorban keressük meg a List­Num mező beszúrása ikont, és húzzuk ki valamelyik eszköztárba. (Az eszköztárak kiegészítésének részletes módját lásd az Eszköztárak Word programban című rovatban.) A Test­resza­bás ablakkal billentyűparancsot is rendelhetünk a ListNum mező beszúrásához. Ugyan­csak a Többszintű beállító táblát kell használni, a bonyolult formázást (pl. Függő behúzást és a szokványos eltérő írásjeleket) tartalmazó egyszintes sorszámozásnál. Ez esetben az 1-es alatti tételeket beállítatlanul kell hagyni. A többszintes sablonok átalakításával igen szép egyszintes sablonokat lehet készíteni. Két ilyen sorszámozó stílus a Kellékek mappa[27] Normal.­dot sablonjában is megtalálható. Az egyiket könnyen szemügyre vehetjük, mert ezzel a sorszámozási móddal készült ez a rovat.

15)          Ha nagyon belebonyolódtunk a különböző formázásokba, vagy elrontottuk az egészet, térjünk vissza a kiindulás helyzethez, és kezdjük újra. A Felsorolás és számozás ablakban jelöljük ki az elrontott sablont, és nyomjuk meg az Alaphelyzet gombot. Ekkor megjelenik egy ablak, amely megkérdezi, hogy: Valóban visszaállítja az alapértelmezett beállításokat erre a tételre? Az Igen gombra kattintva megjelenik a programozók által készített alapsablon. Mellesleg a 2 × 7 db alapsablon az esetek többségében kielégíti az igényeket. A fenti beállításokra csak különleges követelmények, többszintű lista létrehozása esetén van szükség, melynek létrehozása sok munkát igényel. Ha sikerül egy megfelelőt kialakítani, nem kell a beállítási paramétereit megjegyezni, és a következő alkalommal újra elvégezni a hosszadalmas műveletet. A sorszámozás módja ugyanis szintén felvehető stílusként. Ezt követően már csak ki kell jelölni a sorszámozandó szövegrészt, kiválasztani a megfelelő stílust, és rákattintani.

16)          A már kialakított formajegyek stílusként való felvétele nem nehéz. Jelöljük ki a megfelelő módon sorszámozott szövegrészt, majd nyissuk le a Formátum menüt, és adjuk ki a Stílusok és formázás parancsot. A megjelenő ablakban nyomjuk meg az Új stílus gombot. A tovább nyíló ablakban Név kijelölősávjában megjelenik a következő szabad stílusnév (pl. Stílus 3). Ha ez nem felel meg nekünk, adhatunk neki más nevetés sorszámot is. Utána a Stílus alapja kije­lölősávba állítsuk be a (nincs stílus) utasítást. A Következő bekezdés stílusa kijelölősávba a Név kijelölősávba beírt nevet állítsuk be. (Erre a lista kiegészítéséhez van szükség. Ez biztosítja, hogy a betoldott tétel ugyanolyan stílusú legyen, mint a többi.) Ezt követően nyomjuk meg a Formátum gombot, és a Betűtípus, Bekezdés, valamint Számozás parancsokkal megnyitható ablakokban állítsuk be a sorszámozás előzőleg kikísérletezett paramétereit. Végül érvényesítsük a Bekerül a sablonba utasítást, és nyomjuk meg az OK gombot. Az új stílus a beállító ablak minta szek­torban látható. Ha a jellemzőit is látni szeretnénk, a stíluslistában kattintsunk rá a nevére. Pár másodperc múlva megjelenik alatta a kialakítási módja egy kis sárga táblán. Amennyiben módosítani kívánjuk, kattintsunk a stílusnév jobb oldalán található nyílra, és a lenyíló menüben adjuk ki a Módosítás parancsot.

17)          A helyes sorszámozási mód kialakítása után minden dokumentum számára hozzáférhetővé válik ez a stílus, már csak alkalmazni kell. A sorszámozó, tételező, gondolatjeleket kirakó többszintes stílusok nagy előnye, hogy az egyes sorokat egymás alá rendezik. Többsoros tételeknél az első sor alatti sorok nem nyúlnak ki a bal margóig, nem nekünk kell beljebb léptetnünk őket. A Kellékek mappában található Normal.dot sablon tar­talmaz két formás, alávágást tartalmazó sorszámozó stílust. Ezeket a Szervező ab­lakkal át is másolhatjuk a saját dokumentumunkba, illetve a globális sablonunkba. (A Szervező ab­lak előhívási és kezelési módja a Stílusok használata Word programban című rovatban talál­ható. Átemelésükkel men­tesülünk a sorszámozás kikísérletezésével, valamint a stílusfelvétellel járó fáradságtól.

18)          Alkalmazásuknál ügyeljünk arra, hogy az új lista sorszámozása ne az előző folytatása legyen. Ha tehát már van egy hasonló listánk, akkor az újonnan létrehozottat jelöljük ki, és a Formátum menü Felsorolás és számozás parancsával előhívható ablakban aktiváljuk a Számozás újrakezdése utasítást. Az OK gombra kattintva az új lista függetlenné válik az előzőtől. (Előfordul, hogy a Számozás újrakezdése utasítás nem jelölhető ki. Ennek oka, hogy a két listát folyamatosan írtuk. Ha az utólag beírt oszlopcímek nem szakították meg a listát, akkor kattintsuk az egérkurzort az első lista végére, és alkalmazzuk a Shift + Enter billentyűkombinációt. A sortörés kettéválasztja a két listát, így már nem lesz akadálya az önálló sorszámozásnak.

19)          Többszintű, formázott sorszámozásnál a Sorszámozás újrakezdése utasítás nem aktiválható. Ilyenkor kattintsunk a Testre­szabás gombra, és a Többszintű lista beállításai ablak Kezdő sorszám beviteli sávjába írjuk be azt a számot, betűt, amellyel kezdeni szeretnénk a listát, majd nyomjuk meg az OK gombokat.  Mivel ezek az összetett stílusok Függő behúzást is tartalmaznak előfordulhat, hogy a leválasztás után nem alakul ki az eredeti forma. Ekkor jelöljük ki újra a listát, és a Formátum menü Bekezdés parancsával előhívható ablakban állítsunk be újra a Függő behúzást. Az OK gomb megnyomása után helyreáll a rend. Ha nem emlékszünk erre az értékre, jelöljük ki az előző sorszámozott szövegrészt, és nézzük meg, hogy ott milyen érték áll a Függő kijelölősáv után. (Ennél a két sorszámozó stílusnál a Függő behúzás értéke: 0,7 cm.) Mindkét stílus sorkizárt szerkesztésre van beállítva. Így mentesülünk a hézagos sorok feltöltésétől is, az elválasztó program elvégzi helyettünk a tördelést. Ha valamelyik függő behúzást tartalmazó sorszámozó stílus nem felel meg nekünk, az előbbiek szerint könnyen módosíthatjuk.

20)          A régebbi Word programokban előfordul, hogy a bonyolult sorszámozással ellátott anyag utólagos javításánál, illetve újbóli megnyitásánál elállítódnak a beállítások. Ezért a végén ellenőrizzük, hogy a sorszámok helyes sorrendben követik-e egymást. Ha nem, tegyük a kurzort a megváltozott sorszámú szakasz kezdetére, és nyomjuk meg a Backspace billentyűt. Erre a szakasz összekapcsolódik az előzővel. Ezt követően nyomjuk meg az Enter billentyűt. Ekkor ismét önállóvá válik, de most már helyes sorszámmal. Amennyiben több sorszám is megváltozott a listában, az elsőt alakítsuk át ily módon. Az utána következők maguktól rendeződnek. A Word 2002-nél fejlettebb programok már nem hajlamosak a sorszá­mok összezavarására. Eltérő színű betűk alkalmazása esetén az is előfordulhat, hogy a sorszám, illetve a bekezdésjel is elszíneződik. Ezt a zavaró jelenséget úgy korrigálhatjuk a legegyszerűbben, hogy az utolsó fekete sorszámú tétel kezdetére helyezzük a kurzort, majd az előbbi módon összekapcsoljuk, és ismét szétválasztjuk a két tételt. Utána tegyük meg ugyanezt a felette levő elszíneződött tételekkel is. A szétválasztásuk során ismét fekete színű sorszámok jelennek meg előttük. (Ez a hiba többnyire akkor lép fel, ha a szakasz utolsó mondatát alakítjuk át más betűszínre. Ilyenkor, ha figyelmetlenek vagyunk, és a mondatzáró pont utáni láthatatlan karaktert is kijelöljük, a szakasz sorszámának színe is megváltozik. Ezért ügyeljünk arra, hogy ne húzzuk túl az egérkurzort.)

 

A Word-ben elkészített lista sorszámai megjelennek PageMaker-ben is. Átkonvertálás után azonban már nem viselkednek sorszámként. Bővítés esetén nem változnak meg. Egyenként kell kijelölni, és átírni őket. Valódi, élő lista csak a saját programjával készíthető. PageMaker 6.0-ban a sorszámozó program nem tartozik az alapprogramhoz. Szükség esetén a Bővítményekből (Plugins) kell letölteni, akárcsak a Fejléc és Lábléc, a HTML-átkódoló, az Iniciálé, a Kilövő vagy a Hasábozó programot. A Plugins egyébként a programcsomag része, nem kell külön megvenni. Csak azért nem építették bele, mert ezekre a funkciókra nem mindenkinek van szüksége, így nincs értelme terhelni vele winchestert. (Ezért olyan kis terjedelmű a PM6-os alapprogram az Office programcsomaghoz képest.) Ennek tudható be az is, hogy a PageMaker program sokkal stabilabb, megbízhatóbb, mint a Word. Itt nem fordulhat elő, hogy az anyag megnyitásakor összezavarodnak a sorszámok, vagy odébb ugrálnak a tabulált oszlopsorok. PageMaker-ben nincsenek programleállások sem, ame­lyek a Microsoft korábbi Word programjainál szinte napirenden vannak.

 

Kisbetű-nagybetű váltás

 

Előfordul, hogy a gyors gépelés során nem figyelünk a monitorra, és véletlenül megérintve a Caps Lock billentyűt a teljes szöveg nagybetűvel íródik. Ekkor nem kell az egészet újraírni. Jelöljük ki, majd kattintsunk a menüsor Formátum gombjára, és a lenyíló menüben adjuk ki a Kisbetű-nagybetű parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a kisbetűs utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. A mondat, illetve a kijelölt szövegrész kisbetűssé válik. A mon­datok kezdetét sem kell visszajavítani nagybetűkre, mert a program ezt is megteszi nekünk. Térjünk vissza az előbbi ablakra, és most a Mondatkezdő utasítást aktiváljuk. Az OK gomb megnyomása után minden mondat nagybetűvel fog kezdődni. Arra is mód van, hogy egy szót, mondatot nagybetűkkel átírva kiemeljünk a szövegmezőből. Jelöljük ki azokat a szavakat, ame­lyekre ily módon szeretnénk felhívni a figyelmet, majd az előbbi ablakban érvényesítsük a NAGY­BETŰS utasítást. Ekkor a nagybetűk maradnak, a kisbetűk pedig nagyra változnak. A Szókez­dő utasítás aktiválásakor minden egyes szó kezdő betűje válik naggyá. A vÁLTÁS uta­sítás kiadásakor a kijelölt szövegrészben a kis­betűk naggyá, a nagybetűk pedig kicsivé válnak.

Gyakori használat esetén érdemes a szöveges Kisbetű-nagybetű váltó ikont kitenni a Formázás eszköztárba. (A Formátum kategóriából történő áthúzási módját lásd az Eszköztárak Word programban című rovatban.) Használati módja rendkívül egyszerű. Az ikonra kattintva a kijelölt szövegrész kisbetűsről nagybetűsre, vagy nagybetűsről kisbetűsre vált. Még egyszer rákattintva a mondatkezdő kisbetű is nagyra vált. (Ha szavakra kattintunk kétszer, azok kezdete válik nagybetűssé. Több szó átalakítása esetén nem kell egyenként kijelölni őket. Amennyiben a szavak végén nincs pont, a program a kijelölt szövegállományt nem mondatnak, hanem szavak halma­zának tekinti, és minden szó kezdetét nagybetűsre változtatja.) Harmadik rákattintás után minden karakter nagybetűs lesz. Ha csak egy-egy betűt, vagy a szó kezdőbetűjét kell nagybetűsre változtatni, nem kell az egér szorongatásával ide-oda igazgatva kijelölni. Állítsuk utána a kurzort, és kattintsunk az eszköztárba kihúzott ikonra. Ez a funkció a Shift + F3 billen­tyűkombinációval is kiváltható.

 

Különleges betűk alkalmazása

 

01)          Az igényes szöveg többféle betűtípusból épül fel. Más betűkkel szedik a törzsszöveget, mással a táblázatokat, és mással a címlapot. Különösen az ábrákkal, képekkel tarkított oldalak követelik meg a tartalomhoz illő betűtípust. Ennek semmi akadálya sincs, mivel minden szö­veg­fel­dolgozó program tartalmaz szokványostól eltérő betűtípusokat. A Word és Excel prog­ramokban a betűtípusváltás a Formázás eszköztár Betűtípus kijelölősávjával végezhető el. Alaphelyzetben az éppen alkalmazott betűtípus neve látható benne. A jobb szélén levő, lefelé mutató nyílra kattintva lenyílik a betűtípusokat tartalmazó lista. Az elején azok a betűtípusok találhatók, amelyeket a dokumentumkészítés során használtunk. Így ismételt alkalmazásuk ese­tén nem kell őket a sokszor meglehetősen terjedelmes listában keresgetni. Csak rájuk kell kattinta­ni a lista elején. Új betűtípus keresése esetén a lista oldalán található görgetősáv segítségével végignézhetjük a választékot, és kijelölhetjük a számunkra megfelelőt.

02)          A neve alap­ján azonban nem tudjuk eldönteni, hogy melyik lenne számunkra a legalkalma­sabb. Ehhez ki kell jelölni az érintett szövegrészt, és a betűtípusok váltogatásával már könnyen ellenőrizhet­jük a környezetbe való beilleszkedését. Office XP-től kezdve a lenyitott betűtípuslistában az egyes betűfajták neve abban a stílusban van feltüntetve, ahogy a szöveg­ben megjelennek. Így ránézésre is könnyen kiválaszthatjuk a nekünk megfele­lőt. Az esetek többsé­gében azonban a betűtípusváltás önmagában nem elégíti ki az igényeinket. Ha for­­mára meg is felelnének nekünk az új karakterek, szokványostól eltérő vastagságuk, ma­gasságuk miatt átala­kításra szorulnak.

03)          Néha a betűforma megváltoztatására is szükség van. Ezt meglehetősen körülményes a szö­vegmezőben megtenni. Arról nem is szólva, hogy utána mindent vissza kell alakítani. Erre azonban nincs szükség, mert ezt a célt szolgálja a Betűtípus ablak, amely a Formátum menü­ Betűtípus parancsával hívható elő. (Először jelöljük ki az átalakítandó címet, szakaszt.) A Betűtípus fül aktiválása után feltáruló táblán pillanatok alatt áttekinthetjük a teljes választékot, és kedvünkre változtathatunk rajta. (A betű­táblákat ne az egérkurzorral kijelölve váltogassuk, mert az ablakkeret aljára érve fel kell tolni a listát a tetejére. Használjuk a klaviatúra lefelé mutató  B  billentyűjét a lépegetéshez.) A színeket is könnyen változtathatjuk, és mód van a különleges kialakítások (árnyékolt, kör­vonalas, dom­ború, vésett) gyors kipróbá­lására. Ha a Betűtípus ablakot a jobb felső sarkában található x gomb­jával bezárjuk, a próbálgatások semmilyen nyomot nem hagynak a szövegállo­mányban. Az OK gomb megnyomása esetén a változtatások, formázások megjelennek a szövegállományban is.

04)          A megfelelő betűtípus kiválasztására legalkalmasabbak a fontnézegető programok. Közülük egyik legjobb a Len Dobrowski által kifejlesztett Font Look! Kevés helyet foglal, egyszerű a kezelése, és ingyen használható. Fel­telepítése után azonnal megnyitja a Windows Fonts mappáját, és a Font kijelö­lősávra kattintva sorra megtekinthetjük vele a betűtábláinkat. Ha egymás után akarjuk megvizsgálni őket, akkor sem kell mindig lenyitni a Font kijelö­lősá­vot, és rákattintani a következő betűtípusra. A lefelé, illetve felfelé mutató nyíllal jelölt kurzormozgató billentyűkkel is tallózhatunk a betűtáblák között. A Bold és az Italic kijelölő­négy­zeteket aktiválva láthatjuk a félkövér és dőlt változatokat is. A mellette álló Color kijelölő­négy­zet segítségével azt is megnézhetjük, hogy különböző színben hogy festenek a betűk, számok. A Size kijelölősávval a karakterek magasságát változtathatjuk meg 9 és 96 points között. Még a Type 1 típusú betűtáblákat is meg tudja mutatni. Ehhez azonban fel kell telepíteni az Adobe cég Type Manager segédprogramját, amely a Type 1 típusú fontokat kölcsönadja a Word-nek. (Egyéb­­ként az ATM segédprogram minden olyan gépen megtalálható, ahol Adobe programot futtatnak, mert e nélkül nem képes használni a saját fontjait.)

05)          A Font Look! más betűtábla-gyűjteményekbe nem tud belenézni, mivel nincs rajta böngésző. Nagy előnye viszont ennek a programnak, hogy a betűtáblákon található összes karaktert megmutatja. Általunk írt szövegmintával is tesztelhetjük a fontokat. (Nyissuk le a Text menüt, adjuk ki a Your Message Here parancsot, és gépeljük rá az üres munkalapra az ellenőrizni kívánt szöveget. Dokumentumból kimásolt szöveget is beölthetünk a Vágólapon keresztül a Ctrl + C és Ctrl + V billentyűkombinációkkal. Ez esetben a sorvégeket az Enter billentyűvel tördelni kell.) A Font Look! segédprogram a Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájában található. (Kicsomagolása után húzzuk ki belőle a fájlokat a C-drájv à Program Files mappába, és kattintsunk kétszer a Fontlook.exe ikonra. A továbbiakban a Windows üzenetablakok utasításait kövessük. Végül húzzuk ki az indító ikonját a Start menübe.)

06)          A nagy betűtábla-készlettel rendelkező kiadványszerkesztőknek ajánlott a szintén ingyenes Font Xplorer program használata. Nemcsak a Windows Fonts mappájában képes működni, hanem beküldhető a gépen található bármely betűtábla-mappába, vagy CD-lemezen tárolt fontkészletbe. Gyors megtalálásuk érdekében elérési útvonalukat érdemes betölteni a fontkereső Favorites mappájába. Először keressük meg őket. Nyissuk le a View menüt, és adjuk ki a Folder Browser parancsot. Megjelenik a számítógép mappáinak fastruktúraszerű elrendezése. Nyissuk le a Sajátgép ágat, és keressük meg benne a betűtáblákat tartalmazó meghajtót és mappát. Mi­után megtaláltuk, jelöljük ki, majd a Nyissuk le a Favorites menüt, és érvényesítsük az Add Current Folder utasítást. Miután az összes betűtáblamappánkat beküldtük a Kedvencek mappába, a későbbiek során semmi mást nem kell tenni, mint lenyitni a Favorites menüt, és kiválasztani a megszemlélni kívánt mappát. (A gyökérkönyvtár eltüntetése érdekében kattintsunk újra a View menü Folder Browser parancsára.) Alapbeállításban a betűtábla nevét látjuk, a saját betűtípusával írva. A legtöbb esetben ez elegendő ahhoz, hogy eldöntsük, hogy erre a betűformára van-e szükségünk. (A Font size menügombbal növelhetjük, illetve csökkenthetjük a karakterek méretét.) Amennyiben saját szövegünkön szeretnénk látni a betűk formáját, kattintsunk a User Text menügombra, és az ablak alján megjelenő beviteli sávba írjuk be a tesztszöveget. (Ha csak a betűk vagy a számok ki­nézetére vagyunk kíváncsiak, semmit sem kell tenni, mert alapbeállításban ezek jelennek meg.)

07)          Ezzel a fontmenedzselő programmal a kiválasztott betűtáblát egy kattintással betölthetjük az operációs rendszer Fonts mappájába, de el is távolíthatunk onnan fontokat. Erre azonban nincs szükség, mert a Font Xplorer a Windows nélkül is használhatóvá teszi nekünk a külső fontkészletek betűtábláit. Ehhez nyissuk le a Font menüt, és adjuk ki a Load parancsot. Ezt követően a gépünkön levő összes betűtábla megjelenik a Word, illetve más Office programok Betűtípus listájában. Ezáltal nem terhelik a Windows-t, a Fonts mappa nem válik lomhává, kezelhetetlenné. Munkánk végeztével úgy szabadulhatunk ettől a terjedelmes listától, hogy a Font menüben aktiváljuk az Unload parancsot. Arra is mód van, hogy átírjuk a betűtáblák nevét könnyebben azonosíthatóra. Sajnos ez a program is csak a TrueType és az OpenType betűtáblákat képes kezelni, a Type 1 típusúakat nem. Ehhez itt is szükség van Adobe cég Type Manager segédprogramjára, amely a Type 1 betűtáblákat átalakítja TrueType fontokká. (Ezt követően a rendszermappában érhetők el.) A Font Xplorer a https://www.fontexplorerx.com/download/  vagy a http://www.chip.de/downloads/FontExplorer-X-Pro_55466170.html címről tölthető le. Feltelepítése után csak pár megabájtnyi helyet foglal a merevlemezen.

08)          Ennek a fontnézegető programnak a használata különösen azok számára előnyös, akik több ezer betűtáblával rendelkeznek. Ilyen mennyiségű fontot ugyanis már nem lehet egyenként átnézni. Ha pl. egy cirill betűs címszót szeretnénk más betűtípussal szerkeszteni, meglehetősen sokáig tartana a Word Betűtípus táblájával végignézni, hogy melyik lenne erre a legalkalmasabb. Azért sem célszerű az összes betűtáblát végignézni, mert nem mindegyik tartalmaz cirill betűket. Ilyenkor nyissuk meg a Font Xplorer programot a Start menüből. Utána kattintsunk a View menüre, és adjuk ki a Loaded Fonts parancsot. Nyissuk le a Filter menüt, és aktiváljuk a Character set Famlily & Peach parancsot. Az oldalra nyíló almenüben aktiváljuk a kívánt utasítást (Pl. Cyrillic). Ezt követően a program csak azokat a betűtáblákat mutatja, amelyek cirill betűket is tartalmaznak. Mivel a tételesen felsorolt fontok neve a betűtábla típusának megfelelő formázásban jelenik meg, pillanatok alatt kiválaszthatjuk azt, amely nekünk tetszik. Ily módon könnyen kereshetünk magunknak görög, arab, héber betűtáblákat is, vagy olyan fontokat, amelyek szabványbetűket, dekoratív betűket, illetve szimbólumokat tartalmaznak.

09)          Az Office XP Professional program csupán 86 betűtáblát tartalmaz kb. háromtucatnyi betűcsaládban. A Windows XP betűkészletével együtt a Betűtípus mappában max. 104 betűtábla található. A betűtáblák száma a későbbi Office és Windows programokban sem emelkedett nagymértékben. A teljes választék (normál, félkövér és kurzív változatok) a Windows operációs rendszer Betűtípusok mappájában találhatók. Legegyszerűbben és legbiztonságo­sabban a Start menü à Vezérlő­pult à Megjelenés és szabályos beállítások útvonalon érhető el. A bal egérgombbal kattintsunk kétszer a Betűkészletek ikonra, és a További beállítások ikonra kattintva tetszőleges elrendezésben tanulmányozhatjuk a listát. Itt az egyes betűtípusok teljes formáját is láthatjuk. Jelöljük ki a bennünket érdeklő betűtípust, majd a menüsorban kattintsunk az Előnézet ikonra. Erre megjelenik egy tábla, amelyben a betűkészlet összes karaktere látható. Sőt ha a kijelölt betűtípushoz dőlt, félkövér betűtípus is tartozik, azok is megjelennek külön-külön táblán. Így könnyen eldönthetjük, hogy a kiszemelt betűtípus alkalmas-e céljaink elérésére.

10)          Amennyiben a PageMaker kiadványszerkesztő programot is feltelepítjük a gépre, a betű­táblák, vagy ahogy a nyomdászok nevezik fontok száma jelentősen bővül. (A PageMaker 6.0 prog­ram mintegy 150, az újabb változatok pedig közel 200 új betűtáblát tartalmaznak.) A CorelDRAW gra­fikus kiadványszerkesztő program feltelepítése esetén már hozzávetőleg 450-féle betűtí­pus­sal dolgozhatunk. Akinek ez is kevés lenne, CD-ROM-on vásárolhat még több ezer különleges betűkészletet. (Jelenleg több mint 30 ezer betűtípust használnak szerte a világon.) Erre azért érdemes felhívni a figyelmet, mert az utólag bevitt betűtípusok beépülnek az operációs rend­szerbe. Ennélfogva a különleges programok betűválasztéka a Word, valamint az Excel és más programok számára is elérhetővé válnak.

11)          A betűkészlet bővítése a korábbi operációs rendszerekben meglehetősen bonyolult volt. Ehhez az Új betű­készlet telepítése, valamint a Betűkészlet hozzáadása párbeszédablakokat kellett használni. Aztán ki kellett adni A betűkészletek a Fonts mappába kerüljenek utasítást. Windows 7-ben mindez megszűnt. A Microsoft fejlesztői rájöttek, hogy erre a cirkuszra semmi szükség sincs. Ha bővíteni szeretnénk az operációs rendszer betűkészletét, húzzuk a Betűkészletek mappa mellé a betöltendő fontokat tartalmazó mappát, és a bal egérgombbal húzkodjuk át a használni kívánt fontokat. (A Ctrl vagy a Shift billen­tyű nyomva tartása mellett egyszerre több fontot is betölthetünk.) A nem használt fontok törlése még egyszerűbb. Jelöljük ki őket, majd a menüsorban kattintsunk a Törlés ikonra. (Ez kiváló bizonyítéka annak, hogy a Microsoft fejlesztői egyszerűsíteni is tudják a programjaik használatát, ha akarják. Sajnos többnyire nem akarják. Legalábbis erre utal a későbbi operációs rendszerek agyonbonyolítása.) 

12)          Feltelepítése után az új betűkészlet fontjai ábécé sorrendben beilleszkednek a Betűtípusok mappába, és minden Microsoft program, valamint a Windows-ra támaszkodó más progra­mok számára rendelkezésre állnak. (Az ingyenes szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programok is a Windows betű­készle­tét hasz­nálják. Csak a komolyabb szövegszerkesztő-, valamint a kiadványszerkesztő progra­mok­nak vannak saját fontjaik. Ezek a program feltelepítésekor automatikusan betöltőd­nek a Windows Betűtípusok mappájába, így nincs velük gond. Az alkalmazásuk során azonban adódhatnak prob­lémák, mert az MS Word nem biztos, hogy használni tudja őket.

13)          Nem érdemes azonban a beszerzett fontkészlet teljes állományát átmásolni, mert a túl sok betűtípus kezelése lelassítja a programot. A több száz betűtábla között mi is nehezen találjuk meg azt a néhány tucatnyit, melyet rendszeresen használunk. Csak azokat vegyük át, amelyeket használni kívánunk. Ha másolás közben az operációs rendszer közli, hogy ilyen betűtábla már létezik a Betűkészletek mappában, akkor ne cseréljük le. Ily módon megőrizhetjük a sokoldalúan használható TrueType fontjainkat, nem fordulhat elő téves csere. Amennyiben a saját Betűtípusok mappánkból szeret­nénk betűtáblákat kimásolni, ugyanígy kell eljárni, csak ellenkező irányba. A Windows nem akadályozza betűkészletének kimásolását, továbbvitelét. A Betűtípusok mappa tartalmának bővítése, selejtezése esetén nem kell újraindítani a Windows-t. Betöltése után az új betűtípus azonnal használható.

14)          Ellenőrizetlen forrásból származó (pl. Internetről) letöltött betűtáblák esetén előfordulhat, hogy a korábban használt betűtáblákból eltűnnek az ékezetes karakterek, és helyettük kis tég­la­lapok jelennek meg, vagy a hosszú ékezetek megváltoznak (pl. az ő betűből ô vagy õ, az ű-ből pedig û lesz). Ennek oka a különböző szabványhoz igazodó betűkészítési módszer. Mivel a csere csak a mi engedélyünkkel történhet meg, a betöltésnél gondosan járjunk el. Ha a betű­táblák kiegészítése közben megjelenik egy ablak, amely közli velünk, hogy valamelyik betű­típus már megvan a Betűtípusok mappában, akkor ne engedjük felülírni. A Nem gombot nyom­juk meg, és akkor megmarad a magyarosított Office garantáltan CE típusú betűtáblája. Meg­esik, hogy csak utólag jövünk rá, hogy a betűtípusok kiegészítése során nem figyeltünk eléggé, és az Office az újakat nem képes kezelni. Ilyenkor a Windows programlemezről másoljuk be az eredeti típusú betűtáblákat a Fonts (Betűtípusok) mappába, és ez a probléma megszűnik.

15)          Másik számítógépről is átmásolhatjuk, de ez nem mindig egyszerű. Aki dolgozott már közösségi, intézményi gépeken, gyakran tapasztalja, hogy nem lehet rajtuk semmilyen szoftvert, részprogramot érintő műveletet végrehajtani. A rendszergazda engedélye nélkül, jelszó hiányában még a Betűtípusok mappából sem enged betűtáblákat kimásolni. Ennek ellenére itt sem reménytelen a helyzet. Ne a Szerkesztés menü Másolás parancsát hasz­náljuk erre a célra. A bal egérgombbal történő áthúzás sem vezet eredményre. A kiválasztott betűtáblát a jobb egérgombbal húzzuk át a pendrive-unk ablakára, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Másolás ide parancsot. A Vágólap megkerülésével törté­nő másolás ellen egyetlen program sem tud védekezni. Ha ezt megtiltanák, a programmal készített doku­mentumok, fájlok másolása, lemezre küldése is lehetetlenné válna.

16)          Az is előfordulhat, hogy ugyanazok a betűtáblák még egyszer megjelennek a gyűjte­mé­nyünk­ben. Ez az eltérő elnevezésre vezethető vissza. Amennyiben a betűtípus neve akár egyetlen karakterben eltér a meglevőtől, a program nem kérdez rá, hogy bemásolhatja-e. Már a CE jelzés hiánya is elegendő eltérés ahhoz, hogy az angol ábécés betűtáblák is megjelenjenek az általunk használt közép-európai mellett. Ha a CE jelzés nincs feltüntetve, és megnyitás után mindkettőben látszanak az ő és ű betűk, akkor a terjedelme alapján tudjuk eldönteni, hogy melyik volt az eredeti. A különböző programok által maradéktalanul megjelenített, CE változatot is tartal­mazó betűtábla mérete kb. kétszerese a másik szabvány szerint kidolgozott­nak. Akkor sem érdemes a kisebb terjedelműt megtartani, ha Word-ben láthatók az ő és ű betűk. Page­Maker-ben vagy más utólag feltelepített társprogramban ugyanis nem fognak meg­jelenni. A Windows eredeti betűkészlete viszont minden programban maradéktalanul használ­ható. A PageMaker program is képes alkalmazni őket. (De csak akkor, ha megtalálható benne a CE kódlap is.) Ennek az univerzális használhatóságnak tudható be a betűtáblák nagy terjedel­me. (Attól olyan nagy, hogy több kódlapot tartalmaz. Ezek egyike eredményezi a közép-euró­pai karakterek megjelenítéséhez szükséges CE betűkészletet. A másik kódlap a Jegyzettömb­ben és a WorPad-ben való helyes megjelenítést, és a Type 1 betűtípusként való funkcionálását teszi lehetővé.) Ha tehát két azonos tartalmú betűtáblával rendelkezünk, akkor helytakarékos­sági okokból ne a nagyobb terjedelműt dobjuk el, mert a kisebb helyet foglalóval rosszul já­runk.

17)          Ennél is nagyobb zavart okoz a pontokból összetevődő, és a vektorgrafikus betűtípusok ke­veredése. Kis betűméret esetén nem lehet jól megkülönböztetni a két betűfajtát egymástól. A különbség csak nagyítás esetén nyilvánul meg, amikor a pontmátrixos betűk egyre rasztere­seb­bek, és egyenetlen szélűek lesznek. Egyébként a TrueType betűtáblákat a Microsoft az Apple céggel közösen fejlesztette ki.) Az Adobe vagy más különleges kiadványszerkesztő programok használói számára nem ajánlatos a vektorgrafikus betűtáblák alkalmazásának korlátozása, mert ezzel kizárják a különleges betűtáblák használatát. Ha a Word nem hajlandó a különböző programok által betöltött fontokat használni, attól a többi program még használhatja.

18)          A Windows XP és Office XP programokban már nem használnak TrueType betűtípusokat. A Microsoft legújabb programjaiban az Adobe céggel közösen kifejlesztett O -jelű OpenType betűtáblák találhatók. (Az OpenType betűk formailag semmiben sem különböznek az TT-fontok­tól. Csupán a ligatúráknak nevezett ikerbetűk, a törtek, a kiskapitális betűk és a repülő ékezetek kialakítása tökéletesedett.) A további feldolgozás szempontjából a Microsoft-Adobe együttműködés eredménye azt lett, hogy az OpenType betűtípusok kifelé TrueType-ként visel­kednek, de belül tartalmaznak egy Type 1 kódtáblát is. Ez lehetővé teszi, hogy PostScript fon­tok Unicode-kódolással készüljenek. A PostScript Type 1 formátum ugyanis alapvetően kizárja az Unicode-kódolást. Az OpenType betűtáblák közül továbbra sem használható mind­egyik az Adobe programokban. Az OpenType betűtáblák ő és ű betűi nem jelennek meg Page­Maker 6.0 vagy 6.5, illetve 7.0 programokban. Ez alól csak a CE-kódlappal rendelkező válto­zatok mentesek. Ez a jelölés nem biztos, hogy látható a Word, illetve az Excel programok Betű­típus kijelölősávjában, de a PageMaker és a többi Adobe program betűtípuslistájában mindig meg­jelenik. A más programok által Fonts (Betűtípusok) mappába telepített betűtáblák CE változatai azonban nem használhatók minden esetben ékezethelyesen. A Word viszont mindig megjeleníti ezek ő és ű betűit. Mellesleg a CorelDRAW képszerkesztő program betűkészletével nincsenek ilyen bajok. Ennek fontjai gond nélkül alkalmazhatók a régi Word programokban is.

19)          A kiegészítés befejezése után nem árt átfésülni az állományt, egyenként megnyitni a betű­táb­lákat, és a nem használható vagy felesleges betűtípusokat kitörölni, hogy ne terheljék a Betűtípusok mappát. Több száz betűtábla esetén ez meglehetősen hosszadalmas művelet. A Page­Maker-t használók azonban jelentősen lerövidíthetik a válogatást, mivel ez a program táb­lázatba gyűjtve megmutatja, hogy a Windows betűtípusai közül melyeket hajlandó használ­ni. Először nyissuk meg a Windows Betűtípusok mappáját, és a Nézet menügomb Részletek paran­csá­val rendezzük a betűtípusokat jól áttekinthető sorokba, majd küldjük a Tálcára. Utána nyis­suk meg a Page­Maker programot, és a Type menügombbal lenyitható ablakában adjuk ki a Font paran­csot. Erre megjelenik a lista első része. Hozzuk fel mellé lekicsinyítve a Betűtípusok mappát, és hasonlítsuk össze a benne levő betűtáblákkal. Írjuk fel azokat, amelyeket nem fogadta el. Amikor végeztünk az első táblával, mutassunk a kurzorral a jobb felső szélén látható kis nyílra. Erre megnyílik a következő tábla.

20)          Amikor a végére értünk, zárjuk be mindkét betűmappát, és ellenőrizzük, hogy a Word mit hajlandó a maradék listából elfogadni. (Nyissunk egy új dokumentumot, írjunk bele egy szót, jelöljük ki, és a Betűtípus kijelölősávba állítsuk be egymás után azokat a betűtáblákat, ame­lyeket a PageMaker nem tud kezelni.) Amelyik Word-ben megjelenik, húzzuk ki a listából. (Ha ő és ű betűket tartalmazó szót használunk a próbához, akkor azt is látni fogjuk, hogy a Word meg tudja-e jeleníteni ezeket a karaktereket.) Végül hozzuk fel újra a Windows Betűtípusok mappáját a Tálcáról, és egyenként végignézve töröljük belőle azokat a betűtáblákat, melyek nem szerepelnek egyik listában sem. (Mellesleg vannak olyan segédprogramok, amelyek kimutatják, hogy a Windows mely betűtáblákat hajlandó elfogadni. Ezt a programot az ikonjánál fogva be kell húzni a Betűtípusok mappába. Utána csak rá kell kattintani, és máris készít egy listát a Windows által kezelt betűtípusokról. A CD-lemezen forgalmazott betű­készleteket minden esetben ellátják ezzel a kiegészítő prog­ram­mal, így elkerülhetjük a rend­szerbe nem illő betűtáblák feltelepítését.)

21)          A selejtezés során ne nyúljunk a .fon kiterjesztésű betűtáblákhoz. Se a Windows operációs rendszerben, se más programokban ne távolítsuk el őket. Ezek ugyanis rendszerbetűk. Ezekre a képpontokból felépülő bitmap betűtáblákra a képernyős megjelenítésnél van szükség, és ezeket használják a programok is a különböző szöveges üzenetekhez. Windows 7-ben már nem látszik a betűtáblák kiterjesztése. Ezt csak úgy tudjuk megállapítani, hogy a jobb egérgombbal rákattintunk a betűtáblára, és kiadjuk a Tulajdonságok parancsot. A megjelenő ablak Általános tábláján már feltűnik a kiterjesztés is. (A mindig azonos méretben megjelenő rendszerbetűkhöz azért használnak bittérképes betűket, mert ezek szebben kirajzolódnak, job­ban olvashatók. Ez azonban csak addig igaz, ameddig nem kezdik el nagyítani őket. Ez eset­ben vektoros kialakítású betűket kell használni, mert ezek széle nagyítás hatására nem csipké­ződik. A Bézier görbékből kialakított betűk azonban nem olyan pontosak, finoman kirajzoló­dók, mint a pontmátrixból összetevődők. A vektoros betűk csak nagy méretben rajzolódnak ki tökéletesen. A pontmátrixszal történő betűképzés nem bírja ugyan a nagyítást, de az eszköz­tárak, menüablakok mindig azonos méretben jelennek meg, így ez a veszély nem fenyeget. 24-es méretig akár mi is alkalmazhatnánk, de a rendszer­betűk doku­mentu­mok­hoz való használatát nem engedi a program. Ennek oka egyszerű. Sokan nem tudják, hogy na­gyíthatatlan, így az anyag későbbi méretnövelése estén kellemetlen meg­lepe­tésben lenne ré­szük.) Az MS Sans Serif betűtáblát a Page­Maker program is használja. Ennek hiányában minden egyes dokumentum megnyitása előtt megjelenik a PANOSE fontkiváltó ablak, és megkérdezi, hogy mivel helyettesítse. A Marlett TrueType betűtáblához sem célszerű nyúlni, mert ez tartal­mazza a párbeszéd­ablakok szimbólumait (pl. a kis pipát és egyéb segédkaraktereket).

22)          Azért is célszerű időnként selejtezni, és helyet csinálni a szebb, tökéletesebb betűfajtáknak, mert valamennyi betűtípust egy kulcs tárolja a rendszerleíró adatbázisban. Egyik kulcs sem lehet nagyobb 64 KB-nál. Ez azt jelenti, hogy kb. 1000 darab fontnál a Windows megtelik. Kezelni sem lehetne ennél nagyobb betűkészletet, mivel a Betűtípusok mappának a megnyitása hosszú percekig tartana. Nem is szólva a terjedelméről. Átlagosan 80 KB-nyi terjedelemmel számolva már az 1000 darabos betűkészlet is kb. 80 MB helyet foglal el a merevlemezen. A selejtezés során csak azokhoz a betűtáblákhoz ragaszkodjunk feltétlenül, amelyek ő és ű betűi az összes általunk használt programban megjelennek. Ezek ugyanis kincset érnek, és a ké­sőbbi­ek során jelentősen megkönnyítik a munkánkat.

23)          Nem szabad törölni a betűcsaládok kurzív és félkövér betűtábláit sem. Az igazán igényes betűkészlet nemcsak normál betűtáblából áll. Külön van egy betűtábla a normál, a normál-fél­kö­vér, a dőlt és a dőlt-félkövér betűknek is. A Windows képes arra, hogy a normál betűket megvastagítja, vagy megdöntse, de azt egy számolási eljárással teszi. Ennél­fogva ezek a betűk nem lesznek tökéletesek. Ha szépen ívelt, gondosan vésett, formás karakte­reket szeretnénk látni a félkövér és a dőlt változatok helyén is, ne távolítsuk el a betű­családok kapcsolódó betűtábláit. A benne található betűket ugyanis kézzel alakították ki hússzo­ros na­gyí­tásban, majd lekicsinyítve behelyezték a betűcsaládba. Ezért kontúrjuk egyenletessége össze sem hasonlítható a program által kreált betűválto­zato­kéval.

24)          Különösen hátrányos a programmal történő formázás a dőlt betűknél. A színvonalas karakterkészletben ugyanis az a és á betűk formája nem egyezik meg. A metszett dőlt betűket tartalmazó táblákban zsinór­írásban használt formájú a és á betűk találhatók, melyek formája jelentősen eltér az álló betűtáblában található nyomtatott változattól. A nyomtatott a és á betűk hanyatt döntése meglehetősen ronda, profi kiadványban ennek nincs helye. A metszett dőlt betűk vonalvezetése is más. A betűk legömbö­lyítése folytán a szövegmező hasonlít a kézíráshoz. A nyomdászok által kenyérszövegnek ne­vezett normál szövegmezőben tehát ne használjunk olyan betűtípust, amelynek nincs legalább négy betűtáblája (normál, normál-dőlt, félkövér, félkövér-dőlt). Ha nincs elég helyünk, és kény­telenek vagyunk a betűtáblák számát csökkenteni, a normál és a dőlt változatokat tartsuk meg, s a félkövér táblákat selejtezzük ki. Ezekre ugyanis ritkábban van szükség, és a megvastagított betűket a Windows könnyebben ki tudja rajzolni. Amennyiben módunkban áll, érdemes betölteni a betűcsalá­dok Narrow és Blk változatait is. A keskeny betűk apró, sűrű karakterek megjeleníté­sénél, olvashatóbbá tételénél jönnek majd jól. A nagyon kövér (Black) karakterek pedig címsorok kialakításánál, feltűnőbbé tételénél használhatók előnyösen.

25)          Akadnak olyan betűtáblák is, amelyek a használat során megsérülnek, vagy már eleve sérülten kerültek a gyűjteménybe. Az is előfordul, hogy egy-egy betűtípus kétszer is megtalálható benne, más néven. A grafikai stúdiók és szerkesztőségek által használt FontDoctor program orvosolja ezeket a problémákat. A megrongálódott fájlokat automatikusan javítja. Helyrehozza a sérült bitmap-et, pótolja a hiányzó Postscript-eket és fontfájlokat. A vizsgálat eltart egy darabig, de a végén készít egy listát a fellelt hibákról. A program a Computer Panoráma folyóirat 2004 júniusi számának CD-, illetve DVD mellék­letéről telepíthető fel. Részletes a használati módja a folyóirat 9. oldalán olvasható.

26)           A felmerülő veszélyek ellenére célszerű minél több betűtáblát begyűjteni, mert ha kapunk egy dokumentumot, amely olyan betűtípust tartalmaz, amellyel mi ne rendelkezünk, a program nem képes megjeleníteni. Ilyenkor behelyettesíti egy hasonlóval. Ez azonban nem mindig nyeri el a tetszésünket. Ilyenkor más programokban az érintett szakaszokat egyenként ki kell jelölni, és átállítani az igényelt betűfajtára. Amennyiben a szövegszerkesztő program Csere funkciója kellően fejlett, lehetőséget ad a betűtípuscserére. Word-ben erre sincs szükség, pontosabban erre egy párbeszédablak áll rendelkezésünkre. Nyissuk le az Eszközök menü ablakát, és a Beállítá­sok paranccsal előhívható ablakban aktiváljuk a Kompatibilitás fület. Utána nyomjuk meg a Betűtípus helyettesítése gombot. A megjelenő ablak Helyettesített betűtípusok szek­torának bal oldalán láthatjuk a Hiányzó betűtípust. A jobb oldalon a program által ideig­lenesen alkal­mazott Helyettesítő betűtípus látható. Ha ez nem felel meg nekünk, az alatta levő kijelölősáv­ban állítsuk be az általunk kívántat. A beállító táblák OK gombjainak megnyomása után meg­történik a betűtípuscsere.

27)          Csak a Betűtípus-helyettesítés ablakban tudhatjuk meg, hogy a Word mivel helyettesítette a hiányzó betűtípust. A szövegrész kijelölésekor ugyanis a Betűtípus kijelölősávban nem a használt, hanem az eredeti betűfajta neve jelenik meg. Ez sokakat megtéveszt. Ezzel a kijelzési móddal a Word azt a látszatot kelti, hogy alkalmazza az eredeti betűtípust, holott nem ez a helyzet. Ezért ha felmerül a gyanú, hogy egy szövegállomány nem az eredeti formában jelent meg, jelöljünk ki belőle egy részletet, és a Betűtípus-helyettesítés ablakban ellenőrizzük, hogy a Hiányzó betűtípus szektorban szerepel-e a neve. Ha igen, szerezzük be az eredeti betűtáblát, vagy ha ez nem lehetséges helyettesítsük egy hasonlóval az előző szakaszban leírt módon.

28)          A betűtípuskiváltó funkció a kiadványszerkesztő programokban is megtalálható. PageMaker-ben az átállításhoz szükséges párbeszédablakok a File menüből hívható elő a Preferences à (General) pa­ranccsal. A megjelenő ablakban nyomjuk meg a Map fonts gombot. A tovább nyíló ablakban kattintsunk az Exceptions gombra. A feltáruló PANOSE Font Matching Exceptions tábla bal oldalán látható a hiányzó betűtípus neve a Missing font tartományban. A Substituted font tartományban található a program által kiválasztott helyettesítő font. Ha ez nem felel meg nekünk, jelöljük ki, és nyomjuk meg a Remove gombot. Utána kattintsunk az Add, illetve az Edit gombra, és a megjelenő ablakokba írjuk be a hiányzó, és az általunk használni kívánt betűtípus nevét, majd nyomjuk meg az OK gombot. Az átállítást a többi ablakban is az OK gombok megnyomásával nyugtázzuk. A PANOSE Font Matching párbeszédablak Default font kijelö­lősávjába bejelölhetjük a hiányzó fontot, majd a Substitution tolerance lineáris szabá­lyozó csúszkájával beállíthatjuk, hogy a program által ajánlott helyettesítő betűtípus mennyire hasonlítson az eredetire. Exact (pontos) irányba elmozdítva csak egy típust fog felajánlani. Loose (laza) irányba mozdítva egyre több betűfajtát ajánl nekünk, melyek között mi választhat­juk ki a számunkra megfelelőt.

29)          Ha a program nem találja a dokumentum által használt betűtí­pust a Windows Fonts mappájá­ban, automatikusan megjelenik a PANOSE Font Matching Results betűtípus­he­lyettesítő ablak. Ez esetben nem kell előhívni az előző párbeszédablakokat. Amennyiben nem felel meg nekünk a program által talált helyettesítő font, a Substituted font kijelölősávba állítsunk be egy másikat, és nyomjuk meg az OK gombot. Erre megjelenik egy üzenettábla, amely megkérdezi: Save changes to your font matching exeptions file? Az Igen gombra kattintva az átállás megtörté­nik. Macintosh rendszerben a fontok neve, illetve írásmódja el­tér a Windows-tól. A változás a Spellings gomb megnyomása után feltáruló táblán követhető. Az általunk beállított vagy a program által alkalmazott helyettesítő betűtípus neve zárójelben megjelenik az eredeti mellett a Betűtípus kijelölősávban. Így nem kerüli el figyelmünket a behelyettesítés, mint a Word-ben.

30)          A PageMaker csak azokat a betűtípusokat képes maradéktalanul használni, amelyekre fel lett készítve. Hiába töltünk be a Windows Betűtípusok mappájába sok száz új betűtáblát, a PM6-os program csak egy részüket, a Type 1 típusúakat fogja elfogadni. (Egyébként az eredeti Type 1 betűtáblát világoskék alapú lapikonnal jelölik, amelyen egy piros a betű látható.) Ezek TrueType átalakításai annyiban különböznek a valódi TrueType betűtábláktól, hogy nem az Unicode szabvány szerint készültek. Emiatt az ő és ű betűk nem jelennek meg benne. A program honosítói úgy kerülték meg az eltérő kódolásból eredő problémákat, hogy az ô és az û betűket kicserélték ő és ű karakterekre. Így amikor a PageMaker program meg akarja jeleníteni a ô és az û betűket, ott ő és ű karaktereket talál. (A magyarosított Type 1 betűk lényegében nem mások, mint az ISO 8859-2 szabvány Latin-2 betűcsaládja, amely megegyezik az Unicode szabvány első két, 256 bájtos szeletével, némi csalással.)

31)          Visszakódolásnál azonban ebből az átalakításból bonyodalmak származnak. A Type 1 betűkkel készített anyagot Word-be áttöltve a program megzavarodik. Nem tudja, hogy most mit is jelenítsen meg. Ezért úgy dönt, hogy semmit. Betesz az ő és ű betűk helyére egy kis tég­lalapot jelezve, hogy ezeket a karaktereket nem tudja értelmezni. Hasonló a helyzet más régeb­bi szövegszer­kesztő, illetve dokumentumszerkesztő programok által készített szövegállománnyal. Ennek oka, hogy a régi szabvány szerinti betűtáblákban a karakterek 0–255-ig terjedő kódszámokkal lettek ellátva. Az unikódos rend­szerben azonban a magyar ő és ű betűk kódkiosztása a 255 feletti tartományba került, így a fej­lettebb programok nem tudják helyesen olvasni a régi betűkészlettel írt szöve­get. (Ez visszafelé is igaz. A Word 97-ben vagy Word 2002-ben készült dokumentum nem jelenik meg ékezet­helyesen a Windows 95 által használt Word 6.0, vagy a még korábbi rend­szerek Word 5.0, Word 5.1 nyelve.) Ezen azonban könnyen lehet segíteni. A Mentés másként ablakkal át kell kódolni az anyagot a korábbi programváltozatokra. (Nyissuk le a Fájltípus kijelölősávot, és a görgetősávval keressük meg használni kívánt programváltozatot.) Ilyenkor a mentés során kódlapcsere is történik a felhasznált betűtípusoknál. (Mellékesen megjegyezve Linux-ban nincs ilyen keveredés, mert ez az operációs rendszer kezdettől fogva unikódos betűket használ.) Az InDesign programnál sem kell megjelenési problémával számolnunk, mert ennek betű­kész­lete is az Unicode szabvány szerint készült.

32)          Az Unicode Karakterkódolási szabvány egyébként két bájttal kódol minden karaktert. Ez lehetővé teszi, hogy a világ minden írott nyelvének minden írásjegyét ábrázoljuk. Az Unicode feleslegessé teszi a kódlapok használatát, de jelenleg még sok program nem tudja alkalmazni. Ez a 65 536 karakter kódját tartalmazó készlet olyan nagy, hogy eddig csupán 32 ezret foglaltak le belőle. Ezeknek a be­tűknek is a túlnyomó része kínai, japán, koreai, arab és egyéb egzotikus írásjel. Ennélfogva nem kell tartani tőle, hogy mostaná­ban betelik a rendelkezésre álló kódválaszték, és új szabványt kell alkotni. Sajná­latos, hogy ez a szabvány nem évtizedekkel ezelőtt született meg. Akkor most nem lenne ez a kavaro­dás a fontok körül. Az unikódos rendszer alkalmazása a Microsoft programjain belül is zavarokat okoz. A Windows XP saját, NTFS állományrendszere Unicode szabvány szerint kódolja ugyan az állományneveket, de az Intéző már nem. Az angol nyelvű Windows Intéző az 1252-es kódlapot használja, amelyen az ő és ű betűk nem jeleníthetők meg. A későbbi operációs rendszerekkel és Office programcsomagokkal nincs ilyen probléma, de ezek a korábbi betűtáblákat már nem tudják használni. A Word pl. a neki nem tetsző betűtáblákat meg sem jeleníti a Formázás eszköztár Betűtípus kijelölő sávjában.

33)          Ha mindenképpen szükségünk van a PageMaker-es anyag ékezethelyes megjelenítésére, kinyom­tatására, másoljuk át a szöveget WordPad-be. (A Ctrl + C billentyűkombinációval má­soljuk Vágólapra, majd a Ctrl + V billentyűkombinációval töltsük be.) Ez a program ugyan­is még a régi, 0–255 közötti kódkiosztású betűtáblákat használja. Így nem okoz neki gondot a korábbi szabványt alkalmazó szövegállományok megfelelő megjelenítése. A formátum ugyan nem megy át, de szerkeszteni a WordPad-ben is lehet. (A printer saját karakterkészletének nincs jelentősége, mert nyom­tatásban mindig az jelenik meg, ami a képernyőn látható. A megfelelő karakterkészlet csak gyorsítja a nyomtatást, de nem akadályozza meg a szöveghű megjelen­te­tést. Ha a printer nem rendelkezik az általunk használt fontokkal, letölti őket a Windows Betűtípusok mappájából a saját memóriájába.) Ugyancsak kis téglalapok jelennek meg az ő és ű betűk helyén „barkácsolt” betűtáb­lák használata esetén. Sok közép-európai betűtábla ugyanis úgy szüle­tett, hogy készítői vettek egy tetszetős nyugati betűtáblát, és font­szerkesztő­vel módosítot­ták az írásjeleket (ékezeteket). Az ily módon létrehozott karakterek mögött azonban nem vál­tozott meg a kód. Unikódos környezetben továbbra is a régi kódot továbbítják, amitől a prog­ram megzava­rodik.

34)          Mivel az ő és ű betűk helyes megjelentetése a nyomtatók illesztőprogramjától is függ, egyes régebben gyártott printereknél előfordulhat, hogy nem jelennek meg ezek a karakterek. Ezen a Registry módosításával, egy új kulcs létrehozásával lehet segíteni. (Az új kulcs létrehozásának, és a ka­rakterlánc szerkesztésének módja A Windows operációs rendszer optimális használata című rovat elején található.) Az is megeshet, hogy a nyomtatón jól jelennek meg az éke­zetes betűk, a képernyőn viszont nem. Ennek oka, hogy egyes videókártyák illesztő­prog­ramja sem ismeri az unikódos betűket. Ez esetben csak a meg­hajtóprogram lecserélése segít. Mivel ezek a problémák csak nagyon régi hardvereknél jelent­keznek, itt nincs értelme kitérni megoldásuk részletes ismerteté­sére. Akinek szüksége van rá, a Computer Panoráma folyóirat 1998 februári számában megtalálja 64-68. és a 82-83. oldalakon. Ebben a cikkben részletes tájékozta­tást kaphatunk arról is, hogy miként alakultak ki az egyes betűszabványok az ASCII-től az Unicode-ig. Megismerhetjük a különböző kódlapok létrejöttének történetét. Az egyes be­tűfor­mák kialakulásának történetéről, a nyomdai fejlődés­ről a CHIP folyóirat 1997 októberi számában olvashatunk egy összefoglaló cikket Fontosko­dunk címmel (136-137. oldalak).

35)          Aki ennél is több információra vágyik a betűszabványokról, az Interne­ten megtalálja. Honlap: http://www.unicode.org Egyébként az ASCII kódtábla 128 karakterével, valamint a kiterjesztett kódtábla 256 karakterének decimális értékeivel bármely szám, írásjel és latin betű megjeleníthető. Erre akkor lehet szükség, ha valamelyik billentyű megsérül. A sérült betűk, számok a Karaktertáblából is előhívhatók, de ennek megnyitása komplikáltabb, több időt vesz igénybe. Az ASCII táblázat, az ISO 8859-1 szabványtáblázat (ANSI betűtáblák), valamint az Unicode betűtáblák kódjai a http://ascii-table.com címen érhetők el. Érdemes ezeket a táblázatokat kinyomtatni, mert így szükség esetén mindig kéznél vannak. Mivel a sok unikódos betűtáblában nehéz megtalálni egy-egy karaktert, a http://ascii-table.com/unicode-characters.php weblapon megkerestethetjük a karakterhez tartozó kódot, vagy egy ismert kódhoz tartozó karaktert.

36)          Amennyiben megtaláltuk a keresett karaktert, kódjával beírhatjuk az általunk szerkesztett dokumentumba. Ezt azonban unikódos karakterek esetén másként kell megtenni. Az eltérés oka, hogy az unikódos betűtáblákban a karakterkódokat nem decimális, hanem hexadecimális formában adják meg. Ha ezt a kódot a szokásos decimális módon alkalmazzuk, vagyis lenyomjuk az Alt billentyűt, és a kapott számokat beütjük a numerikus billentyűzetbe, más karakter jelenik meg. A másik eltérés, hogy a közel- és távol-keleti nyelvek hieroglifái már nem kódolhatók négy szám kombinációjával. Oly sok van belőlük, hogy kódjuk kialakításánál a számok mellett betűket is kellett alkalmazni. Ha ezeket a betűkkel kevert számokat ütjük be a klaviatúrán, jó esetben semmi sem fog történni. Rossz esetben különféle billentyűparancsok lépnek életbe, melyek furcsa változásokat fognak előidézni programunk menürendszerében vagy a szövegmezőben.

37)          Az unikódos karakterek megjelenítéséhez más eljárásra van szükség. Ez sem bonyolult. Írjuk be az alkalmazni kívánt karakter négyjegyű kódját oda, ahol látni szeretnénk, majd alkalmazzuk az Alt + X billentyűparancsot. Ha a szövegkurzort nem léptettük el mellőle, a négyjegyű kód eltűnik, és a helyén megjelenik a kívánt karakter, illetve hieroglifa. (Ehhez a művelethez nem a numerikus tasztatúrát, hanem a normál billentyűzetet kell használni! A négyjegyű kód beírásánál nem kell tekintettel lenni a kisbetűkre, illetve nagybetűkre. Ha a kód nagybetűt tartalmaz, nyugodtan írhatjuk kicsivel is.) Az alkalmazni kívánt karakter azonban csak akkor jelenik meg, ha a Windows és az Office feltelepítése során teljes telepítést kértünk. Ha nem, a nyelvi csomag utólag is feltelepíthető. (Ennek módja a Felgépelés Word programban című rovatban található.)

38)          A nyelvi csomag feltelepítése után már nem kell kutatni az unikódos betűtáblák után, mert a keresett karakter megtalálható a gépünkön is. Ha nincs meg, akkor úgy sem tudjuk beírni. Hiába találtuk meg a kódját, alkalmazása esetén egy üres téglalap jelenik meg a szövegmezőben. A kutatást most a Fonts mappában végezzük. A Start menü à Programok à Kellékek à  Rendszereszközök útvonalon nyissuk meg a Karaktertáblát. Keressük meg azt a betűtáblát, amelyben a szükséges karakter valószínűleg megtalálható, és kattintunk rá. Erre a Karaktertábla alján megjelenik, hogy milyen hexadecimális kóddal írhatjuk be ezt a karaktert a szövegmezőnkbe. (Ha csak egyszer van rá szükségünk, a Kijelölés majd a Másolás gombokkal küldjük a karaktert Vágólapra, majd másoljuk be a szövegmezőbe.) Amennyiben gyakran lesz rá szükségünk, jegyezzük fel a kódját, mert ezzel később jóval könnyebben tudjuk beírni.

39)          Az előbbi probléma sajnos visszafelé is fennáll. Amennyiben egy utólag feltelepített prog­ram nem képes ékezethelyesen megjeleníteni az Office 97 unikódos betűit, akkor az még a régi betűkészletre támaszkodik. Ilyenkor csak azt lehet tenni, hogy be kell szerezni a régi típusú betűtáblákat, és betölteni a Windows Betűtípusok mappájába. A betűkészletcsere viszont azzal a hátránnyal jár, hogy azt követően az új Office programok nem tudják majd megjeleníteni a megfelelő ékezetet. Ezért nem tanácsos régi gépre új programot, új gépre pedig régi programot telepíteni. A szabványok állandóan változnak, és a programfejlesztők nem mindig törődnek a régi felhasználókkal. Kisebb szövegállománynál ezt a hiányosságot úgy tudjuk kiküszöbölni, hogy a helyettük megjelenő ô vagy õ illetve û betűt lecseréljük. A többi betűtábla között keresünk egy olyat, amely a legjobban hasonlít rá. A helyettesítés során előfordulhat, hogy a karakter méretét, vastagságát is meg kell változtatni. (A betűméret tizedpontonként is állítható. Ha nem megfelelő a kijelölő­sávban látható méret, jelöljük ki a bal egérgombbal, és írjuk felül a tört értékekkel. Az Enter billentyű lenyomása után a beállított érték fog érvényesülni.) Amint elkészült a pótlás, másoljuk Vágólapra, és felülírással cseréljük le mindenütt a hibás karaktere­ket.

40)          Ez az eljárás PageMaker programban is alkalmazható. Itt azonban a Csere ablakkal nem gyorsítható fel a művelet, mivel Page­Maker-ben ez a funkció csak szövegszer­kesztő üzemmód­ban működik. Az Edit Story munkalapon megjelenő Change ablakba beírt karak­terek viszont abban a betűtípusban jelennek meg, amelyet a More Preferences ablak Story Editor szektorá­ban beállítottunk. A szövegtükörre visszaállva ez átkonvertálódik ugyan, de nem arra, amit sze­ret­nénk, hanem a Type Specifications (PM 6.5-ben és 7.0-ban Characters Specifications) ablakban beállított betűtí­pus­ra. Ha ezt átállítjuk a kívánt betűfajtára, a teljes szövegállomány átváltozik erre. Így csak egyenként lehet a karaktereket kicserélni a szövegtükörben. Ez meglehetősen hosszadalmas művelet, és nem is alkalmazható minden esetben. Borítótervezésnél pl. szigorúan tilos ezt meg­tenni. A könyv bo­rí­tója ugyanis állandóan szem előtt van, és fokozott kritikának van kitéve. A legkisebb rend­elle­nesség is meglátszik rajta. Ennélfogva ennek az amatőr módszereknek itt semmi keres­niva­lója. A kiadványszerkesztés előkészítése fokozott gondosságot igényel, hogy ilyes­mire ne kény­szerüljünk.

41)           Kezdő kiadványszerkesztőknél előfordul, hogy letöltenek néhány nekik tetsző betűtáblát az Internetről, vagy a különféle programokhoz mellékelt ingyenes fontkészletekből. Előtte gondo­san megnézik, hogy CE típusú legyen, vagyis tartalmazza a magyar hosszú ékezetes betűket is. Utána elkészítik vele a borítót, és csak a végén, a lektorálásnál derül ki, hogy a ő betűk helyén õ betűk vannak a könyvajánlóban vagy a fülszövegben. Odalett kétnapi munka. Az eltérő betű­szabványok áldozatává váltak. Hiába a megfelelőnek látszó betűtábla. Ha a kódrendszere nem egyezik a program által igényelt szabvánnyal, a szövegállományban az ő és ű betűk helyett ô vagy õ és û betűk jelennek meg. Mivel borítótervezésnél nincs helye a barkácsolásnak, utólag csak egyet lehet tenni, be kell szerezni a ScanDer Kft. teljes betűkészletét. A Fonts Library 2000 LE CD-lemezen több mint 2000 font található TrueType és Type 1-es formátumban. Va­lószínűleg rajta van az is, amit mi használtunk. Ha nem, ebben a hatalmas betűkészletben biztosan találunk egy megfelelőt, így lecserélhetjük a hibás betűtípust. Az ára: 14 900 Ft + 27% ÁFA. Azért is érdemes megvenni ezt a lemezt, mert több tucat különleges, máshol beszerez­hetetlen PFL típusú betűtáblát is tartalmaz.

42)          2015-ben jelent meg a német SoftMaker cég 5000 TrueType betűtípust tartalmazó csomagja, melyek között megtalálhatók az összes nyelv különleges karakterei, és az összes pénznem szimbóluma is. Sok font alkalmas az OpenType betűtáblákat használó rendszerek kiszolgálására is. A kollekció PDF állományba is beágyazható, és háromnegyede dekorációs betűtípust tartalmaz. A többi általános szöveghez használható. Ez nem kevés, több mint 0200 fajta, többszöröse annak, mint amit a Windows és az Office programcsomag együttesen kínál. A MegaFont NEXT ára csupán 35 euró. Honlap: http://www.softmaker.com/en/ Részletes tájékoztatás ezen a weblapon található: http://www.softmaker.com/en/fonts/megafont Windows XP-től Windows 10-ig bármelyik operációs rendszerben használható. Beépített fontmenedzser segíti a betűtáblák fel­telepítését és használatát. A gondosan metszett betűtáblák karakterei nyomtatásban is jól mutatnak.

43)          Egyébként a profi kiadványszerkesztők nem használnak TrueType fontokat, mert a Type 1 betűk sokkal szebbek, precízebben metszettek. Ráadásul PostScript nyomtató, vagy levilágító használatakor tovább romlik a TrueType betűk minősége. (A különbség a két fonttípus eltérő készítési módjából adódik. A részleteket lásd a CHIP folyóirat 1998 júniusi számának 118-119. oldalain.) Többek között ez az oka annak, hogy az Adobe nem adja fel a Type 1 szabványt, és nem tér át a TrueType fontok használatára. A professzionális kiadványszerkesztéshez töké­letes kivitelű karakterek kellenek. Az Adobe programoknál általánosan használt PostScript nyomtatás is a Type 1 betűk megtartása mellett szól. A TrueType ugyanis meglehe­tősen bonyo­lult utasítások sorozatát hajtja végre a PostSript nyomtatás során. Mivel a Post­Script egységes grafikaként kezeli az oldalt, raszterezi, bittérképpé alakítja, egyáltalán nem mindegy, hogy milyen terjedelmű fájlokat eredményez. (A hosszú ideig történő átkódolás, és a nagy fájlméret az oka annak, hogy mindmáig nincs TrueType oldalleíró nyelv, a TrueType fontokkal készült dokumentum nyomtatását nem lehet bittérképpé alakítva karakter- és formá­tumhelyesen leve­zényelni. Ez persze nem jelenti azt, hogy az Adobe programok nem használ­hatnak TrueType fontokat. Ezeket azonban nyomtatás előtt a PostScript program átalakítja Type 1 fontokká.

44)          A ScanDer Kft. fontlemezén található betűkészlet a kiadványszerkesztők fokozott elvárását is kielégíti. Ha ragaszkodunk egy különleges fonthoz, amely nem található meg a lemezen, elkészít­tet­hetjük a PFL változatát. Egy betűtábla metszése 3000 Ft + 20% ÁFA-ba kerül. Arra is mód van, hogy egy PageMaker által alkalmazott betűtáblát Word-ben használhatóvá te­gyünk. A ScanDer Kft-nek ugyanis megvan a PFL betűtáblák eredeti Unicode szabványú vál­tozata. Bővebb felvilágosítás a honlapjukon található: http://www.scander.hu Az igényelt betűtábla e-mail postán, mellékletként is elküldhető: scander@mail.datanet.hu (A Freemail és egyéb kommersz levelezőrendszert ne használjuk erre a célra, mert azokban az elküldött betűtábla nem fog megnyílni. Ha nem tudunk más levelezőrendszerre áttérni, kérjük meg a feladót, hogy tömörítse le a mellékletet. Így a szerver nem tud hozzáférni, és változatlan formában továbbítja. Megérkezése után az alkalmazott tömörítő programmal sérülésmentesen kicsomagolható, és megnyitható. Ha több betűtáblát várunk vagy küldünk, ügyeljünk arra is, hogy ne egyenként tömörítsük őket, és ne gyűjtsük mappába. Jelöljük ki az összeset, és egyszerre húzzuk a tömörítő ablakra.)

45)          Egyébként a PFL honosítás olyan jól sikerült, hogy ezeket a fontokat a közismerten kényes InDesign program is elfogadja. A ScanDer Kft. Type 1-es fontjai SuSE, Debian és Corel Linux alatt is működnek. A CD-lemezen az egyes betűtípusok kiskapitálisai is megtalálhatók. Az ere­deti betűtáblához képest ligatúrákat is tartalmaznak. A profi kiadványszerkesztőknek célszerű ebből a forrásból bővíteni a betűkészle­tüket, még ha fizetni is kell érte. A Type 1 betűcsaládban különösen szépek, és gondosan kimunkáltak a PFL fontok. Erről itt is meg­győ­ződhetünk, ha kipróbáljuk a Betűtípusok[28] mellékletben található néhány betűtáblát.

46)          A TrueType betűtáblák Type 1 típusúvá alakítását mi is elvégezhetjük a Tramontána Kiadásszervező és Számítástechnikai Gmk. MagyarÉkes 2.0 fontszerkesztő programjával. Ára: 14 800 Ft + 20% ÁFA. Címük: 1026. Budapest, Júlia u. 2/a. Tel: 356 6009. E-mail cím: djg@tramontana.co.hu Ezt azonban csak akkor tudjuk gazdaságosan használni, ha sok True­Type fonttal rendelkezünk. A továbbfejlesztett MagyarÉkes 3.0 programmal már Open­Type betűtáblák is előállíthatók. Cím: http://www.tramontana.co.hu/otfoundry/mekes30.php Egyéb­­ként az Interneten 26-28 dollárt kérnek egy minőségi betűtábláért. Ha egy betűtípusnak meg akarjuk venni a normál, a dőlt és ezek félkövér változatait, ez 99 dollárba fog kerülni. Ezért az összegért már megkapjuk a ScanDer Kft. fontlemezét 2000 betűtáblával, garantáltan meg­jelenő magyar ékezetekkel ellátva. Ráadásként kapunk hozzá egy frissítő flopit, ami javított kerningeket (kiegészítő karaktereket) tartalmaz.

47)          A TrueType fontok sajátossága, hogy magukban hordozzák az indító fájljukat. Egyetlen fájlban található minden információ, amely a megjelenítésükhöz szükséges. A Type 1 betűk vi­szont nem. Ezért ha a PageMaker programunkból el szeretnénk küldeni egy betűtáblát valaki­nek megtekintésre, vagy azért, hogy a vele készített dokumentumot eredeti formájában meg­nyit­­hassa, ne a programlemezről másoljuk ki. Az indító fájlok hiányában ugyanis nem fog meg­nyílni. Rákattintva érthetetlen írásjelek halmaza jelenik meg a társítással kiválasztott szöveg­szerkesztő munkalapon. Ezek a programkódok ne állnak össze betűtáblává. Azzal sem me­gyünk semmire, ha megtaláljuk az indító fájlokat, és mellékeljük, mert a Windows ezeket nem tudja kezelni. Ahhoz, hogy ezek a fontok használható formát öltsenek, az egész PageMaker programot mellékelni kellene. Mindezen nehézségek elkerülhetők, ha az elküldeni kívánt fonto­kat a Windows Betűtípusok mappájából másoljuk ki. A PageMaker program által betöltött betű­kész­letet az operációs rendszer átalakítja, a TrueType fontokhoz hasonlóvá teszi. Ha a Type 1 vagy a PFL betűtáblák TT-jelű ikont kapnak, az azt jelenti, hogy képesek önmagukat meg­nyitni. Ebben az állapotukban már nyugodtan ki lehet másolni őket, mert más számítógépén is megnyílnak. De csak Windows-os környezetben, vagyis PC-re telepítve. A Macintosh gépe­ken továbbra sem lehet őket használni, mivel ehhez a környezethez más indító fájlok szüksé­gesek. Ezek hiányában még a Betűtípusok mappába sem lehet betelepíteni őket. A két operációs rendszer annyira eltér egymástól, hogy külön programokat fejlesztenek ki az egyikre, és külön a másikra.

48)          Ha programlemezről kimásolva küldték el nekünk a Type 1 fontokat, töltsük le az Adobe cég hon­­lapjáról a Type Manager Light 4.1 programot. Ez a meglehetősen terjedelmes program el­vég­zi a szükséges átalakításokat, és a fontokat a Windows számára is kezelhető szabvá­nyú­ra ala­kítja: http://www.adobe.com/support/downloads/product.jsp?product=15&platform=Windows. Ma­gyar nyelvű változat hiányában a Version 4.1 listából az elsőt, az Adobe Type Manager Light 4.1 for Windows - US. English programot jelöljük ki. Következő lépésként szükség van egy pár soros regisztrációra. (E nélkül a letöltést nem engedélyezik.) A program terjedelme 12,7 MB. Az atm 41 eng mappára kattintva, megtörténik a program kicso­magolása. Ezt követően keressük meg a C-meghajtó à Temp à Adobe mappában. Nyissuk meg, és kattint­sunk a setup.exe indító fájlra. Feltelepülése után a program a kis nyíllal jelölt indító ikonjával, vagy a Start menüben az Adobe à Type Manager parancsokkal indítható. Részletes haszná­lati módja az Adobe Reader-ben megnyíló ATM_4.1 fájlban olvasható. (A Windows-t használóknak szükségük van a szintén ingyen letölthető ATM Deluxe updater frissítő prog­ramra is. Ennek terjedelme csupán 31 KB.)

49)          A Type 1 betűtáblák átalakításuk után sem tölthetők be a Windows betűkészlet-telepítőjével a Betűtípusok mappába. Az Adobe ugyanis az új programjainál már nem alakítja át betűtábláit True­Type típusúvá. Ennek ellenére a Word is hozzáférhet, használhatja. Ezt az ATM (Adobe Type Manager) segédprogram teszi lehetővé. Már a PageMaker 6.5-ös program sem küldi a betűkészletét a Windows Betűtípusok mappájába. Sőt, az Adobe programok sem tudják használni az ATM segédprogram közreműködése nélkül. Ennek oka, hogy a legújabb programokhoz oly sok betűtáblát mellékeltek, hogy ezek már túlterhelnék mind a Windows Betűtípusok mappáját, mind az Adobe programjait. Felesleges aktiválni olyan betűtáblákat, amelyeket a tulajdonos nem használ. Az alkalmazni kívánt betűcsaládokat már nem a szövegszerkesztő, kiadványszerkesztő, képszerkesztő programokba, illetve az operációs rend­szerbe kell betölteni, hanem az ATM segédprogramba, ahol minden alkalmazás elérheti.

50)          Indító ikonjára kattintva nyissuk meg az ATM Light segédprogramot. (Mellékesen megjegyezve 35 ezer forint nettó áron megvásárolhatjuk az Adobe Type Manager Deluxe programot is, de ez semmivel sem tud többet, mint az ingyen letölthető Light változata. Csupán a számítógépen levő fontlistákat lehet vele megjeleníteni, és deaktiválhatók a betöltött, de nem használt fontok. Ezt azonban kerülő úton is el lehet érni.) A jobb oldali ablak feletti beállító sávban keressük meg a használni kívánt Adobe program Fonts mappáját, vagy a CD-lemezen tárolt betűkészletmappát. (A merevlemezen ez többnyire a C-drájv à Program Files à Common Files à Adobe útvonalon található. Ha túlszaladtunk rajta, kattintsunk a kijelölősáv jobb szélén látható Vissza gombra.) A feltáruló listából válasszuk ki a használni kívánt betűcsaládot. (Ha látni akarjuk a betűtáblát, semmi mást nem kell tenni, mint kétszer rákattintani. Nem kell egyenként áttölteni őket. Jelöljük ki a legfelsőt, majd nyomjuk le a Shift billentyűt, és kattintsunk a legalsóra.) Utána nyomjuk meg az Add gombot. Az aktivált betűtáblák a baloldali Destination ablakba töltődnek át.

51)          Ezt követően az összes Adobe program, valamint minden Microsoft program Betűtípus listájában megjelenik, és használhatóvá válik. (Ha már nincs rá szükség, jelöljük ki, és a Remove gombra kattintva törölhetjük.) Az ATM-el aktivált betűtáblák nem vihetők át más gépre, mert megszűnik a kapcsolat a fontmenedzser és a forrás között. Az ATM program átmásolása esetén az elérhetetlen fontok neve előtt egy piros x jelenik meg. Azt azonban megtehetjük, hogy az Adobe program Fonts mappáját is kimásoljuk. Ez esetben már megjelennek és használhatóvá válnak a betűtáblák. Betűcsaládokat is kimásolhatunk belőle, de arra ügyeljünk, hogy a fontok mindhárom összetevő fájlját vigyük magunkkal. (A Text fájlra nincs szükség.) Ha beérjük annyi betűtáblával, amennyit korábban betöltöttünk az ATM-be, az is elegendő, ha csak a C-drájvon található psfonts mappát visszük magunkkal.

52)          Közép-európai nyelvi környezetben azonban nem sokra megyünk az ATM-be betöltött fontokkal. A Type 1 betűtáblák ő,Ő és ű,Ű betűi kalapos változatban fognak megjelenni az Adobe saját programjaiban is. Word-ben sem jobb a helyzet. Itt az ő,Ő és ű,Ű betűk helyén kis téglalapok vagy pöttyök láthatók a szövegmezőben. Csak az Adobe CE (közép-európai) programváltozataiban várható helyes karakterkezelés. Az itt alkalmazott Unicode rendszer mentes az ékezetproblémáktól. Ugyanez a helyzet az Adobe Font Folio lemezéről letölthető betűtáblákkal is. (A teljes betűkollekció nettó ára 3 780 000 Ft.) Ezen a lemezen 175 db OpenType típusú betűtábla is található. (Mint már szó volt róla ezeket az Adobe a Microsofttal közösen fejlesztette ki, a szabványeltérésekből eredő problémák kiküszöbölésére.) Az ATM segédprogram azonban nem tudja kezelni ezt a betűtípust. Betölti ugyan a listájába, de még több bosszúságot okoz vele. Ha a PageMaker program Betűtípus mezejében kijelöljük ezt a betűfajtát, megjelenik egy üzenettábla, mely közli, hogy: A program szabálytalan műveletet hajtott végre, és le fog állni. Ha előtte nem mentettünk, elvész az addig végzett munkánk. A Microsoft programok sem tudják használni az OpenType betűtáblákat az ATP programból felkínálva. Alkalmazásuk során már helyettesítő szimbólumok sem jelennek meg a ő,Ő és ű,Ű betűk helyén. Ezeknél a karaktereknél összezáródnak a sorok, és ezek az ékezetes betűk nyomtalanul eltűnnek a szövegmezőből. (A PageMaker 6.0-s programból az ATM nem tud letölteni betűtáblákat, és ez a szoftverváltozat használni sem képes a Type Manager programban tárolt betűkészletet.)

53)          Mivel a dokumentumszerkesztő programok a Windows-ból veszik a fontok megjelenítési módjához szükséges információkat, a helytelen ékezetek az operációs rendszer nem megfelelő beállí­tásából is eredhetnek. Ezen azonban könnyen segíthetünk egy új Registry-bejegyzéssel. A Start menü menjünk a Vezérlőpult-ra, és kattintsunk a Hardver és hang majd az Eszközök és nyomtatók ikonra. A tovább nyíló ablak Nyomtatók és faxok szektorában keressük meg az aktív nyomtatót. Kat­tintsunk rá a jobb egérgombbal, és a helyi menüben adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. Az újra nyíló ablakban aktiváljuk az Általános fület. A feltáruló tábla címsávjában jelöljük ki a printer pontos nevét, és a Ctrl + C billentyűkombinációval másoljuk Vágólapra.

54)          Utána nyissuk le a Start menüt, és adjuk ki a Futtatás parancsot. A megjelenő ablak Megnyi­tás meze­jébe írjuk be a regedit uta­sí­tást, majd nyomjuk meg az OK gombot. A Beállításszer­kesztő ab­la­kában keressük meg a HKEY_CURRENT_USER/SOFTWARE/ MICROSOFT/
OFFICE kulcsot a Programok letelepítése című rovatban leírt módon. Nyissuk le a Word kulcsot is, és ha nem található meg benne az általunk használt nyom­tató neve, hozzunk létre rá egy új kulcsot. A jobb egérgombbal kattintsuk a Word kulcsra, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki az Új, majd a Kulcs parancsokat. Az új kulcs nevének helyére másoljuk be a Vágólapról a nyomtató nevét. (Alkalmazzuk a Ctrl + V billentyűkombinációt.) Ezt követően a jobb egérgombbal kattintsunk az új kulcsra is, és adjuk ki az Új, majd a Karakterlánc parancsokat. Az ablak jobb oldalán megjelenő új karakterlánc nevét írjuk át flags-re. Végül a bal egérgombbal kattintsunk kétszer az új karakterláncra, és a megjelenő ablakba írjuk be a 8192 értéket. Az OK gomb megnyomása után zárjuk be a Registry ablakát, és indítsuk újra a számítógépet.

55)          Ha a Start menüben nem található meg a Futtatás parancs, rakjuk ki. A jobb egérgombbal kattintsunk a Start menügombra, és adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. A tálca és Start menü tulajdonságai ablakban aktiváljuk a Start menü fület, és a feltáruló táblán nyomjuk meg a Testreszabás gombot. A Start menü testreszabása párbeszédablakban aktiváljuk a Futtatás parancsot, majd mindkét ablakon nyomjuk meg az OK gombot. Indító ikonja a Start menü jobb oldalára kerül. Ha már ott vagyunk, a Vezérlőpult szektorban aktiváljuk a Megjelenítés hivatkozásként parancsot is, mert erre gyakran szükségünk lesz. A Vezérlőpult indító ikonja is a Start menü jobb oldalán jelenik meg. Ha a Megjelenítése menüként parancsot aktiváljuk, akkor indító ikonjára mutatva oldalt megnyílik a menüje, amelyben a Vezérlőpult összes funkciója megtalálható. (Kis képernyőn kattintsunk a menü alján található kis nyílra, és teljes lista láthatóvá válik.) 

56)          Egyes gyártók ezt a bejegyzést, már a printer telepítő programjával automatikusan betöltetik a Registry-be. Ez az eljárás jól alkalmazható helytelen ékezeteket megjelenítő Fax-készüléknél is. Ha a képernyőn további probléma jelentkezik, akkor a grafikai kártya illesztőjét kell frissíteni, vagy VGA-ra állítani. (Ez a monitor-rendellenesség azonban nyomtatásban nem jelenik meg.) Bizonyos esetben előfordulhat az is, hogy az ő,Ő és ű,Ű helyén CA45 karakterek láthatók. Ennek oka, hogy a dokumentum magyar nyelvű Windows-on és magyar Word-ön készült, viszont angol Windows alatt magyar Word-ből nyomtatják. Sajnos az angol nyelvű operációs rendszer karakterkezelése miatt ez a hiba nem javítható.

57)          A fenti Registry módosítás csak akkor segít, ha az ő,Ő és ű,Ű betűk helyén téglalapok jelennek meg. A kalapot vagy a hullámot ez a módszer sem tudja vesszős ékezetre átalakítani. A nem megfelelő kódkiosztásból, illetve kódtábla-támogatásból eredő ékezethibát a Windows fenti beállítása nem képes kiküszöbölni. A PostScript Type 1 formátum ugyanis alapvetően kizárja az Unicode-átkódolást. Ezért nem javasolják a szakértők a Type 1 fontok használatát kelet-európai nyelvi környezetben. Azért nem kell teljesen lemondani a szép metszésű Type 1 fontok alkalmazásáról, mert ha a szerző neve és a könyv címe nem tartalmaz ő,Ő és ű,Ű betűket, akkor borítótervezéshez jól használhatók. A szövegállományhoz pedig olyan betűtípusokat kell keresni, amelyek Word-ben és PageMaker-ben is torzulásmentesen jelennek meg. (A Kun Elektronikus Könyvtárban található Betűtáblák mappa tartalmaz néhány ilyen fontot. Szükség esetén a PFL- és egyéb PageMaker-es betűtáblák átállíthatók olyan kódtáblakiosztásra, ahol Word-ben is megjelennek az ő,Ő és ű,Ű betűk. Ehhez CE-kódolásnak alárendelt, Unicode mentési lehetőséggel ellátott fontszerkesztő programot kell használni.)

58)          Az eltérő betűszabványok a professzionális kiadványszerkesztésben okozzák a legnagyobb zavart. A könyvkiadók, a kiadványszerkesztő-, borítótervező stúdiók többsége előszeretettel használja az Adobe cég által kifejlesztett Post­Sript oldalleíró nyelvet, amely a nyomtatás őre, tévedhetetlen vezérlője. Szigorúan előírja a betűtáblák fajtáját is. Emellett többnyire Macintosh számítógépet használnak, ami önmagában is egy külön szabványt alkot. Ezeket a drága prog­ramokat, gépeket a szerzők, szövegbeírók, szövegszerkesztők azonban nem tudják meg­fizetni. Ezért a kiadók többnyire olyan anyagot kapnak, amely Windows operációs rend­szerre támasz­kodó programokkal készült, különböző helyekről beszerzett szedett-vedett fontokkal. Ilyenkor jönnek a kínlódások, a viták, a veszekedések, mert a nyomtatott anyag nem olyan, mint ami­lyennek szerkesztették.

59)          Ha a szövegszerkesztő nem mellékeli az általa használt betűkészletet az anyag­hoz, nem garantált az eredeti forma megjelenése. Ebben a helyzetben nagy segítséget jelent a CrossFont segédprogram, ami a CHIP folyóirat 2000 májusi számának CD-mellékletéről is feltelepíthető a \SAC\UTILTEXT\CROSSFNT.ZIP fájl kijelölésével. Ez a kis program segít a Windows és a Macintosh között a TrueType és a Type 1 betűtípusokat konvertálni. Aki részleteiben is szeret­né megismerni a betűszabványokat, az Unicode egyes szeleteit, az ISO Latin-1 és Latin-2 betű­táb­lákat, olvassa el Az X magyarítása című cikket a CHIP folyóirat 2000 januári számában. (134-136. oldalak). Ebből az írásból azt is megtudhatjuk, hogy a Linux operációs rendszerben a billentyűzetünk betűkiosztását hogyan alakíthatjuk át gombról gombra. Ha úgy érezzük, hogy végleg elvesztünk a fonthasználat útvesztőiben, a különböző betűszabványok dzsungelében, forduljunk szaktanácsért a Gidata Számítástechnikai Kft-hez. Címük: 1053. Budapest, Kálvin tér 5. Tel: 450-3250 és 450-3255. E-mail: gidata@mail.datanet.hu A cég­ve­ze­tő Kravjánszki Róbert készségesen segít problémánk kibogozásában, és megmutatja a he­lyes irányt.

 

Szimbólum- és karaktertáblák használata

 

a)              A szövegszerkesztéshez, illetve dokumentumszerkesztéshez nem csak különleges betűkre van szükség, hanem különféle szimbólumokra is. Ezek többsége nem állítható elő billentyűkombinációkkal. Ez azonban nem okoz gondot, mert a betűtáblákhoz hasonlóan léteznek szimbólumtáblázatok is. Ezek a Beszúrás menügombbal lenyitható ablak Szimbólum parancsával hívhatók elő. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Szimbólumok fület. A feltáruló tábla Betűtípus kijelölősávjában megtekinthetjük a választékot. Ennek érdekében kattintsunk a jobb szélén látható kis nyílra, és a lenyíló ablakban egymás után jelöljük ki őket. (Itt a nagy terjedelmű szimbólumtáblák egybe vannak építve. Ezért ha a megjelenő tábla jobb oldalán görgetősáv látható, csúszkájának lefelé tolásával tekintsük meg a folytatását is. Ily módon görög, cirill, héber és arab betűkhöz is hozzájuthatunk.) Amennyiben valamelyik tábla szimbóluma megfelel számunkra, kattintsunk rá. Ezt követően már nincs más teendőnk, mint meg­nyomni a Beszúrás gombot. Erre a kiválasztott szimbólum beépül a szövegbe. (Előtte állítsuk a kurzort oda, ahová kérjük a beszúrást. Ha erről elfeledkeztünk, mellé kattintással tegyük inaktívvá a szimbólum­táblát, majd töröljük a rossz helyre került szim­bólumot.)

b)             Egyes betűtáblák (pl. az Arial, a Times New Roman, a Times Profi, a Tahoma, a Courier New, a Lucida Console, a Lucida Sans Unicode vagy a Palatino Linotype) szimbólumkészlettel is rendelkezik. A bennük található szimbólumokat csak a Word Beszúrás menüjének Szimbólumok parancsával tehetjük láthatóvá és használhatóvá. Amennyiben a kiválasztott szimbólum billentyűkombináció­val is kiváltható, ezt a program a tábla alján közli. Ezzel az egyszerűbb lehetőséggel azonban nem minden esetben érdemes élni, mert ez a szimbólum mindig abból a betűkészletből keletkezik, amit a szövegben éppen használunk. Így nem biztos, hogy olyan formás lesz, mint amit kiválasz­tottunk. Használat után a tábla a Bezárás, vagy a jobb felső sarkában levő x  gombbal küldhető vissza.

c)              A Beszúrás menü csak a leggyakrabban használt karaktertáblákat tartalmazza. Ha itt nem találtunk megfelelő szimbólumot, a Start menü à Minden program à Kellékek à Rendszereszközök útvonalon megnyitható menüben adjuk ki a Karaktertábla parancsot. Erre megnyílik a teljes szimbólumválaszték, ami tulajdonképpen nem más, mint a fő betűtáblák gyűjteménye. A betűtípustáblák ugyanis nem csak betűket és számokat tartalmaznak, hanem különleges karaktereket, szimbólumokat is. Ennélfogva csaknem annyi van belőlük, mint betűtípustáblából. A választék megtekintése céljából küldjük le a Tálcára. Hozzuk vissza a munkalapot, és a Tálcáról felküldve nyissuk rá a karaktertáblát. Kezd­jük el a válogatást. A következő táblázat előhívásához nem szükséges a típuslistát minden egyes alkalommal lenyitni, majd a nevére kattintva visszazárni. Álljunk a lista elejére (kattintsunk a legfelső tábla nevére). Ettől kezdve a lefelé mutató nyíllal jelölt kurzormozgató billentyűvel lépjünk tovább tábláról táblára.

d)             Ha megtaláltuk a megfelelő formát, kattintsunk rá, majd nyomjuk meg a Kijelölés gombot. A kívánt karakter megjelenik a Másolandó karakterek kijelölősávban. Kattintsunk a Másolás gombra. Utána küldjük le a karaktertáblát a Tálcára, hogy ne legyen útban. Végül állítsuk a kurzort arra a helyre, ahová a kiválasztott karaktert be akarjuk másolni, és kattintsunk a Szokásos eszköztár Beillesztés gombjára. (Itt egyszerre több szimbólumot is kijelölhetünk, és átmásolhatunk.) Kijelölés után a kurzormozgató billentyűk a táblázaton belül lépegetnek karakterről karakterre. Ezért ha meggondoltuk magunkat, és tovább akarunk keresgélni, akkor kattintsunk rá kétszer a Betűtípus kijelölősávra. Ezt követően a lefelé, illetve a felfelé mutató kurzormozgató billentyű ismét a táblákat váltja. Egyszerűbbé válik a Karaktertábla előhívása, ha a parancsikonját kihelyezzük az Asztalra. Ennek módja, hogy a jobb egérgombbal rákattintva lehúzzuk a Rendszereszközök menütábláról, és a helyi menüben kiadjuk a Parancsikonok létrehozása itt utasítást.

e)              Office XP-től felfelé már nincs szükség erre a bonyolult kiemelési módra. A korszerű programokban a Betűtípusok mappában található összes karaktertábla hozzáférhető a Word Beszúrás menüje számára. Így kényelmesen, az eszköztárakból is beszúrhatunk bármilyen karaktert a Szimbólum parancs kiadásával. (Ez csak a Windows és az Office programcsomag által feltelepített betűtáblákra igaz. Ha más programokból is töltöttünk be fontokat az operációs rendszer Betűtáblák mappájába, ezek szimbólumait továbbra is csak a Karaktertáblán érhetjük el.) A program tárolja a legutóbb használt 16 szimbólumot. Így ha legközelebb ugyanarra a karakterre van szükségünk, nem kell a szimbólumok rengetegét még egyszer végigböngészni, hogy megtaláljuk. Nézzünk a karaktertábla alá. A Legutóbb használt szimbólumok sorban meg fogjuk találni. Csak ki kell jelölni, és máris beszúrhatjuk. A törzsszövegtől eltérő karakterű szimbólumokat mindig befejezett mondatba, vagy két szó közé illesszünk be, mert ha a szimbólum után próbáljuk folytatni a szöveget, akkor betűk helyett újabb szimbólumokat hívunk életre. (Ha erre nem ügyeltünk, a Ctrl + szóköz billentyűkombinációval kiléphetünk a karakterstílusból.) A kiválasztott karakter máshová is beszúrható, tetszőleges számban. Mindaddig megmarad a Vágólapon, amíg új adatot nem másolunk ebbe az átmeneti tárolóba.

f)               Végül a beszúrt szimbólumot át kell formálni a szövegtípusnak megfelelőre (dőlt betűs szövegmezőnél dőlt változatra, kövérített szavaknál vastagítani, stb.) Ha nagyon különleges a karakter, akkor előfordulhat az is, hogy nagyobb, vagy kisebb, mint a többi betű. Ez esetben jelöljük ki, és a Szokásos eszköztár Betűméret kijelölősávjában változtathatunk a méretén. Mivel a soron belül egyetlen betű többnyire nem hagyja magát kijelölni (az egész szó kijelölődik), előtte és utána üssünk be egy-egy szóközt, amit a végén meg kell szüntetni. A szimbólumok szélessége szinte sohasem egyezik meg a szövegben alkalmazott betű szélességével, az utána következő betű vagy túl közel, vagy túl távol van tőle. Ezért a betűtávolságokat szim­metrizálni kell. Ennek során léptessük odébb egy betűhellyel a szimbólum utáni betűt, majd jelöljük ki a köztük levő hézagot. Utána a Formátum menügombbal lenyitható ablakban kattintsunk a Betűtípus parancsra. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Térköz és pozíció fület, és a Betűköz kijelölősávot állítsuk Sűrítettre. A mellette levő Mértéke kijelölősáv lefelé mutató léptető nyilával állítsunk be akkora értéket, hogy a két távolság megegyezzen. Az eredmény az OK gomb megnyomása után ellenőrizhető. (Elsőre nem szokott sikerülni. Többször vissza kell menni, és módosítani a pt értéket.)

g)              PageMaker-ben ez a probléma egyszerűbben is megoldható a különleges szóközök használatával. Ezek egyike a Ctrl + Shift + M billentyűkombinációval létrehozható M szóköz. Ez két szó között akkora hézagot hoz létre, ahová befér egy M betű. Ennek fele a Ctrl + Shift + N billentyűkombinációval létrehozható N szóköz. Az M szóköz egynegyede állítható elő a Ctrl + Shift + T billentyűkombinációval. A keskeny szóköz vagy szaknyelven spácium akkora, hogy egy mondat végi pont fér el benne. Ezt kell használni a számok ezres tagolásánál is. Az M és az N szóköz a Word-ben is használható, de csak akkor hozzáférhető, ha a feliratos ikonjukat kihúzzuk az eszköztárakba. (M szóköz beszúrása és N szóköz beszúrása. A Beszúrás kategóriá­ból történő áthúzási módjukat lásd az Eszköz­tárak Word programban című rovatban.) A keskeny szóköz nemcsak a kiadványszerkesztő programok sajátossága. Word-ben is létrehozható. A Beszúrás menüben adjuk ki a Szimbólum parancsot. A megjelenő ablak Karakterkód beviteli mezejébe írjuk be a 2009 kódot. A Beszúrás gombra kattintva máris jelenik a Word dokumentumban, a nullák között. Visszatérve a PageMaker programra tovább bonyolítja a helyzetet, hogy a sorkizárt kiszerkesztés kihat a betűközökre is, nyújtja vagy zsugorítja őket. Szimbólumok mellett ez zavaróan hat. Ezt a jelenséget a Ctrl + Shift + H (PM 6.5-ben és PM 7.0-ban Ctrl + Alt + szóköz, illetve AltGr + szóköz) billentyűkombinációval előhívható nem törő szóközzel szüntethetjük meg. Ez az N szóköznek megfelelő szótávolság nem „trackelhető”, a sor tömörítése, tágítása során nem változik a mérete. (A nem törő szóköz billentyűkombinációja Word-ben is működik. Itt a Ctrl + Shift + szóköz billentyűkombinációval idézhető elő.)

h)             A Karaktertábla arra is alkalmas, hogy szövegszerkesztéshez, illetve dokumentumszerkesztéshez használt betűtípust kiválasszuk. A Betűtípusok mappában kétszer rákattintva megnyílnak ugyan a betűtáblák, de csak az ábécé betűi láthatók benne. Azok is egészen kicsi, alig látható méretben. Nagyítva csak a nálunk általánosan használt „Árvíztűrő tükörfúrógép” vagy a „Windows 98” demonstrációs kifejezés karakterei vehetők szemügyre. (Az angol ábécés karaktertáblák a „Jackdaws love my big sphinx of quartz” jelmondatot tartalmazzák.) Az írásjeleket, szimbólumokat egyáltalán nem mutatják meg a betűtáblák. Karaktertábla üzemmódban azonban minden látható, ami bennük van. Amennyiben betűtáblák tartalmát egybefüggően és felnagyítva szeretnénk látni, telepítsük fel a Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájában található Font Look segédprogramot. Ez a fontnézegető program szintén kimutatja a betűtáblák teljes tartalmát.

i)               Bár a szimbólumok választéka igen gazdag, néha előfordul, hogy nem találunk köztük megfelelőt. Akad ugyan olyan, amelyik jó lenne, de hiányzik a tetejéről, aljáról egy pont, karika, vonal vagy egyéb írásjel. Ha a kiegészítő jel is megtalálható, illetve egy billentyűvel beüthető, akkor az összekovácsolásuk nem okoz gondot. Tegyük a munkalapra a szimbólumot. Üssük be mellé a kiegészítő karaktert, majd jelöljük ki, és toljuk el a megfelelő pozícióba. Amennyiben kisebbíteni is kell, tegyük felső vagy alsó indexbe. Ha még mindig nem felel meg a mérete, jelöljük ki, és a Szokásos eszköztár Betűméret kijelölősávjában kisebbítsük vagy nagyobbítsuk. Mivel a kicsinyítés csökkenti a betűvastagságot, szükség lehet a kövérítésére is. Amennyiben a formája megfelel, de még egy kicsit feljebb vagy lejjebb kellene csúsztatni, ismét jelöljük ki. A Formátum menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Betűtípus parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Térköz és pozíció fület, és az Elhelyezés kijelölősávot állítsuk Emeltre vagy Süllyesztettre. A mellette levő Mértéke kijelölősávban állítsunk be akkora értéket, hogy a kívánt mértékű eltolódás létrejöjjön.

j)               Ha az OK gomb megnyomása után meg vagyunk elégedve az eredménnyel, jelöljük ki mind­két szimbólumot, és sűrítéssel toljuk őket egymásba. (Ennek a funkciónak a túlzott alkalmazásával nem csak közelebb kerülnek egymáshoz a karakterek, hanem egymásba csúsznak.) Ennek érdekében az előző szakaszban ismertetett sűrítési eljárást használjuk. A sűrítés mértékét addig növeljük, amíg a két karakter egymásba olvadva teljesen szimmetrikus lesz. Utána léptessük mellé a szövegállomány utána következő karakterét. (Amennyiben túl közel vagy túl távol esne a kombinált szimbólumtól, alkalmazzuk itt is az előző szakaszban leírt betűközcsökkentő módszert.) Az ily módon létrehozott kombinált szimbólum úgy viselkedik, mint egy közönséges karakter. A szövegszerkesztés, illetve dokumentumszerkesztés során lefelé, felfelé, és oldalirányban is eltolódik. Könnyen másolható, és bárhová áthelyezhető. (Így készült a Normal.dot sablon Szövegtárából előhívható A _  A és F D A ^_          szimbólumok is.)

k)             Különleges karaktereket rajzprogrammal is lehet készíteni a szövegmezőben. Annak érdekében, hogy ne mozduljon el a helyéről, és a szövegmezővel együtt ússzon, szövegbe ágyazottá kell tenni. (Ennek módja a Képszerkesztés Word programban című rovatban található.) Különleges karakterek készítésére számos speciális program létezik. Ezek egyike a High Logic Font Creator 3.0, ami az előbb ismertetett eljárással megegyező elven működik. Ennek kezelése azonban jóval bonyolultabb, és 50 dollárba kerül.

l)               A Windows XP-től felfelé a beépített 2k/XP karakterkészítő programmal is előállíthatnak különleges karaktereket. Ehhez nyissuk meg a Start menüt, adjuk ki a Futtatás parancsot, és a megnyíló ablak Megnyitás kijelölősávjába írjuk be az eudcedit utasítást. Az OK gomb megnyomása után megnyíló Saját karakter szerkesztése ablakban elkezdhetjük az új karakter kialakítását. Ezzel a segédprogrammal 6400 egyedi karakter hozható létre. Nem csak különleges betűket, hanem kisebb emblémákat, ikonokat is létrehozhatunk vele. Ismert karaktert is behívhatunk a betűtáblákból, és ennek módosításával könnyebben kialakíthatjuk a különleges jelet. Az elkészült karaktereket hozzárendelhetjük a betűkészlet minden betűtáblájához, hogy bármely betűtípus megjeleníthesse, de el is különíthetjük őket. Ez utóbbi esetben a különleges karakterekhez a Kód választása párbeszédpanel segítségével juthatunk hozzá. Ez az ablak kinagyítva megmutatja a karaktert a hozzá tartozó hexadecimális értékkel együtt. (Itt célszerű megjegyezni, hogy a Windows újabb változatai több tucat ehhez hasonló hasznos programot tartalmaznak, amelyek nem találhatók meg a Start menüben. Ezeket szintén a Futtatás ablakkal hívhatjuk elő. Részletes ismertetésük a Computer Panoráma folyóirat 2004 szeptemberi számának 34-37. oldalain található.)

m)           Vannak olyan különleges karakterek is, amelyeket szinte naponta használunk, de a billentyűk korlátozott száma miatt nem fértek rá a klaviatúrára. Ezek előhívására találták ki a billentyűkombinációkat. Ilyenkor nem érdemes a szimbólumtáblákban keresgélni, mert ott ugyanazt találjuk, ami a billentyűkombinációk alkalmazásával előjön. A törzsszövegben ugyanis a különleges karakternek is olyan stílusúnak kell lennie, mint a szövegkörnyezete, így abból a betűtáblából emelnénk át a karaktert, amit egyébként is használunk. Üssük tehát le az előírt billentyűkombinációt, és máris ott van előttünk. (Billentyűkombinációk esetén a program csak a klaviatúra numerikus szektorából fogad el számokat, a betűk feletti számokra nem reagál. Ezért előtte aktiváljuk ezt a tartományt, nyomjuk meg a Num Lock billentyűt.) A gyakran használt szimbólumok billentyűkombinációjáról készítsünk egy listát a BILLENTYŰPARANCSOK rovatban látható módon.

n)             Bár a karaktertáblák rengeteg szimbólumot tartalmaznak, mégis gyakran megesik, hogy még hasonlót sem találunk bennük. Egzotikus nyelvek karaktereit nem is érdemes bennük keresni. Az arab nyelv betűi megtalálhatók ugyan benne, de a kínai, japán, hindi és egyéb hieroglifák nem. Ehhez fel kell telepíteni a Windows 7 és az Office 2003 közel- és távol-keleti betűtáblákat tartalmazó nyelvi csomagjait. Ha csak egy-két betűt, vagy egy címsort kell beszúrnunk a szövegbe, nem érdemes ezzel vesződni. Jelöljük ki a piktogramos feliratot az eredeti szövegből, és Vágólapra másolva készítsünk belőle ClipArt képet. (Ehhez nem szükséges a ClipArt programot használni, mert egyszerűbben is megoldható a beszúrása.) Nyissuk egy új dokumentumot a Paint programban, és másoljuk be a Vágólapra került feliratot. Ne szövegdobozba tegyük, hanem a Szerkesztés menüben adjuk ki a Beillesztés parancsot, vagy alkalmazzuk a Ctrl + V billentyűkombinációt. Utána csökkentsük le a munkaterületet akkorára, emekkora a felirat. (A bal egérgombbal mutassunk a fehér mező jobb alsó sarkára, és amikor a kurzor kétirányú nyíllá válik, húzzuk felfelé és balra, a feliratig.) Ha a felirat bal oldalán vagy felette túl nagy a hézag, mozdítsuk ki, és állítsuk a megfelelő helyre. (A Szerkesztés menüben adjuk ki Az összes kijelölése parancsot, és nyilaskeresztté vált kurzorral, ragadjuk meg a feliratot.)

o)              Ezt követően mentsük el JPEG képfájlként, és nyissuk le a Word Beszúrás menüjét. Adjuk ki a Kép, majd a Fájlból parancsokat. A megjelenő Kép beszúrása ablak Hely kijelölősávjá­ban keressük meg az elmentett képfájlt, jelöljük ki, és nyomjuk meg a Beszúrás gombot. Az importá­lás megtörténte után a felirat oda kerül, ahová a kurzort kattintottuk. Ha nem, hívjuk elő a Kép eszköztárat, és a kattintsunk a Szöveg formázása ikonra. A lenyíló táblán adjuk ki a Szöveggel egy sorba utasítást. Pontos illeszkedés csak akkor jön létre, ha a feliratot teljesen kör­be­vágtuk. Amennyiben üres szél maradt rajta, jelöljük ki a Kép eszköztár Levágás ikonját, és kattintsuk az egérkurzort a felirat szélére. Amikor T-alakú vágóéllé válik, toljuk beljebb a határoló vonalat, szüntessük meg az üres szélt. Ha még mindig nincs a helyén, hívjuk elő a Formátum menüből a Betűtípus ablakot, és aktiváljuk a Térköz és pozíció fület. A feltáruló tábla Elhelyezés és Mértéke kijelölősávjaival tetszés szerint le-fel tolhatjuk.

p)             Az ily módon beillesztett felirat szorosan beágyazódik a szövegmezőbe. Együtt gördül vele, sőt ha felnagyítjuk a szövegmezőt, a beszúrt kép is arányosan nagyobb lesz. Terjedelme is igen csekély, csupán néhány kilobájt. Egyetlen hátránya, hogy kissé homályos, nem rajzolódik ki olyan élesen, mint a szövegszerkesztő program által megjelenített vektorgrafikus betűk. Ezen úgy segíthetünk, hogy nem szövegként, hanem képként másoljuk át Paint-be. Kijelölés nélkül nagyítsuk fel a feliratot tartalmazó szövegmezőt 500%-ra, és nyomjuk le a PrintScreen billentyűt. Ezt a képet töltsük a Paint munkalapjára. Toljuk a feliratot a bal felső sarkába, és csökkentsük le a munkaterületet, vagyis vágjuk le a felesleges széleket róla. Elmentés után ez a felirat jóval nagyobb lesz, mint a szövegmező karakterei. Ez azonban nem baj. Miután beágyaztuk a szövegmezőbe, kattintsunk rá, és az egyik sarkát megragadva zsugorítsuk a kívánt méretre. (Húzzuk beljebb az egérkurzort.) Most már élesebb lesz a felirat, és jól bírja a szövegmező-nagyítást is.

q)             A szimbólumok különleges kiváltási módja, az egyedi billentyűkombinációk alkalmazása. Miután a szimbólumtáblák legtöbbje nem tartalmaz betűket, számokat, a betűtáblákban használt billentyűkombinációk különleges szimbólumokat váltanak ki. Sőt, ezekben a táblákban egy betű leütésével is létrehozhatunk szimbólumokat. Pl. ha jobbra mutató nyílra van szükségünk, nem kell mást tenni, mint leütni a g betűt, és kijelölve átalakítani Windings 3 betűtípusra. A betűtípus kijelölősáv átállítása jóval könnyebb, mint a Karaktertábla előhívása, és böngészése. (Ennek a módszernek az alkalmazása előtt ki kell próbálni, hogy mely billentyűk lenyomása hozza elő a számunkra szükséges szimbólumokat.)

r)              A PageMaker programban készített dokumentumokba ugyanígy lehet szimbólumot beszúrni. A különbség csak annyi, hogy ebben az esetben a beszúrást a Ctrl + V billentyűkombinációval kell végezni. Az áttöltésnél néha adódhatnak problémák. A legtöbbször azonban csak arról van szó, hogy a felgépelésre, szerkesztésre szolgáló Edit Story üzemmód a különleges szimbólumot nem fogadja el. Ilyenkor álljunk át a szövegtükörre, és közvetlenül a nyomtatandó oldalba szúrjuk be a kívánt karaktert.

 

Kivágás-Másolás-Beillesztés Word programban

 

a)              Szövegszerkesztés, illetve dokumentumszerkesztés közben gyakran előfordul, hogy egy-egy szót, mondatot át akarunk helyezni máshová, vagy meg szeretnénk ismételni. Ilyenkor nem muszáj az eredeti helyén törölni, és az új helyén beírni. Már meglevő szövegállományt nem kell még egyszer leírni. Csupán ki kell jelölni az átszerkesztendő szövegrészt, majd használni kell a Szokásos eszköztár Kivágás – Másolás – Beillesztés gombjait. Amennyiben át kívánjuk helyezni a kijelölt szakaszt, akkor kattintsunk az ollót szimbolizáló Kivágás ikonra, majd illesszük az egérkurzort oda, ahová szánjuk. Utána kattintsunk a postaládát szimbolizáló Beillesztés ikonra. A kijelölt szakasz az eredeti helyén megszűnik, és átkerül az új helyre. Ha a kijelölt szakaszt nem akarjuk megszüntetni, hanem csak másolatot kívánunk róla készíteni, a két ikon közötti, lapmásolatot szimbolizáló Másolás gombra kattintsunk. A másolat elhelyezése ugyanúgy történik, mint kivágásnál. Ha egy előzőleg leírt szövegállományt kell megismételni, nincs értelme kijelölni, és a Vágólapon keresztül visszamásolni. Kattintsuk az egérkurzort oda, ahová a másolatot kérjük, majd alkalmazzuk az Alt + Enter billentyűparancsot. (Csak egybefüggő szövegállomány ismételhető ily módon. Az Enter billentyűvel létrehozott új bekezdés, a sortörés vagy a mondatvégi pont megszakítja a szövegblokkot.)

b)             Eszköztárgombok nélkül is át lehet helyezni szövegrészeket. Kijelölése után nyomjuk le az F2 vezérlőbillentyűt, majd rakjuk a kurzort oda, ahová be akarjuk szúrni, és nyomjuk le az Enter billentyűt. Ez az áthelyezés főleg akkor hasznos, ha két különálló szót, mondatot kell áthelyezni. Vágjuk ki „ollóval” az első mondatot. Utána jelöljük ki a másikat, nyomjuk le az F2 billentyűt, tegyük a szaggatott pontvonallá vált kurzort az új helyre, és az Enter billentyűvel illesszük be. Végül a Beillesztés gombbal szúrjuk be a Vágólapra küldött mondatot is a megfelelő helyre. Így nem kell visszalapozni, és két részletben végezni az áthelyezést. Ezzel a módszerrel itt is megvalósíthatjuk a korszerű programok igen hasznos tulajdonságát, a megosztott Vágólap-memóriát, ami lehetővé teszi két vagy több független szövegrész másolását, áthelyezését. (Az F2 billentyűvel csak áthelyezni lehet, másolni nem.)

c)              Az újabb Office programokban többrekeszes megosztott Vágólap áll rendelkezésre. Az Office 2000 programcsomag 12, míg az Office XP-től felfelé már 24 darab betoldást is képes tárolni a programcsomag a Vágólapján mire betelik, és elkezdi törölni az elsőt. Amennyiben több elem is található a Vágólapon, nyomjuk le a Ctrl majd egymás után kétszer a C billentyűt. Ekkor megjelenik egy lista, amely egymás alatt tartalmazza a bemásolt információk egy részét (a szöveg első szavait, vagy egy miniatűr képet). Kattintsunk a kívánt elemre, és az fog beszúrásként megjelenni. A Vágólap tartalmát kimutató ablak a jobb felső sarkában levő x bezáró gombbal küldhető vissza. Ha másolás után közvetlenül a Beillesztés ikonra kattintunk, az utoljára bemásolt elem fog megjelenni. (Ez a lehetőség Windows-ban, és a kiadványszerkesztő Publisher programban nem áll rendelkezésre. Billentyűparancsokkal történő másolás esetén a Word 2002 is „egylövetű” marad.)

d)             Sokan a Word Vágólapját is csak egylövetűként használják, vagyis mindig az utoljára betöltött elemet másolják át. A második betöltés után azonban a Word 2003 megjelenteti a Vágólapját, és megmutatja milyen betoldások közül választhatunk. Mivel nekünk szinte mindig az utolsó kell, nem érdekelnek a korábbiak, ez a szolgálatkészség meglehetősen idegesítő. Ráadásul a Vágólap tartalmát feltáró tábla a szövegmező egynegyedét letakarja, ami nagymértékben akadályozza a munkát. Erről az ügybuzgóságról azonban könnyen leszoktathatjuk a fejlettebb Word programokat. Kattintsunk a Vágólap alján található Beállítások gombra, és a megjelenő menüben érvénytelenítsük A vágólap automatikus megjelenítése utasítást. Az összegyűjtés a vágólap megjelenítése nélkül utasítás érvénytelenítése esetén a Vágólap tartalma a betöltések során sem fog megjelenni. A továbbiakban a Vágólap ablaka csak a Szerkesztés menü Office vágólap parancsával, vagy a Ctrl + C + C billentyűkombinációval hívható elő. Akkor sem jelenik meg, ha a Windows Tálca értesítési területén a Vágólap ikonjának megjelenítése a tálcán gombra kattintunk. Ezért ilyenkor ezt az utasítást célszerű érvényteleníteni, hogy az ikonja ne foglalja feleslegesen a helyet. Az állapotjelzés a tálca fölött utasítást azonban ajánlatos élesíteni, mert így betöltéskor visszaigazolást kapunk az akció eredményességéről. Kapkodás esetén ugyanis gyakran előfordul, hogy a C billentyűt nem nyomjuk le elég hosszan, és emiatt nem történik meg a felmásolás. Az óra felett megjelenő kis sárga tábla viszont minden egyes betöltésnél jelzi, hogy az elem a Vágólapra került, sőt azt is kiírja, hogy hányadik betöltésnél járunk. (Ez a kis üzenő tábla a következő szövegszerkesztési műveletnél automatikusan háttérbe húzódik, így még bezárnunk sem kell.)

e)               Más szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programoknál gyakori hiba, hogy a beillesztett szavak után megszűnik a szóköz, vagy egyszerre kettő keletkezik. A Word programban ez a bosszúság elkerülhető, ha az Eszközök menügombbal à Beállítások paranccsal à Szerkesztés füllel előhívható tábla Kivágási és beillesztési lehetőségek szektorában érvényesítjük a Kivágásnál és beillesztésnél figyel a szóközre utasítást. A beállítást az OK gombra kattintva nyugtázzuk. Ez a funkció nagyon kényelmessé teszi a szövegjavítást, de van egy hátránya is: nehezíti a szavak, szótagok kijelölését. Jó ha tudjuk azt is, hogy ha egy mondatban két szót, illetve kifejezést ki akarunk cserélni, annak legegyszerűbb módja, hogy kijelölése után az egyiket kivágjuk, és a másik elé, vagy mögé rakjuk. Utána a másikat kivágva illesszük az előző helyére. Így nem kell semmit törölni és át­írni. Mellesleg jó lenne, ha a többrekeszes Vágólap előnyeit kihasználva a programfejlesztők lét­rehoznának egy új funkciót, a szövegcserét. A felhasználó kijelölné a két felcserélni kívánt szö­vegrészt, majd rákattintana az eszköztárban az erre a célra létrehozott Szövegcsere ikonra, és a két szó, mondat automatikusan felcserélődne. Így szavak, mondatok áthelyezésénél nem kellene őket kivágni, majd beilleszteni. Alaphely­zet­ben a program az utoljára kijelölt két szövegállományt cserélné meg. Mivel a legújabb szö­veg­szerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programok eszköztára meglehetősen zsúfolt elengedhetetlen, hogy a Szövegcsere funkció billentyűkombinációval is ki­váltható legyen.

f)               Meg kell még említeni a másolás sajátos módját, a formátummásolást. Ezt főleg Excel programnál használják. Táblázatoknál ugyanis nem csak tartalmat lehet másolni, hanem a betűket és számokat körülvevő rácsozatot is. Erre a célra szolgál az ecsetet szimbolizáló Formátum másolása ikon, a Beillesztés ikon mellett. A formátummásolás azonban Word-ben is jól használha­tó stílusok egyszerű átvitelére. Ha egy szövegrész betűtípusát szeretnénk más szakaszra is átvinni, nem kell kijelölni, aztán megnézni a betűtípusát, majd lenyitni a betűkészletlistát, és kikeresni az ennek megfelelőt. Tegyük a kurzort a nekünk tetsző stílusú szöveg közepébe, vagy a másolandó karakter, szimbólum mögé, majd kattintsunk a Formátum másolása ikonra a Szokásos eszköztárban. Erre a kurzor átalakul ecset alakú szimbólummá. Húzzuk át vele az átalakítandó szövegrészt. Máris felvette a kívánt betűformát. (Ha csak rákattintunk, az egész szakasz átveszi a formátumot.) A formátummásolás billentyűkombinációkkal is elvégezhető. A forma, illetve a stílus Vágólapra másolására a Ctrl + Shift + C, alkalmazására pedig a Ctrl + Shift + V szolgál. (A billentyűkombinációkkal történő formátummásolásnál a kurzor nem alakul át ecset alakúvá.)

g)              Word-ben a formátummásolás csak programon belül működik, más programokba nem lehet vele betűstílust átmásolni. Ez a hiányosság azonban könnyen kiküszöbölhető a formarögzítő karakter Windows Vágólapon keresztül történő átmásolásával. A formajegyek ugyanis a szakasz végén levő láthatatlan karakterben tárolódnak. Így könnyen átmásolhatók egy másik szakaszba. A Szokásos eszköztárban kattintsunk a Mindent mutat ikonra, majd jelöljük ki a kívánt formát tartalmazó szakasz végén látható ¶ jelet. A Másolás ikonnal küldjük Vágólapra, majd kattintsuk az egérkurzort oda, ahová az ugyanúgy formázandó szakaszt szánjuk, és kattintsunk a Beillesztés ikonra. Ily módon nem csak betűstílusokat, hanem címszavak formázását, vagy egyéb szakaszstílusokat is könnyen átvihetünk. Idegen programokba történő formátummásolás esetén a Ctrl + C és a Ctrl + V billentyűkombinációt használjuk az átvitelre. Így nem kell a ritkán használt formázásokra új stílust kialakítani. Ennek a módszernek a gyakori alkalmazása esetén nem szükséges a Mindent mutat ikont használni. A szakasz végén álló formajegy láthatatlanul is kijelölhető.

h)             Folyó szövegben nincs szükség formátummásolásra. Ha egy új szakaszt toldunk be valahová, akkor a Delete vagy Backspace billentyűvel zárjuk az előző szakaszhoz. Utána az Enter billentyűvel küldjük vissza a helyére. Ekkor már viszi magával az előző szakasz formajegyeit, vagyis formailag is beilleszkedik a szövegállományba. Különösen előnyös ennek a módszernek a használata felsorolásoknál, mert nem kell különféle behúzásokkal, soreltolásokkal vesződni. Lábjegyzetekben is alkalmazható ez a módszer, de itt a Delete billentyű használata tiltva van. Az összezárást csak a Backspace billentyűvel végezhetjük el.

i)               Ennél is különlegesebb másolási mód a képernyő lefényképezése. Ha az elkészült munkalapot meg akarjuk örökíteni, vagy ki akarjuk nyomtatni az eszköztárakkal együtt, nyomjuk meg a klaviatúra legfelső sorának jobb oldalán található Print Screen billentyűt. Utána tegyük a kurzort oda, ahol a képet látni szeretnénk, majd kattintsunk a Beillesztés gombra. A kijelölt helyen, a bal margótól a jobb margóig terjedő oldalszélességben fog megjelenni. (Vigyázzunk, mert rá fog másolódni a kijelölt szakaszra, és ha az kisebb, teljesen eltakarja. Ezért ne felejtsük el lehúzni róla.) Ha nem jó helyre került kattintsunk rá, és a nyilaskeresztté átalakult kurzor segítségével húzzuk az új helyére. Utána a Vízjel a munkalapra című rovatban leírtak szerint igazítsuk a méretét a szövegmezőhöz. Ha finombeállításra van szükség, hívjuk elő a Kép eszköztárat a Nézet menügombbal, valamint az Eszköztárak és a Kép parancsokkal. Kattintsunk a Kép formázása ikonra, és a megnyíló ablakban aktiváljuk az Elrendezés fület. (A kép formázása ablak egyszerűbb előhívási módja, hogy a bal egérgombbal kétszer rákattintunk a képre.) A feltáruló táblán nyomjuk meg a Speciális gombot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Kép helyzete fület. A Speciális elrendezés tábla Vízszintes és Függőleges kijelölősávjaival 0,1 cm-es léptékben mozgathatjuk a képet. A beállításokat az OK gombbal nyugtázzuk. Ha a méretét is meg akarjuk változtatni, kattintsunk a képre, majd illesszük az egérkurzort a kép egyik sarkára, és húzzuk kifelé vagy befelé.

j)               Arra is lehetőség van, hogy a képernyőnek csak egy részletét, pl. egy ablakot másoljunk át. Rákattintva aktiváljuk az ablakot, majd nyomjuk le az Alt + PrintScreen billentyűkombinációt. Ha az ablak mérete kisebb, mint a munkafelület, eredeti méretében jelenik meg, nem tölti ki a két margó közötti területet. Sajnos ennél a képbeillesztési módnál nincs lehetőség 90^o-os elforgatásra. Monitorképek csak Nyomtatási elrendezés nézetben illeszthetők be az anyagba. Normál nézetben eltűnnek, láthatatlanná válnak. Az általunk készített ábrákkal, táblázatokkal ellentétben a monitorábra nem válik ketté. Ha túlságosan lecsúsztathatjuk a lap aljára, teljes terjedelmében átmegy a túloldalra, vagyis képként viselkedik.

k)             A monitorábrák a Ctrl + V billentyűkombinációval könnyen átmásolhatók egyik programból a másikba, de ezt csak Page­Maker-ből Word-be érdemes megtenni. A Word-ös ábrák szövegmímelése ugyanis annyira leromlik a másolás során, hogy az apró jelek és betűk olvashatatlanok lesznek. Ezért a Word-ös ábrákat a saját programjában kell kinyomtatni, és montírozással célszerű beilleszteni a PageMaker-es anyagba. Lemezre mentésnél kb. 40 KB-nyi helyet igényelnek ábránként, és WinZip-el nem, vagy csak alig tömöríthetők. Kis sebességű gépeknél gondot okozhat a monitoron való megjelenítésük. Nem kell azonban arra várni, hogy kirajzolódjanak, ha átváltunk Normál nézetre. Ekkor háttérbe szorulnak, és a szöveg gyorsan pörgethető lesz. Az általunk készített grafikák, névaláírások szintén lassítják a szövegállomány mozgását. Ezek eltüntetésére az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, és aktiváljuk a Megjelenítés fület. A feltáruló tábla A nyomtatási és Webes elrendezés beállításai szektorában érvénytelenítsük az Ábrák utasítást, majd az OK gombra kattintva zárjuk be az ablakot. Munkánk végeztével az előbbi utasítás újbóli érvénybe helyezése után az ábrák, grafikai egységek vissza­kerülnek a helyükre. Általunk készített képek, pl. névaláírás, térelválasztásra szolgáló figurák háttérbe szorítása esetén a Megjelenítés szektor Kép helye utasítását kell érvényesíteni. Ekkor nem tűnik el teljesen a kép, hanem egy keret jelzi a helyét.

l)               A képernyőábrát nem lehet azonnal kinyomtatni. Előbb a Windows Vágólapról be kell másolni egy új dokumentumba, és csak onnan küldhető a nyomtatóra. Ez meglehetősen fárasztó művelet akkor, ha a képernyő tartalmát gyakran kell nyomtatásban rögzíteni. Főleg internetezés közben kínos az állandó programváltás szükségessége. Arra sincs lehetőség, hogy egy képmappába összegyűjtsük őket, és később kinyomtassuk. A Windows Vágólap ugyanis „egylövetű”, ezért a következő ábra az előzőt törli. Ez a probléma az American Systems cég Print Screen Deluxe programjával oldható meg. A http://www.americansys.com honlapról történő letöltése és feltelepítése után lehetőségünk nyílik a képernyőtartalom „egykattintásos” nyomtatóra küldésére. (Előtte állítsuk be a Nyomtatás ablakot megfelelőre, mert ezzel az ikonnal indítva mindig az utolsó beállítás szerint működik.)

m)           Word programban a Kivágás-Másolás-Beillesztés funkció alkalmazásának van egy sajátos módja is, az Áthúzás. Ennél a módszernél a kijelölt mondatot, szakaszt a „Fogd és vidd” módszerrel át lehet húzni egy másik dokumentumba, vagy ki lehet tenni az Asztalra. Alkalmazásának előfeltétele, hogy az Eszközök menügombbal à Beállítások paranccsal à Szerkesztés füllel aktiválható tábla Szerkesztés szektorában a Másolás és áthelyezés húzással utasítás érvényesítve legyen. Hagyományos alkalmazásának nem sok értelme van, mert a Szokásos eszköztár Kivágás-Másolás-Beillesztés gomb­jaival sokkal gyorsabban és biztonságosabban lehet áthelyezni, másolni egyik dokumentumból a másikba, mint áthúzással. Word dokumentumból Word dokumentumba egyébként sem könnyű így másolni, mert az áthúzás előfeltétele, hogy mindkét anyag meg legyen nyitva, és lekicsinyítve egymás mellé legyenek helyezve. Ezt csak Ablak menüben lehet megtenni, osztott képernyős elrendezésben. (Ennek kivitelezési módját lásd a Szövegrészek összehasonlítása című rovatban.) Dokumentumon belül azonban jól alkalmazható ez az eljárás. Ha egy mondatot át akarunk fogalmazni, jelöljük ki az áthelyezendő szavakat, és húzzuk az új helyére. Ennek az utasításnak az élesítése után azonban fokozott gonddal járjunk el a szövegrészek kijelölésénél, mert ha a kurzort egy kicsit is odébb húzzuk, átrendeződik a szövegoldal. Ezért a szövegszerkesztők kikapcsolják a Másolás és áthelyezés húzással utasítást, nem használják az Áthúzást.

n)             Levélírás közben gyakran előfordul, hogy egy-egy mondatot, szövegrészt más levelekben is fel szeretnénk használni. Ilyenkor a tájékozatlan felhasználó nyit egy új dokumentumot, bemásolja az ismétlődő szövegrészt, és elmenti az Asztalra, hogy legközelebb könnyen megtalálja. A tájékozott felhasználó az ismétlődő szövegrészek tartós tárolására a Nyársat használja, de ez is elég bonyolult. Nem kell azonban új dokumentumot létrehozni, majd használata során megnyitni, és a tartalmát a Vágólapon keresztül bemásolni. Az sem baj, ha elfelejtettük a Nyárs kezelési módját, mert a köztes tárolást elvégzi nekünk a Windows is. Kicsinyítsük le a Word programablakát, hogy valamelyik szélénél látható legyen az Asztal, majd levelünkben jelöljük ki a gyakran ismétlődő szövegrészt, és az egérrel húzzuk az Asztalra. Erre a Windows létrehoz egy új fájlt, Dokumentum másolat… címmel. Ez a fájl a Word bezárása, illetve a Windows leállítása után is megmarad. Felhasználása során arra sincs szükség, hogy ezt a köztes fájlt megnyissuk és tartalmát a Vágólapra másoljuk. Amikor szükségünk van rá, húzzuk az ikonját oda, ahová a tartalmát be akarjuk illeszteni. (Pontos helyét pontvonalas szövegkurzor jelzi.) Az egér elengedésekor a szövegrész automatikusan beépül a levélbe vagy egyéb dokumentumba. (Ez a funkció is csak akkor működik, ha az Eszközök menü à Beállítások parancs à Szerkesztés füllel megnyitható táblán a Másolás és áthelyezés húzással utasítás aktiválva van.)

o)              Különböző programokkal készült dokumentumoknál nagy haszna lenne az Áthúzás funkció alkalmazásának, de a Word program által Vágólapra helyezett anyagot a rátelepített szövegszer­kesztő programok le tudják tölteni a saját eszköztárgombjaikkal is. (Vágólapnak azt a memóriaegységet nevezik, ahová a program a másolandó adatokat helyezi. Jellegzetessége, hogy felhasználás után nem szűnik meg, így többször, több helyre is bemásolható anélkül, hogy előtte újból ki kellene jelölni. A következő kijelölés azonban törli a tartalmát. A számítógép leállítása esetén is törlődik a Vágólap.) A Word-ből pl. PageMaker-be, vagy PageMaker-ből Word-be történő másolás billen­tyűkombinációkkal is megvalósítható, ami még egyszerűbbé teszi ezt az eljárást. Kivágásnál a Ctrl + X, másolásnál a Ctrl + C, beillesztésnél pedig a Ctrl + V leütéseket kell alkalmazni. Egyébként a billentyűzettel történő másolás programon belül is használható. A szövegszerkesztésben tehát semmi értelme sincs az Áthúzás funkciót fenntartani. Azért is célszerű a Másolás és áthelyezés húzással utasítás kiadását mellőzni, mert lelassítja, bizonytalanná teszi a kurzor mozgását. Nem árt még tudni, hogy a Microsoft programokat használó számítógépekben két Vágólap létezik. Nem csak az Office-nak, hanem a Windows-nak is van Vágólapja. Amikor idegen programokat vonunk be a másolásba, a Windows Vágólap lép működésbe.

p)             Igen érdekes másolási módja a Windows-nak a Nyárs használata. Sokan nem is hallottak róla. A Nyárs olyan, mint a Vágólap, de semmi köze hozzá. Teljesen független tőle. A legelőnyösebben akkor használható, ha információt gyűjtünk. Nyissuk meg az áttekintendő anyagot, és jelöljük ki benne a kimentendő mondatokat, gondolatokat. Utána nyomjuk le a Ctrl + F3 billentyűkombinációt. Erre a Nyárs kivágja a jelölt mondatot. (Ezáltal elkerülhető a tévedésből való újbóli begyűjtése. Annak érdekében, hogy az eredeti dokumentum ne sérüljön meg, előtte készítsünk róla egy biztonsági másolatot, és azt használjuk.) A kívánt szövegrészek begyűjtése után nyissunk egy új dokumentumot, majd nyomjuk le a Ctrl + Shift + F3 billentyűkombinációt. Erre feltárul a Nyárs tartalma, a nyárselemek sorban megjelennek. A könnyebb áttekinthetőség érdekében a kivágott mondatok, szövegtöredékek új bekezdéssel kerülnek egymás alá. Az átemelt szakaszok megtartják eredeti formájukat. Még a hiperhivatkozások is sértetlenül, aktiválható állapotban kerülnek át az új dokumentumba.

q)             Ezt követően a Nyárs tartalma törlődik. Ha meg kívánjuk őrizni, több alkalommal is szeretnénk felhasználni a nyárselemeket, akkor ne a Ctrl + Shift + F3 billentyűkombinációval tárjuk fel a tartalmát. Az Eszközök menüben adjuk ki az Automatikus javítási beállítások parancsot, majd a megjelenő ablakban aktiváljuk a Szövegtár fület. A feltáruló tábla A szövegtár új eleme listájában keressük ki a Nyárs tételt. Jelöljük ki, és nyomjuk meg a Beszúrás gombot. A kurzor helyén megjelennek a nyárselemek. A Nyárs tartalma a számítógép lekapcsolása után is megmarad mindaddig, amíg nem töröljük, vagy amíg a feltárásához nem használjuk a Ctrl + Shift + F3 billentyűkombinációt. (Ennek előfeltétele, hogy a Word bezárása után el kell menteni a globális sablonba.) A Nyársba töltött szövegállomány úgy viselkedik, mint egy szövegtárelem. A rövid nyárselemeket meg is tekinthetjük. A Nyárs elemének kijelölése után a lista tartalma látható válik a Minta szektorban. A Nyársba nem csak szöveget helyezhetünk, hanem grafikát, képet is.

r)              Mivel a Nyárs tartalma szövegtárelemként a globális sablonban rögzül, a Word bezárásakor megjelenik egy üzenettábla ezzel a felirattal: A végrehajtott módosítások érintik a globális Normal.dot sablont. Kívánja menteni ezeket a változtatásokat? Ha nem végeztünk semmilyen műveletet makrókkal, vagyis nem fenyeget bennünket a vírusveszély, nyugodtan kattintsunk az Igen gombra. (Csak akkor érdemes a Nyárs tartalmát a globális sablonban rögzíteni, ha a későbbiekben is szükségünk lesz rá.) A Vágólappal ellentétben a Nyárs használatának nagy előnye, hogy nincs korlátozva a felmásolások száma. Nem 1-, 12-, illetve 24 szektorra tagolt, mint a különböző fejlettségű Office Vágólapok. Végül nem árt ha tudjuk, hogy a Nyárs az Office része, ezért tartalmát nem lehet idegen programokba átvinni. Nincs olyan billentyűkombináció, ami a Nyársból vagy a Szövegtárból közvetlenül át tudna másolni bejegyzéseket.

 

Automatikus javítás

 

a)              Még a legjobb helyesíróval is megesik, hogy egy-egy szót rendszeresen rosszul ír. Ha egyszer helytelenül tanultuk meg egy kifejezés írásmódját, az beidegződik, és utána reflexszerűen hibásan írjuk. A gyors gépelés is okozhat ilyen rendszeresen visszatérő hibákat. (Pl. a dokumentumot helyett folyton dokumnetumot írunk.) Főleg azoknál gyakori ez a fajta tévesztés, akik nem tanultak meg tíz ujjal írni, és nem idegződött be az ujjaikba, a megfelelő billentyűk használata. Ezt a problémát segít kiküszöbölni a Word automatikus hibajavító programja. Ennek beprogramozásához az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki az Automatikus javítási beállítások parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk az AutoJavítás fület. A feltáruló táblán kattintsunk a Beírt szöveg változtatása szektor kije­lö­lőnégyzetére. Az alatta levő beviteli mezők szolgálnak a javítandó szavak beírására, és tárolására. A Hibás mezőbe értelemszerűen a szó rosszul használt alakját (pl. dokumnetum, vagy miliméter), a Jó mezőben pedig a helyes formáját (dokumentum, illetve milliméter) kell beírni. Utána nyomjuk meg a Felvesz gombot.

b)             A listába a javítandó szavak leggyakoribb ragozott alakjait is célszerű beírni (pl. dokumentumok, dokumentumot, dokumentumban, dokumentumnak, dokumentumról stb.) mert a ragokkal használt alapszót a program nem képes korrigálni. Hasonló zavart okoz a mondatvégi pont. Mivel az Automatikus javítás a javítandó kifejezés utáni szóköz hatására aktiválódik, ilyenkor nem ismeri fel a szót. Azt hiszi, hogy az utána álló pont is a része. Ilyenkor tegyük a kurzort a javításra szoruló kifejezés után, nyomjuk le a Szóköz billentyűt, majd a Backspace billentyű lenyomásával léptessük vissza a mondatvégi pontot. A ragozott alakokat nem kell minden egyes esetben beírni. Jelöljük ki a már beírtat, mire megjelenik a beviteli mezőkben. Ezt követően már csak a ragokat kell átírni. A Felvesz gomb megnyomásával ez a változat is bekerül a listába. Ha időközben megtanultuk a kifejezés helyes írásmódját, és szeretnénk eltávolítani, jelöljük ki a listában, majd nyomjuk meg a Törlés gombot. Előfordulhat, hogy a listába töltésnél hibát követünk el, és ez csak utólag derül ki. Ilyenkor jelöljük ki a rosszul beírt sort, javítsuk ki, majd nyomjuk meg a Csere gombot. Erre a program közli, hogy ez a kifejezés már szerepel a listásban, és megkérdezi, hogy felül kívánjuk-e írni? Nyomjuk meg az Igen gombot.

c)              Az Automatikus hibajavítás program arra is képes, hogy a mondat végi pont kirakása után a tévedésből kisbetűvel kezdett mondatot automatikusan nagybetűsre változtassa. Ezzel a szolgáltatással azonban az a baj, hogy ugyanezt teszi a rövidítések, dátumok után kitett pontok esetén is. Ettől a kellemetlenségtől úgy szabadulhatunk meg, hogy érvénytelenítjük a Mondat első betűje utasítást. A program ugyan lehetőséget ad arra, hogy az általunk meghatározott rövidítések után nem alkalmazza ezt az átalakítást, de nem lehet az összes rövidítést betáplálni. Mindig lesz olyan, amelyet elfelejtettünk beírni. Ennélfogva jelölhetjük ki, és írhatjuk át a kezdőbetűjét. A tapasztalatok szerint ennek a szolgáltatásnak az igénybevétele több bosszúsággal jár, mint haszonnal. Aki ragaszkodik hozzá, nyomja meg a Kivételek gombot, és a megjelenő ablakban ak­tiválja a Kezdőbetű fület. A feltáruló tábla Ne legyen nagy kezdőbetű ez után beviteli mezőbe egyenként írja be az általa leggyakrabban használt rövidítéseket. Utána nyomja meg a Felvesz gombot. A már nem használt rövidítések itt is kijelöléssel és a Törlés gombra kattintással szün­tethetők meg. Végül mindkét ablakon nyomjuk meg az OK gombot.

d)             Gyors felgépelésnél előfordul, hogy a mondatkezdő nagybetű előállításához szükséges Shift billentyűt nem engedjük el időben. Ez azzal a következménnyel jár, hogy az utána következő betű is nagy lesz. Ez a hibát a program automatikusan megszünteti, ha kiadjuk a KÉt KEzdő NAgybetű utasítást. Vannak azonban olyan főleg külföldi cégnevek, formabontó újság- és folyóiratnevek, ahol a második betűt is naggyal kell írni. Így ha ezt a szolgáltatást igénybe akarjuk venni, akkor itt is meg kell nyomni a Kivételek gombot, majd a megjelenő Automatikus javítás kivételei ablakban aktiválni kell a KÉt nagybetű fület. A feltáruló tábla beviteli mezejébe be kell írni azokat a szavakat, amelyeknél nem kérjük az átalakítást. Utána nyomjuk meg az OK gombot. Ha átmenetileg ki akarjuk kapcsolni az automatikus szövegjavítást, az AutóJavítás panelen érvénytelenítsük a Beírt szöveg változtatása utasítást, majd ismét nyomjuk meg az OK gombot. (Word 2002-től felfelé tovább bővült az Automatikus javítás által nyújtott szolgáltatás. Az újabb programváltozatokban a kurzort a javított szóra állítva megjelenik alatta egy kis villám formájú piktogram. A mellette levő kis nyílra kattintva lenyílik egy ablak, amelyben utasítást adhatunk az eredeti alakra történő visszaállásra, vagy a kifejezés további javításának megtiltására. Amennyiben módosítani szeretnénk a bejegyzést, az Automatikus javítás beállításai utasítás kiadásával előhívhatjuk az Automatikus javítás ablakot is.)

e)              Szövegszerkesztés, illetve dokumentumszerkesztés közben gyakran szükség van szimbólumokra. A Szimbólumtábla előhívása, a megfelelő típus kiválasztása sok időt vesz igénybe. Annak érdekében, hogy ne kell­jen minden egyes alkalommal keresgélni őket, a Word lehetőséget ad az Automatikus javítás listába való felvételükre. Így az előhívásuknál az F3 vezérlőbillentyű lenyomására sincs szükség, mint a Szövegtár elemeinél. Szimbólumot nem kell beírni az Automatikus javítás beállító ablakába sem, mert egy segédprogram átküldi. A Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Szimbólum parancsot. A megjelenő táblákból válasszuk ki a gyakran használni kívánt szimbólumot, majd nyom­juk meg az Automatikus javítás gombot. Erre a kijelölt szimbólum megjelenik az Automatikus javítás ablak Jó kijelölősávjában. Ezt követően írjuk be a Hibás kijelölősávba azt a karaktercsoportot, amelynek leírásakor működésbe léphet a program, és átírhatja nekünk a bejegyzett szimbólumra. Végül nyomjuk le a Hozzáadás, majd az OK gombokat, és zárjuk be a Szimbólum táb­lát.

f)               Még mielőtt nekiállnánk a főbb szimbólumok beszúrásának, nézzük át az Automatikus javítás ablak tartalmát. A programkészítők ugyanis az általánosan használt szimbólumok jelentős részét betöltötték a listába. A jelenlétük azonban nem mindig előnyös. Műszaki szöveg felgépelésénél, rövidítések alkalmazásnál gyakran okoznak bosszúságot. Az (r) rövidítés begépelése esetén pl. váratlanul megjelenik helyette az ® szimbólum. A :) illetve a :( jelek leütése után pedig egy vigyorgó J és egy mogorva L pofa néz velünk szembe. Ennek elkerülése érdekében a saját javító-, illetve szimbólumlistánk kialakítása előtt vizsgáljuk át az Automatikus javítás ablakot, és a számunkra szükségtelen szimbólumokat, szavakat töröljük. A plusz-plussz szópárt pedig cseréljük fel, mert rosszul lett beírva. (A plusz alak a helyes.) Az általunk is használt szimbólumok esetén írjunk be más kiváltó kódot. Az előbbi esetben pl. az (r) helyett alkalmazzuk a (§) jelet. Ez főleg jogi szövegben fordul elő, így nem valószínű, hogy találkozunk vele. (Ha csak nem vagyunk jogászok.) Amennyiben mégis előfordulna, nem kell újból átírni a Hibás szektort. A szimbólum megjelenése után ne lépjünk tovább a szóköz billentyűvel, hanem nyomjuk le a Backspace billentyűt. Ekkor a szimbólum visszaalakul a kiváltó kódra, vagyis az eredeti rövidítésre. (Ez a funkció csak szimbólumok esetén működik. Szavakat, szótagokat ily módon nem lehet visszaváltoztatni az eredetileg leírt karakterekre.)

g)              Sokan Szövegtárként használják az Automatikus javítás funkciót. A gyakran ismétlődő kifejezéseket, szövegrészeket a Jó kijelölősávba írják, a Hibás kijelölősávba pedig egy könnyen megjegyezhető, néhány karakteres rövidítést tüntetnek fel. Gépelés közben beütik ezt a pár betűs szócskát, és ahogy tovább haladnak már meg is jelenik a helyén az oda szánt szövegrész. Még az F3 billentyűt sem kell lenyomni. Ezzel a módszerrel az a baj, hogy ha egy olyan rövidítést gépelnek be, amely megegyezik ezzel az azonosító szócskával, ott is meg fog jelenni a helyettesítő szövegrész, ami érthetetlenné teszi a leírt mondatot. Ha ennek ellenére ragaszkodunk ehhez a kényelmes szövegtárelem-kiváltási módszerhez, kétféleképpen járhatunk el. Az egyik az eredeti formátumban való felhasználás. Ekkor írjuk le, majd jelöljük ki a betöltendő kifejezést, szövegrészt, ami automatikusan megjelenik az AutoJavítás tábla Jó kijelölősávjában. (A szövegrész utáni ¶ formajegyet is jelöljük ki, különben formázás nélkül fog aktiválódni a felhasználásnál.) Utána a Hibás kijelölősávba írjuk be a kiváltó elemet, ami a felgépelés során majd átalakul erre a kifejezésre. Végül érvényesítsük a Formázott szöveg utasítást, majd nyom­juk meg a Hozzáadás és az OK gombokat. Amennyiben formátum nélkül kívánjuk tárolni a szövegrészt, a Csak szöveg utasítást adjuk ki, vagy formajegy nélkül kijelölve töltsük be a Jó kijelölősávba. Ez utóbbi felvételi módnak az az előnye, hogy az automatikus javítási elem felveszi a szövegkörnyezet formátumát, vagyis az eredetitől eltérő kialakítás esetén sincs szükség után­igazításra.

h)             Ezzel a kijelöléses módszerrel nem csak szöveget, hanem mezőt, grafikát is betárolhatunk a listába. Tipográfiai ismereteink gyarapodásával természetes igény, hogy művünket ne csak tartalmasabbá, hanem egyre szebbé, attraktívabbá tegyük. Ennek egyik módja, hogy apró ábrákat, grafikákat, ClipArt-szerű kis színes figurákat helyezünk el a szövegmezőben. A szakaszok, felsorolásszerű mondatok térelválasztásának legismertebb módja a * karakter közéjük szúrása. Ez azonban nem mondható szellemdús, dekoratív szerkesztési módnak. Egy viccgyűjtemény­ben pl. az egyes viccek elválasztására a * szimbólum helyett sokkal hatásosabb megoldás egy vigyorgó arc alkalmazása. Az Interneten számtalan jópofa kis figura található, tehát a nekünk tetsző kiválasztásának, képként való kimentésének nincs különösebb akadálya. Az alkalmazása azonban már nehézkes. Először fájlként importálni kell, majd az első példány Vágólapra helyezése után a Ctrl + V billentyűkombinációval a megfelelő helyre kell illeszteni.

i)               Erre folyamatra azonban nincs szükség, mert ezek az ábrák szövegtárelemként is alkalmazhatók. A Beszúrás menü à Kép parancs à Fájlból parancs útvonalon hívjuk elő a Kép beszúrása ablakot. A fájlkeresőjével keressük meg a kimentett képet, és a Beszúrás gombra kattintva importáljuk az első csillag helyére. Utána egyszer rákattintva jelöljük ki, és hívjuk elő az AutoJavítás táblát. Az ábra már ott látható a Beírt szöveg változtatása szektor Jó mezejében. A Hibás mezőbe üssünk be egy *-ot, és nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően semmi mást nem kell tenni, mint térelválasztáskor lenyomni a * billentyűt. Erre automatikusan megjelenik a kis kép, ábra a helyén. Ezzel a funkcióval korábban készített szövegállományban is viszonylag könnyen lecserélhetjük a térelválasztó csillagokat kis színes figurára. Hívjuk elő a Keresés ablakot, és a Keresés helye beviteli sávba üssünk be egy * karaktert, majd kattintsunk a Következő gombra. Miután a kereső program megtalálta az első csillagot, zárjuk be az ablakát. Utána a billentyűzet numerikus mezején nyomjuk le a * billentyűt, mire megjelenik az első kép. Ezt követően semmi más dolgunk nincs, mint egyik csillagról a másikra lépegetni, és közben szorgalmasan nyomogatni a * billentyűt. Kereső ablak hiányában a lépegetéshez most a Függőleges görgetősáv legalján látható, lefelé mutató kék nyílat használjuk. Ennek a módszernek egyetlen hátránya, hogy a továbbiakban más dokumentumokban is megjelenik ez a figura a * billentyű leütésekor. Ez ellen azonban könnyen védekezhetünk. Ahogy megjelent, nyomjuk le a Backspace billentyűt, mire visszaalakul csillaggá. Ha gyakran alkalmazunk csillagot, vagy szá­mítási műveleteket végzünk, akkor az Automatikus javítási beállítások ablakban átmenetileg érvénytelenítsük a Beírt szöveg változtatása utasítást, majd nyom­juk meg az OK gombot.

j)               Sajnos a Normal.dot sablon nem tartalmazza az Automatikus bejegyzéseket. Így egy másik gépre átállva csak a Szövegtárunkat és a stílusainkat, illetve a külön kimásolt Custom.dic kivételszótárunkat, valamint a saját elválasztó szótárunkat használhatjuk. Sok bejegyzés esetén azonban nem kell nélkülöznünk az AutoJavítás listánkat sem. Ezek a bejegyzések a Windows mappa .acl kiterjesztésű fájljában vannak. A programozók által készített bejegyzések az MsSp7en.acl fájlban találhatók. Ha időközben kiegészítettük a listát új bejegyzésekkel, az operációs rendszer készített nekünk egy másik .acl kiterjesztésű fájlt a saját nevünk alatt. Nekünk erre van szükségünk. Keressük meg, jelöljük ki, és a jobb egérgombbal megjeleníthető helyi menüben másoljuk pendrive-ra. Utána nyissuk meg a másik gép Windows mappáját, és keressük meg a program tulajdonosának saját *.acl kiterjesztésű fájlját. Jegyezzük fel a nevét, majd küldjük le a fájlt a Lomtárba. (Kattintsunk rá a jobb egérgombbal, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Törlés parancsot. Ne aggódjunk, nem teszünk kárt benne. A törölt fájl nem vész el, csak át­menetileg a Lomtárba kerül. Előtte azonban ellenőrizzük, hogy a Lomtár nincs-e átállítva azon­nali kiürítésre. Kattintsunk a jobb egérgombbal a Lomtár parancsikonjára, és adjuk ki a Tulaj­donságok parancsot. Ha a tovább nyíló ablakban A törölt fájlok ne kerüljenek át a Lom­tárba, hanem azonnal semmisüljenek meg utasítás érvényesítve van hatástalanítsuk, majd nyomjuk meg az OK gombot.) Ha a másik gép tulajdonosa még soha nem készített AutoJavítás bejegyzést, írjunk be egy kifejezést az Automatikus Javítás ablakába, hogy létrejöjjön a saját nevű .acl kiterjesztésű fájlja. Az MsSp7en.acl fájl ugyanis nem cserélhető le. Amennyiben töröljük, a Windows létrehoz egy másolatot, és azt használja, nem az általunk bemásoltat.

k)             Végül nyissuk meg a saját nevünkre szóló sablonfájlunkat a pendrive-on, és húzzuk be a Windows mappába, a Lomtárba küldött eredeti helyére. Keressük meg, és nevezzük át a tulajdonos imént feljegyzett nevére majd zárjuk be az ablakot. (Mivel a program össze-vissza rakosgatja a fájlokat, nyissuk le a Nézet menüt, adjuk ki az Ikonok elrendezése, majd a Név szerint parancsokat. Erre a fájlok ábécérendbe sorakoznak. Így könnyebben megtaláljuk a több száz fájl között.) A Word újbóli megnyitása után az Auto­Javítás fájlunk bejegyzései ezen a gépen is hozzáférhetővé válnak. Munkánk végeztével nyissuk meg a Lomtárat, a jobb egérgombbal rákattintva jelöljük ki az eredeti .acl kiterjesztésű fájlt, és a helyi menüben adjuk ki a Helyreállítás utasítást. Megjelenik a Fájlcsere jóváhagyása ablak, amely megkérdezi, hogy: Lecseréli a létező fájlt … ezzel? Nyomjuk meg az Igen gombot. Erre a mi Automatikus Javítás fájlunk törlődik a Windows mappából, és visszakerül a helyére az eredeti.

l)               Office XP-ben az Automatikus javításokat tartalmazó fájl bejegyzéseinek másik gépre másolását egy segédprogram irányítja. Ennek kezelési módja a „Szövegszerkesztési ismeretek” korábbi változatában található. Office 2003-ban már nem kell az egyes beállításokat külön-külön kimenteni. Az összes beállítás kimentése és visszaállítása komplex módon, egyszerre történik. Ezt a Start menü à Minden program à Microsoft Office à Microsoft Office eszközök útvonalon elérhető Microsoft Office 2003 beállításmentő varázsló irányítja. Itt a Tovább gombra kattintgatva végezhetjük a mentést. A Befejezés gombra kattintva a varázsló létrehozza az Új beállításfájl.ops fájlt a Documents mappában. A mentett beállítások visszaállítását szintén a beállításmentő varázsló végzi ezzel a néhány megabájt terjedelmű fájl segítségével. Ez esetben a Korábban mentett beállítások visszaállítása a számítógépen utasítást kell aktiválni.     

 

Szövegtár használata

 

a)              A Word igen hasznos funkciója a Szövegtár. Használatával rengeteg időt lehet megtakarítani a felgépelés során. Nem kell kínlódni a tíz hatványaival, a hőmérséklet mértékegységének kialakításával, stb. Elég egyszer megcsinálni, utána a Szövegtárba betáplálva egy gombnyomással előhívható. Készítsük el a szabályos mértékegységet, majd jelöljük ki, és nyomjuk le az Alt + F3 billentyűkombinációt. Erre megjelenik a Szövegtárelem felvétele ablak, és felkér bennünket, hogy adjunk nevet az új bejegyzésnek. Ez a név egyben az előhívójegy is lesz, ezért célszerű azt a karaktert alkalmazni, amely leginkább emlékeztet a mértékegység létrehozásánál használt karakterekre. A °C pl. leginkább a c betűhöz vagy fokjelzését tekintve az o betűhöz hasonlít, ezért a Szövegtár felvétele ablakba írjunk be egy c vagy o betűt.) Végül nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően hőmérsékletértékek megadása során semmi mást nem kell tenni, mint leütni a c vagy o betűt, majd lenyomni az F3 billentyűt. Máris megjelenik a számérték után a °C.

b)             A °C kialakítását az AltGr + 5 billentyűkombinációval megjeleníthető ° jel leütésével kezdjük, és utána írjuk a C betűt. (A ° jel önmagában nem jelenik meg. Ahhoz, hogy láthatóvá váljon, még egy karaktert be kell ütni utána, vagy le kell nyomni a szóköz billentyűt.) Miután láthatóvá vált töröljük az utána álló karaktert (szóközt) és üssünk be mögéje egy C betűt, esetleg még egy kötőjelet is. Végül jelöljük ki az egész szimbólumot, és az előbbiek szerint alkalmazzuk az Alt + F3 billentyűkombinációt. Ha vastagítva van szükségünk a szövegelemre, akkor kövérítsük meg az előhívójegyet, és utána nyomjuk meg az F3 billentyűt. Ez esetben vastag betűkkel fog megjelenni. (Folyamatos gépelés esetén az előhívójegy előtt és után legyen egy betűhelynyi hézag, különben az F3 billentyűt nem lehet aktiválni. (Az utána álló pont, zárójel és egyéb írásjel nem zavarja.) Utólagos alkalmazásnál erre nincs szükség. A szövegbe szorosan beépült előhívójegy is átváltoztatható, ha az egérkurzorral kijelöljük.)[29]

c)              Az ily módon listázott szövegtárelemek a kijelölésekor kialakított formátumot veszik fel. Cí­mek vagy olyan szavak, mondatok betáplálásánál, amelyek beljebb kezdődnek ügyeljünk arra, hogy a kijelölést a bal margónál kezdjük. Az Első sor behúzás előtt álló üres karaktereket is jelöljük ki, különben az előhívott szövegtárelem a bal margónál fog kezdődni. (A Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájában található Normal.dot sablon megnyitása után megtekinthetjük a szövegtárelemek célszerű kialakítási módját.) A Szervező ablak segítségével a nekünk tetsző szövegtárelemeket át is másolhatjuk a saját Normal.dot sablonunkba. A levélkészítéshez használt címzésnél írjuk át a feladót a saját nevünkre és címünkre, majd az Alt + F3 billentyűkombinációval küldjük vissza a Szövegtárba. Amennyiben nem kívánunk változtatni az előhívójegyen, csak az OK gombot kell megnyomni. A Szervező ablak előhívási és kezelési módja a Stílusok használata Word programban című rovatban található.

d)             Nem csak mértékegységeket, hanem neveket, címeket, aláírásokat, mondatokat, sőt egész leveleket is betáplálhatunk a Szövegtárba. Előhívásuk után csupán a változásokat kell felülírással aktualizálni rajtuk, és máris kész az új levél. A dátum átírásával sem kell bajlódnunk. Mezősab­lon beszúrásával a program automatikusan felfrissíti a keltezést, így a pappírra az aznapi dátum kerül. Ez a művelet egyáltalán nem bonyolult. Tegyük a képernyőre a betárolni kívánt sablonlevelet. Jelöljük ki rajta a helységnév után álló dátumot. A Beszúrás menügomb­bal lenyitható ablakban adjuk ki a Mező parancsot. A megjelenő ablak Kategóriák szektorában jelöljük ki a Dátum és idő, a Mezőnevek szektor listájában pedig a Date tételt. Utána a Mezőtulajdonságok szektorban keressük ki a nekünk tetsző keltezési formát. Erre megjelenik a kódja a Dátum- és időformátumok kijelölősávban. Végül érvényesítsük a Formátum megőrzése frissítésnél utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot.

e)              A dátum naprakésszé tétele után jelöljük ki az egész levelet, és a fentiek szerint küldjük a Szövegtárba. (Ott a régi dátum fog szerepelni a levélen. A dátumfelfrissítés a levél előhívásakor történik meg.) A dátummező utólag megszüntethető. Erre akkor van szükség, ha a levelet elek­tro­ni­ku­san is tároljuk. (Újból megnyitva felfrissül a dátum, így nem derül ki, hogy mikor írtuk.) Ilyenkor jelöljük ki a dátummezőt, és nyomjuk le a Ctrl + Shift + F9 billentyűkombinációt. Ennek hatására a dátummező normál szöveggé alakul a megírt levélen, és többé nem fog megváltozni. Arra is mód van, hogy csupán átmenetileg függesszük fel a felfrissülést. Ekkor kijelölése után a Ctrl + F11 billentyűkombinációt alkalmazzuk. Amikor ismét aktiválni szeretnénk, a Ctrl + Shift + F11 billentyűkombinációt használjuk. Ugyanezt kell tenni akkor is, ha előre írunk meg egy levelet, és később kívánjuk postára adni. Ilyenkor ne próbáljuk meg átírni a dátumot a későbbi időpontra, mert a nyomtatásvezérlő program is tartalmaz egy mezőfrissítő funkciót, amely aktualizálni fogja a dátummezőt, és a printelés dátumát tünteti fel. Dokumentumokba több céllal is készíthetünk automatikusan felfrissülő dátumot. Ha a Mezőnevek szektorban a CreateDate utasítást érvényesítjük, a dokumentum létrehozásának dá­tuma őrződik meg. Az EditTime a dokumentum teljes szerkesztési idejét tükrözi. A PrintDate a dokumentum kinyomtatásának, míg a Save Date a mentésének dátumát rögzíti. A Time aktuális időt hoz létre. A mezőnevek teljes választéka a Kategóriák kijelölősáv (Összes) tételre való átállításakor jelennek meg.

f)               Ha csak dátumra van szükségünk, azt nem érdemes betáplálni a Szövegtárba, mert az Alt + Shift + D billentyűkombinációval bármikor naprakész dátumot szúrhatunk be a szövegbe. Program szerint alapbeállításban ez két helyértékű számkombinációkból álló, rövidített dátum lesz. Ez nem mindig felel meg a követelményeknek. Ekkor sem kell találgatnunk az aznapi dátumot, sőt még a Tálcán lát­ható órára sem kell rámutatnunk, ha az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban kiadjuk az Automatikus javítási beállítások parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Szövegtár fület, és jelöljük ki az Automatikus kiegészítési ajánlat megjelenítése utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően aktiválódik a Szövegtár automatikus kiegészítés funkciója, amely a megkezdett dátumot befejezi. Nekünk csak az első néhány karaktert kell leütni. Az év leírása után megjelenik felette egy kis sárga tábla, benne a számokkal feltüntetett aktuális dátummal (pl. 2006-01-10). Ekkor nyomjuk le az Enter vagy az F3 billentyűt, és a tábla tartalma beépül a szövegbe. Ha a felajánlott forma nem elégít ki bennünket, tegyük ki a pontot is az évszám után. Erre a tájékoztató ablak tartalma átalakul, és a betűkkel kiírt dátum (pl. 2006. január 10.) válik láthatóvá benne. Enter, illetve F3 billentyűvel va­ló elfogadása esetén ez a változat fog megjelenni a szövegben. Az előbbi, billentyűkombináció­val létrehozott dátummal ellentétben az ily módon beírt dátum nem frissül fel.

g)              Dátumot oly módon is előállíthatunk, hogy a Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban kiadjuk a Dátum és idő parancsot. A tovább nyíló ablak Formátumok listájából válaszuk ki a nekünk tetsző változatot, majd nyomjuk meg az OK gombot. A dátum ott fog megjelenni, ahová előzőleg a kurzort helyeztük. Arra sincs szükség, hogy legközelebb keresgéljük a nekünk tet­sző formát. Miután kiválasztottuk a megfelelőt, nyomjuk meg az Alapérték gombot. Ekkor megjelenik egy üzenettábla, amely megerősítést kér. Kattintsunk az Igen gombra. Ettől kezdve a Dátum és idő tábla a számunkra megfelelő dátumformával kijelölve fog megjelenni, nekünk csupán rá kell kattintani az OK gombra. Ezen túlmenően az Alt + Shift + D billentyűkombinációval beszúrható dátum is követi ezt a formát. Ha azt akarjuk, hogy az ily módon beszúrt dátum felfrissüljön, a beállító ablak alján érvényesítsük az Automatikus frissítés utasítást. A Dátum és idő, valamint a Mező paranccsal létrehozható dátum független egymástól, így különböző kivitelű is lehet. Az Alt + Shift + T billentyűkombinációval pontos időt szúrhatunk be a dokumentumba, célszerűen a dátum után. A Szö­veg­tár automatikus kiegészítés funkciója nem csak a megkezdett dátum befejezésére képes. A hét napjait, a hónapok neveit is ki tudja egészíteni. Csak addig kell írni őket, amíg megjelenik a kis tábla felettük. Ezt követően más dolgunk nincs, mint elfogadni a felajánlott formát. (Nyomjuk le az Enter billentyűt.) Rövid szavaknál (pl. kedd) ez a tábla nem jelenik meg.

h)             Visszatérve a Szövegtár használatához amennyiben a betárolni kívánt szövegrész betűtípusa, betűmérete eltér a szövegállománytól, másoljuk be az utána következő normál szövegrész első sorát is. Így nem kell a betűforma átállításával bajlódni. Csak ki kell jelölni ezt a sort, és felülírással folytathatjuk a szöveget. (Hosszabb szövegegységek betáplálásánál előhívójegyként azt a betűt, szótagot használjuk, amely először eszünkbe jut róla.) A Szövegtár gyakori használata esetén az egyezések elkerülése érdekében már kétjegyű előhívójegyeket kell alkalmazni. (A korábbi egybetűs ismertetőjegyeket nem kell kétbetűsre átalakítani, ezek továbbra is működni fognak.) Az állomány növekedésével érdemes az előhívó karaktereket s a mögöttük álló tartalmat kiprintelni, és egy átlátszó iratvédőbe bújtatva a számítógép mellett tárolni. Így nem kell azon töprengeni, hogy a szükséges szövegelemet milyen kóddal hívhatjuk elő. Egyébként a Windows is képes arra, hogy a Word Szövegtárát kinyomtassa. A Fájl menü Nyomtatás parancsának kiadása után megjelenő ablak Nyomtatandó kijelölősávjába állítsuk be a Kész szövegrészek utasítást, majd kattintsunk az OK gombra. Az így kapott lista formátuma azonban nem szerencsés. Az is előfordulhat, hogy az ábécérendből kiesnek listaelemek, amelyek aztán a végén jelennek meg. Így jobban járunk, ha magunk szerkesztünk egy tetszetős és jól használható listát a Szövegtárunkból. (Lásd FÜGGELÉK à 5. ábra. Előbb írjuk le egymás alá az előhívójegyeket majd az F3 billentyű segítségével normál stílusban jelenítsük meg (hívjuk elő a Szövegtárból), és utána formázzuk. Erre a célra az félkövér Arial betűtípus használata a legkedvezőbb.)

i)               A Szövegtár tartalma a képernyőn is megtekinthető. Ehhez az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki az Automatikus javítási beállítások parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Szövegtár fület. A feltáruló tábla Minta szektorában egymás után jelennek meg a listában kijelölt szövegelemek. Amennyiben valamelyikre nincs szükségünk, jelöljük ki, majd nyomjuk meg a Törlés gombot. Az igényelt elemet innen is beszúrhatjuk a dokumentumba. Előtte állítsuk a kurzort arra a helyre, ahová kérjük, majd az előhívott Szövegtár ablakban jelöljük ki az elemet, és nyomjuk meg a Beszúrás gombot. A Felvesz gomb segítségével itt is kiegészíthetjük a Szövegtárat. Ez esetben az új elem előhívása első karaktereinek leütésével lehetséges. (Ha több azonos kezdőbetűvel jelölt elem is található a Szövegtárban, akkor a program a Tálcán kiírja, hogy az első karakter nem egyedi, ezért még egyet kér utána.) A beállított párbeszédablak az OK gomb megnyomásával zárható be.

j)               A szövegtárelemek megtekintésének másik módja, hogy a Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban kiadjuk a Kész szöveg parancsot. Erre egy oldalra nyíló menüben megjelenik a teljes bejegyzéslista. Ebben ábécé sorrend szerint jelennek meg a szövegtárele­mek. Az utólag beírtak az Új szöveg utasításra kattintva tárulnak fel. Túl sok bejegyzés esetén a lista alján megjelenik egy nyíl. Rákattintva a jegyzék tovább nyílik, lejjebb húzódik. Ha szükségünk van valamelyik szövegtárelemre, most nem kell leírni az előhívójegyet, és lenyomni az F3 billentyűt. Helyezzük a szövegszerkesztő kurzort oda, ahová a szövegtárelemet kérjük, és a listából kiválasztva kattintsunk rá az egérkurzorral. (Ne a listaelemre, hanem az abból tovább nyí­ló elhívójegyre kattintsunk.) Gyakori használat esetén a Kész szöveg menü gombjai beépíthetők az eszköztárakba is. A Nézet menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki az Eszköztárak parancsot, és az oldalra nyíló almenüben aktiváljuk a Kész szöveg utasítást. A teljesség kedvéért érdemes még megemlíteni, hogy a szövegtárelemek nem a Vágólapra, hanem a szakirodalom által „Nyárs”-nak nevezett tárolóba kerülnek. Mint már tudjuk ez a tároló abban különbözik a Vágólaptól, hogy tartalma a számítógép kikapcsolása után is megmarad.

k)             Programváltáskor, régi, elavult programunk újra cserélésekor a Szövegtár tartalmát nem szükséges egyenként átírni az új operációs rendszerbe. Ez a lista ugyanis a stílusokkal és a mak­rók­kal együtt a Normal.dot programfájlban található, amely könnyen kimenthető, és átmá­sol­ható. (Ennek módját lásd a Helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés, valamint a Stílusok használata Word programban című rovatokban. Ha előtte beírtunk valamit a Normal.dot bár­me­lyik sablonjába, zárjuk be a Word programot, és nyissuk meg újra, mert a frissítés, kiegé­szítés csak a program újraindítása után vehető igénybe.) Ha azt akarjuk, hogy a bejegyzések csak a Normal.dot sablonba kerüljenek bele, a bevitelük során a Szövegtár új eleme szektor Helye kijelölősávjá­ban állítsuk a Normal.dot (globális sablon) utasítást. Arra is mód van, hogy egy-egy dokumentumra önálló Szövegtárat hozzunk létre. Ekkor a megnyitott új dokumentumból készítsünk egy sablont, és a Helye kijelölősávba ezt állítsuk be. (Ezt munkánk végeztével tegyük, mert utána már nem menthető el az anyag dokumentumként, így az utólagos javítások elvesznek.) Ha a Szervező ablakban kitöröljük a Szövegtár tartalmát, az erre a sablonra épülő dokumentumokban más dokumentumok szövegtárelemei nem aktiválódnak. (A Szervező ablak előhívási és kezelési módja ugyancsak a Stílusok használata Word programban című rovatban található.)

l)               A szövegszerkesztők szeretik a saját, éveken át tökéletesre csiszolt módszereiket, beállításaikat használni. A gyakran utazók, vagy a különböző munkahelyeken tevékenykedők azonban baj­ban vannak. Nem vihetik magukkal az asztali számítógépüket, a kölcsön kért gépek programjai pedig egészen más beállításban dolgoznak. Ennek ellenére nem kell lemondanunk a saját megszokott programbeállításainkról. Másoljuk ki egy lemezre vagy pendrive-ra a globális sablonunkat. (Word 2002-től felfelé minden felhasználónak saját felhasználói mappája van, és tartalmazza a beállításait, így a globális sablont is.) Word 2003-ban a Normal.dot sablon a C-drájv à Falhasználók mappa à (saját nevünk) mappa à AppData à Roaming à Microsoft à Sablonok útvonalon érhető el.  Pendrive-ra másolása után a másik gépen keressük meg a Vendég fiók Normal.dot fájlját. Kattintsunk rá a jobb egérgombbal, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Törlés parancsot. (Ne aggódjunk, nem teszünk kárt a programban. A törölt fájl nem vész el, csak átmenetileg a Lomtárba kerül. Előtte azonban ellenőrizzük, hogy a Lomtár nincs-e átállítva azonnali kiürítésre. Kattintsunk a jobb egérgombbal a Lomtár parancsikonjára, és adjuk ki a Tulajdonságok parancsot. Ha a tovább nyíló ablakban A törölt fájlok ne kerüljenek át a Lomtárba, hanem azonnal semmisüljenek meg utasítás érvényesítve van hatástalanítsuk, majd nyomjuk meg az OK gombot.)

m)           Azután keressük meg a saját sablonfájlunkat a pendrive-on, és húzzuk be a Sablonok mappába. Ezt követően minden dokumentum ezt a sablonfájlt fogja használni, mert nincs más. Munkánk végeztével nyissuk meg a Lomtárat, jobb egérgombbal jelöljük ki a Normal.dot fájlt, és adjuk ki a Helyreállítás utasítást. Erre megjelenik a Fájlcsere jóváhagyása ablak, amely közli, hogy ilyen ne­vű fájl már létezik, majd megkérdezi, hogy lecserélje-e? Kattintsunk az Igen gombra. Erre a sablonfájlunk törlődik a Sablonok mappából, és visszakerül a helyére az eredeti. Szükség esetén a Normal.dot sablon módosítható, eszköztára kiegészíthető. Ezt azonban nem könnyű megtenni, mert kétszer rákattintva a Word Új dokumentum sablonja nyílik meg. Ezért a jobb egérgombbal kattintsunk rá, és a lenyíló helyi menüben adjuk ki a Megnyitás parancsot. Végezzük el a módosítást, majd nyissuk le a Fájl menüt, és adjuk ki a Mentés másként parancsot. Amennyiben a Fájlnév kijelölő sávban a Normal.dot név, a Fájltípus kijelölősávban pedig a Dokumentumsablon (*.dot) áll, kattintsunk a Mentés gombra.

n)             Arra is mód van, hogy a globális sablon mellett létrehozzunk egy másik Normal.dot sablont, eltérő menürendszerrel. Ennek adjunk egy eltérő nevet (pl. Saját), és ezt is .dot sablonként mentsük el. Ezt oly módon használhatjuk, hogy az Asztalon indítsuk el a Word programot, majd nyissuk le a Fájl menüjét, majd adjuk ki az Új dokumentum parancsot. A szövegmező jobb oldalán nyíló megjelenő menüben kattintsunk A saját számítógépen… utasításra, és megjelenő Sablon ablakban válasszuk a Saját.dot sablont, majd nyomjuk meg az OK gombot. Az új sablonnal készített dokumentumot már ne .dot, hanem .doc kiterjesztéssel mentsük el. (Úgy, ahogy azt a Mentés másként ablak felkínálja.) Ha már nincs szükségünk a Saját.dot sablonra, jelöljük ki, és töröljük.       

o)              Ha zavar bennünket a sok piros és zöld aláhúzás a helyesírás-ellenőrzésen átesett korábbi do­ku­mentumainkban, vigyük magunkkal a kivételszótárunkat is. Word 2003-ban a CUSTOM.DIC fájl a C-drájv à Falhasználók mappa à (saját nevünk) mappa à AppData à Roaming à Microsoft à Proof útvonalon érhető el. Kattintsunk rá a jobb egérgombbal, és adjuk ki a Küldés parancsot, majd a meghajtók közül jelöljük ki a pendrive-unkat. Utána az előzőek szerint járjunk el. (Töröljük a másik gép CUSTOM.DIC szótárát, és másoljuk be a sajátunkat.) Ugyan­ezt megtehetjük a saját elválasztó szótárunkkal is. A MSHY_HU.USR szótár a CUSTOM.DIC szótár mellett található. Ha még senki sem végzett szövegszerkesztést a vendégek közül, valószínűleg nincs Proof mappája ennek az alkalmazói helynek. Ekkor létre kell hozni. Ennek legegyszerűbb módja, hogy rábízzuk az Office-ra. Nyissuk meg a dokumentumunkat a Word-ben, indítsuk el a helyesírás-ellenőrzést, és az első pirossal aláhúzott ismeretlen szónál nyomjuk meg a Nyelvi ellenőrzés ablak Felvétel a szótárba gombját. Ezzel létrehoztuk a Vendég fiók Proof mappáját. Zárjuk be a dokumentumot, majd a Word programot, keressük meg a Proof mappát, és az előzőek szerint cseréljük le a szinte üres CUSTOM.DIC szótárt a miénkre. A hiányzó elválasztó szótárt nem lehet ily módon létrehozni. Ha nem található meg a Vendég fiókban, töltsük be a miénket a CUSTOM.DIC szótár mellé. (A Microsoft az újabb programjaiban nem tartja fontosnak a kivételszótárak használatát. Ezért az elválasztó szótárt már be sem rakja a Word-be. Mi azonban pótolhatjuk a hiányt. Ha nem található meg a mi gépünkön sem, másoljuk be a Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájából. Ebben már több tucat elválasztási hiba javítása található. Érdemes használni, mert így dokumentumainkban kevesebb elválasztási hiba lesz a sorok végén.) 

p)             A Normal.dot sablont és a Custom.dic kivételszótárt és az Mshy_hu.usr elválasztó szótárt akkor is érdemes lemezre menteni, ha nem másoljuk át idegen gépre. Így a winchester meghibásodása, számítógépünk tönkremenetele esetén nem kell elölről kezdeni a Word beállításait. Az eszköztárak testre szabása, az összes stílus, valamint a billentyűparancsaink újbóli kialakítása, a Szövegtár, a kivételszótár és a saját elválasztó szótár ismételt feltöltése, a makrók rekonstruálása szinte megoldhatatlan feladat, emlékezetből biztosan nem fog menni. A kimentett kivételszó­tá­rakat ne felejtsük el legalább havonta egyszer frissíteni, mert szinte észrevétlenül bővülnek, és a legapróbb bejegyzés is létfontosságú lehet munkánk rendszerösszeomlás utáni gördülékeny folytatásában. Ezeknek a szótáraknak együttes kimentését elvégezhetjük a Microsoft Office 2003 beállításmentő varázslóval is. Ennek módja az előző rovat (Automatikus javítás) végén található. Egy esetleges rendszerösszeomlás után a beállításfájl.ops fájl segítségével könnyen visszamásolhatjuk az újratelepített operációs rendszerre és az Office programcsomagra összes beállításunkat. (Ennél is egyszerűbb és tökéletesebb biztonsági mentés, hogy az egész C-drájvról készítünk egy lemezképet, amit rendszerösszeomlás esetén csak vissza kell másolni.)

 

Keresés és Csere Word programban

 

01)          A szókeresés és szócsere minden szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő program alapvető szolgáltatása. A Word-ben mindkét feladatot ugyanaz ablak látja el, a megfelelő fül aktiválásával. Előhívásának módjáról az eszköztáraknál már volt szó. A függőleges görgetősáv alatti gombok segítségével Keresés üzemmódban jelenik meg az ablak. Ezért Csere esetén ne ezen a módon hívjuk elő, hanem a Ctrl + H billentyűkombinációval. Így használat előtt nem kell átváltani Csere üzemmódra. (Mellesleg a Keresés ablak is előhívható ily módon a Ctrl + F billentyűkombinációval. Ugrás üzemmódban történő használat esetén a Ctrl + G billentyűkombinációt nyomjuk le.) Cserénél a hibás szót, kifejezést a felső, Keresett szöveg, a helyeset pedig az alsó, Csere erre beviteli mezőbe kell beírni. Szükség esetén egész mondatokat is beírhatunk, mert a beviteli mezők hosszában nyúlnak, mint a szalagreklám. (Ügyeljünk arra, hogy a Csere erre beviteli mező mindig ki legyen töltve. Ha nem áll benne semmi, a keresett szó mindenütt nyomtalanul ki fog törlődni.) A keresés a Következő gomb megnyomásával indítható el. A Csere gombra kattintva a javítás automatiku­san végbemegy. Ha valamilyen oknál fogva a cserét nem kívánjuk végrehajtani, nyomjuk meg a Mégse gombot. az Összes cseréje gombot megnyomva a program egy pillanat alatt lecseréli az összes hibás szót a dokumentumban. Ezzel a lehetőséggel azonban csínján kell bánni. Csak az egytagú és egyértelmű szavak cserélhetők le ily módon.

02)          Ragozott vagy többértelmű szavaknál kattintsunk az Egyebek gombra, és a hosszában megnyúlt ablakban aktiváljuk a Csak ha ez a teljes szó utasítást. Így pl. a „jogosulatlan” szót nem cseréli le „jogos”-ra. Amennyiben a keresett szó kis- és nagybetűs változatban is előfordul a szövegben, és mi csupán az egyiket akarjuk lecserélni, aktiváljuk a Kis- és nagybetű megkülönböztetése utasítást. Ekkor a program csak azokat a szavakat emeli ki, amelyek pontosan megfelelnek a beírtnak. (Egyébként nem tesz különbséget a nagy- és a kisbetűk között.) Gyakran előfordul, hogy csak egy szövegrészben kívánunk tevékenykedni, pl. tartalomjegyzéket szerkesztünk. Ilyenkor nagy időveszteséggel jár, hogy a program minden egyes címszónál a teljes szövegállományt végigkutatja, mire eljut a könyv végéig. Ebben az esetben kattintsuk az egérkurzort a tartalomjegyzék elejére, majd hívjuk elő a kereső ablakot, és a Keresés helye kijelölősávban állítsuk be a Lefelé utasítást.

03)          Ez esetben csak ettől lefelé kutat, nem lép ki ebből a szövegtartományból. Amikor a vizsgált szakasz végére ért, megjelenik egy ablak, amely megkérdezi, hogy: A Word elérte a dokumentum végét. Kéri a keresés folytatását az elejétől? Annak érdekében, hogy bent maradjunk a vizsgálandó tartományban, a Nem gombot nyomjuk meg. Az Igen gomb megnyomása esetén a Keresés helye kije­lö­lősávban levő korlátozó utasítás ellenére nekiáll vizsgálni az egész szövegállományt. (Amennyiben a tartalomjegyzék a könyv elején van, akkor ennek végére álljunk, és a Felfelé utasítást aktiváljuk.) Miközben az egyes tételek keresésekor a tartalomjegyzék elejére megyünk, ügyeljünk arra, hogy az egérkurzor belekattintásakor ne jelölődjön ki egy betű vagy szó sem. Valamelyik betűre kattintva ugyanis ez előfordulhat. Ilyenkor a kereső program megjelenít egy táblát, ezzel az üzenettel: „A dokumentum átvizsgálása befejeződött. Kívánja folytatni a keresést a dokumentum többi részében?” Ebben az esetben ugyanis a kijelölt szövegállományban keres, ami most egy alig észrevehető karakter a szövegkurzor alatt.

04)          A Keresés és Csere ablak Egyebek gombbal való lenyitása után lehetőségünk van formátum alapján történő keresésre és cserére is. Ha pl. egy számnak vagy írásjelnek csak az Arial betűtípussal írt változatát keressük, jelöljük ki a karaktert, majd nyomjuk meg a Formátum gombot, adjuk ki a Betűtípus parancsot, és a megjelenő Betűtípus keresése ablak Betűtípus kijelölősávjába állítsuk be az Arial betűtípust. Ezt követően a Keresett szöveg beviteli sáv alatt meg fog jelenni a Betűtípus: (Alapérték) Arial utalás. A továbbiakban a kereső program csak az Arial betűtípussal írt szövegben kutat. Ily módon az egyes karakterek, szavak, mondatok formázó jeleit le is cserélhetjük. Arra azonban ügyeljünk, hogy a Csere erre mezőbe beírt karaktereket csak az Egyebek gomb megnyomása után jelöljük ki. Ha már a kisméretű ablakon kijelöljük, akkor az Egyebek gomb megnyomása után az egérkurzor felugrik a Keresett szöveg beviteli sávba, és a formátummódosítás ott fog végbemenni. Ezt beállítás közben nem látjuk. Csak a formátummódosító ablakok bezárása után derül ki, hogy kezdhetjük elölről az egészet.

05)          Ha már nincs szükségünk a kiegészítő funkciókra, kattintsunk a Vissza gombra. Ekkor az ablak ismét lekeskenyedik. (Ezt a különleges beállítások után is megtehetjük, így az ablak kevesebb helyet foglal el a szövegmezőből. Az összetett keresési mód befejezése után érvénytelenítsük a korábbi beállításokat. Ennek legegysze­rűbb módja, hogy megnyomjuk a Formázás nélkül gombot. Becsukott állapotban ugyanis nem fogjuk látni, hogy benne maradt pl. a Kis- és nagybetű megkülönböztetése utasí­tás. Ez aztán azzal a kellemetlen következménnyel jár, hogy a továbbiakban a keresett szavak közül figyelmen kívül hagyja azokat, amelyek a mondat elején vannak, és emiatt nagybetűvel kezdődnek. A különleges keresési módokra utalás szöveges formában megjelenik ugyan a Keresett szöveg beviteli mező alatt, de az egyéb feliratok mellett ez könnyen elkerülheti a figyelmünket.) Ha egy korábbi kifejezést szeretnénk ismét keresni, vagy cserélni, nem kell újra beírni a Keresett szöveg beviteli mezőbe. Kattintsunk a jobb oldalán levő kis nyílra, és a legördülő listában jelöljük ki. (Ez a lista a számítógép lekapcsolása után törlődik.)

06)          Az Egyebek gombbal lenyitott kereső ablak már akkora, hogy a szövegmező felét letakarja. Ez főleg akkor probléma, ha a keresett szó több helyen is előfordul, és javításra szorul. Ilyenkor kerülgethetjük az útban levő párbeszédablakot. Ez a kellemetlenség azonban könnyen elkerülhető egy trükkel. Az első kifejezés megtalálása után ne a Következő gombot nyomogassuk, hanem a jobb felső sarkában levő x bezáró gombbal küldjük vissza a kereső ablakot. Utána a Ctrl + Page Down vagy a Shift + F4 billentyűkombinációval folytassuk a keresést. A megtalált szó, mondat így is kijelölődik, és kényelmesen, zavartalanul elvégezhetjük rajta a javítást. Ha éppen az egér van a kezünkben, kattintsunk vele a függőleges gördítő sáv alatt található lefelé mutató kettős kék nyílra. Az eredmény ugyanaz lesz. (A felfelé mutató kettős kék nyílra kattintva az előzőleg kijelölt szó jön vissza, így pótolhatjuk az esetleges mulasztásunkat.) Ezt a módszert természetesen normál méretű, azaz le nem nyitott kereső ablak esetén is alkalmazhatjuk.

07)          A Következő gombra történő kattintgatást, illetve az előbb említett módon történő lépegetést minden beírás után addig kell folytatni, amíg elérkezünk az utolsó keresett szóig. Ekkor a program egy üzenettáblán kiírja, hogy Befejeződött a dokumentum átvizsgálása. Nyomjuk meg rajta az OK gombot. Erre a szövegmező visszaáll oda, ahonnan elindultunk. Így ha munka közben keresünk egy szövegrészt, a megtalálása után nem kell azon töprengenünk, hogy hol tar­tottunk. A program visszajuttat bennünket oda, ahonnan elindultunk. (A Kereső ablak léptetése az Enter billentyűvel is végezhető. Ez azonban kockázatos, mert ha valahol belejavítunk a szövegbe, utána az Enter billentyű már új bekezdést hoz létre a szövegállományban, amit lehet, hogy nem veszünk észre.) A keresett szó beírásánál is körültekintően kell eljárni. A program képes ugyan arra, hogy a keresett kifejezést a toldalékos szavakban is megtalálja, de a teljes körű kijelzés érdekében az alapszót kellő elővigyázatossággal tüntessük fel. A magyar nyelvben ugyanis az idegen szavak utolsó betűje a ragozás során hosszúvá válnak. Pl. a manapság oly gyakran használt logo szó ragozva logó lesz (pl. logóban). Ha tehát egy idegen szót minden szóösszetételben szeretnénk megtalálni, akkor az utolsó betűjét ne üssük be a Keresett szöveg beviteli mezőbe. Az újonnan hozott nyelvtani szabályok ezen a problémán már megpróbáltak segíteni. Pl. a Magyar Tudományos Akadémia határozata szerint az euro-t nálunk ó-val euró-nak kell írni. Ez azonban nem volt szerencsés döntés, mert ezt az új keletű pénznemet rajtunk kívül mindenütt a világon o-val írják.

08)          Ha egy szövegben valamely szó további előfordulásait szeretnénk megkeresni, azzal sem kell fáradnunk, hogy a keresett kifejezést a Vágólapon keresztül bemásoljuk a Word kereső ablakába. Jelöljük ki a keresendő kifejezést, majd hívjuk elő a Keresés és csere ablakot. A keresendő szó benne lesz a Keresett szöveg mezőben. Könyvek, újságcikkek írása során néha előfordul, hogy egy szót, kifejezést meg kell változtatni, de nem minden előfordulásban. A 2002-es változattól felfelé ezt a műveletet a Word  kereső programja oly módon könnyíti meg, hogy egyszerre kijelöli nekünk az összes találatot. A Keresés párbeszédablakban adjuk ki az Összes találat kiemelése a következőkben utasítást, majd nyomjuk le az Enter billentyűt, vagy kattintsunk Az összes keresése gombra. Az oldalakat végiglapozva könnyen eldönthetjük, hogy a kijelölt kifejezések közül melyeket kell módosítani. A kereső program nem csak a kijelöléseket végzi el, hanem megadja az összes előfordulás számát is.

09)          Különleges jelek, szimbólumok keresésére csak akkor képes a program, ha azok billentyűkombinációval beírhatók a beviteli mezejébe. A karakter- és szimbólumtáblákból nem fogad el beírást, a Másolás-Beillesztés funk­ció itt nem működik. Ezt a hiányosságot azonban ki lehet küszöbölni. Az inaktívvá vált Beillesztés gomb helyett a Ctrl + V billentyűkombinációval másoljuk be a Karaktertáblában kikeresett és Vágólapra küldött szimbólumot a kereső ablakba. Eközben előfordulhat, hogy nem az a szimbólum jelenik meg, amit átmásoltunk (pl. a à helyett egy ) de ezzel ne törődjünk. (Ez a rendellenesség az eltérő kódtáblahasználatra vezethető vissza.) Azt fogja keresni, amit kijelöltünk a szimbólumtáblában. Sajnos a Csere ablaknál ez az eljárás nem alkalmazható. Ott a program arra a szimbólumra cseréli le a megtalált karaktert, ami a Csere erre beviteli mezőben látható. Itt egyenként kell lecserélni a megtalált szimbólumot a Karaktertáblából kiválasztottra. Ez azonban nem jelent túl nagy gondot, mert a Karaktertábla ablak Másolás gombja Vágólapra küldi, onnan pedig a Szokásos eszköztár Beillesztés gombjával pillanatok alatt lecserélhetők a megtalált és kijelölt szimbólumok. Ha fontszerkesztővel vagy két karakter egymásba csúsztatásával készítünk egy összetett karaktert, azt sem az alapkarakter beírásával, sem a Formátum gomb à Betűtípustábla használatával nem tudjuk megtalálni. Ilyen szimbólum ugyanis egyik karaktertáblában sincs. A Keresett szöveg kijelölő­sáv­ban való feltüntetésének egyetlen módja, hogy kijelöljük, Vágólapra másoljuk, és a Ctrl + V billentyűkombinációval betöltjük. Valószínűleg csak az egyik fele fog látszani, de ezzel most se törődjünk. A Következő gomb nyomogatásával megtaláljuk az összes előfordulását.

10)          Word 2002-től felfelé már megszűntek ezek a hiányosságok. Ebben a programban a Karaktertáblák előhívása után az összes betűtábla bármely betűje, szimbóluma bárhová beszúrható. A Vágólapra másolódott szimbólum gond nélkül betölthető a Keresés és csere ablak Keresett szöveg és Csere erre beviteli mezejében is. Az általunk készített összetett karakterek is hiánytalanul megjelennek mindenütt. Ennélfogva bármilyen típusú karaktert és szimbólumot meg lehet találni a szövegállományban, és bármilyenre le lehet cserélni. Ez lehetőséget ad az iniciálék gyors megkeresésére, és módosítására is. Az általunk készített, sűrítéssel egymásba csúsztatott karakterek is bemásolhatók a Keresés és csere ablakba. (Két külön karakterként fognak megjelenni, ahogy egymásba tolásuk előtt voltak.) Ez a nagyfokú szabadság azonban csak a Start menü à Minden program à Kellékek à Rendszereszközök útvonalon elérhető Karaktertábla használata esetén áll fenn. Ha a Beszúrás menü Szimbólum parancsával előhívható betűtáblákat használjuk, itt előbb közbe kell iktatni a Vágólapot. (Szúrjuk be a kiválasztott karaktert a dokumentum egy szabad helyére, a Ctrl + C billentyűkombinációval másoljuk Vágólapra, majd a Ctrl + V billentyűkombinációval töltsük be a megfelelő ablakba.) Egyébként Karaktertáblából is csak azért tudunk szimbólumokat beírni a Keresés és csere ablakba, mert a beírás itt is a Vágólapon keresztül történik. A sokoldalú beillesztési mód lehetőséget ad az Automatikus Javítás ablakba való beszúrásra is. A szimbólumokat nem csak a Jó, hanem a Hibás beviteli mezőben is könnyen feltüntethetjük.

11)          A kereső program lehetőséget ad a formázó jelek alapján történő keresésre is. Ehhez a lenyitott táblán nyomjuk meg a Speciális gombot. A megjelenő listában kattintsunk arra az egyébként láthatatlan formázó jelre, amelynek alapján meg szeretnénk találni egy szövegrészt. Ha pl. csak arra emlék­szünk, hogy használtunk benne egy nem törhető szóközt vagy egy tabulátorjelet, jelöljük ki a listában a rájuk utaló tételeket. Ily módon grafikai elemeket is kereshetünk a szövegben. Azt is könnyen ellenőrizhetjük, hogy raktunk-e minden fejezet elé oldaltörést. A Kézi oldaltörés tétel kijelölése, és a keresés elindítása után a program minden oldaltörésnél megáll. Ennek a listának a használatával könnyen megtalálhatók a Nem törhető kötőjelek, -szóközök, és a feltételes elválasztójelek is. Ezeket a jelzéseket szimbólumtáblából sem tudnánk beírni a böngésző ablakba. Egyszerre több szövegformáló jel is feltüntethető a Keresett szöveg beviteli mezőben, illetve látható karrakterekkel együtt is alkalmazhatók. Ha pl. ha csak arra emlékszünk, hogy a keresett mondat végén kérdőjel van, és utána új bekezdés következik, akkor a Keresett szöveg beviteli mezőbe írjuk be a ? jelet, majd nyomjuk meg a Speciális gombot, és a megjelenő listában kattintsunk a Bekezdésjel tételre. (Az angol nyelvben a Speciális keresési lehetőségek listája kiegészül a Sounds Like utasítással is. Ezt kijelölve a program megkeresi a hasonló hangzású, de másképpen írt szavakat.)

12)          A Formátum gomb megnyomásával Betűtípus, Bekezdés, Tabulátorok, Nyelv, Keret, Stí­lus és Kiemelés (színes filctollal áthúzott szövegrészek) alapján is végezhetjük a keresést. (Lásd FÜGGELÉK à 6. ábra.) A Formátum listában történt kijelölés a mellette levő Formázás nélkül gomb megnyomásával szüntethető meg. Ezt használata után feltétlenül tegyük meg, mert újbóli előhívása során a kereső ablak mindig az előző állapotában jelenik meg. (Akkor is, ha előtte töröljük a tartalmát. Az újonnan beírt szót a régi, meg nem szüntetett formajegyek alapján fogja keresni. Ha szerencsénk van semmit sem fog találni. Ekkor rájövünk a hiba okára, és megszüntetjük a korábbi formázást. A bonyodalmak elkerülése érdekében a formázások megszüntetése után írjunk be egy betűt a Keresett szöveg beviteli mezőben, és végezzünk egy keresést. Utána már nyugodtan bezárhatjuk a kereső ablakot. Újbóli megnyitása esetén már csak ezt az egy betűt kell kitörölni belőle.) A Word bezárása is megszünteti a formázásokat. Újranyitásakor a Keresés ablak alapállapotban fog megjelenni.

13)          Idegen szavak keresése esetén előfordul, hogy nem emlékszünk a kifejezés pontos írásmódjá­ra. Ez nagy baj, mert ha csak egyetlen ékezetben eltér a beírt szó a keresettől, a program azt fog­ja válaszolni, hogy nem találja. Ilyenkor nyomjuk meg az Egyebek gombot, és Keresési beállítások szektorban aktiváljuk a Behelyettesítéssel utasítást, majd tüntessük fel azt a szótöredéket, amit ismerünk belőle. Utána rövid szavaknál alkalmazzuk a kérdőjelet, mint dzsó­kerkaraktert, amely bármilyen betűt helyettesít. (Írjuk be a keresett szót, és amelyik betűben nem vagyunk biztosak, oda üssünk be egy ? -et.) Egyszerre több betűt is pótolhatunk ily módon. Ekkor a kereső program figyelmen kívül hagyja a dzsókerka­rakterrel jelölt betűket, és a többi alap­ján azonosít. Ez esetben több hasonló szónál is megállhat, ahol nekünk kell eldöntenünk, hogy az-e a keresett kifejezés. Az egymás melletti bizonytalan karakterek pótlására létezik egy másik dzsókerkarakter, a *. Amikor több olyan betű is van, amelyre nem emlékszünk, írjuk le azt a kettőt, amelynek létezésben biztosak vagyunk, és üssük be közéjük a karakterláncot helyettesítő * jelet. (A * jel nem csak egy ismeretlen karaktert helyettesít, hanem többet is. Ezért ha több egymás utáni karakterre nem emlékszünk, elég egyszer leütni a * jelet.)  Amennyiben a két ismert karakter a szó első és utolsó betűje, előttük és utánuk nyomjuk le a szóköz billentyűt. Így csak az önálló szavakat keresi ki, a szótöredéket nem. Előfordulhat, hogy kérdőjel, vagy egy csillag is szerepel a keresett kifejezésben. Ilyenkor úgy különböztethetjük meg a helyettesítő karakterektől, hogy egy fordított per jelet (backslash) írunk eléjük ily módon: \? és \*. A folyamatban levő keresés az Esc billentyűvel állítható le.

14)          A Word ugyan nem képes tartalom szerinti keresésre, mint az internetes kereső programok, de megfelelő karaktersorozat beírásával bonyolultabb keresési szempontoknak is képes eleget tenni. Ha pl. egy hosszú dokumentum tele van hivatkozási címekkel, amelyek különböző forrásokra utalnak, aktiváljuk ismét a Behelyettesítéssel utasítást, és gondoljunk arra, hogy milyen szótöredékre, karakterekre emlékszünk a keresett címből. Ha csak az „ACD” betűjelekre emlékszünk, és arra hogy előtte valamilyen szám állt, de nem nulla, utána pedig egy háromjegyű szám, melynek utolsó tagja a 6-os volt, akkor ezt írjuk be a Keresett szöveg beviteli mezőbe: <(1-9)ACD[0-9]{2}6. Ebben a karaktersorozatban a < jel arra utal, hogy az utána álló karakter egy szó előtt áll. Az (1-9) kód mutatja, hogy ez az előtag egy szám, 1 és 9 között. Az írásjelek nélkül álló ACD szó vagy kódjel pontos egyezést követel a programtól a keresés során. Utána ismét egy utalás következik arra, hogy 0 és 9 közötti számokat kell keresni: [0-9]. Ráadásul nem egyszer, hanem kétszer, ami az utána következő {2} kódból derül ki. Végül egy konkrét szám, a 6 következik, ami szintén pontos egyezést ír elő. A következő gombra kattintva a program megkeresi nekünk azokat a hivatkozási címeket, amelyek között nagy valószínűséggel megtaláljuk a bennünket érdeklőt. Ez a módszer kiválóan alkalmas gépjárműrendszámok, társadalombiztosítási kártyák és egyéb igazolványok keresésére is. Precíz karaktersorozattal a több százezer lehetséges változat közül csak néhány tucatot kell ellenőriznünk. (Ha nem kapunk egy találatot sem, valószínűleg elrontottunk valamit a beírásnál. Pl. rendszámtábláknál nem tüntettük fel a betűk és a számok közötti kötőjelet.)

15)          A keresőoperátorokat többféle módon is használhatjuk. Számuk és alkalmazásuk teljes listája az Office Súgóban található. Elérési útvonal: Microsoft Office Word súgója à Keresés beviteli mező: Keresés és csere helyettesítő karakterekkel à Szöveg vagy egyéb elem keresése és cseréje à Keresés helyettesítő karakterekkel szektor à Helyettesítő karakterek kereséshez és cseréhez. Ha ennél is bonyolultabb keresési feladatot kell megoldanunk, menjünk vissza az előző táblához, és aktiváljuk a Szöveg vagy egyéb elemek keresése és cseréje – problémamegoldás à Helyettesítő karakterek használatakor a Word nem keres meg bizonyos elemeket utasításokat. Itt további helyettesítő karaktereket találunk. A keresőoperátorok szokványos szövegben is jól használhatók. Pl. ha jól emlékszünk rá, hogy a szótöredék hiányzó betűje egy p és u betű közötti karakter volt, akkor írjuk be a helyére a [p-u] kódot. Erre a program felkutatja a lehetséges variációkat. Mivel egy átlagszövegben csak értelmes szavak fordulnak elő, a választék nem lesz túl nagy. Könnyen megtaláljuk köztük az igazit. Még gyorsabb eredményre számíthatunk, ha határozottan emlékszünk rá, hogy a hiányzó betű pl. p vagy r vagy s. Ekkor a szögletes zárójelek közé ezt írjuk: [prs]. Nehezebb helyzetben vagyunk, ha nem tudjuk, hogy milyen betű állt a hiányzó helyén, de azt igen, hogy milyen nem lehetett. Az ábécé sok betűből áll, ezért sok találat várható a szókeresésnél.

16)          A kizárható betűk feltüntetésével azonban jelentősen lerövidíthető a lista. Amennyiben határozottan emlékszünk rá, hogy a hiányzó betű nem az ábécé végén állt, zárjuk ki az x, az y és a z betűket, így: [!xyz]. A felkiáltójel arra utasítja a programot, hogy ezt a három betűt ne vegye figyelembe. Ha biztosak vagyunk benne, hogy a keresett betű a h után következett, akkor zárjuk ki az ábécé elején álló karakterállományt: [!a-h]. Sokan elfeledkeznek róla, hogy a „hogy, az „illetve” és a „valamint” szavak elé általában vesszőt kell tenni. Emiatt az ellenőrzendő szöveg hemzseg a hullámos zöld vonallal aláhúzott nyelvhelyességi hibáktól. A minél kevesebb hibajelzés érdekében jobb ezektől a hibáktól egyszerre megszabadulni. Egy 800 oldalas dokumentumban a kereső ablakkal egyenként végigsilabizálni a három kifejezést, hogy hol maradt el a vessző, elég fárasztó. A kizáró keresés azonban itt is lerövidíti a keresést. Írjuk be a Keresett szöveg mezőbe a [!,] hogy, majd a [!,] illetve és a[!,] valamint keresőoperátorokat, és most már csak ott áll meg a Keresés és csere ablak, ahol hiányzik a vessző. (Ez az egyszerű operátor is csak akkor működik, ha nem felejtjük el aktiválni a Behelyettesítéssel utasítást.)

17)          Igen eredményes keresési mód az ismétlődések jelölése. Pl. ha meg vagyunk győződve róla, hogy az u betű után két j betű következett, ezt a karakterláncot írjuk be: uj{2}. Telefonszámok és egyéb számsorozatok keresésénél igen hatékony az ismétlődési intervallum feltüntetése. Amennyiben nem emlékszünk a keresett telefonszámra, de arra igen, hogy egymás után kettő vagy három esetleg négy 3-as szám volt benne, írjuk be hogy: 3{2;4}. A szó kezdete < kód alkalmazásáról már volt szó. Ehhez hasonlóan működik a szó vége > kód is. Az adat szótő összetételeinek keresésekor pl. a <(adat) operátor az adatok, az adatsor stb. szóösszetételeket emeli ki. Vagyis minden olyan szót, amely adat-tal kezdődik. Az (adat)> operátor beviteli mezőben való feltüntetésekor a kereső program az adat-tal végződő szavakat keresi, pl. alapadat. Az operátorok alkalmazása során ügyeljünk a zárójelek fajtájára! Ha összekeverjük a normál, szögletes és a kapcsos zárójeleket, a kereső program nem fog működni. A különleges írásjeleket nem kell a billentyűzeten keresgélni, sőt arra sincs szükség, hogy megtanuljuk milyen kereséshez milyen jel kell. Nyomjuk meg a Speciális gombot, és a felnyíló menüben megtaláljuk az össze segédjelet. Előtte fel van tüntetve az is, hogy milyen jellegű kereséshez használhatók. Nekünk már csak rá kell kattintani a megfelelőre, és automatikusan megjelenik a kereső ablakban.

18)          A Word Csere programjának különleges szolgáltatása a tulajdonnévcsere. Ha egy dokumentumot külföldre küldünk, a tévedések elkerülése érdekében a benne szereplők vezeték- és családnevét meg kell cserélni. Csak Magyarországon és Japánban áll elől a családnév. Minden más országban a keresztnév van elől, és ezt követi az utónévnek nevezett családnév. Ebben nem sok logika van, mivel a családnév a fontosabb. Ezért lexikon-, szótár-, telefonkönyv- és különféle nyilvántartások szerkesztésénél a nyelvükre oly büszke angolok, németek, franciák is kénytelenek megfordítani a nevüket. Ebből aztán különféle nyakatekert, kötőjelekkel megtűzdelt betűvastagításokkal kiemelt névösszetételek születnek, ami egyértelműen utal arra, hogy ez egy kényszermegoldás. Mivel a világban ez a természetellenes forma terjedt el, így nem tehetünk mást, mint alkalmazkodunk hozzá. Több tucatnyi név megfordítása azonban nem kellemes tevékenység. Szerencsére nincs is rá szükség. Hívjuk elő a Csere ablakot, és a Keresett szöveg beviteli mezőbe tüntessük fel a normális magyar nevet. (Mind a családi, mind a keresztnevet tegyük zárójelbe.) Utána a Csere erre beviteli mezőbe írjuk be a \2 \1 kódot. A Csere gomb megnyomása után a vezeték és családnév automatikusan felcserélődik. Amennyiben több helyen is szerepel az illető neve, az Összes cseréje gombra kattintsunk.

19)          Nevekből álló listák esetén még könnyebb dolgunk van. Ebben az esetben nem kell beírni az egyes neveket a Csere ablak beviteli sávjaiba. Alkossunk egy összetett kereső karakterláncot, amely minden névre ráillik. Az előhívott Csere ablakban most is adjuk ki a Behelyettesítéssel utasítást, majd a Keresett szöveg beviteli mezőbe írjuk be a következő operátort: <([A-Z]*) (*[a-z])>. A Csere erre beviteli mezőbe a \2  \1 operátor kerüljön. (Ügyeljünk rá, hogy mindkét operátor kéttagú! Közöttük van egy szóköz ugyanúgy, ahogy a család és a keresztnevek között.) A Következő gombot megnyomva indítsuk el a programot. Ha az első nevet teljes mértékben kijelöli, kattintsunk a Csere gombra. Amennyiben rendben megtörtént a csere, kattintsunk az Összes cseréje gombra. Erre a lista összes tételében végbemegy a névcsere. Ha a neveknek nem csak a kezdőbetűi nagyok, hanem az egész csupa nagybetűből áll, az operátor második tagjába is nagybetűket írjunk: [A-Z]. (Nem érdemes egyenként cserélgetni a neveket, mert lépésről lépésre haladva az előző utónév és a következő előnév között is létrejön egy kijelölés, ami csak a következő lépésben szűnik meg.)

20)          A globalizálódás következtében mind gyakrabban kapunk külföldről dokumentumokat. Ezek között akadnak statisztikai kimutatások is, tele dátumokkal. Közülük legtöbb félreértést az amerikai dátummal ellátott listák okoznak. Az Egyesült Államokban ugyanis pl. a 2003. január 2-át így rövidítik: 01-02-03. Ez sok tévedést okozhat, ami elengedhetetlenné teszi a dátumok magyarítását. Ez a feladat szintén a szövegszerkesztőre vár. Nem kell azonban egyenként cserélgetnünk őket, mert összetett operátorokkal ezeknek az átforgatása is megoldható. Az előhívott Csere ab­lakban ismét adjuk ki a Behelyettesítéssel utasítást, majd a Keresett szöveg beviteli mezőbe írjuk be a következő operátort: <([0-9]*)-([0-9]*)-([0-9]*)>. A Csere erre beviteli mezőbe a \3.\1.\2. operátor kerüljön. A csere végeztével az előző dátum így fog kinézni: 03.01.02. Még érthetőbb lesz, ha a Csere erre beviteli mezőben az év elejét, a 20-as számot az operátor elé írjuk. Így: 20\3.\1.\2. Ebben az esetben a magyarosított dátum ily módon alakul: 2003.01.02. Ez már mindenkinek egyértelmű lesz. Ily módon a magyar, illetve az európai országokban használatos dátumok is átalakíthatók amerikaira. (Természetesen csak akkor, ha szá­mokból állnak.) Ez esetben a Keresett szöveg mezőbe a <([0-9]*).([0-9]*).([0-9]*)>, a Csere erre-be pedig a \2-\3-\1 operátort kell be­írni. Az évszám szövegállományban történt feltüntetési módjának nincs jelentősége. Példaként a folyó évet felhozva a 2003. és a 03. formulát egyaránt jól kezeli. Eszerint a 03.01.02. dátum 01‑02-03 -má, a 2003.01.02. forma pedig 01-02-2003 -má alakul.

21)          Sok esetben zavart okoz a törtszámok eltérő jelzése is. Amerikában az egész számokat és a tizedes számokat nem vessző választja el egymástól, hanem pont. Ennek lecserélése, európai­zá­lása sem okoz gondot. Ránézésre kézenfekvőnek látszik a megoldás: A Keresett szöveg beviteli mező­be írjuk be egy pontot, a Csere erre mezőbe pedig egy vesszőt. Aztán már csak az Összes cseréje gomb­ra kell rákattintani. Ez az egyszerű eljárás valóban jól alkalmazható egy olyan listában, amely­ben csupa törtszámok vannak. Ilyen dokumentum azonban ritkán akad a kezünkbe. A leg­több anyag vegyesen tartalmaz szöveget és számokat. Ez esetben pedig a sorvégi pontok is vesszőre cserélődnek. A tizedes pontok megkülönböztetése csak operátorokkal lehetséges. A Csere ablakban megint adjuk ki a Behelyettesítéssel utasítást, majd a Keresett szöveg beviteli mezőbe írjuk be a következő operátort: ([0-9]{1;}),([0-9]{1;}). A Csere erre beviteli mezőbe a \1,\2 operátor kerüljön. Indítsuk el a programot a Következő gombbal, és ha az első szá­mot helyesen változtatja át, megnyomhatjuk az Összes cseréje gombot is. Ez a módszer visszafelé is működik. Európai tizedes vesszőket is átalakíthatunk tizedes pontokká. ilyenkor a Keresett szöveg mezőbe vesszőt, a Csere erre-be pedig pontot kell tenni a kéttagú operátorok közé.

22)          A Keresés-Csere program lehetőséget ad a betűstílusok megváltoztatására is. Amennyiben pl. a vastagítással kiemelt szövegrészeket karakteresebb, figyelemfelkeltőbb betűtípusra szeretnénk lecserélni, nem kell minden egyes szót, mondatot egyenként kijelölni, és a betűtípusát átállítani. Hívjuk elő a Csere ablakot, és kattintsunk az egérkurzorral a Keresett szöveg beviteli mezőbe, majd nyomjuk meg az Egyebek gombot. A lenyíló táblában kattintsunk a Formátum gombra, majd adjuk ki a Betűtípus utasítást. A tovább nyíló Betűtípus keresése ablakban aktiváljuk a Betűtí­pus fület. A feltáruló tábla Betűtípus kijelölősávjába állítsuk be a kicserélendő betűtípust (pl. Times New Roman). A Betűstílus kijelölősávban a lecserélendő betűk formáját (jelen esetben: Félkövér) adjuk meg. Amennyiben több betűméretű kiemelés is található a szövegben, állítsuk be a lecserélendőt a Méret kijelölősávban. Utána nyomjuk meg az OK gombot, és helyezzük az egérkurzort a Csere erre kijelölősávba. A Formátum és a Betűtípus gombokra kattintva ismét hívjuk elő a Betűtípus keresése beállító ablakot. Most a Betűtípus kijelölősávba azt a betűtípust állítsuk be, amelyet látni szeretnénk a szokványos Times New Roman helyett (pl. Century Gothic). A Betűtípus és a Méret kijelölősávokat az előzővel meg­egyezőre állítsuk.

23)          Az OK gomb megnyomása után elkezdhetjük a cserét. Kattintsunk a Következő gombra. Kijelölődik az első kiemelés. Ha meg akarjuk változtatni, nyomjuk meg a Csere gombot. az Összes cseréje gombra kattintva a program egy pillanat alatt lecseréli az összes kiemelés betűtípusát. Ezzel a lehetőséggel most sem nem célszerű élni, mert lehetnek olyan helyek, ahol nem kívánatos a csere. Ezen a módon lehet átalakítani a különböző színű kiemeléseket is. Ha korábban egyes szövegrészeket kék színű betűkkel jelöltünk, és szeretnénk megváltoztatni pirosra, nem kell őket egyenként átszínezni. Ez esetben is a Betűtípus táblát hívjuk elő. Most csak a Szín kijelölősávot használjuk. A Keresett szöveg kijelölősávba állítsuk be a kék színt. Az OK gomb megnyomása után a Csere erre kijelölősávba a piros színt állítsunk be. Az OK gomb ismételt megnyomása után itt is elkezdhetjük a cserét.

24)          Végül ne felejtsük el a Keresett szöveg és a Csere erre beviteli mezőket visszaállí­tani formajegy nélküli állapotra. Mint már tudjuk a formajegyek megszüntetésének legegyszerűbb módja, hogy a lenyitott Keresés és csere ablakban a Formázás nélkül gombra kattintunk. Végül nyomjuk meg a Vissza gombot is, hogy a későbbi normál használat során a kereső ablak minél kevésbé takarja el a munkalapot. Miután végeztünk a szavak, mondatrészek cseréjével, kattintsunk a Keresés fülre, mert a következő megnyitásnál valószínűleg a Keresés ablakra lesz szükségünk. Az alaphelyzetbe állítás azonban nem ér semmit, ha nem végzünk egy egyszerű keresést. E nélkül ugyanis a Keresés és csere ablak a korábbi beállításban tér vissza. Ezért írjunk be egy bármilyen karaktert (pl. k betű), és indítsunk el egy keresést. Most már bezárhatjuk a Keresés ablakot. 

25)          Ha a szövegállomány mindkét programban rendelkezésre áll, és abszolút biztosra akarunk menni, akkor a PageMaker-es változatban végezzük a keresést. A PM keresőprogram ugyanis sohasem „sztrájkol”, nem fordul elő, hogy ne találjon meg valamit. A Find gomb megnyomása, vagyis a kereső program elindítása előtt azonban ne felejtsük el az All Puplications parancsot aktiválni. Ennek elmulasztása esetén csak abban a fejezetben keresgél, ami éppen a monitoron van. Ennek a részekre osztott működési módnak van egy nagy előnye is. A tartalomjegyzék oldalszámainak aktualizálása során pl. nem kezdi el keresgélni a rovatcímeket az egyes fejezetekben, hanem bent marad a tartalomjegyzékben. Még véletlenül sem lehet kiléptetni belőle, mint a Word-ös kereső ablakot. Ezáltal lényegesen gyorsabbá válik az oldalszámok ellenőrzése.

26)          Bár a Word kereső programja szótöredékeket is megtalál, mégsem tökéletes. Ha keresünk egy mondatot a dokumentumban, és csak arra emlékszünk, hogy … van a végén, ne üssük be a három pontot a Mit keres beviteli sávba. A Word kereső programja ugyanis kettőnél több pontot nem hajlandó megkeresni. (Ezt is csak akkor, ha csupán két pont áll egymás mellett. A továbbgondolásra ösztönző a … ugyanis nem három pont egymás után, hanem egy önálló karakter.) A többi írásjellel nincs ilyen gond.) Amennyiben elkerülhetetlen a három pontból álló pontsorkeresés a szövegben, akkor a Mit keres beviteli sávba az Alt + 0133 billentyűkombináció segítségével vigyük be a … -ot. Így a program már hajlandó lesz végrehajtani a keresést. A tartalomjegyzék vagy a tárgymutató részprogram által készített hosszú pontsorokat azonban így sem fogjuk megtalálni. A Word ugyanis a hosszú pontsorokat hármas pontokból rakja össze. Ahogy elkezdjük leütni a pontokat egymás mellé, minden harmadik után tesz egy kis helyértékszóközt, és a három pontból álló csoportokat átalakítja ASCII szabvány szerinti „hármas pont” karakterré. (Ezért nem találja meg a kereső program.) A tartalomjegyzékben és tárgymutatóban viszont valódi, szabályos pontsorok vannak. Ezek a pontok azonban nem karakterek, hanem oldalszámmezőkhöz tartozó egységes egészet alkotó kitöltések. Csak mezőként kereshetők, a hozzá­juk tartozó oldalszámokkal együtt.

27)          PageMaker-ben nincsenek ilyen gondok. A kiadványszerkesztő programok szabályosan rakják egymás mellé a pontokat, és ezek bármilyen csoportosításban kereshetők, és könnyen megtalálhatók. Arra azonban ügyeljünk, hogy ha Word-ből másolunk át anyagot, akkor a … ASCII kód szerinti változata fog átmenni. Emiatt megtalálni is csak úgy tudjuk, ha a Find what beviteli sávba az Alt + 0133 billentyűkombinációval ütjük be a három pontot.

28)          Terjedelmes dokumentumok esetén gondot okozhat, egy-egy ábra, táblázat, mező vagy lábjegyzet megtalálása. Ha nem emlékszünk a szöveges tartalmukra, akkor a Keresés és csere ablak nem segít. Szerencsére a Word tartalmaz egy speciális keresést is erre a célra. Kevesen tudnak róla, pedig naponta találkozunk vele. Amikor előhívjuk a Keresés ablakot, akkor többnyire a függőleges görgetősáv alatti körikonra kattintunk. (Így nem kell lenyitni a Szerkesztés menüt, sőt billentyűkombinációt sem kell alkalmazni.) Erre megjelenik egy kis ablak. Ebben az első nyíl piktogram az Ugrás ablakot jeleníti meg. Mi a második piktogramra szoktunk kattintani, amikor a Keresés és csere ablakra van szükségünk. A többi piktogram viszont speciális keresést is végezhetünk. A harmadikkal pl. módosításokat, a többivel pedig címsorokat, ábrákat, táblázatokat, mezőket, lábjegyzeteket, végjegyzeteket, megjegyzéseket kereshetünk, illetve lapozhatjuk a szöveget szakaszonként és oldalanként. Ehhez semmi mást nem kell tenni, mint a körikon alatti dupla nyíl ikonra kattintani. (Ha túlszaladunk rajta, a felette levő dupla nyíl ikonnal visszafelé haladhatunk.) Amennyiben az egérmutatót a dupla nyíl ikonon tartjuk, egy szövegbuborékban közli a program, hogy éppen milyen szövegobjektumot keresünk.

 

Helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés

 

01)          A Microsoft programok a jelenleg ismert helyesírási és nyelvhelyességi szótárak közül a legszínvonalasabbakkal vannak ellátva. Ezért ha más szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programot használunk, a szövegállományt akkor is érdemes Word-ben felgépelni, mert utána szinte hibátlanná tehető. A felgépelés befejezése után kattintsunk az Eszközök menügombra, és a lenyíló ablakban adjuk ki a Nyelvi ellenőrzés parancsot. (Ez a program a Szokásos eszköztár ^ABC3                   jelű gombjával, vagy az F7 billentyűvel is aktiválható. Ezt követően megjelenik a FÜGGELÉK à 5. ábráján látható ablak.) Ha az anyag képeket is tartalmaz, az ellenőrzés megkezdése előtt váltsunk át a dokumentumot Normál nézetre. Ekkor a képek eltűnnek, háttérbe húzódnak, ami jelentősen növeli a hibakeresés sebességét. (Korszerű, nagy sebességű számítógépen erre már nincs szükség.) A megjelenő Nyelvi ellenőrzés ab­lak­ban aktiváljuk a Nyelvhelyesség utasítást. Erre azért van szükség, mert a program alaphely­zetben csak a helyesírási hibákat vizsgálja. Ha a stílushibákat is javítani szeretnénk, akkor be kell kapcsolni a nyelvhelyesség funkciót.

02)          Utána nyomjuk meg a Beállítások gombot. A tovább nyíló ablak Helyesírás szektorában aktiváljuk a Helyesírás-ellenőrzés beíráskor, és a Mindig legyen javaslat, a Nyelvhelyesség szektorában pedig a Nyelvhelyesség ellenőrzése beíráskor és a Bővített helyesírás-ellenőrzés utasításokat. Alatta az Ellenőrzési szempont kijelölősávba a Teljes ellenőrzés utasítást állítsuk be. Végül nyomjuk meg ezen az ablakon is a Beállítások gombot. Az újonnan nyíló ablak Nyelvtan és stílus beállítása listában lehet elrendelni, hogy a vizsgálat milyen nyelvtani és stiláris szempont szerint történjen. A teljes hibamentesség érdekében célszerű mindenre kiterjedő ellenőrzést kérni. Ennek céljából nem kell az összes utasítást egyenként bekattintani. Elég az Alaphelyzet gombot megnyomni, és mind a 15 vizsgálati mód érvénybe lép. Kivételes esetekben azonban jól jöhet az it felsorolt kizárások valamelyike. Ha olyan dokumentumon dolgozunk, amely hemzseg az angol kifejezésektől (pl. egy számítástechnikai könyv), akkor érdemes érvényteleníteni az Idegen szavak szűrése utasítást. A magyar nyelvű helyesírás-ellenőrző segédprogram nem tudja ellenőrizni az angol szöveg helyes írásmódját, akkor meg minek jelezze ki őket. A sok, felesleges hibajelzés csak hátráltatja a munkát.

03)          A legfontosabb vizsgálati mód azonban nincs közöttük. Sok URL-t és e-mail címet tartalmazó dokumentumokban rendkívül idegesítő, hogy a helyesírás-ellenőrző segédprogram ezeket a címeket helyesírási hibának jelzi, és pirossal aláhúzza, ami nagyban lassítja a vizsgálatot. Ennek elkerülése érdekében lépjünk vissza a Helyesírás táblára, és a Helyesírás szektorban aktiváljuk az Internethi­vatkozások és fájlnevek kihagyása utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően a helyesírás-ellenőrző program egyetlen URL címet sem jelöl ki hibásként. A gond az, hogy ez a beállítás nem csak erre a dokumentumra szól, hanem az egész Word-re. Innentől kezdve egyetlen dokumentumban sem ellenőrzi az internetes címeket. Ez nem baj, viszont ettől kezdve csak Vágólapon keresztül (Ctrl + C és Ctrl + V) tanácsos URL címeket beemelni a dokumentumokba, hogy hibátlanok legyenek. 

04)          A beállításokat nyugtázzuk az OK gombokkal, majd kattintsunk a helyesírás-ellenőrző ablak Indítás gombjára. A program elkezdi a vizsgálatot, és megáll az első hibánál, amit a felső ablakrészben tüntet fel piros vagy zöld színnel átírva. (Piros színnel jelöli a helyesírási hibákat, és zölddel stílushibákat.) Előtte és utána megjelenik a hibás szó szövegkörnyezete is. További tájékoztatásként a felső ablakrész felett megjelenik, hogy milyen jellegű ellenőrzés folyik, illetve a program szerint mi a hiba. Az alatta levő Javaslatok ablakrészben megjelenik az általa helyesnek tartott változat, kék mezőben feltüntetve. Stílushibáknál megmagyarázza, hogy miért találta helytelennek a kifejezést, vagy annak írásmódját, és mindjárt javaslattal is szolgál, hogy mit írjunk helyette. Amennyiben elfogadjuk, kattintsunk a Csere gombra. Több javaslat felkínálásakor jelöljük ki a nekünk tetszőt, és utána nyomjuk meg a Csere gombot. Ragozott kifejezések esetén a javítást manuálisan kell elvégezni. (A Csere gomb megnyomásakor a helyes szó alapváltozata kerül a szövegbe. A program a lecserélt kifejezést nem képes a ragokhoz alakítani.) Ha a program tévesen ítélte meg a helyzetet, mert abban a szövegkörnyezetben úgy kell használni a kifogásolt szót, ahogy írtuk, kattintsunk az Következő mondat gombra. Most ne használjuk a Szabály mellőzése gombot, mert ez esetben az egész szövegállomány összes hasonló hibáit átugorja, és nem biztos, hogy más szövegkörnyezetben is a jelenlegi szerint kell használni a kifogásolt kifejezést.

05)          Bonyolult helyzetekben a program csak arra képes, hogy jelezze az értelmi hibát. Ilyenkor is szüneteltetni kell a vizsgálatot, és bele kell javítanunk a szövegbe. Ehhez nincs szükség semmilyen utasítás kiadására. Kattintsunk a szövegmezőre, mire a helyesírás-ellenőrző ablak inaktívvá válik. Utána jelöljük ki a hibásan írt betűket, szótagokat, és írjuk felül. Amennyiben a kurzort húzva egész szavak jelölődnek ki, nem tudunk megállni a következő szó egyes betűinél, nyissuk le az Eszközök menü ablakát, és a Beállítások paranccsal előhívható ablakban aktiváljuk a Szerkesztés fület. A feltáruló táblán szüntessük meg az Automatikus szókijelölés utasítást. A felülírásnál is akadhatnak problémák. Ha a kijelölt szakaszra írt karakterek nem törlik a hibás szót, hanem mellé kerülnek, vagy a kijelölt karaktereket nem lehet Backspace billentyű­vel törölni, akkor ugyanezen a táblán adjuk ki a Kijelölt szöveg felülírása utasítást, és az OK gombra kattintva zárjuk be az ablakot. Ehhez hasonló hibajelenség, hogy valamely szó kijelölésekor az előző­leg kijelölt másolódik rá, és felülírja. Ez annak tudható be, hogy korábban lenyomtuk az Insert billentyűt. Nyomjuk meg ismét, és ez a probléma megszűnik. A zavar megismétlődé­sének elke­rülése érdekében célszerű az Insert billentyűt kiiktatni. Érvénytelenítsük a Felülírásos mód utasítást.

06)          A helyesírás-vizsgálat folytatásához nyomjuk meg az Indítás gombot. Amennyiben a program egy olyan szót jelez ki, amely nem szerepel a szótárban, kattintsunk a Felvétel a szótárba gombra. Legközelebb már felismeri a kifejezést, és nem jelzi hibásnak. (A szótárbővítés nem csak a számítógépünk adattárát bővíti. Az alkalmazott kifejezés létezésének, nyelvtani helyességének nyugtázását magával viszi a fájl is. Így ha továbbadjuk a dokumentumot, az így betöltött szavak akkor sem jelennek meg hibaként, ha mások programja nem tartalmazza őket. Ez azonban csak addig marad érvényben, amíg nem kezdik el szerkeszteni az anyagot. Beleíráskor aktiválódik a másik gép helyesírás-ellenőrzője, és ha nem tartalmazza az általunk használt különleges szavakat, mindet hibásnak jelzi.) Ha egy döntést elhamarkodtunk, kattintsunk a Visszavonás gombra. Ez esetben egymás után visszahozhatók a kifogásolt szavak. Amikor csak helyesírás-vizsgálatot végzünk, az Összes cseréje gombbal egyszerre lecserélhetjük az összes hibás szót. Ez a lehetőség azonban itt is sok veszélyt rejt magában. Kizárólag egyértelmű jelentésű tőszavak javítására használjuk.

07)          Az Automatikus javítás gomb megnyomásával nem csak kijavítjuk a hibát, hanem a szó hibás és helyes alakja bekerül az automatikus hibajavítást végző program listájába, és ettől kezdve a rosszul beírt kifejezés magától átíródik jó alakra. (A részletes listát lásd az Eszközök menügombbal, à Automatikus javítási beállítások paranccsal à Auto Javítás füllel megnyitható táblán.) Az Automatikus javítás gomb csak akkor aktiválódik, ha az ellenőrző ablak Javaslatok szektorá­ban meg­jelenik a rosszul írt szó helyes változata. Az Automatikus javítás listába kizárólag helyesírási hibákat lehet beírni. Nyelvhelyességi hibáknál ezt a lehetőséget nem kínálja fel a program. Ez persze nem jelenti azt, hogy a rendellenes nyelvtani alakokat nem javíttathatjuk ki automatikusan. Az Eszközök menüben nyissuk meg az Automatikus javítás ablakot, és a Hibás, valamint a Jó beviteli mezőkbe írjuk be a megfelelő szóalakokat. Utána nyomjuk meg a Hozzáadás és az OK gombokat. Az ellenőrző program mindig elölről kezdi a vizsgálatot, illetve félbeszakítása esetén ott folytatja, ahol a legutóbb abbahagyta. Ha máshol szeretnénk ellenőrzést végezni, kattintsuk a kurzort a kívánt oldalra. Lehetőség van a részenkénti ellenőrzésre is. Jelöljük ki a vizsgálandó szakaszt, majd indítsuk el az ellenőrzést. Ilyenkor nem fogja végigkutatni a teljes dokumentumot, a program csak a kijelölt szakaszt vizs­gálja.

08)          A program lefutása után a szöveget már nem lehet újraellenőriztetni. Ha később rájövünk, hogy néhány hibát átugrottunk pedig javítani kellett volna, akkor jelentessük meg a Helyesírás táblát az Eszközök menü à Beállítások parancs à Helyesírás fül útvonalon, majd kattintsunk a Dokumentum újraellenőrzése gombra. Erre megjelenik egy üzenettábla, amely arról tájékoztat, hogy ez a művelet törli a mellőzött szavak listáját. Mivel éppen ez a cél, nyomjuk meg az Igen gombot. Sajnos ilyenkor elölről kell kezdeni az összes helyesírási-, és nyelvhelyességi hiba ellenőrzését. (Szerencsére a Custom.dic Saját szótárba felvett szavak már nem jelölődnek ki hibásként.) Kis sebességű és alacsony RAM-kapacitású gépeken előfordul, hogy egy idő után a helyesírás-ellenőrző program lefullad, és kiírja, hogy több hibát nem képes kijelezni. Ez akkor fordul elő, amikor az anyag túlságosan nagy terjedelmű, illetve ha tele van formázással, mezőkkel. Ekkor mentsük el, majd zárjuk be a dokumentumot. Újbóli megnyitása után kattintsuk az egérkurzort oda, ahol a program lefulladt. Ilyenkor a nyelvhelyességi program újra aktiválódik, és csak a hátralevő oldalakat vizsgálja.

09)          A sok betoldás, javítás is jelentősen lassítja az ellenőrzést. Ekkor a program kénytelen a RAM különböző szektoraiban keresgélni a szövegállomány utólag beillesztett részeit. Mivel egy hatá­ron túl erre már nem képes, megjele­nít egy üzenettáblát, amelyben közli, hogy: a … fájl oly sok helyesírási hibát tartalmaz, hogy újabbak már nem jeleníthetők meg. Ezt követően a Helyesírás tábla Helyesírás és Nyelvhelyesség szektoraiban aktiválja az Aktív dokumentum helyesírási-, illetve -nyelvhelyességi hibáinak elrejtése utasításokat. Ettől kezdve nem jelennek meg újabb piros és zöld aláhúzások. A helyesírás-ellenőrző program azonban továbbra is elindítható, és végigmegy a már kijelölt hibákon. (Ezeket a saját ablakában meg is mutatja.) Arra is számítsunk, hogy a nagy terjedelem miatt a hala­dási sebessége rendkívüli mértékben lecsökken. Akkor is lassan megy a helyesírás-ellenőrzés, ha a program még nem tudta átvizsgálni a dokumentumot, nem hagytunk neki időt a helyesírási- és nyelvhelyességi hibák kijelölésre. Nézzünk le a Tálcára, és amíg a Nyelvi ellenőrzés állapota ikon vizsgálatot jelez, ne hívjuk elő a Nyelvi ellenőrzés ablakot.

10)          Amíg a PageMaker program több ezernyi oldalt is könnyedén kezel, a Word 97 program 200 oldal felett már egyre lassúbbá és bizonytalanabbá válik. Ez főleg a helyesírás-ellenőrzésnél mutatkozik meg. Amennyiben megszűnnek a korábbi hibajelzések is, az előbbiek szerint mentsük el, majd zárjuk be a dokumentumot. Ismételt megnyitása után a helyesírási program újra aktiválódik. A hibák kijelzéséhez azonban időre van szükség, ezért mielőtt folytatnánk a javítást, lapozzuk át az anyagot előre, majd vissza. (Ne a függőleges görgetősávval lapozzunk, hanem a Page Up és a Page Down billentyűkkel, hogy az oldalváltások között a program működésbe tudjon lépni.) Közben nézzünk le a Tálcán található Nyelvi ellenőrzés állapota ikonra. Amíg a nyitott könyv felett mozog a toll, folyik az ellenőrzés, a hibák kijelzése. A képernyőn levő oldal helyesírás-ellenőrzése, és az ott található hibák kijelzése akkor fejeződött be, amikor a könyv szélén egy piros kereszt jelenik meg. Ha piros pipát látunk rajta, ez azt jelzi, hogy a helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrző ablakkal végzett vizsgálat is befejeződött.

11)          Szintén ez jelenik meg egy korábban ellenőrzött dokumentum megnyitásakor, és mindaddig így marad, amíg nem írunk bele. Erre az ellenőrző program nekiáll, és újra végigvizsgálja az egész dokumentumot. Szerencsére ekkor már a korábban jelzett és általunk nyugtázott nyelvhelyességi hibákat nem jelzi ki újra. A dokumentum ugyanis rejtve magával viszi a Mellőzött szavak aktuális listáját. Ezt azonban csak kis terjedelmű dokumentumok esetén képes megtenni. Több száz oldalas könyvek, illetve kis RAM-kapacitás esetén a memóriája csődöt mond, és zölddel aláhúzva újra kijelzi az egyszer már átugrott hibákat. Ezek ellenőrző ablakkal történő újranyugtázásának nem sok értelme van, mert a dokumentum bezárása és ismételt megnyitása után az egész kezdődik elölről. Ebben a stádiumban már csak a pirossal aláhúzott helyesírási hibákra érdemes koncentrálni. Korábbi kijavításuk vagy Kivételszótárba küldésük ellenére piros aláhúzások is lesznek benne. A túlterhelt ellenőrző program ugyanis nem csak a nyugtázott nyelvhelyességi hibák helyét felejti el, hanem az átugrott helyesírási hibákat, pl. a kettőzött szavakat (az az előnye, nemzet nemzet ellen támad) is.

12)          Amennyiben túl sok hiba van benne, a kijelölések befejeződése ellenére is na­gyon lassan halad az ablakkal történő ellenőrzés. Néha perceket kell várni, amíg a program át­lép a következő hibára. Ez esetben csak fejezetenként tudjuk átvizsgálni a szövegállományt. Egyszerre egy fejezet legyen az új dokumentumban, és a hibák kijavítása után másoljuk vissza a Tálcáról felhozott eredeti anyagba. A figyelmen kívül hagyott, átugrott hibajelzések most is aktiválódni fognak. Ha zavar bennünket a so­k piros és zöld jelzés, az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, majd a tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Helyesírás fület. A feltáruló táblán érvényesítsük az Aktív dokumentum helyesírási hibáinak elrejtése, valamint az Aktív dokumentum nyelvhelyes­ségi hibáinak elrejtése utasításokat, majd nyomjuk meg az OK gombot. Mindez a bosszúság és többletmunka elkerülhető, ha fejezetenként dolgozzuk fel a művet, és a végén összeillesztjük. Mindezek a kezdeti fejlesztéssel járó problémák Office XP-től felfelé már nem lépnek fel. A fejlett Word programok könnyedén megbirkóznak a 800 oldalas dokumentumokkal is, és nincsenek rejtett hibáik.

13)          Bonyolult, több program egyidejű használatát igénylő feladatoknál előfordul, hogy a Word helyesírás-ellenőrző programja felmondja a szolgálatot. Az összetett problémák megoldása köz­ben nem képes a leírt szavak nyelvhelyességét is figyelni, ezért egyszerűen kikapcsolja a helyesírás-ellenőrzést. Ez többnyire a munka végén derül ki, amikor elindítjuk az ellenőrző prog­ramot.­ A vizsgálat azonban nem indul meg. Hosszas várakozás után megjelenik egy üzenetpanel ezzel a felirattal: A helyesírás és nyelvhelyesség ellenőrzése befejeződött. A (nem ellenőr­zött) formázású szövegrészek kihagyva. Ezeket a Csere ablakkal keresheti meg. A Csere ablak előhívása, és a megadott módon való beállítása (Egyebek gomb à Formátum gomb à Nyelv parancs à A helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése utasítás à OK gomb megnyomása) után kiderül, hogy a szövegállomány egy részében valóban nem történt helyesírás-ellenőrzés. A Következő gombot nyomogatva egymás után jelölődnek ki a nem ellenőrzött szakaszok. Ilyenkor jelöljük ki a teljes doku­mentumot, és az Eszközök menü à Nyelv parancs à Nyelv megadása parancs útvonalon nyissuk meg a Nyelv ablakot, majd A kijelölt szövegrész nyelve szektorba állítsuk be a Magyar-t. Az OK gomb megnyomása után ismét aktiválódik a helyesírás-ellenőrzés. Mivel ez egy nagyon alattomos és észrevehetetlen hiba, terjedelmes, vagy másoktól átvett anyag vizsgálatának megkezdése előtt nézzük meg, hogy vannak-e benne (nem ellenőrzött) szakaszok.

14)          A Windows-hoz hasonlóan néha a Word is megzavarodik. Ha túl sok formázott szöveget töltünk be a dokumentumba, akkor előfordulhat, hogy az új szövegrésznél a Word nem hajlandó a sorvégi szavakat elválasztani, és nem végez helyesírás-ellenőrzést sem. Hiába indítjuk el az ellenőrzést a Nyelvhelyességi ellenőrzés ikonnal, az üzenettáblán az az eredmény jelenik meg, hogy: A kijelölt rész ellenőrzése befejeződött. Ilyenkor az történik, hogy a Word egyes szakaszokat kivon az ellenőrzés alól. Anélkül, hogy erre utasítottuk volna, aktiválja a Nyelv ablak helyesírás mellőzése parancsát. Ha szerencsénk van, akkor ez az üzenettábla jelenik meg: „A Helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése” jelöléssel ellátott részek kimaradtak az ellenőrzésből. Ebben az esetben jelöljük ki a nem működő szakaszt, majd nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki a Nyelv, majd  Nyelv megadása parancsot. A megnyíló Nyelv ablakban érvénytelenítsük A Helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően megindul a sorvégi elválasztás és az automatikus helyesírás-ellenőrzés. Ha ez nem történik meg, állítsuk a szövegkurzort a szakasz elejére, majd kattintsunk a Szokásos eszköztár Nyelvhelyességi ellenőrzés ikonjára. Ezt követően helyreáll a rend, és a továbbiakban a Word ezt a szakaszt is szabályosan kezeli.

15)          A nyelvhelyességi program lefutása után nem árt a szövegállományt legalább egyszer alaposan átolvasni (lektorálni), mert a gép nem jelez olyankor, amikor a rosszul írt szó önmagában létező, értelmes kifejezés. Ezen a téren sok meglepetést okozhatnak a ritkán használt szavak, és a szakkifejezések. (Pl. ne várjuk, hogy jelezze nekünk az egyel hibás írását. Kevesen tudják, de az egy ragozott alakja mellett létezik ez a kifejezés is. Az egyel azt jelenti, hogy veteményt ritkít.) Mint minden program, ez sem tökéletes. A MorphoLogic cég hosszú éveken át fejlesztette a helyesírás-ellenőrző programjait, így jelenleg ezek a legjobbak. A Helyes-e helyesírás-ellen­őrző szótár 100 ezer alapszó 2 milliárd toldalékos alakját ismeri. Ennek ellenére nem hibátlan. Jó néhány helyesírási hibát nem vesz észre. Többek között a foglalkoz szótő szinte egyetlen ragozott alakját (pl. foglalkozni, foglalkozás, foglalkoztatás) sem képes jelezni, ha hiányzik a szóból a második „l” betű. Még a meglehetősen precízen működő Word 2003 is csak a „foglalkoztat” vonzatban veszi észre ezt a hibát. Az összes többi ragozott változat hibája felett átsiklik.

16)          Az elválasztó programnak is vannak hiányosságai. Még most is akadnak szavak, amelyeket rosszul választ el. Ilyen pl. az időszakok, zenekarok, almalé, karalábé, gyógyul, bőrgyógyász, gyógyászatban, testrészét, bioboltba, multivitamin, papírzsebkendő, világos­piros, szakemberének, kisvállalatok, könyvesboltok, kiadványok, elsivatagosodás, elanya­giasodás, betűtípusok, feliratok, testreszabás, mágnesrúd, antigravitáció, al­dokumentum, globalizáció, földönkívüli, külföldön, Kínára, Károly és a fővárosába kifejezés. Ezeket a sor végén külföld-ön, Kín-ára, Kár-oly, gyógy-ul, bőrgyógy-ász, gyógy-ászatban, testrész-ét, szakember-ének, kisvállalat-ok, betűtípus-ok, könyvesbolt-ok, kiadvány-ok, időszak-ok, felirat-ok, zenekar-ok, és főváros-ába, formában választja el, vagy meg sem próbálkozik az elválasztásukkal, hanem az egész szót átküldi a következő sorba. Sajnos ezekben az esetekben a helyesírási szótár sem segít, mert az Akadémiai Kiadó szótára csak kivételes esetekben közli az egyes szavak elválasztási módját. Word 2002-től felfelé fokozatosan megszűntek ezek a problémák. A folyamatosan fejlesztett magyar elválasztó szótár szinte kivétel nélkül hibátlanul választja el az összes ismert kifejezést. Bonyolult, összetett szavaknál, illetve kevésbé ismert kifejezéseknél azonban itt is találkozhatunk elválasztási problémákkal.

17)          Ne várjuk el a programtól az új szavak, kifejezések ismeretét sem. Minden nyelv fejlődik, gyarapodik. A technika, a tudomány fejlődésével rohamosan szaporodik a jövevényszavak szá­ma. Ezeket a kifejezéseket a régi programok nem ismerik, mert csak később váltak elfogadottá. Különösen ügyelni kell a magyarosítási törekvésekre. A korábbi drive illetve file kifejezéseket ma már drájv-ként, illetve fájl-ként kell írni. A magyarosítási törekvések során időnként új szakkifejezések is keletkeznek. Egy rádióműsor betelefonáló hallgatója pl. a „hacker” szó helyett a „webmetsző” kifejezés használatát javasolta. Nem kis fejtörést okoznak az átalakulóban levő ki­fejezé­sek. Az angol eredetű chip szó helyett pl. mind több helyen használják a csip változatot, melynek helyessége a nyelvészek között is vitát vált ki. Ennél is hajmeresztőbbnek tűnik a wincseszter átírás, pedig már egyes számítástechnikai szakfolyóiratok is alkalmazzák ezt az alakot. Hivatalosan azonban csak az MTA Nyelvészeti Bizottsága által elfogadott kifejezések használhatók, melyek a helyesírási szótár legújabb változatában találhatók. Egy magára valamit is adó szövegszerkesztő tehát sohasem dolgozik évtizedekkel ezelőtt nyomtatott helyírási szabályzatból, hanem rendszeresen megveszi a legújabb kiadást.

18)          A program már a felgépelés kezdetén működésbe lép, lehetőséget adva az egyértelmű hibák azonnali javítására. A helyesírási hibákat piros hullámvonallal, a nyelvhelyes­ségi hibákat és szóközproblémákat pedig zöld hullámvonallal aláhúzva jelzi. (Word 2002-től az aláhúzásszínek átállíthatók. Ennek módját lásd az Automatikus javítás című rovat végén.) Ha egy szót elgépeltünk, valamely betűjét rosszul írtuk, nem kell a kurzort a hiba helyére illeszteni, és kijavítani. A gyorsjavításnál sem­mi mást nem kell tenni, mint a jobb egérgombbal rákattintani a hibás szóra. (Egybetűs hibáknál a karakter elé kell kattintani a kurzort.) Ekkor megjelenik egy kis tábla, amelyben a helyes kifejezés látható. Elfogadása esetén csupán rá kell kattintani, és a prog­ram egy pillanat alatt kijavítja. Amennyiben több megoldást is javasol, válasszuk ki a megfele­lőt, és a bal egérgombbal arra kattintsunk. Ha nem kívánunk változtatni a leírt kifejezésen, adjuk ki a Következő mondat utasítást. Erre a hibajelzés megszűnik. Ily módon új szavakat is fel­vetethe­tünk az egyéni szótárba, vagy mindegyik hasonló hibát átugorhatjuk. Ennél a javítási módnál is felkínálja a program az Automatikus javítás lehetőségét. A kurzorral rá kell mutatni az utasításra, és megjelenik mellette a helyes kifejezés. Rákattintva kijavítja a hibát, majd betárolja a rossz és jó alakot az Automatikus javítás listába. Ezt követően már a felgépeléskor önmagától kijavítja, ha ismét rosszul írjuk.

19)          A gyorsjavító tábla úgy is előhívható, hogy kétszer rákattintunk a Tálcán levő Nyelvi ellenőrzés állapota ikonra. Nagy terjedelmű dokumentumok utólagos javítására is jól használható ez a módszer. Nem kell másodpercekig várni, amíg a helyesírás-ellenőrző ablakkal előhívott segédprogram kijelzi a hibákat, javaslatokkal szolgás a kijavítására, és átlép a következő szóra. Állítsuk a kurzort a következő hibajelzésre, kattintsunk rá a jobb egérgombbal, és egy pillanat alatt kijavíthatjuk. Ennél a javítási módnál csak azt nem tudjuk eldönteni, hogy miért jelzi hibásnak a szót a program. Ilyenkor a kis tábla alján kattintsunk a Helyesírás, illetve Nyelvhelyesség utasításra. Erre előjön a Nyelvi ellenőrzés ablak, és a Javaslatok szektorban megmagyarázza, hogy mi a baj, és mit ajánl helyette. Most nem kell kézzel javítani a hibát. Ha elfogadjuk a javaslatot, nyomjuk meg az OK gombot. A helyesírás-ellenőrző ablak ily módon való előhívásának az az előnye, hogy a program nem megy végig az összes hibás szón. Kizárólag az általunk kiválasztottal foglalkozik. (A lapozás, az oldalak pergetése során ránézésre eldönthetjük, hogy mely hibákkal érdemes foglalkozni, és melyekkel nem. Nem kell nyugtáznunk a program téves jelöléseit.) Ezzel a módszerrel a nagy terjedelmű anyagban újból megjelenített nyelvhelyességi hibákat figyelmen kívül hagyhatjuk, és gyorsan kijavíthatjuk a valódi hibákat.

20)          Ha nem túl nagy terjedelmű az anyag, a kézzel történt vizsgálat végén indítsuk el a helyesírás-ellenőrző ablakot is. A program ugyanis csak ezt a vizsgálatot tekinti befejezettnek. Ha A helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés befejeződött üzenettábla nem jelenik meg, a következő alkalommal kis terjedelmű dokumentumok esetén is újra feltűnnek az átugrott, figyelmen kívül hagyott hibák. A vizsgálat program általi nyugtázása után a korábbi szövegállományban már nem történik újabb ellenőrzés. A Word által még kezelhető terjedelmű dokumentum estén a program csak az utólag beírt szövegrészeket vizsgálja. Kézi helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés nem végezhető korlátlanul. Ennél a javítási módnál ugyanis működésbe lép a Szokásos eszköztár Visszavonás segédprogramja is, amely minden egyes javítást betárol a RAM-ba. A Nyelvhelyességi ellenőrzés ablak használatánál a memória túlterhelésének veszélye nem áll fenn, mivel ebben az üzemmódban az eszköztárak inaktívvá válnak. (A memória telítődése esetén jegyezzük meg, hogy hányadik oldalon jártunk, majd mentsük el és zárjuk be a dokumentumot. Bezárásakor a memória tartalma törlődik, így újranyitásakor már akadálytalanul folytathatjuk a gyorsjavítást.)

21)          Azt is zölddel jelzi a program, ha egy szó vagy kifejezés, egymás után gyakran ismétlődik. Ez esetben helyettesítsük az egyiket egy rokon értelmű szóval. Ehhez nem kell külön szótár, mert ez is benne van a programban. Az előhívásához jelöljük ki a cserélendő szót, majd nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki a Nyelv, majd a Szinonimaszótár parancsokat. A megjelenő szótárablak Keresés beviteli sávjában a vizsgált szó áll, alatta pedig a rokon értelmű megfelelői láthatók. Ha valamelyik megtetszik, jelöljük ki, és kattintsunk a jobb oldalán megjelenő kis nyílra. A lenyíló menüben adjuk ki a Beszúrás utasítást. Ezt követően a program automatikusan lecseréli a bejelölt szót a kiválasztottra. A ragozott kifejezéseket itt is kézzel kell cserélni, mert a program nem képes a szövegkörnyezethez illesz­kedve beilleszteni. Word 2002-től nem kell a szinonimaszótárt az eszköztárból előszedni. Kattintsunk a jobb egérgombbal a kérdéses szóra, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Szinonimák parancssort. Erre egy kis ablakban megjelennek a jelölt kifejezés rokon értelmű szavai. Kattintsunk rá arra, amelyik megfelel nekünk.

22)          Sajnos a programba épített szinonimaszótár nem a legtökéletesebb. A színvonalas munkához elengedhetetlen a könyv alakban való beszerzése. Ennek során ügyeljünk arra, hogy egyes kiadók előszeretettel jelentetnek meg 70-80 évvel ezelőtt kiadott helyesírási és szinonima szótárakat. (Az új kiadvány látszatát keltő régi művek után ugyanis nem kell szerzői jogdíjat fizetni, sőt engedélyt sem kell kérni a megjelentetésükhöz.) A jelenleg kapható szinonimaszótárak közül legtökéletesebb a több mint 900 oldalas Magyar szókincstár (TINTA Könyvkiadó). Terjedelme kétszerese az Akadémia Kiadó által évtizedeken át megjelentett Magyar Szinonimaszótárnak. Az ára is ehhez igazodik. (5000 forintba kerül. Ha csak időnként van rá szükségünk, a könyvtárak olvasótermében is megtaláljuk.) Nagy előnye ennek a Kiss Gábor által szer­kesztett szótárnak, hogy nem csak a rokon értelmű szavakat tünteti fel, hanem azok ellentétes jelentését is. A Magyar szókincstár CD-ROM változatban is kapható. Sajnos ez sem olcsóbb a papírra nyomottnál. Itt azonban a 25 ezer címszó mögötti 80 ezres szóállományban könnyen megtalálhatók az egyes szavakhoz kapcsolódó szólások, közmondások.

23)          Az igényes kiadók nem csak szinonima-, hanem értelmező szótárt is használnak a szövegszerkesztés során. Közülük referenciaműnek számít az Országh László által szerkesztett hétkötetes Magyar nyelv értelmező szótára. Mivel ezt az aranybetűkkel nyomott, kék borítójú sorozatot 1962-ben adták ki, ma már csak antikváriumokban szerezhető be. A lexikon vastagságú, közel 20 kg összsúlyú kiadványok ára azonban meglehetősen magas, és otthon sok helyet foglal. 2004-ben viszont elkészítették a DVD változatát. Így már semmi sem állja útját szóhasználatunk még változatosabbá tételének. (Az értelmező szótárak magyarázó szövege jól alkalmazható rokon értelmű szavak szótáraként is.) Az elektronikus változat sem olcsó, de gyorsan és sokrétűen kezelhető. A képernyőn megjelenő szócikkek strukturáltak, könnyen áttekinthetők, és keresni is lehet bennük. Célzott keresésre is lehetőség van (pl. a különböző helyeken levő idézetekben vagy példákban). Ezáltal gyorsabban és hatékonyabban találjuk meg a keresett kifejezést, mint a hagyományos szótár lapozgatása során. Forgalmazó: Arcanum Adatbázis Kft. Honlap: http://www.arcanum.hu A két DVD-lemez ára: 25 ezer forint. Egyébként az Akadémia Nyelvtudományi Intézetében már dolgoznak a felújított értelmező nagyszótáron. A kétkötetes kéziszótár 2004-ben elkészült, ezt azonban nem érdemes megvenni. Szótárból, lexikonból ugyanis mindig a legnagyobbat kell beszerezni. A kis kéziszótárakban rendszerint nem található meg, amit keresünk.

24)          Néha megesik, hogy rossz szót vetetünk fel a Word egyéni szótárával. Ez azért kellemetlen, mert ettől kezdve a program a hibás írásmódot is helyesnek tekinti, és a rossz szót soha nem jelzi. A helytelenül felvett szavak azonban kitörölhetők az általunk alkotott szótárból. Ez nem könnyű, mivel bele kell nyúlni az CUSTOM.DIC szótárba. A több­fel­használós operációs rendszereknél a CUSTOM.DIC szótár a saját nevünk alatti Proof mappában van. (Megtalálásának módját lásd a Szövegtár használata című rovatban.) Javítása során kétféle módon járhatunk el. Az egyik, hogy rákattintva megnyitjuk Jegyzettömbben, majd kikeressük az ábécésorrendbe rendezett kifejezések közül a hibásat, és szokásos szövegszerkesztő módszerekkel töröljük. A másik, könnyebb út, hogy a törlést rábízzuk a Word-re. A Custom.dic szótár az Eszközök menügomb à Beállítások parancs à Helyesírás fül útvonalon is elérhető. A feltáruló tábla Helyesírás szektorában nyomjuk meg a Saját szótárak gombot. A tovább nyíló Kivételszótárak ablakban jelöljük ki a megnyitni kívánt szótárt, és kattintsunk a Módosítás gombra. Erre megnyílik a CUSTOM.DIC szótár. Keressük meg, majd jelöljük ki a figyelmetlenül felvett kifejezést, és nyomjuk meg a Törlés gombot. A javítást az OK gombokra kattintva nyugtázzuk.

25)          Az egyéni szótárt nem csak a program gyarapíthatja, hanem mi is beleírhatunk új szavakat. Időnként előfordul, hogy a helyesírás-ellenőrző program egyes kifejezéseket nem hajlandó új szóként felvenni. Emiatt legközelebb ismét hibát jelez ennél a kifejezésnél. Azokat a különleges kifejezéseket sem hajlandó a kivételszótárába felvenni, amelyek a sor végén el vannak választva. Szerencsére ezen könnyen segíthetünk, a helyi menü által kínált gyors helyesírás-ellenőrzés­sel. A helyesírás-ellenőrző ablak nyitva hagyása mellett kattintsunk rá a jobb egérgombbal a visszautasított szóra, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Felvétel a szótárba utasítást. Ily módon minden kifejezést felvetethetünk a CUSTOM.DIC szótárunkba, így a későbbiek során nem jelennek meg többé hibaként az anyagban. A szótárbővítésnél most körültekintően járjunk el, mert a helyi menüben nincs Visszavonás gomb. A tévesen bevitt szó csak a szótár megnyitásával törölhető.

26)          A másik megoldás, hogy az elutasított szót kézzel beírjuk a Custom.dic szótárba. Utána zárjuk be a szótárt az ablak x gomb­jával. Erre megjelenik egy üzenettábla, amely megkérdezi, hogy: Menti-e a CUSTOM.DIC változtatásait? Mivel mentés nélkül a javítás nem rögzül, nyom­juk meg a Mentés gombot. (Ne a Jegyzettömb vagy a Word­Pad Mentés gomb­jára kattintsunk, mert akkor .txt kiterjesztésű szöveges fájlként fogja a Proof mappába visszamenteni, amivel a program nem tud mit kezdeni.) Végül zárjuk be a Jegyzettömb, és a Proof mappa ablakát. Az Eszközök menügomb à Beállítások parancs à Helyesírás fül à Módosítás gomb útvonalon elérhető CUSTOM.DIC szótár ablakában az új kifejezést a Szó beviteli mezőbe kell beírni, és a Hozzáadás gombbal tölthető be a szótárba. A betárolt szavak csak a Word program bezárása után kerülnek a saját kivétel szótárunkba. A megnyitott szótárban még ekkor sem jelennek meg. Ahhoz, hogy lássuk, be kell zárni, és újra meg kell nyitni.

27)          A Custom.dic fájl a Szövegtár használata című rovatban részletesen leírtak szerint át is má­solható. Ez azért előnyös, mert programváltáskor, régi, elavult programunk újra cserélésekor át­menthetjük az egyéni szótárunkat. Nem kell elölről kezdeni a hivatalos szótár által nem ismert kifejezések beírását. A pendrive-ra kimentett fájl ikonját húzzuk rá az új program Proof mappájának ikonjára. Erre megjelenik egy ablak a következő felirattal: A mappa már tartalmaz egy „Custom.dic.” fájlt. Kicseréli a létező fájlt? Nyomjuk meg az Igen gombot. Használatban levő programok esetén vegyük figyelembe, hogy a más gépből átvett Custom.dic fájl nem frissíti fel, nem egészíti ki a sajátunkat, hanem lecseréli. Ennélfogva a korábban készí­tett saját szó­tárunk elvész. Amennyiben mindkettőt szeretnénk megtartani, nyissuk meg az át­vett szótárt Jegyzettömbben, majd jelöljük ki az egész állományát, és a Másolás gomb­bal küldjük a Vágólapra. Utána Jegyzettömbben nyissuk meg a saját Custom.dic fájlunkat, és másoljuk bele. (A Szerkesztés menüt lenyitva adjuk ki a Beillesztés parancsot.) Végül az előzőek szerint zárjuk be a programmappák ablakait. (Most se feledkezzünk el a kibővített kivételszótár külön táblás mentéséről.)

28)          A Proof mappában további kivételszótárakat is létrehozhatunk. A Word program ezekhez nem képes automatikusan hozzáférni. Ha az ide beírt szavakat is használni szeretnénk, akkor a Word programmal hozzuk létre. Az Eszközök menügomb à Beállítások parancs à Helyesírás fül à Saját szótárak… gomb útvonalon előhívható Kivételszótárak ablakban kattintsunk az Új szótár gombra. A tovább nyíló Saját szótár létrehozása ablak Fájlnév beviteli sávjába írjuk be az új kivételszótár nevét (pl. Custom-sajátnév.dic), majd kattintsunk a Mentés gombra. Erre a Kivételszótárak ablak Szótárak listájában megjelenik az új Custom.dic fájl is. Ettől kezdve a helyesírás-ellenőrző program mindegyik szótárt képes alkalmazni. A beállítást az OK gombok megnyomásával nyugtázzuk. Az újonnan létrehozott szótár szintén a Proof mappába kerül. Egyébként a Word max. 10 egyéni szótárt enged létrehozni. Használni azonban egyszerre csak egy egyedi szótárt tud. Az alkalmazni kívántat a Kivételszótárak ablak Szótárak listájában kell kijelölni. Utána az OK gombra kattintva nyugtázzuk az átállást.

29)          Műszaki kiadványok szerkesztésénél sok olyan kifejezés kerül a szövegbe, amelyeket a beépített helyesírási szótár nem tartalmaz. Az idegen eredetű, illetve a többszörösen összetett szavak felismerésével meg sem próbálkozik. Ezeket a helyesírás-ellenőrző program hibásnak tekinti, és pirossal aláhúzza. Az előbbiek alapján ez probléma könnyen megoldható. A Felvétel a szótárba gombra kattintva a szó bekerül a Custom.dic kivételszótárba, és a továbbiakban nem kerül kijelzésre. Sokkal nagyobb gond azonban, hogy ezek a szavak nincsenek benne az elválasztó szótárban sem, így a tördelő program nem tudja őket elválasztani. Teljes terjedelmükben átküldi őket a következő sorba. Mivel ezek a kifejezések többnyire meglehetősen hosszúak, emiatt ujjnyi széles hézagok keletkeznek a szövegmezőben. Ilyenkor minden egyes előfordulásuknál kézzel kell tördelni a sorvégeket, ami meglehetősen fárasztó, és időigényes.

30)          A sorvégi elválasztása érdekében a Microsoft létrehozott néhány kiegészítő szótárt a C:\
Program Files\Common Files\microsoft shared\PROOF szótármappában. A MSHY3HU.LEX szótár a Word magyar nyelvű elválasztó szótára. (E mellett még angol és német nyelvű elválasztó szótárak találhatók a PROOF mappában.) Sajnos ebbe beleírni nem lehet, mert megnyitásakor olvashatatlan karakterek halmaza jelenik meg. Létezik azonban egy kivételszótár, az MSHY3HU.USR, ami a Szövegtár használata rovatban már említett útvonalon érhető el, és teljesen üres. A CUSTOM.DIC szótár mellett található, és ez már könnyen megnyitható. Ez a kevesek által ismert kivételszótár szolgál az általunk alkalmazott különleges szavak elválasztási módjának tárolására. (Az Office újabb változataiban nem található meg a saját elválasztó szótár, pedig erre továbbra is nagy szükség lenne. Ezért töltsük le a Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájából, és húzzuk be a Proof mappába. Ez a szótár nem üres. Több száz olyan szó szabályos elválasztási módját tartalmazza, melyeket a fő elválaszt szótár nem képes jól elválasztani.)

31)          Bővítése során nyissuk meg Jegyzettömbben, és írjuk bele a gyakran használt idegen eredetű vagy összetett kifejezéseket, a helyes elválasztási móddal. Ügyeljünk rá, hogy az egyes szavak egymás alá kerüljenek. Pl. így:

bil-len-tyű-pa-rancs-lis-ta

rend-szer-fájl-el-len-őr-ző

óra-jel-frek-ven-ci-á-já-nak

de-ma-te-ri-a-li-zá-ló-dá-sá-hoz

Ábécérendbe állításukkal nem kell törődni, mert ezt a program nem igényli. Anélkül is megtalálja az elválasztandó kifejezést. Mondat elején használatos nagybetűs alakokat nem kell készíteni, mert a program nem veszi figyelembe a kis- és nagybetűket. Mindkét változatot egyformán elválasztja. Amennyiben más ragokkal, vonzatokkal is használjuk, ezeket a változatokat szintén írjuk be a szótárba. A .lex kiterjesztésű fő elválasztó szótárral ellentétben ugyanis a Word a kivételszótárt csak akkor képes használni, ha a benne levő szavak minden karakterükben megegyeznek a szövegben szereplővel. A szótövet is be kell írni. Hiába szerepel a ragozott alakokban, a program ne tudja kihámozni belőle a rövidebb alakot. Akkor sem történik meg az elválasztás, ha a kifejezést hibásan írtuk. (Az egyszer már elválasztott tőszót nem kell újra és újra beírni. Jelöljük ki, és a Ctrl + C billentyűkombinációval másoljuk Vágólapra, majd a Ctrl + V billentyűkombinációval másoljuk be annyiszor, ahány vonzata van. Ezt követően már csak a ragokat kell utána írni.)

32)          Ebben a szótárfájlban lehet kiküszöbölni a programfejlesztők által készített MSHY3HU.LEX elválasztó szótár hiányosságait. A fő elválasztó szótár ugyanis szabályokat rögzít, és nem szavakat. A magyar nyelvben több százezer szó van. Ezek vonzata, ragozott alakjai több millió kifejezést alkotnak. Ilyen mennyiségű szót nem lehet egy még könnyen kezelhető néhány száz kilobájt terjedelmű fájlba belezsúfolni. Elválasztási módjukat csak szabályokba lehet foglalni. Az elvek azonban sohasem tökéletesek. Ezért a fő elválasztó szótár több kifejezést is rosszul vá­laszt el. Ilyen pl. az előzőleg említett Kín-ára, Kár-oly, gyógy-ul, főváros-ába. Ezeket a hibákat úgy küszöbölhetjük ki, hogy beírjuk a kiegészítő szótárba a helyes elválasztási módjukat: Kí-ná-ra, Ká-roly, gyó-gyul, fő-vá-ro-sá-ba. A továbbiakban a program mindig jól fogja elválasztani ezeket a szavakat. A bejegyzések feltüntetése után itt is kattintsunk a Jegyzettömb bezáró x gomb­jára. Ezt követően feltűnik az előzőekben már említett üzenettábla a követező felirattal: Menti a MSHY3HU.USR fájl tartalmát? Kattintsunk a Mentés gombra. Végül zárjuk be a megnyitott ablakokat.

33)          A saját készítésű elválasztó szótár tartalma a Word bezárása és újranyitása után válik hozzáférhetővé a tördelő program szá­mára. (Az elválasztó szótárak csak akkor lépnek működésbe, ha az Eszközök menü à Nyelv parancs à Elválasztás parancs útvonalon megnyitható ablakban az Automatikus elválasztás utasítás érvényesítve van. Annak érdekében, hogy minden egyes szótárnál létrejöhessen az elválasz­tás, az Elválasztási zóna kijelölősávba a legkisebb értéket, a 0,25 cm-t állítsuk be A beállí­tá­sokat az OK gombbal nyugtázzuk.) A saját elválasztó szótár bejegyzéseinek gyarapításánál fokozott gonddal kell eljárni. Ha egy sorkizárt szövegben a sorvégi kifejezés nem választódik el, nem biztos, hogy ez az elválasztó program hibája. Több száz oldalas dokumentumok esetén nem csak a helyesírás-ellenőrzés blok­kol le, hanem az elválasztás is. Ezért mielőtt beírnánk egy ritka vagy hosszú kifejezés elválasztási módját a szótárunkba, nyissunk egy új dokumentumot. A Formázás eszköztárban kattintsunk a Sorkizárás ikonra, majd az előbbiek szerint aktiváljuk az Automatikus elválasztás funkciót. Utána írjuk be az üres dokumentumba az ellenőrzendő kifejezést. Tegyük eléje a kurzort, és a Szóköz billentyűvel léptessük a jobb margóig. Odaérve átugrik a következő sorba. Várjunk 3-4 másodpercet, és ha ez alatt nem ugrik vissza az első szótag az előző sorba, akkor a program valóban nem tudja elválasztani a kifejezést.

34)          Komplikált szavaknál érdemes minden egyes szótagnál megnézni, hogy jól történik-e az elválasztás. (A kifejezés előre-hátratologatása a Szóköz és a Backspace billentyűkkel oldható meg.) Amennyiben valamelyik szótagnál elválasztási hibát észlelünk, még mindig nem lehetünk biztosak abban, hogy ezt a kifejezést feltétlenül be kell írnunk a saját szótárunkba. A rossz elválasztás néha a szó kétértelműségére vezethető vissza. A haladás kifejezés elválasztási mód­ja pl. lehet hal-adás és ha-la-dás is. A program az előző szerint választja el ezt a szót. Ha mi beírjuk a második megoldást, akkor a hal valakinek adását is így fogja elválasztani, mert a saját elválasztó szótár tartalma felülbírálja a program elválasztó szótárát. Tehát mielőtt beírnánk valamelyik elválasztási módot, döntsük el, hogy számunkra melyik fontosabb, a szó melyik értelmét használjuk gyakrabban. A kifejezés ragozott alakjainál általában már nem lép fel értelmezési probléma. Pl. a haladási irány kifejezés alkalmazásakor már nem kell tekintettel lennünk a tőszó második jelentésére, mert ennek ragozott alakja gyakorlatilag nem fordul elő. Nyugodtan beírhatjuk az elválasztási szótárunkba a ha-la-dá-si kifejezést. Az Office fejlettebb változataiban lényegesen kevesebb baj van az elválasztással. Office XP-ben pl. az MSHY_HU.LEX elválasztó szótár terjedelme harmincszorosa a Word 97-ben levőnek. (Ennek tudható be pl, hogy az egészség, mindegy és ugyanis helyes elválasztása itt már nem okoz gondot.) Office 2003-ban tovább tökéletesedett az elválasztó szótár, és a fejlesztése napjainkig tart.

35)          A helyesírás-ellenőrzés során gyakori probléma a tájnyelv, a régies szavak kiszűrése. Mivel ezek a szavak nem tekinthetők helytelennek, a program nem jelzi őket hibásnak. Az irodalmi nyelvhez ragaszkodók számára azonban a Word kínál egy lehetőséget ennek a problémának a megoldására. A Proof mappában levő fő szótárak mellett található egy másik kiegészítő szótár is. Ezt a szótárfájlt a program szintén megnyitja, és ha a benne található kifejezések valamelyike megtalálható a vizsgált szövegben, piros hullámvonallal aláhúzza. Ezáltal felhívja a figyelmünket a számunkra nem kívánatos kifejezések jelenlétére. Pl. ha a régies fönt helyett a fent szót szeretnénk használni, nyissuk meg az mssp_hu.exc nevű kivételszótárt, és ír­juk bele a fönt kifejezést, majd az előbbiek szerint mentsük el. (Word 2002-ben az MSSP_HU.EXC fájl keressük.) Ezt követően már csak ki kell javítani a helyesírás-ellenőrző program által kimutatott hely­telen kifejezést a nekünk megfelelő változatra. Ebben az esetben nem segít az Automatikus javítás funkció, mert ez csak akkor lép működésbe, ha mi írjuk le a hibás szót. Átvett anyagba ez a segédprogram nem javít bele.

36)          Ez a kivételszótár olyan esetekben is használható, amikor az Automatikus javítást nem célszerű alkalmazni. Ha pl. rendszeresen alak-ot írunk ablak helyett, nem segít a két kifejezés he­lyes és helytelen listába való felvétele, mert az Automatikus javítás akkor is működésbe fog lépni, amikor az alak szót kell használnunk. Az előbbi kivételszótárban feltüntetve azonban nem íródik át, hanem csak kijelölődik. A helyesírás-ellenőrző program pirossal aláhúzva jelzi a jelenlétét, felhívja a figyelmünket rá, hogy itt elírásról is lehet szó. Figyelmeztetésre is használhatjuk ezt a szótárt. Amennyiben egy szakmai kifejezés elévült, írjuk be ebbe a kiegészítő szótárba, és kijelzi nekünk a jelenlétét. Mi ugyan tudunk róla, de mások nem mindig vannak tisztában a változásokkal. Így átvett anyagban előfordulhat a hibás szó, és figyelmeztetés hiányában könnyen átsiklunk felette.

37)          Ha ez a kivételszótár hiányzik a Proof mappából, hozzuk létre. Word-ben nyissunk egy új dokumentumot, és a bejegyzéseket írjuk egymás alá az Enter billen­tyű közreműködésével, majd mentsük el a listát a Mentés másként ablakkal. A Fájltípus ki­jelölő­sávba a Csak szöveg utasítást állítsuk, a Fájlnév mezőbe pedig írjuk be a főszótár nevét: mssp_hu. A kiterjesztése azonban ne a .lex legyen, hanem a kivétel jellegére utaló .exc. Bezárása után megjelenik fájl a helyesírás-ellenőrző szótárak között. (Ennek a szótárnak a tartalma is csak a Word bezárása és újranyitása után válik hozzáférhetővé a helyesírás-ellenőrző program számára.) Amennyiben jelentős terjedelmű kiegészítő szótárakkal rendelkezünk, azok tartalmát is a Normal.dot fájllal kapcsolatban leírtak szerint másolhatjuk át az új programba, illetve számítógépbe.

38)          Az Office 97 tartalmaz még két kiegészítő szótárt, az mssp_hu.nfl ragozó segédszótárt, és az mssp_hu.sug szótárt. Ezeket azonban szinte senki sem használja. Ennek oka nem az érdektelenség volt, hanem a tájékoztatás hiánya. A Súgóban nincs leírva a kiegészítő szótárak szerkeszthetőségének módja, és a szakirodalom sem foglalkozik vele. A magyar származású Charles Simonyi csapata által kifejlesztett a Word és Excel program jelenleg a legtökéletesebb szövegszerkesztő és táblázatkezelő szoftver. Olyan sokat tud, hogy képességeinek egy részét még az informatikusok sem ismerik. Nem véletlen, hogy 400 millió számítógép-tulajdonos használja világszerte. Rendkívül erős támogató háttere van. Technikailag egyelőre felülmúlhatatlan. Persze azért akadnak próbálkozások a túlszárnyalására. Ha egészében nem is sikerült felülmúlni az MS Office programcsomagot, részleteiben már igen. Az Open­Office programban található Myspell modul pl. a Csere ablakban cserére felkínált szót is helyesen ragozza, sőt hibátlanul kezeli az összetett szavakat. A Word csak a szótőt képes cserélni, a ragot nekünk kell utána írni.

39)          Az MS Office honosított változatának helyesírás-ellenőrző és elválasztó funkciói a magyar MorphoLogic cég Helyes-e (Magyar helyesírás-ellenőrző), Helyesebb (Magyar nyelvhelyesség-ellenőrző), a Helyesel (Magyar elválasztó) és a Helyette (Magyar szinonimaszótár) programjain alapulnak. A Word fejlettebb vál­tozatai el vannak látva a MorphoLogic Magyar tezaurusz szótárával is. Ez utóbbiban a szavak fogalmi körök, logikai- és jelentésbeli összefüggések alapján vannak csoportosítva. Ebből a különleges szótárból megtudhatjuk, hogy milyen szókapcsolatokban, milyen értelemben használják a keresett kifejezést, így eldönthetjük, hogy nekünk erre van-e szükségünk. Ez a szótár azzal az előnnyel is jár, hogy a durva és trágár kifejezések megítélésénél figyelembe veszi a szövegkörnyezetet is. Ennélfogva pl. a kakiszilva nevű gyümölcs begépelésekor nem írja ki, hogy: Ilyen szót nem illik papírra (képernyőre) vetni. Túl sokat azonban ne várjunk ettől a szótártól sem. Mély értelmi analizálást nem végez. Ezért ez a figyelmeztetés továbbra is megjelenik, ha pl. ezt írjuk le: „Az illető fenékig itta élete poharát”. Az idegen eredetű szavakat pedig ez a szótár sem tudja kiszűrni. A Pisa-teszt kifejezést a Word 2003 helyesírás-ellen­őrző programja is nehezményezi. Így figyelmeztet bennünket: Durva, obszcén, bántó szó. Vannak szavak, amelyeknél egyik elválasztási szótár sem segít, mert két különböző fogalomról van szó. Az előbbi példát felhozva a hal-adás, és a ha-la-dás szavak esetében a program önkényesen dönt, és nem mindig a megfelelő kifejezést választja.

40)          A Word az alapszótáron kívül szakszótárakkal is képes összevetni a szövegállományt. Messzemenően támogatja az idegen nyelvű szövegírást is. Ezekhez kiegészítő szótárakra van szükség, melyeket ugyancsak a Kivételszótárak ablakkal lehet az alapszótárak közé felvetetni. Most a Hozzáadás gombot kell megnyomni, és a tovább nyíló ablak Hely kijelölősávjába be kell állítani azt a hordozót, mappát, ahol az új szótár található. Kijelölése után kattintsunk az OK gombra. (Ezek a beállítások tárolódnak, így csak egyszer kell elvégezni őket.) Az idegen nyelvű szótárak alkalmazásának két módja van. Az egyik, hogy kijelöljük az ellenőrizni kívánt szövegállományt, majd az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban kiadjuk a Nyelv parancsot. A tovább nyíló ablakban érvényesítsük a Nyelv megadása utasítást. Az újonnan nyíló ablakban A kijelölt szövegrész nyelve kijelölősávba állítsuk be a használni kívánt nyelvet, majd nyomjuk meg az OK gombot. (Mellesleg a listában 150 nyelv és nyelvjárás teszi lehetővé, hogy más nyel­veken dolgozzunk.)

41)          Az idegen nyelvű helyesírás-ellenőrzés igénybevételének másik módja, hogy előbb beállítjuk az ehhez szükséges szótárt, majd elkezdjük felgépelni az anyagot. Többnyelvű szövegállomány esetén váltsunk át a másik nyelve, és folytassuk a beírást. Ebben az esetben az ellenőrzés során nincs szükség nyelvváltásra. A program automatikusan felismeri a használt nyelvet, és megnyitja a vizsgálatához szükséges szótárt. A magyarosított Office programcsomag az amerikai angol helyesírási szótár mellett a német nyelvjárásokat is tartalmazza, így egyszerre három nyelven dolgozhatunk vele. Itt a helyesírás-ellenőrzés nyelvének beállítása is egyszerűbb. A Nyelvi ellenőrzés ablak megjelenése után A szótár nyelve kijelölősávban állítsuk be a használni kívánt nyelvjárást. Szövegbeírásnál még ennyit sem kell tenni, mert a program Language AutoDetect funkciója automatikusan felismeri az alkalmazott nyelvet, és beállítja az ennek megfelelő ellenőrzést. Ezáltal az eltérő nyelvű szövegrészeknél mindig a megfelelő szótárfájlok aktiválódnak.) Az automatikus nyelvfelismerés hátránya, hogy ha egy magyar szöveg angol vagy német szavakat tartalmaz, a Word hajlamos arra, hogy az egész szakaszt idegen nyelvűnek tekintse, és pirossal aláhúzza benne az összes magyar szót. Ennek elkerülése érdekében célszerű ezt a funkciót kikapcsolni, és az angol, illetve német dokumentumok, illetve szövegrészek nyelvi ellenőrzését kézzel átállítani. Nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki a Nyelv, majd a Nyelv megadása parancsokat. A megnyíló ablakban érvénytelenítsük az Automatikus nyelvfelismerés utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot.

42)          Részleges telepítés esetén az angol és a német szöveg ellenőrzéséhez szükséges szótárak nem kerülnek betöltésre. A programcsomag feltelepítésekor csak a magyar helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrző szótárak kerülnek be a Proof mappába. A tördeléshez szükséges ma­gyar elválasztó szótár is hiányzik belőle. Ezeket utólag kell feltelepíteni. (Ennek a helyzetnek tudható be, hogy a könyvtárakban és különféle közösségi házakban működtetett gépeken nem lehet teljes körű szövegszerkesztést végezni. Ezeket a számítógépeket ugyanis internete­zésre használják, ezért a rendszergazda nem tartja szükségesnek a teljes telepítést.) Nekünk azonban szükségünk van minden szótárra, ezért fejezzük be a telepítést. Tegyük az Office 10 programlemezt a CD-ROM-ba, és kattintsunk kétszer a SETUP.EXE ikonra. Megjelenik a Tálcán a Microsoft Office XP- telepítés varázsló ablak. Küldjük a képernyőre, és aktiváljuk rajta a Szolgáltatások hozzáadása/eltávolítása utasítást, majd kattintsunk a Tovább gombra. A Telepítendő szolgáltatások ablakban nyissuk le a Közös Office szolgáltatások, majd az Ellenőrző eszközök ágat. Megjelennek az Angol, Német és Magyar szótármappák. Kattintsunk a jobb szélükön látható kis nyílra, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Minden a Sajátgépről fut utasítást. Utána kattintsunk a varázsló ablak Frissítés gombjára. Végül húzzuk ki a mappákból a magyar, angol és német elválasztó szótárak DLL fájljait a többi közé. (Nyissuk meg még egyszer a Proof mappát. Állítsuk a két ablakot egymás mellé, az egyiken nyissuk meg a 1031, 1033, valamint a 1038 jelű mappákat, és a jobb egérgombbal másoljuk a többi DLL fájl közé.)

43)          Az ily módon feltelepített 44 szótár- és DLL fájlt átvihetjük az általunk gyakran használt közösségi gépre is. Bemásolásához nincs szükség a rendszergazda engedélyére. A C-drájv à Program Files à Common Files à Microsoft Shared útvonalon keressük meg a Proof mappánkat, és másoljuk CD-lemezre vagy pendrive-ra. A közösségi gépen töröljük a hiányos (csupán 22 fájlt tartalmazó) Proof mappát, és húzzuk a helyére a miénket. Zárjuk be a programablakokat, majd nyissuk meg az angol vagy német dokumentumot. A Word különböző üzenettáblákat jelentet meg, melyeken közli, hogy nem tudja elvégezni a helyesírás-ellenőrzést, mert az ehhez szükséges különböző szótárfájlok nem találhatók meg a gépen. Aztán felajánlja a telepítésüket. Ne törődjünk vele. Zárjuk be az összes üzenetablakot, majd jelöljük ki az ellenőrzendő szövegállományt, és az Eszközök menü à Nyelv à Nyelv megadása parancsok útvonalon nyis­suk meg a Nyelv táblát. A kijelölt szövegrész nyelve listában jelöljük ki az Angol (USA-beli) vagy a Német (németországi) tételt, és nyomjuk meg az OK gombot. Utána a Szokásos eszköztárban kattintsunk a Nyelvhelyességi ellenőrzés gombra. Erre ismét megjelenik két üzenettábla, melyek közlik, hogy az ellenőrzéshez szükséges DLL fájl nem található a gépen, majd felajánlják a feltelepítésüket. Most se törődjünk vele. Zárjuk be őket. Ezt követően megjelenik a helyesírás-ellenőrző ablak, és elkezdődik az angol, illetve német helyesírási- és nyelvhelyességi hibák kijelzése.

44)          Az Office XP mappáját az Office 2003-al ellátott gépekre is felküldhetjük. A szótár- és DLL fájlok neve és mennyisége nem változott, csupán a tartalmuk nőtt kissé. Ezért most ne cseréljük le a komplett Proof mappát, hanem nyissuk meg őket, majd a saját mappánk összes fájlját kijelölve másoljuk rá az Office 2003 Proof mappájára. Eközben többször megjelenik egy üzenettábla, amely tudatja, hogy a bemásolni kívánt fájl már létezik. Nézzük meg a készítési dátumot, és a frissebbet tartsuk meg. Teljes telepítés esetén 39 fájl jelenik meg a Proof mappában, és nem kell kihúzni az indító fájlokat. Ezeket a 1031, a 1033 és a 1038 mappákban is képes kezelni a program. Ha már ott vagyunk, húzzuk be a Proof mappába az MSHY_HU.USR elválasztó szótárt. A Microsoft a legújabb Office programokból kihagyta a magyar nyelvű elválasztó szótárt, pedig erre továbbra is szükség van. (A Kun Elektronikus Könyvtár Kellékek mappájából tölthető le.) A Windows XP Professional változatára telepített Word 2003 lehetőséget ad a német nyelvű szöveg nyelvreform előtti, és -utáni szabályok szerint történő ellenőrzésére is. Amennyiben az Eszközök menü à Beállítások parancs à Helyesírás fül à Ellenőrző eszközök szektorban érvényesítjük a Német nyelvreform utáni szabályok használata utasítást, akkor a program hibásnak jelzi régi szabályok szerint írt szavakat. (A nyelvreform radikálisan csökkentette a „ß” betű használhatóságát. A nyomdai megjelentetés egyszerűsítése érdekében a „daß” kötőszót pl. újabban „dass”-nak kell írni.)

45)          Sajnos a korábbi programok szótármappái az Office 2003 feletti programcsomagokra már nem küldhetők fel. Ennek oka, hogy a Microsoft időközben megváltoztatta az Office programok menürendszerét. Az Office 2007, Office 2010 és Office 2013 programcsomagoknál bevezette a szalagos menürendszert. Az Office 2016-os programcsomagot pedig csempés menürendszerrel látta el. Ezeknek a programcsomagoknak a használati módja annyira eltér a korábbiaktól, hogy a régi programokból már semmit sem képesek átvenni. A jól bevált, tökéletesre csiszolt Normal.dot és CUSTOM.DIC szótárunkkal sem megyünk semmire, mert az újabb programok nem fogadják el. (A CUSTOM.DIC teljesen eltűnt a fejlett programokból, a Normal.dot, pedig Normal.dotx-re változott. Ha ezekbe betöltjük a Normal.dot fájlt, az operációs rendszer a rejtett programmappákban levő Normal.dotx fájlt használja.)  

46)          A helyesírás és nyelvhelyesség-ellenőrzés befejezése után érdemes a vizsgálatot elvégeztetni a LibreOffice programmal is. A Word 2003 ugyanis nem vesz észre minden hibát. Mint már szó volt róla a MorphoLogic cég folyamatosan fejleszti a Helyes-e (Magyar helyesírás-ellenőrző), Helyesebb (Magyar nyelvhelyesség-ellenőrző), a Helyesel (Magyar elválasztó) és a Helyette (Magyar szinonimaszótár) programcsomagját. A legfejlettebb változat az Office 2016 programcsomagban található. Az Office Professional 2016 programcsomag azonban 160 ezer forintba, az Office 2016 Otthoni változata pedig 84 ezer forintba kerül. Ha meg tudjuk fizetni ezt az árat, akkor sem megyünk vele sokra, mert a csempés menürendszer miatt használhatatlan. Úgy eldugták a beállító ablakokat, hogy órákig kell keresni őket. A Súgó ugyan elárulja, hogy merre keressük őket, de ennek használata is időrabló és rendkívül idegesítő. A LibreOffice Writer prog­ramjának menürendszere viszont nem változott. Ugyanolyan, mint a Word 2003-é, így akadálytalanul használhatjuk. Nem kell megtanulni a kezelését. Ráadásul ingyen van. 

47)          Legfőbb előnye azonban az, hogy ebben is a legújabb helyesírás- és nyelvhelyesség-ellen­őr­ző program található. Annyira új, hogy az MTA Helyesírási Bizottsága által 2015-ben alkotott új szabályokat is alkalmazza. Ezek egyike, hogy hat szótagon felül már nem kell az összetett szavakat kötőjellel kettéválasztani. Ezért LibreOffice-ban már nincsenek színes vonalakkal aláhúzott szavak a hosszú kifejezéseknél. Másik előnye a Writer helyesírás-ellenőrzőjének, hogy rendkívül strapabíró. Amíg a Word több száz oldal után jelzi, hogy nem tud több nyelvhelyességi hibát kijelezni, a Writer állja a sarat. Attól sem ijed meg, ha megnyitunk rajta egy 900 oldalas dokumentumot. Pár másodperc alatt kijelzi rajta az összes hibát piros és kék hullámvonalakkal aláhúzva. Már kezdhetünk is rajta dolgozni. (A formátum maradéktalan megőrzése érdekében a javítást nem Writer programban végezzük. Writer-ben a dokumentum másolatát nyissuk meg, és az ott talált hibákat javítsuk át a Word-ben megnyitott fő dokumentumba.) Meg fogunk lepődni, hogy a Word-ben már leellenőrzött és hibátlannak vélt szövegállományban mennyi új hibát talál. Ezért érdemes ezt a programcsomagot feltelepíteni, és helyesírás-ellenőrzésre alkalmazni. Ha ezen is átfuttatjuk az anyagot, akkor már biztosak lehetünk benne, hogy hibátlan. Persze lektorálásra továbbra is szükség van, mert a kétértelmű szavakat, és rossz fogalmazást, a stílushibákat a LibreOffice sem tudja kiszűrni.        

48)          A helyesírás-ellenőrzés más nyelvekre is kiterjeszthető. Ezeket azonban csak a nemzeti nyelvekre fordított Office programcsomagok tartalmazzák az angol és a német nyelv társaságában. Ha a két világnyelven kívül más nyelvekre is szükségünk van, forduljunk a Microsoft helyi központjához. 80 dollárért vásárolhatunk több mint 50 nyelv vizsgálatára alkalmas szótárgyűjteményt is. A Proofing Tools 2003 Win32 English CD forgalmazását azonban időközben megszüntették. A szoftverkereskedőktől azonban még beszerezhető az angolon kívül 6 különböző világnyelvre. Cím: http://www.compuflex.hu/j1_oldal.php?j1=Szoftver&j2=Alkalmaz%E1s&j3=Dobozos&j4=Helyes%EDr%E1s Sajnos nem olcsó, egyenként 28 500 forintba kerül. A fejlettebb Office programcsomagokhoz a Language Interface Pack (LIP) nyelvi csomagok szolgálnak. Ez is már csak az Office 2013-hoz vásárolható meg. Az Office 2007-hez és Office 2010-hez készített változatok forgalmazását megszüntették. Az Office 2016 programhoz viszont ingyen letölthető a nyelvi csomag. Részletes tájékoztatást itt kaphatunk: https://support.office.com/hu-HU/article/Let%C3%B6lthet%C5%91-Office-Language-Interface-Pack-LIP-csomagok-d63007c2-e8ae-41fd-8bfb-fce2857010e1 Mára a Language Interface Pack 75 nyelvre bővült.   

49)          A vegyes nyelveken írt anyag onnan ismerhető fel, hogy egyes szakaszaiban feltűnően sok a piros színű aláhúzás. Ha nem rendelkezünk a vizsgála­tához szükséges idegen nyelvű szótárral, akkor meglehetősen nehézkessé válik a magyar nyelvű szakaszok ellenőrzése. A program ugyanis nem tud­ja átugorni a számára ismeretlen nyelv kifejezéseit, ezért elkezdi a magyar nyelv szabályai szerint végigellenőrizni minden szavát. Ezt csak úgy tudjuk elkerülni, hogy kijelöljük ezeket a szakaszokat, majd a Nyelv ablakban aktiváljuk A helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése utasítást, majd megnyomjuk az OK gombot. Ezt követően ezeket a szövegrészeket az ellenőrző program figyelmen kívül hagyja. A nem használt szótárakat a Kivételszó­tá­rak ablak Eltávolítás gombjával törölhetjük. (Előtte jelöljük ki a Szótárak szektor listájában. A törölt szótár nem semmisül meg. Továbbra is a helyén marad, csak a program számára hozzáférhetetlenné válik.)

50)          Mindezek alapján megállapítható, hogy a helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzés sok időt és türelmet igénylő művelet. Ennek ellenére elengedhetetlen fázisa a szövegszerkesztésnek, mert nem csak a szöveg írója, hanem sokszor a lektorálója sem vesz észre minden hibát. Hiába olvassuk el többször is, mindig maradnak benne helyesírási hibák. Ennek oka, hogy az ember olvasás közben nem az egyes betűket ismeri fel és rakja össze értelmes szóvá, hanem a szó egészét, a szóképet olvassa. Ennek bizonyítékaként fussuk át az alábbi újsághírt:

„A cmabrigde-i etegyemen kéüszlt eikgy tnuamálny aítllsáa sznreit a szvkaaon bleül nincs jlneestőgée annak mkénit rdeeözndenk el a btűek: eyeüdl az a fntoos, hgoy az eslő és az uolstó betű a hlyéen lygeen; ha a tböbrie a lgnoeyabb özeássivsazsg a jleezmlő, a sövzeg aokkr is tleejs mrtébéekn ovasalthó mraad. A jnleeésg mgáayzrataa az, hgoy az erbemi agy nem eyedgi btüeket, hneam tleejs sazakvat ovals.”

 

Eltérő sortávolságok kiküszöbölése

 

Egyetlen szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő program sem tökéletes. Használatuk során néha produkálnak apró hibákat. Ezek egyike, hogy másolás, átkonvertálás után valamelyik sorkihagyás dupla sortávolsággal jelenik meg. Ekkor jelöljük ki a felette és az alatta levő sorokat, majd kattintsunk a menüsor Formátum gombjára. A megnyíló ablakban adjuk ki a Bekezdés parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Behúzás és Térköz fület. Nézzük meg a Térköz szektor kijelölősávjait. Ha ezekben valamilyen érték áll, állítsuk vissza őket nullára. Végül nyomjuk meg az OK gombot. A nem elég gondos programkészítés is eredményezhet kisebb hibákat. Word-ben pl. az egyes témákat elválasztó csillag úgy képződik, hogy felette kisebb a hézag, mint alatta. Ha ezt soremeléssel próbáljuk korrigálni, akkor alatta lesz kisebb a hézag. Akit ez zavar, az utóbbi állapotban jelölje ki a csillagot és az alatta levő sort. Hívja elő a fenti beállító ablakot, és a Térköz szektor Utána kijelö­lősávjába állítson be 6 pt távolságot. Az OK gomb megnyomása után a csillag előtti és utáni térközök azonossá válnak. Ezekkel a szerkesztési finomságokkal csak tördelt, nyomtatásra szánt anyagnál érdemes foglalkozni, mert papíron jobban látszanak, mint monitoron. Az Előtte és Utána kijelölősávokban található értékek felülírásával a sorközök 0,05 pontos pontossággal állíthatók be.

 

Oldaltörés

 

a)              A PageMaker programban kiszerkesztett könyveknél az egyes fejezetek nem torlódnak egymásra. (Feltéve, ha nem egy tömbben másoltuk be az anyagot, hanem fejezetenként.) A Word-ben készített könyvek esetében azonban a fejezetenkénti bemásolás nem segít. Összeillesztés után, ha pl. az első fejezetbe betoldunk egy mondatot, az összes többi fejezet elmozdul, néhány sorral lejjebb megy. Hiába van az egyes fejezetek végén fél, vagy akár háromnegyed üres oldal, a következő fejezetek címe a lap tetejéről lejjebb vándorol. Emiatt újra át kell tördelni az egész szövegállományt, egyenként állítgathatjuk vissza a fejezetek fejlécét). Ennek a kellemetlenségnek az elkerülése érdekében az egyes fejezetek új oldalra helyezését oldaltöréssel végezzük. Amikor kész az ömlesztett szövegállomány, álljunk az egyes fejezetek végére, állítsuk a kurzort a következő fejezet címe elé, majd kattintsunk a menüsor Beszúrás gombjára. A megnyíló ablakban adjuk ki a Töréspont parancsot. Az újra nyíló ablak Töréspont szektorában aktiváljuk az Oldaltörés utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ennek hatására az új fejezetek címe a következő oldal tetejére ugrik. (Oldaltörés a Ctrl + Enter billentyűkombinációval is létrehozható. Agyonformázott, nagy terjedelmű dokumentumokban előfordul, hogy első próbálkozásra nem jön létre az új oldal. Ilyenkor ismételjük meg az Oldaltörést.)

b)             Ezt követően, ha valamelyik fejezetbe belejavítunk, vagy néhány mondatot beszúrunk, a szövegállomány anélkül húzódik le az utolsó oldal aljáig, hogy a többi fejezetet befolyásolná. Ha ott nem fér el, áthúzódik a következő oldalra. Az utána jövő fejezet címét ez esetben sem kell tologatni, mert a program automatikusan áttolja a következő oldal tetejére. A rend tehát nem bomlik meg, csupán az oldalszám fog eggyel szaporodni. (Amennyiben az egyes fejezetek kez­dő oldalát már korábban új oldalakra tologattuk, akkor az oldaltörés megkezdése előtt toljuk vissza az előző oldalra. Nem kell szorosan az előző fejezet végéhez zárni, elég ha azon az oldalon van. Ezt követően üres oldal képződése nélkül elvégezhetjük az oldaltörést.) Az új fejezethez ne kérjünk üres oldalt. (Oldaltörést alkalmazva a kiadványszerkesztő programokhoz hasonlóan itt is megjelenik az üres oldal, de nem töltődik be szövegállománnyal. Az eléje betoldott szöveg maga előtt tolja, és továbbra benne marad a dokumentumban.) Ennek elkerülése érdekében az új fejezetet töltsük az utána következő fejezet címsora elé. Ezt követően kattintsuk az egérkurzort az eltolódott fejezet címszava elé, és ezt küldjük sortöréssel új oldalra. Így nem képződnek foghíjak, üres oldalak a szövegállományban.

c)              Ábrák, képek után gondot okozhat a következő fejezet oldaltörésének kialakítása. Ebben az esetben álljunk át Normál nézetre. Ekkor a képek eltűnnek (háttérbe szorulnak) és a visszamaradó szövegállományban könnyen kialakítható az oldaltörés. Ha az Internetre is fel akarjuk vinni a köny­vünket, akkor az ömlesztett anyagba is rakjunk az egyes fejezetek közé oldaltörést. Itt ugyan nem fognak a fejezetcímek új oldalra kerülni, mert az anyag nincs tördelve, de ha a felhasználó ezt meg kívánja tenni, ennyivel kevesebb dolga lesz. Néha előfordul, hogy egyes szakaszoknál a beállítottól eltérő kialakítást kívánunk alkalmazni. (Pl. valamelyik oldalon szeretnénk megváltoztatni a hasábozás módját, vagy a fejlécet.) Ilyenkor a Töréspont beszúrása ablak Töréspont szektorában a Hasábtörés utasítást adjuk ki, illetve aktiváljuk az Szakasztörés szektor megfelelő választókapcsolóit. Az Szakasztörés szektor választókapcsolói arra is lehetőséget adnak, hogy a dokumentum egy részét más margótávolsággal, illetve beállításokkal készítsük el.

 

Tabulátor használata Word programban

 

a)              A táblázatkezelő programok kifejlesztésével a tabulátor szerepe háttérbe szorult. Ennek ellenére továbbra is szükség van rá. Nem kell ugyanis minden táblázatot keretbe foglalni. Amennyiben egy felsorolás csupán a Megnevezésből és a Mennyiségből áll, felesleges keretet rajzolni köréje, mert anélkül is egyértelmű. Az viszont alapkövetelmény, hogy az egyes tételek ugyanott kezdődjenek, egybevágóan, illetve szimmetrikusan helyezkedjenek el egymás alatt. Nélkülözhetetlen a tabulátor szimbólumok, különleges karakterek használata esetén. Ezek szélessége ugyanis eltérő, ezért a követési távolság Szóköz billentyűvel való beállítása nem eredményez elcsúszásmentes igazodást. Egy soron belül karakterektől független, pontos balra vagy jobbra zárás csak tabulátorral valósítható meg. A program biztosít egy alaptávolságot, ami a tabulátorbillentyű minden egyes lenyomásakor odébb lépteti a kurzort. Ez az oszloptávolság a legtöbb programban 1,25 cm, ami szinte sohasem egyezik meg a végleges értékkel. Arra azonban alkalmas, hogy a segítségével begépeljük az adatokat. (Az Alapértéket célszerű már a munkánk elején átállítani 0,5 cm-re, mert táblázatkészítésnél, különféle listák tételeinek oszlopba rendezésnél az 1,25 centiméteres ugrások szétzilálják, több sorossá alakítják a tételeket, ami nagyon megnehezíti a rendezésüket.) A tabulátor alapértékének beállítása egyébként nem rögzül. Új dokumentum nyitása esetén ismét az 1,25 centiméteres távolság jelenik meg, így minden egyes dokumentumban át kell állítani.

b)             Az előző szakasz lezárásaként nyomjuk le az Enter billentyűt, majd sortöréssel (Shift + Enter billentyűkombinációval) kezdjük el a táblázatkészítést. Előtte kattintsunk a Szokásos eszköztár Mindent mutat gombjára, hogy lássuk mi történik munka közben. Ha nincs kirakva, az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Testreszabás parancsot, majd aktiváljuk a Parancsok fület. A feltáruló tábla Kategóriák szek­torának listájában kattintsunk a Nézet tételre, majd a Parancsok szektor Minden látszik ikon­ját húzzuk át az eszköztárba. (A kihelyezés részletes módját lásd az Eszköztárak Word programban című rovatban. A FÜGGELÉK à 7. ábrája szemléletesen segíti a szerkesztőjelek létrehozását.)

c)              A szerkesztőjelek láthatóvá tétele után gépeljük be az első oszlop első tételét. Utána nyomjuk le a Tabulátor billentyűt, és írjuk be a következő tételt. Ezt mindaddig folytassuk, amíg az összes oszlop első sorát be nem gépeltük. Ezt követően lépjünk a következő sorba. Amennyiben a táblázat egy szövegállomány folytatásaként szerepel, akkor az új sorokat ne az Enter billentyűvel alakítsuk ki. Ez egyrészt megzavarja a tabulátor programot és bonyolítja a javítást, másrészt többnyire Első sor behúzást eredményez, ami az első oszlopot beljebb tolja. A tabulátor haszná­lata során az új sort mindig sortöréssel kell létrehozni. (A sorváltás módja Word-ben nem szo­kott problémát okozni, de más programokban igen. Így jobb, ha a helyes eljárást szokjuk meg.) A sor végén a Shift + Enter billentyűkombinációval, vagyis sortöréssel lépjünk át a következő sorba. Az első oszlop mindig a bal oldali margónál fog kezdődni, azaz balra zárt lesz. Ha a többihez hasonlóan középre zárttá, vagy jobbra zárttá akarjuk tenni, akkor az első oszlop elé is tegyünk tabulátorjelet.

d)             Miután az összes adatot begépeltük, formázzuk a táblázatot. Ennek első lépése az Igazítás beállítása. A tabuláló program négyféle módon képes elrendezni az oszlopokba írt adatokat: 1. balra zártan, 2. jobbra zártan, 3. középre zártan, 4. decimális igazítás szerint. A balra- és a jobbra zárás során az egyes tételek bal-, illetve jobb széle fog a tabulátorjelhez simulni (egy vonalba kerülni). Középre zárásnál a tabulátorjel a tételek szimmetriatengelyében helyezkedik el. Decimális igazításnál a tételek tizedes pontjai kerülnek egymás alá. (Ezt értelemszerűen csak számoszlopok esetén lehet alkalmazni.) Az általunk igényelt igazító jel a vízszintes vonalzó bal szélén található ikonra kattintgatva választható ki. A megfelelő piktogram beállítása után jelöljük ki a táblázatot, majd kattintsunk a vonalzóra az első tabulátorjel felett. A megjelenő piktogramot ragadjuk meg a bal egérgombbal, és a „Fogd és vidd” módszerrel húzzuk oda, ahol a második oszlopnak kezdődnie kell. Ily módon állítsuk be a többi oszloptávolságot is úgy, hogy a táblázat jól követhető, és esztétikus legyen. (Jobbra zárás, középre zárás és decimális igazítás esetén az első oszlop fölé is helyezzünk tabulátorjelet.)

e)              Úgy is készíthetünk táblázatot, hogy először kirakjuk a tabulátorjeleket, és ezek alá gépeljük be az adatokat. A nem megfelelő módon behúzott vagy szükségtelen tabulátorjeltől úgy szabadulhatunk meg, hogy a bal egérgombbal megragadjuk, és kihúzzuk a vonalzó bal szélére. Ha a tabulátorjelek vonszolása közben a vonalzó nulla pontja kimozdulna a helyéről, kattintsunk a vízszintes görgetősáv bal oldali léptető gombjára. (A Word 2002-től felfelé arra is lehetőséget ad, hogy az egyes oszlopok közé elválasztó vonalat tegyünk. Ez esetben igazítójelként a függőleges vonalat állítsuk be, és az egérkurzort az egyes oszlopok közé kattintsuk.) A táblázat elkészülte után szüntessük meg a kijelölését, majd tegyük láthatatlanná a szerkesztő jeleket. Ismét kattintsunk a Szokásos eszközár Mindent mutat gombjára. Végül végezzük el tartalmának helyesírás-vizsgálatát. (Előtte jelöljük ki. Ez esetben a helyesírás-ellenőrző program nem fogja az egész szövegállományt átvizsgálni, csak a táblázatot.)

f)       Amennyiben meghatározott oszloptávolságokkal kívánunk dolgozni, a begépelés után jelöljük ki a táblázatot, majd hívjuk elő a Tabulátor program beállító ablakát. A Formátum menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Tabulátorok parancsot, majd a Pozíció beviteli mezőbe egyenként írjuk be az alkalmazni kívánt oszloptávolságokat, centiméterben. (A tabulátorjeleknek nem az egymáshoz viszonyított, hanem a vonalzó nulla pontjától számított távolságát kell feltüntetni.) Mielőtt megnyomnánk a Felvétel gombot, adjuk meg az elhelyezés módját is az Igazítás szektor választókapcsolóival. (A Vonal kapcsoló aktiválásával függőleges vonalat húzhatunk az egyes oszlopok közé.) Ha valamelyik értéket rosszul írtuk be, jelöljük ki, és nyomjuk meg a Törlés gombot. Az oszloptávolságok betáplálása után kattintsunk az OK gomb­ra. Erre a program kirakja a vonalzóra az általunk kért tabulátorjeleket, és elvégzi az igazítást. Amennyiben nem lennénk megelégedve az eredménnyel, nyomjuk meg a Mindet törli gombot, és kezdjük elölről a beállítást. Ha az oszloptávolság mindenütt ugyanaz, és az Igazítás balra zárt, a beállítást az Alapérték kijelölősáv értékének módosításával is elvégezhetjük. (Ilyenkor nem jelennek meg tabulátorjelek a vonalzón.) A tabulált táblázat utólagos kiegészítése nem könnyű feladat. A pótlólag beírt sor ugyanis nem rendeződik bele automatikusan az oszlopba. Egyes tételei hol jobbra, hol balra kilógnak belőle. Ebben a sorban is tabuláló jeleket kell alkalmazni, majd a sort kijelölve az egyes tételeket a többi alá kell igazítani. Mindez a vesződség elkerülhető, ha a meglevő táblázat egy sorát bemásoljuk a megfelelő helyre, és a tartalmát felülírjuk.

g)              A tabulátor funkció azonban nem csak felsorolások oszlopszerű zárására alkalmas. Segítségével kitöltést is létrehozhatunk. Pontokból, kötőjelekből álló sort, vagy folyamatos vonalat húzhatunk a tételek és mennyiségek közé. Jellegzetessége ennek a gombnyomásra létrehozható kitöltő sornak, hogy rugalmasan változtatja a méretét. Ezért igen kedvelt tartalomjegyzék készítésénél. A címszavak megváltoztatása esetén nem kell a pontok számát csökkenteni, növelni; ezt a program automatikusan megteszi. A kitöltés módja szintén a Tabulátorok ablakkal állítható be. Kitöltést csak két oszlop között lehet alkalmazni. Tartalomjegyzéknél az első oszlopba a Megnevezést írjuk, balra zártan. Utána nyomjuk le a tabulátorbillentyűt, és írjuk be az oldalszámot. Az igazítás során rakjunk a ketté közé, a vonalzóra egy jobbra záró tabulátorjelet, és állítsuk a jobb margóra. Végül hívjuk elő a Tabulátorok ablakot, és a Kitöltés szektorban aktiváljuk a 2. számú kitöltő jelet. Az OK gomb megnyomása után minden egyes sorban megjelenik az oldalszámokig nyúló pontsor. (Word 2002-től szimmetrikus kitöltő pontsort is húzhatunk. Ha a Kitöltés mező 3. számú kitöltő jelét aktiváljuk, akkor a rugalmas pontsor nem a sor alján fog húzódni, hanem kissé feljebb tolódva a Megnevezés és az oldalszám közepét köti össze.)

h)             A táblázat, illetve Tartalomjegyzék elkészülte után az Enter billentyűvel léphetünk ki a tabulált szakaszból. Ezt követően újra megjelenik az Első sor behúzás, és a normál szövegállomány folytatható. Az ily módon készített táblázat „úszik” a szövegállománnyal, vagyis áttördelés esetén a sorokkal együtt vándorol. Tartalmának utólagos módosítása sem ütközik semmilyen nehézségbe. Az egyes tételek kijelölése, és javítása a szokásos szövegszerkesztő lépések­kel oldható meg. Ha az oszlopok igazítására is szükség van, kattintsunk a táblázatra, hogy láthatóvá váljanak a tabulátorjelek. Igazítás előtt a teljes táblázatot ki kell jelölni, különben csak az első sorát lehet odébb tolni. Ezt követően a bal egérgombbal ragadjuk meg az igazítani kívánt oszlop feletti tabuláló jelet, és húzzuk odébb. (A program centiméterskála esetén csak 2,5 míg milliméterskálánál 2 milliméterenként engedi a változtatást. Mivel a finombeállításhoz ezek az ugrások túl nagyok, előtte nyomjuk le az Alt billentyűt. Most már 0,1 milliméterenként szabályozhatjuk az oldaltávolságot.) Az Alt billentyű használatának másik nagy előnye, hogy a tabuláló jelekre kattintva átalakul a vízszintes vonalzó, Egy sokkal pontosabb vonalzó jelenik meg rajta, ami tizedmilliméter pontossággal mutatja a tabulált oszlopok közötti távolságot. Az elkészült táblázat tabulátorjelei nem maradnak meg a vonalzón. Már csak azért sem, mert több táblázat is lehet az anyagban. A vonalzó mindig annak a szakasznak a margóit, szövegbehúzásaikat, tabulátorjeleit mutatja, amely éppen a képernyőn áll. Nem csak tabulált oszlopoknál lehet tabulátorjel. Néhány program, pl. a többszintű sorszámozás is tabulátor használatával oldja meg a bonyolultabb szövegbehúzást.

Sajnos a Word tabuláló jeleit a PageMaker nem képes átvenni. A tabulált táblázat csonkítatlanul megjelenik ugyan a PM dokumentumban, de tabulátorbeállításai „halottá” válnak. A tabuláló ablak egyetlen paraméterét sem képes megváltoztatni. Csupán a tabulátor billentyű működik. Így ha valamelyik sor az átkonvertálás során kiugrik, azt visszaállíthatjuk, illetve a nemkívánatos tabuláló jeleket a Backspace billentyűvel megszüntethetjük.

 

Téves műveleti lépések korrigálása

 

a)              Amennyiben az Office programok használata során valamilyen hibát követünk el, ne aggódjunk miatta. Az Office ugyanis több műveleti lépést tárol munka közben. Ha tehát valamit rosszul csináltunk, akkor könnyen visszatérhetünk az előző állapotra, sőt akár egy jóval korábbira is. (A visszalépések száma a szövegállomány terjedelmétől függ. Néhány oldalas anyagnál akár több száz is lehet.) Ehhez csupán rá kell kattintani a Szokásos eszköztár óramutató járásával ellenkező irányban görbülő nyilat szimbolizáló Visszavonás gombjára, vagy egyszerre nyomjuk le a Ctrl + Z billentyűket. Újabb rákattintással az ezt megelőző állapot hívható elő. Ha közben rájövünk, hogy mégis a legutolsó változat volt a legjobb, akkor sincs gond. Ez esetben kattintsunk a mellette álló, óramutató járásával megegyező irányban görbülő nyilat szimbolizáló Mégis gombjára, vagy alkalmazzuk az Alt + Shift + Backspace billentyűkombinációt. Ekkor előre jutunk a változtatások sorában, míg végül elérünk a legutolsó állapothoz, a legfrissebb változathoz. Ekkor a nyíl eltűnik. Így jelzi, hogy nincs újabb változat; ott vagyunk, ahonnan elindultunk. Arra azonban ügyeljünk, hogy ha a korábbi változatba belejavítunk, akkor az utána következő változatok elvesznek. Ez esetben már nem juthatunk előre. Ezért bizonytalan helyzetekben a visszafelé keresgélés előtt célszerű elmenteni az anyagot, hogy a legutolsó változat is megmaradjon.

b)             Ha egyszerre több lépcsőt akarunk visszafelé ugrani, vagy onnan több művelettel szeretnénk előbbre jutni, ne a Visszavonás, illetve a Mégis gombokra kattintsunk, hanem a mellettük levő kis nyilakra. Ekkor megjelenik egy kis ablak, amely az összes korábbi műveleti lépést tartalmazza. A hosszú listában csak rá kell kattintani arra a javításra, beszúrásra, ahonnan újra akarjuk kezdeni a munkát, és máris ott vagyunk. A listában való eligazodást megkönnyíti, hogy a beírások első szavai idézőjelbe rakva megjelennek a tételek mellett. Alatta, az Állapotsoron láthatjuk, hogy hány lépést vonunk vissza. Ha eltévesztettük a lépcsőfokot, nincs semmi baj. Kattintsunk a Mégis gomb melletti nyílra. Erre újra megjelenik a műveleti lista, és előbbre léphetünk vele. Most is ügyeljünk arra, hogy ha belejavítunk az anyagba, a további előrelépés lehetősége megszűnik. Onnantól kezdve a program a javítást tekinti legfrissebb változatnak, és annál előbbre nem lép. Arra is vigyázzunk, hogy ha egy korábban törölt szót, mondatot szeretnénk a legfrissebb változatba ismét beírni, ezt ne kivágással, hanem másolással vigyük át. Kivágásnál ugyanaz történik, mint a szövegbe javításánál. Az utána következő frissebb változatok eltűnnek, és a kivágott szövegrészt nem lesz hová vinni.

c)              Sajnos a PageMaker programban jóval kisebb a szabadságfokunk ezen a téren. A visszatérés lehetősége ott is megvan ugyan, de csak egy lépés erejéig. Csupán a megelőző állapotot hozhatjuk vissza. Ehhez kattintsunk a File menügombra, majd a tovább nyíló ablakban, az Undo Edit parancsra, vagy alkalmazzuk a Ctrl + Z (angol klaviatúrán Ctrl + Y) billentyűkombináci­ót. A korlátozott lehetőség miatt itt jól vigyázzunk arra, hogy mit csinálunk. Ha valahol hibát követtünk el, akkor ne nyúljunk semmi­hez, mert ha csak egyetlen vesszőt vagy pontot teszünk a szövegbe, vagy csupán kijelöljük valamely részét, a program azt tekinti utolsó állapotnak, és onnan fog visszalépni. Visszatér a hi­bára, és onnan már nem megy tovább, így kezdhetjük elölről az utolsó munkafázist. Ezért ké­nyesebb műveletek elkezdése előtt mentsük el az egész anyagot, így ha javíthatatlanul elrontunk valamit, oda mindig visszatérhetünk. Ha itt is az utolsó változat bizonyul jobbnak, akkor ugyanarra a parancsra kattintva térhetünk vissza rá. A könnyebb eligazodás érdekében az Undo Edit parancs időközben átneveződik Bedo Edit-re.

d)             Ha elmentettük az utolsó változatot, és szeretnénk visszatérni rá, nem kell az elrontott dokumentumot bezárni, és az előzőleg elmentettet megnyitni. Nyissuk le a File menüt, és adjuk ki a Revert parancsot. Erre visszaáll az utolsó mentett állapot. Akkor is érdemes a Revert parancsot használni, ha munka közben elfelejtettünk menteni. Bonyolult műveletek, rendszerhiba vagy áramszünet esetén ugyanis a PageMaker gyakran végez kis mentést, amellyel megőrzi a legfrissebb állapotot. Ennek megnyitásához nyomjuk le a Shift billentyűt, majd adjuk ki a Revert parancsot. Ha megjelenik a Revert to last mini-save? kérdést tartalmazó üzenettábla, szerencsénk van. Kattintsunk az OK gombra, és visszakapjuk az utolsó mentett változatot.

 

Szövegformáló lépések láttatása

 

Néha előfordul, hogy egy kiszerkesztett anyagban nem tudjuk eldönteni, hogy két szó között egy, vagy két betűhely van-e, vagy két sor között hány soremelés történt. Ez esetben kattintsunk a bal egérgombbal a Szokásos eszköztár ¶ jelére. Ekkor minden egyes szövegformáló lépés láthatóvá válik. A szavak közti hézagot pl. pont jelöli, a soremeléseket ¶ jelölés. Az ellenőrzés befejezése után kattintsunk még egyszer a Mindent mutat gombra, és a formázó lépéseket láthatóvá tevő jelek eltűnnek. Ez az üzemmód a menüablakokkal is beállítható. Az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, majd a tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Megjelenítés fület. A feltáruló tábla Formázási jelek szektorában jelöljük ki a Minden beállítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. A megszüntetéséhez nem kell újra lenyitni ezt az ablakot. A Szokásos eszköztár Mindent mutat gombjára kattintva érvényét veszti ez az utasítás. A Megjelenítés táblán külön-külön is láthatóvá tehetjük az alaphelyzetben láthatatlan szerkesztő jeleket, illetve a rejtett szövegrészeket. Ha a Mindent mutat ikon nem található meg az eszköztárban, húzzuk ki a Testreszabás párbeszédablakból. (Ennek módját lásd a Tabulátor használata Word programban című rovatban.)

 

Szövegrészek összehasonlítása

 

Ha több hasonló témájú könyvön dolgozunk egyszerre, ügyelnünk kell az ismétlődések elkerülésre. Ugyanarról a témáról írhatunk máshol is, de más megvilágításban, újabb információkkal kiegészítve. Az egyszer már közölt gondolatokat felesleges újra leírni. Sajnos a keresőprogram csak az ismétlődő szavak megtalálására képes, hasonló gondolatok megkeresésére nem alkalmas. Az azonos tartalmú mondatok kiszűrését nekünk kell elvégezni. Ehhez meg kell nyitni mindkét könyvet a szóban forgó témánál, és mondatról mondatra haladva össze kell hasonlítani a mondandójukat. Ennek hagyományos módja, hogy a két dokumentum közül az egyiket folyton leküldjük a munkalap Tálcájára, miközben a másikat vizsgáljuk. Eközben előfordul, hogy elfelejtjük az előző tartalmát, nem emlékszünk pontosan a benne használt szófordulatra. Két szövegrész aprólékos összehasonlítása csak úgy lehetséges, ha mindkettő látható a monitoron.

Szerencsére a korszerű szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programok lehetőséget adnak arra, hogy két vagy akár több különböző fájlon párhuzamosan dolgozzunk. Ehhez előbb fel kell hozni, rá kell másolni a második dokumentumot az elsőre. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy az Ablak menügombbal lenyitható ablakban rákattintunk a második dokumentum nevére. A képernyőmegosztás azonban teljes ablakméretnél nem jöhet létre. Ezért először kattintsunk az éppen monitoron levő munkalap menüsorának jobb oldali sarkán látható 2 gombra. 1 gombbá való átalakulása után nyissuk le az Ablak menüt, és kattintsunk a másik felhozandó dokumentum(ok) nevére, majd ugyanitt adjuk ki a Mozaikszerű elrendezés parancsot. Erre a monitor kettéválik, az egyik dokumentum felülre, a másik alulra kerül. (Az lesz felül, amelyik éppen látható a képernyőn. Ha fordítva szeretnénk, az alatta levő munkalap kék színű címsávjára kattintva húzzuk eléje.) Most már semmi akadálya annak, hogy a hason­ló tartalmú szövegrészeket egyszerre tanulmányozzuk. A függőleges görgetősávval minkét anyag­ban oda állunk, ahová akarunk. Bele is javíthatunk, át is írhatjuk bármelyiket. (Az egyes ablakokat nem kell előtte aktiválni, mert a kijelölések, illetve a görgetősáv megmozdításakor ez önműködően bekövetkezik.) Ha átmenetileg szükségünk lenne a teljes munkafelületre, kattintsunk az előző mére­tet szimbolizáló 1 gombra. Utána ezzel a gombbal visszajuthatunk a korábbi állapotba, a mozaikszerű elrendezésbe. Amikor végeztünk az összehasonlítással mentsük el minkét anyagot, és zárjuk be a dokumentumokat. (Munka közben is menthetünk, a képernyőmegosztás nem jelenik meg az elmentett dokumentumokban.)

 

Kiemelés és elrejtés a szövegben

 

a)              Gyakran előfordul, hogy a szövegben szeretnénk felhívni az olvasó figyelmét egy szóra, mondatra. Ennek hagyományos módja a kiemelés, ami leginkább a betűk megvastagításával, megdöntésével vagy aláhúzásával történik. Ez az eljárás olyan gyakori, hogy a kiváltásukhoz szükséges F D A ^_                  gombokkal bekerültek a Formázás eszköztár ikonjai közé. Ezek a formázások billentyűparancsokkal is kiválthatók. A betűvastagítás a Ctrl + B, a betűk megdöntése a Ctrl + I, míg aláhúzásuk a Ctrl + Shift + U billentyűkombinációval érhető el. A Formátum menügombbal à Betűtípus paranccsal à Betűtípus füllel előhívható táblán más különleges kiemelést is alkalmazhatunk. Alaphelyzetben a Word a kijelölt szavakat, mondatokat a szöveggel megegyező színnel húzza alá. Ha ennél nyomatékosabban szeretnénk felhívni a figyelmet valamely szövegrészre, akkor változtassuk meg az aláhúzó vonal színét. Jelöljük ki az aláhúzandó szövegrészt, majd a Betűtípus tábla Aláhúzás színe kijelölősávban válasszuk ki a kívánt színt. Az Aláhúzás típusa kijelölősávjában az aláhúzó vonal formáját is megváltoztathatjuk (dupla-, szaggatott-, pontozott vonal). Az átállítást az OK gombra kattintva nyugtázzuk. Érdekes módja a kiemelésnek a szóaláhúzás. Ez kizárólag a Ctrl + Shift + W billentyűkombinációval váltható ki. Ebben az esetben csak az egyes szavak kerülnek aláhúzásra, nem képződik összefüggő aláhúzó vonal a kiemelt szövegrészben. Használhatunk nagyobb betű­méretet vagy más betűtípust is. Ezek a kiemelések azonban maradandó változást eredményeznek a szövegben, így nem mindig alkalmazhatók. Ha ideiglenesen szeretnénk felhívni valaki figyelmét egy gondolatra, szakaszra, akkor a fenti módszerek alkalmazása meghamisítja a szerző eredeti közlési szándékát, és csak a szöveg visszaalakításával szüntethetők meg. Van azonban egy igen elterjedt módszer erre a célra, a színes filctollal történő kiemelés, ami számítógépen is megvalósítható.

b)             Word programban ezt a Formázás eszköztár szövegkiemelő filctollat szimbolizáló Kiemelés gombja teszi lehetővé. A mellette levő, lefelé mutató nyílra kattintva láthatóvá válik a színválaszték. Aktiválva a kiválasztott szín megjelenik a filctollat szimbolizáló piktogram alatt. Ezt követően már nagyon egyszerű a használata. A kiemelni kívánt szövegrészt jelöljük ki, majd kattintsunk erre az ikonra. Ha meggondoltuk magunkat újból jelöljük ki, és ismét kattintsunk rá. Erre eltűnik a színezés. Amennyiben a kijelölésnek csak egy részét szeretnénk megszüntetni, akkor azt jelöljük ki, majd kattintsunk ismét a piktogram melletti kis nyílra. A lenyíló ablakban aktiváljuk a Nincs utasítást. (Utána vissza kell állítani a kiválasztott színt.) Egyébként szövegkiemelés céljára legal­kalmasabb színek a sárga és a világoskék. Ezek nem nyomják el a szöveget, a betűk jól olvas­hatók rajtuk. Arra is mód van, hogy hagyományos módon, kézzel húzogatva alkalmazzuk ezt az eszközt. Ez esetben kattintsunk az ikonjára. Erre a kurzor átalakul filctollá, és a továbbiakban úgy kell használni, mint a valódi filctollat. Ha vissza akarunk térni a korábbi használati módra, kattintsunk ismét az ikonjára. A színnel kiemelt szakasz utólagos javítása, kiegészítése esetén a betoldások szintén színezettek lesznek. A Vágólapról betoldott szövegállomány azonban nem válik színezetté. PageMaker-be átmásolt mondatoknál a színes kiemelés nem jelenik meg. A kiadványszerkesztő programokból ugyanis hiányzik ez a funkció.

c)              A dokumentum lektoráltatása, megjegyzések beírása előtt célszerű átszínezni a kiemeléseket világoskékre. A Megjegyzések jelöléséhez ugyanis a program szintén a sárga színt használja, ami ke­veredést, félreértést okozhat. Ennek során nem kell egyenként keresgélni a kiemeléseket. A Ctrl + H billentyűkombinációval hívjuk elő a Keresés és csere ablakot, majd kattintsuk a kurzort a Keresett szöveg beviteli mezőbe. Ne írjunk bele semmit, hanem nyomjuk meg az Egyebek, majd a Formátum gombot, és adjuk ki a Kiemelés utasítást. Utána ugyanezt tegyük meg a Csere erre beviteli mezőbe is. Mielőtt a Következő gomb megnyomásával elindítanánk a keresést, a Formázás eszköztáron kattintsunk a Kiemelés gombra, és lenyíló palettán jelöljük ki azt a színt, amire az előzőt le akarjuk cserélni (jelen esetben a világoskéket). Az első színes kiemelés megtalálásakor nyomjuk meg a Csere gombot. Amennyiben minden az elvárásaink szerint alakult, az Összes cseréje gombbal is folytathatjuk a cserét. (Ha a szöveg már tartalmaz Megjegyzéseket, ne aggódjunk miatta. A Keresés és csere ablak ezeket a bejegyzéseket sem átszínezni, sem törölni nem tudja.) Ezzel a módszerrel egyes kijelöléseket meg is szüntethetünk. Ilyenkor a Kiemelés palettán a Nincs feliratra kattintsunk. Amennyiben az összes kiemelést meg akarjuk szüntetni, nincs szükség a Keresés és csere ablakra. Ugorjunk a dokumentum elejére, és jelöljük ki a teljes anyagot, majd a Kiemelés palettán adjuk ki a Nincs utasítást. (A Lábjegyzetek színnel történt kiemelése nem szűnik meg, ezért ezt külön-külön kell visszaállítani. Ugyancsak megmarad a Megjegyzések citromsárga jelölése, ami érthető, különben az olvasó nem találná meg őket.)

d)             A kijelölő program lehetőséget ad a cenzúrázásra is. Ha a szövegben egy-egy szót, mondatot nem kívánunk nyilvánosságra hozni, akkor a színtáblából a fekete négyzetet hozzuk fel. Ez az eljárás csak nyomtatott anyagnál biztonságos. Elektronikusan rögzített dokumentumnál sokkal hatékonyabban védhetjük szövegállományunkat, vagy annak egy részét a betűk átszínezésével. Erre a színes filctoll melletti Betűszín ikon ad lehetőséget, amit ugyanúgy kell használni, mint a szövegkiemelő ikont. (Ez esetben az Automatikus mezőre kattintva lehet visszaállítani a korábbi állapotot, azaz a fekete színt.) Titkosítás esetén a fehér színt használjuk. Ekkor a betűk fehérré válnak, így nem látszanak sem a papíron, sem monitoron. (Előtte végezzünk helyesírás-vizsgálatot, mert a hibákat kiemelő aláhúzások nem válnak láthatatlanná.)

e)              Az ily módon láthatatlanná tett állomány a dokumentum következő megnyitásánál könnyen felfedezhetővé válhat, mivel a helyesírás-ellenőrző program a fehér betűs szöveget is újravizsgálja. Ennek következtében ismét piros és zöld aláhúzások jelennek meg benne. Ezektől úgy szabadulhatunk meg, hogy kijelöljük a láthatatlanná tett szakaszt, mondatot, szavakat, és kivonjuk őket a helyesírás-ellenőrzés hatálya alól. Nyissuk le az Eszközök menüt, adjuk ki a Nyelv parancsot, és a tovább nyíló ablakban kattintsunk a Nyelv megadása utasításra. A megjelenő Nyelv ablakban aktiváljuk A helyesírás és nyelvtan ellenőrzésének mellőzése utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően a kívánt helyről eltűnnek az árulkodó piros és zöld aláhúzások, a dokumentum többi részének helyesírás-ellenőrzése azonban továbbra is fennmarad.

f)               A fehér színű betűk láthatatlanok ugyan, de van egy nagy hibájuk: helyet foglalnak. Ez az elrejtési eljárás csak a dokumentum végén használható feltűnés nélkül. A Word azonban kínál egy nehezen felderíthető, és a dokumentum bármely részén alkalmazható titkosítási módszert. Jelöljük ki az elrejteni kívánt szakaszt, majd a Formátum menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Betűtípus utasítást. Utána a Különlegességek szektorban aktiváljuk a Rejtett utasítást, és nyomjuk meg az OK gombot, vagy alkalmazzuk a Ctrl + Shift + H billentyűkombinációt. Erre a kijelölt szövegrész nyomtalanul eltűnik. Se a szövegkörnyezete, se a teljes dokumentum kijelölése esetén nem válik láthatóvá. A Word kereső ablakával sem lehet megtalálni. Csak egy módon tehető ismét olvashatóvá, ha az előtte álló és az utána következő szövegrészt kijelöljük, majd Betűtípus táblán megszüntetjük a Rejtett utasítást. (Kétszer is rá kell kattintania a kijelölőnégyzetre, mire eltűnik.) Ha nem emlékszünk rá ho­vá rejtettük, jelöljük ki a teljes dokumentumot. Amennyiben a háttérbe küldött szakasz lábjegyzetet is tartalmaz, azt külön ki kell jelölni, mert nem tűnik el a szakasszal együtt. A gond csak az, hogy ilyenkor a mögötte álló lábjegyzet a helyére ugrik. Ha tíz oldallal odébb van, akkor is feljön a háttérbe küldött helyére. Ezt úgy tudjuk megakadályozni, hogy a szomszédos mondatban létrehozunk egy hasonló hosszúságú fantom lábjegyzetet (pl. csupa „x” betűkkel írva), majd a Kiemelés palettával fehérre festjük, vagyis láthatatlanná tesszük.

g)              Ily módon csak a Word elől tudjuk elrejteni a titkosítani kívánt szövegrészt. A Word kereső ablaka nem képes ugyan keresni a háttérbe szorított mondatokban, a Windows azonban igen. Ha a Windows Keresés ablak Egy szó vagy kifejezés a fájlban beviteli sávjába beírunk egy olyan szót, ami a háttérben levő szövegrészben szerepel, a fájlkereső találatot jelez. Ekkor egy szövegszerkesztésben jártas szakember számára már gyermekjáték a háttérben levő szövegállomány láthatóvá tétele. Ha teljesen el akarjuk zárni a nyilvánosság elől a rejtett szövegállományt, akkor ne a Word változatát adjuk közre, hanem konvertáljuk át PDF formátumra. A PDF konverter csak azt konvertálja át, amit lát. A rejtett szavakat mondatokat nem veszi át, így hiába kutakodnak utána. Nálunk azonban megtalálható, így ha egy idő után aktuálisnak gondoljuk a nyilvánosságra hozását, előtérbe hozhatjuk, és közreadhatjuk.

h)             Amennyiben csak el szeretnénk olvasni a rejtett szövegrészt, nem kívánjuk feltárni, nyissuk le az Eszközök menüt, és adjuk ki a Beállítások parancsot. A megnyíló ablakban aktiváljuk a Megjelenítés fület, és a feltáruló tábla Formázási jelek szektorában érvényesítsük a Rejtett szövegrész utasítást. Az OK gomb megnyomása után pontvonallal aláhúzva láthatóvá válnak a háttérben levő információk. Mivel ez a kék vonal meglehetősen vékony, egy több száz oldalas dokumentumban nehéz megtalálni a rejtett szövegrészeket. Ezért bízzuk a keresést a Word-re. Hívjuk elő a Keresés és csere ablakot. Kattintsunk az Egyebek gombjára, és a lenyíló táblán nyomjuk meg a Formátum gombot. A lenyíló menüben kattintsunk a Betűtípus parancsra, és a megnyíló ablak Különlegességek szektorában érvényesítsük a Rejtett utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ez a formázó utasítás megjelenik a Mit keres beviteli sáv alatt. Ezt követően nincs más dolgunk, mint nyomkodni a kereső ablak Következő gombját. A program sorra ki fogja jelölni a háttérben levő, normál körülmények között láthatatlan szövegrészeket. Az ily módon megtalált információk jellegzetessége, hogy ha kimásoljuk őket, az új dokumentumba is rejtett szö­vegrészként fognak beépülni. Az átmenetileg feltárt rejtett szövegrész nyomtatásban nem jelenik meg. Ha ezt akarjuk, akkor a Beállítások ablak Nyomtatás fülét aktiváljuk, és a feltáruló tábla Dokumentummal együtt szektorában érvényesítsük a Rejtett szövegrészek utasítást. Ennek azonban már semmi értelme sincs, mert egy információt sem elektronikusan, sem papíron nem kívánunk elrejteni, akkor mi értelme van alkalmazni ezt a funkciót.

i)               A Betűtípus ablak Rejtett utasításával képeket is elrejthetünk az avatatlan szemek elől. Szöveggel körbefolyatott képek esetén ez csak úgy lehetséges, ha a hozzá tartozó szöveget is kijelöljük. Amennyiben a szöveget meg kívánjuk tartani, akkor a képet a Szöveggel egy sorba utasítással ágyazzuk be. Így már kijelölhető a kép szövegelemként, és háttérbe küldhető. Arra azonban ügyeljünk, hogy ha a fájlt átkonvertáljuk HTML formátumra, a rejtett képek bekerülnek a dokumentumot kísérő fájlnév_elemei képmappába. A rejtett szöveg viszont HTML formátumban sem lesz olvasható. Itt is csak a Betűtípus ablak Rejtett utasításának inaktiválásával jelenik meg. Az Internetre felrakva azonban a rejtett szövegrészek előhozhatatlanná válnak. Nyomtatás nézetben sem jönnek elő. A böngészők nem képesek a háttérben levő információkat megjeleníteni. Ugyanez a helyzet, ha a Word dokumentumot PDF fájllá alakítjuk. Mint már szó volt róla ebben az esetben a rejtett szövegrészek át sem kerülnek a PDF dokumentumba.

j)               A dokumentumelrejtés kevesek által alkalmazott módja a sablonként történő mentés. A számítógépünkben illetéktelenül keresgélők a legritkább esetben néznek be a sablonok közé. Ez a fajta elrejtés csak akkor hatásos, ha feltűnésmentes. Ezért az anyagot ne a dokumentumsablonok, hanem a Feljegyzések, vagy a Levelek és faxok mappába rakjuk, és a nevét írjuk át egy újabb levélre, életrajzra stb. (A sablonként való mentés és áthelyezés módját lásd a Stílusok használata Word programban című rovatban.) A teljes szövegállomány elrejtésének, az illetéktelen megnyitás megakadályozásának leghatékonyabb eljárása a dokumentum jelszavas védelme. A Word erre a célra saját dokumentumvédelemmel rendelkezik, ahol a jelszó hossza max. 15 karakter lehet. (Alkalmazásának módja a Dokumentumvédelem című rovatban található.) Mivel ennek feltörése korszerű számítógépekkel már nem okoz gondot, 2002-től felfelé a Word-öt ellátták a digitális aláírás lehetőségével is. A titkosítás erőssége 40 és 128 bit között állítható.

k)             A figyelemfelkeltő dokumentumok nyilvánosság elé tárásának legismertebb eljárása a prospektusként való terjesztés. Ennek kivitelezési módja mindenki számára ismert. Degeszre tömött postaládánkban bőven találhatunk mintákat. A színes képek és egyéb illusztrációk alkalmazása ma már nélkülözhetetlen. Valamilyen kiemelésre még a szöveges tájékoztatóknál is szükség van, mert a fehér alapon fekete betűkre senki sem figyel fel. Különösen vonatkozik ez az Internetre. Akármilyen szolid tájékoztatót készítünk, valamilyen színes kiemelés alkalmazása elengedhetetlen. A karakterek színezése nem a legszerencsésebb eljárás, mert a színes betűk olvasása nehéz, fárasztó. Sokkal jobb megoldás a háttér színezése. Erre a Word egy rendkívül egyszerű megoldást kínál. Szerkesszük meg a prospektust, végezzük el a helyesírás-ellenőrzését, majd nyissuk le a Formátum menüt, és adjuk ki a Háttér parancsot. Az oldalra nyíló almenüben válasszuk ki a kívánt színt. Erre eltűnnek a margók, és a szövegállomány teljes mértékben kitölti a képernyőt. Igen esztétikus és figyelemfelkeltő a sárga alapon fekete, félkövér betűkkel írt tájékoztató. A profi honalapokon is gyakran találkozhatunk vele. Ennek az egyszerű kiemelésnek akkor van létjogosultsága, ha fontosabb a tartalom, mint a külső. Ilyenkor a képek, különféle színes figurák csak elvonnák az olvasók figyelmét a közlendőnkről.

 

Táblázatkészítés Word programban

 

01)          Táblázatot sokféle módon lehet készíteni. Van, aki előbb megrajzolja a keretet, majd az egyes cellákba beírja az értékeket. Nagy hátránya ennek a manuális módszernek, hogy sem a rács­távolságok, sem a beírt karakterek helyzete nem módosítható utólag. Mások előbb leírják a cel­lák tartalmát, és kihasználva a Word szolgáltatásait a keretezést, a rácskészítést rábíz­zák a programra. Ily módon már szabályos táblázat képződik, de tartalmának igazítása, vízszintes és függőleges szimmetrizálása sok időt vesz igénybe. A legprecízebben úgy készíthetünk táblá­zatot, hogy a benne szereplő adatokat a Tabulátor programmal pontosan illeszkedő hasá­bokká formáz­zuk, majd berácsozzuk. Gyűjtsük össze a táblázathoz szükséges adatokat, majd nyissunk egy új dokumentumot. A vonalzó bal oldali, behúzást szabályozó kis háromszög alakú csúsz­káját állít­suk az Első sor behúzás mértékét jelölő csúszka alá, hogy a táblázat ne feküdjön rá a bal mar­góra. Ezzel a beállítással azt is lekerülhetjük, hogy sorváltásnál sor­törést kelljen alkal­mazni az Első sor behúzás működésbe lépésének elkerülése érdekében.

02)          Utána a Tabulátor használata Word programban című rovatban leírtak szerint készít­sük el a táblázat adatbázisát. Még mielőtt a vonalzó tabuláló nyilainak tologatásával beállíta­nánk az oszloptávolságokat, végezzük el az adatok formázást. (Válasszunk megfelelő betűtí­pust, a fejléc és a Megnevezések tartalmát vastagítsuk meg, stb.) Táblá­zatszerkesztés céljára legalkalmasabb betűtípus az Arial. Még kevesebb dolgunk lesz ezzel a táblázattal, ha mindjárt a megfelelő tabulátorjelet használjuk az igazításhoz. (Az első oszlop­ba balra zárót, a többihez pedig középre zárót. Tört számoknál használjuk a decimális igazí­tást lehetővé tevő jelet.) PageMaker-ben is tabulátoros oszlopba rendezést kell alkalmazni, amennyiben nem vásároltuk meg a táblázatké­szítő programot. Utána keretezzük be, és szim­metrikusan húzkodjuk be az oszlopok és sorok közé a rácsvonalakat. Szerencsére Word-ben erre nincs szükség, mert itt a táblázatkészítő és a diagramelőállító Graph program kezdettől fogva szerves része az Office programcsomagnak.

03)          Ezzel a programmal rendkívül egyszerűvé válik a táblázatkészítés. Oly sok funkció talál­ható benne, hogy a táblázat minden paramétere bármikor, bármilyen módon megváltoz­tatha­tó. Ha elrontunk valamit, nem kell elölről kezdenünk a táblázatkészítést, mert minden rendel­lenességre van valami korrekciós lehetőség. A táblázatkészítő programot többféle módon lehet igény­be venni. Akkor is be lehet hívni, amikor már kész a táblázat tartalma. Az előbbi, tabulátorral készí­tett oszlopokat pl. oly módon lehet szabályos táblázattá alakítani, hogy kijelöljük a teljes szöveg­állományt, majd a Táblázat menügombbal lenyitható ablakban kiadjuk a Konvertálás parancsot. Az oldalra nyíló almenüben aktiváljuk a Szöveg táb­lázattá utasítást. A megjelenő ablakban állítsuk be az Oszlopok számát, és a Cellahatároló szek­torban aktiváljuk a Tabulátorjel kapcsolót. Tulajdonképpen ezt sem kell megtenni, mert a prog­ram a tabulátorjelek alapján felismeri a szövegállomány sorait, oszlopait, valamint a tagolás mód­ját, és mindent beállít. Nekünk már csak meg kell nyomnunk az OK gombot. Ezt követően meg­je­lennek a sor- és oszlopelválasztó rácsvonalak, valamint a táblázatot határoló keret. Már csak a formázás van hátra.

04)          Az ily módon történő táblázatkészítéshez szükség van tabulátor- vagy bekezdésjelek, illetve pontosvessző általi tagolásra. A térbeli elhatárolás nem elegendő, mert a program a szóközökkel írt karak­tercsoportokat egy sornak tekinti. A cellák tagolását nem csak ezekkel a jelekkel lehet elvégezni. A rácsvonalak szintén ta­goló jelekkel látják el a szövegállományt. A táblázatkészítés során láthatatlan tabulátorjelek kerülnek bele. Ennélfogva az egyes cellák között ugyanúgy lehet lépkedni, mint a tabulált oszlo­pokban, sorokban. Ezért a Word-ben a szövegállomány tagolását nem érdemes a bo­nyolult, és meglehetősen időrabló tabulátor prog­rammal végezni. Készítsünk egy rácsozatot, írjuk bele az adatokat, és máris létrejön az elkü­lönülésük.

05)          Ennek egyik módja, hogy a Szokásos eszköztárban a Táblázatok és szegélyek ikonra kat­tintunk, és a megjelenő táblázatkészítő eszköztárban aktiváljuk a Táblázat rajzolása gom­bot. A ceruzát szimbolizáló eszközt átlósan húzva kialakul a keret, amelyet további vonalak­kal fel kell osztani sorokra és oszlopokra. Az így kialakult cellákba már csak bele kell írni az adatokat. (A kurzort nem kell a cella elejére igazítani, mert ezt a program magától meg­­teszi. Ha az első oszlopban nem akar a bal margó mellé felzárkózni, ennek az az oka, hogy a Normál stílusban Első sor behúzást alkalmaztunk. Ilyenkor a Backspace billentyűvel töröljük a behúzást. Arra sincs szükség, hogy a soron következő cellába kattintsunk. A Tabulátor bil­lentyű nyomogatásával a kurzor végiglépked a cellákon. Ne törődjünk az oszlop és sorszé­les­ségekkel sem, mivel ebben a programban minden állítható, sőt magától változik.) Ha elté­vesztettük a so­rok vagy az oszlopok számát, kattintsunk a Radír gombra, és a felesleges vo­nalakat töröljük. A ceruza ikonnal ki is egészíthetjük a cellák szá­mát. A továbbrajzolásnál nincs szükség pon­tos igazításra. Ha legalább 1 milliméter­re meg­kö­zelítjük az előző vonal vé­gét, a program pontosan hozzáilleszti a foly­tatását. A táblázatrajzoló és a radír visszaküldésé­hez kattintsunk még egyszer a gombjukra.) Ez az adatállo­mány a rácsvonalak meg­szünte­tése után sem fog egybeol­vadni, továbbra is önálló egységek halmaza marad. Erről úgy győ­ződhetünk meg a legegy­szerűb­ben, hogy a szokásos eszköztár­ban rákattintunk a Mindent mutat ikonra. Azonnal egyértel­művé válik, hogy tabu­lált tagolás történt.

06)          Ily módon lényegesen könnyebbé válik az adatállomány táblázatba rendezése. Ennek elle­nére ezt a módszert sem célszerű alkalmazni, mivel a Word táblázatkészítő programja egyszerűbb eljá­rást is kínál. Nem szükséges megrajzolni a tagolást végző rácsvonalakat, mert ez egy sablonnal is el­készíthető. A Szokásos eszköztárban adjuk ki a Táblázat beszúrása parancsot. A megjele­nő sab­lonban jelöljük ki a cellák számát. (Kattintsunk rá arra a négyzetre, amely a kívánt sor és osz­lopszámú rácsozatot szolgáltatja. A cellák számát a kék elszíneződésen kívül az alattuk meg­jelenő számértékek is mutatják.) Amennyiben több cellára van szükségünk, állítsuk az egérkurzort valamelyik sora elé (mutassunk rá), és a bal egérgombot lenyomva jelöljük ki, majd kattintsunk az előbbi, Sorok beszúrása ikonná átalakult gombra. Min­den kattintással eggyel nő a táblázat sorainak száma. (A sorok száma több tucat oldalon át ívelve gyakorlatilag kor­látlan lehet.) Az oszlopok számát úgy szapo­rít­hatjuk, hogy a kurzorral rámutatunk valamelyik oszlop tetejére. Amikor lefelé mutató nyíllá változik, kattintás­sal jelöljük ki az oszlopot. Most a Táblázat beszúrása ikon Oszlopok beszú­rá­sa gombbá alakul át, és meg­nyomva az oszlopok számát szaporíthatjuk vele. (Az oszlopok száma max. 63 lehet.) Ha kitöltés közben derülne ki, hogy kevesebb a sorok száma, a kurzort abba a sorba állít­suk, amely felett egy üres sort akarunk létrehozni, és kattintsunk egyszer a Sorok beszúrása ikonra. Ugyanígy beékelhetünk egy oszlopot is. Ennek megfelelően az üres oszlop a kije­lölt oszlop előtt keletke­zik.

07)          Nem csak a sorok és oszlopok számát lehet utólag növelni, hanem a cellákét is. Mutassunk arra az adatra, amelyik előtt vagy felett egy üres cellára van szükségünk, és amikor az egér­kur­zor nyíllá alakult, kattintással jelöljük ki. Erre a Táblázat beszúrása ikon Cellák beszúrása gombbá válto­zik. Kattintsunk rá. A megjelenő ablakon a kívánt elmozdu­lást a Cellák eltolása jobbra, vagy a Cellák eltolása lefelé válasz­tókapcsolók aktiválásá­val érhetjük el. Végül nyom­juk meg az OK gombot. A Sorok beszúrása, és az Oszlopok beszúrása, valamint a Cellák beszúrása funkciók a Táblázat menüben is megtalálhatók parancsok formájában. A szimmetria megteremtése érdekében a többi sort, oszlopot is ki kell egészíteni, vagy a táblázatból kitoló­dott utolsó tételt törölni kell. A rácsvonalait a Táblá­zatok és szegélyek eszköztár Radír gombjával szüntethetjük meg. Ennél egyszerűbb megol­dás, hogy a felesleges részeket kijelöljük, majd a Táblázat menügombbal lenyitható ablak­ban kiadjuk a Törlé­s parancsot. Az oldalra nyíló menüben kattintsunk a Cellák uta­sí­tásra. A megjelenő kis ablakban a Cellák eltolása balra utasítás aktiválásával, majd az OK gomb megnyomásával törölhetjük a túl­lógó sor végén álló felesleges cellát. A túllógó oszlop következ­tében keletkezett sort az Egész sor törlése utasítással szüntethetjük meg.

08)          Ezt az eljárást célszerű követni akkor is, ha kitöltés közben kihagytunk egy adatot. Nem kell az utána követ­kezőket törölni, és elölről kezdeni a beírást. Kérjünk egy üres cellát a hiányzó adat helyére, majd a sor, illetve oszlop végén keletkező üres cellát töröljük. A sab­lonnal rajzolt táblázat mindig a le­hető legnagyobb méretben jelenik meg, vagyis széltében kitölti a teljes munkafelületet. Ezért a cellák odébb tolása esetén a táblázat folytatá­sa kiszorul a kép­ernyő­ről. Láthatóvá tétele ér­dekében szűkítsük a már kitöltött oszlopokat. (A vízszintes vo­nalzón mutas­sunk az oszlop­határoló vonalak feletti szürke sávra, és amikor az egérkurzor kétirányú nyíllá alakult, húz­zuk balra. Akkor kattintsunk rá, amikor megjelenik alatta az Oszlopméret módosí­tása felirat.) Az egyenetlen oszloptávolságokkal most se törődjünk, mert ezen később könnyen változtathatunk.

09)          Aki jobban szereti a párbeszédablakokkal történő beállítást, használja a másik sablonkészítő programot. Állítsuk a kurzort oda, ahová a táblázatot szánjuk, majd a Táblázat menüben kattintsunk a Beszúrás parancsra, és az oldalra nyíló almenüben adjuk ki a Táblázat utasítást. Megjelenik az Új táblázat párbeszédablak. Itt a Táblázat mérete szektorban levő Oszlopok száma és a Sorok száma beviteli sávokkal lehet a megfelelő rácsozatot beállítani. Az OK gombot megnyomva megjelenik a kitöltésre kész üres táblázat. Az ily módon táblázatot az előzőekben leírt módon bővíthetjük. Word 2002-től felfelé a program egy újabb lehetőséget is kínál a táblázat bővítésére. Ennek használatához nyissuk le a Táblázat menüt, és adjuk ki a Táblázat rajzolása utasítást, majd kattintsunk a Táblázat beszúrása ikon jobb oldalán látható kis nyílra. A lenyíló menü Oszlopok beszúrása balra utasítását aktiválva egy új oszlop keletkezik annak az oszlopnak a bal oldalán, amelybe a kurzort kattintottuk. Az Oszlopok beszúrása jobbra utasítás a jelölt oszlop jobb oldalán szúr be egy új oszlopot. A Sorok beszúrása fölülre utasítás kiadása után a kurzor felett jön létre egy új sor. A Sorok beszúrása alulra utasítás hatására pedig alatta. Ha a Cellák beszúrása utasítást érvényesítjük, akkor megjelenik a Cellák beszúrása ablak. Ebben a Jobbra tolja a cellákat választókapcsoló aktiválása, majd az OK gomb megnyomás után a kurzorral jelölt cellától jobbra eső cellák tartalma eggyel jobbra tolódik. A Lefelé tolja a cellákat választókapcsoló aktiválása esetén a kurzorral jelölt cella alatti cellák tartalma húzódik eggyel lejjebb. Ezek az utasítások a Táblázat menü Beszúrás parancsával megnyitható almenüben is megtalálhatók.

10)          A cellák, sorok, oszlopok, valamint az egész táblázat kijelölése során is kétféleképpen járha­tunk el. Az egyik a kézi, a másik a programmal történő kijelölés. A kézi módszernél lehetőség van tartalmi kijelölésre is. Ennek módja ugyanaz, mint a szövegszerkesztésnél. Állítsuk a kurzort a cella első karaktere elé, és húzzuk az utolsó karakteréig. Sorok, vagy oszlopok kijelölésénél jelöljük ki az első cella tartalmát, majd húzzuk a kurzort balra, illetve lefelé az utolsó cella tartalmáig. Az egész táblázat kijelölése esetén a bal felső sarokban levő cellából induljunk ki, és átlósan húzzuk az egeret a jobb alsó celláig. Ilyenkor csak a cella tartalmát tudjuk változtatni, átmásolni. Ha a körülötte levő keretre is szükségünk van, teljes kijelölést kell végezni. Mutassunk a kurzorral a cella elejére, és amikor nyíllá alakult kattintsunk rá. (Ilyenkor a tartalma a bal határoló vonaltól a jobb határoló vonalig jelölődik ki. A cella teljes kijelölése úgy is elvégezhető, hogy a szövegszerkesztő kurzorral háromszor rákattintunk a tartalmára.) A cellák alkotta sorok úgy jelölhetők ki, hogy a nyíl megjelenése után kétszer rákattin­tunk valamelyik cellájára. Oszlopok kijelölése esetén mutassunk az egérkurzorral az oszlop tetejére, és amikor nyíllá alakul, kattintsunk rá. Ha a teljes táblázatot akarjuk kijelölni, a nyíl megjelenése után kattintsunk háromszor valamelyik cellájára. A billentyűparancsokat kedvelők az Alt + 5 billentyűkombinációval is elvégezhetik a táblázat teljes kijelölését. (Az 5-öt a numerikus billentyűzeten kell lenyomni, kikapcsolt NumLock billentyű mellett. Ilyenkor nem világít felette a zöld LED.) Akkor is ezt a kijelölési módot kell alkalmazni, ha egyszerre több táblázatot készítünk. Az előbbi módszer ugyanis a munkalapon található összes táblázatot kijelöli.

11)          A programmal történő kijelölés során, a kurzort állítsuk abba a sorba vagy oszlopba, amelyiket ki akarjuk jelöl­ni, majd a Táblázat menüben adjuk ki a Kijelölés parancsot, és az oldalra nyíló menüben aktiváljuk az Oszlop, vagy a Sor, illetve a Cella utasítást. A teljes táb­lázat kijelölése esetén a Táblázat utasítást kell érvénye­sí­teni. A Táblázat menü­vel történő kijelölés hátránya, hogy egy­szerre csak egy soron, oszlopon dol­gozhatunk, míg kézi kijelölés esetén tetszés szerinti sort, oszlopot vonhatunk be a munkába. A kijelölt sorok, osz­lopok a Szokásos eszköztár Kivágás és Beillesztés gombjaival át is helyezhetők. A kije­lölést a Táblázat menüben végezzük. (Ha a szövegszerkesztés során alkalmazott tartalmi kijelölést végzünk, a kivágás után visszamarad az üres sor, oszlop.) A beil­lesztés a kijelölt sor fölé, illetve elé törté­nik. A beszúrás helyét meghatározó kijelölést is a Táblázat menüben hajtsuk végre, mert tartal­mi kijelölés esetén nem beillesztés megy végbe, hanem a program lecseréli a kijelölt sor, illetve oszlop tartalmát. Vigyázzunk tehát a szokásos beidegződésekkel, mert a táblázatkészítés nem szövegszerkesztés. A táblázatkészítő programot nagyon könnyű használni, de alkalmazkodni kell a szabályaihoz. Akinek ez nehezére esik, használja a bevezetőben ismertetett félautomata módszereket.

12)          A cellák, sorok, oszlopok, valamint a táblázat törlése is két módon mehet végbe. Az első a tartalomtörlés. Itt az előző pontban leírtaktól eltérő módon kell eljárni. Most a szövegkurzort kell a cellába állítani, és a tartalmára kétszer rákattintva kijelölni. Utána nyom­juk le a Delete billentyűt. A sorok tartalmának törlésénél az első cellát jelöljük ki ily módon, majd húz­zuk a kurzort a sor végén álló celláig. Oszlopok tartalmának törlésekor a legfelső cella tar­talmát jelöl­jük ki, és húzzuk a kurzort a legalsó celláig. A táblázat teljes tartalmának törlése esetén a kijelö­lést a bal felső sarokban levő cella tartalmával kezdjük, és húzzuk az egeret átlósan lefelé a jobb alsó celláig. Utána nyomjuk le a Delete billentyűt. (Táblázatoknál a Backspace billentyű nem használható törlésre.)

13)          Ha a tartalmukkal együtt a cellákat is meg akarjuk szüntetni, ezt csak a Táblázat menüben tehetjük meg. Jelöljük ki a megszüntetni kívánt cellát, majd a Táblázat menü­gombbal lenyit­ható ablakban adjuk ki a Törlés parancsot. Az oldalra nyíló menüben aktiváljuk a Cellák utasítást. A megnyíló kis ablakban érvényesítsük a Cellák eltolása balra, illetve a Cellák eltolása felfelé utasítást, majd nyomjuk meg az OK gom­bot. (Az előbbi utasítással a sorban, míg az utóbbival az oszlopban szűnik meg a cella. Az utána következő sor-, illetve oszlopcellák felzárkóznak, kitöltik a hézagot.) Teljes sor, illetve oszlop megszüntetése esetén jelöljük ki őket, majd a Törlés almenüben aktiváljuk a Sorok, illetve az Oszlopok parancsot. A teljes táblázat rácsvonalakkal együtt való megszüntetése esetén a Törlés almenüben a Táblázat utasítást kell aktiválni.

14)          A Táblázat menü Cellák egyesítése és a Cellák felosztása parancsaival a táblázat adatait lehet egyoszlo­possá összevonni, illetve egyoszlopos adathalmazt sorokra, oszlopokra osztani. (Ekkor az egész táblázatot ki kell jelölni.) Ezek a parancsok üres cellák esetén is alkalmazhatók. Ekkor a közöttük levő határoló vonalakat szüntetik meg. Az el­készült táblázat szét is szabdalható. Ha úgy gondoljuk, hogy az össze­gyűlt adatokat jobb lenne két táblázatba foglalni, nem kell elölről kezdeni a munkát. Kattint­suk a kurzort abba a sorba, amely felett ketté szeretnénk választani a táblázatot. Utána a Táblázat menüben adjuk ki a Táblá­zat felosztása parancsot. Erre két különálló táblázatot ka­punk, amelyek az Enter, illetve a Backspace billentyűkkel léptethetők a megfelelő helyre. Máshová a Szokásos eszköztár Kivágás és Beillesztés gomb­jaival helyezhetjük át, teljes kijelölés után. (A billentyűparancsot kedvelők a Ctrl + Shift + Enter billentyűkombinációval is elvégezhetik a táblázat felosztását.) Arra is mód van, hogy a középen kettéválasztott táblázatot az oldalán egymáshoz illesszük, azaz egy kevesebb helyet igénylő elnyújtott táblázatot készítsünk belőle. Kivágással másoljuk az alsó táblázatot a Vágólapra, majd állítsuk az egérkurzort a felső táblázat jobb felső oldalára, és másoljuk mellé a másik felét. A két rész tökéletesen összetapad. A továbbiakban egységes egészként formázható.

15)          A rácsvonalak részlegesen is eltüntethetők. Ehhez a Táblázatok és szegélyek eszköztár kü­lönféle kinézetű Szegély gombját kell használni. A mellette levő kis nyílra kattintva meg­jelenik a vonalazási módok palettája. Jelöljük ki a teljes táblázatot, majd kattintsunk a kívánt rácsozási módra. Ezzel a funkcióval egy-egy cella, sor, oszlop keretvonalait is eltávolíthatjuk. Ez esetben az érintett cellacsoportot jelöljük ki. A könnyebb szerkeszthetőség érdekében az eltüntetett rácsvonalak továbbra is látszanak szürke árnyalatban. Ha végleg láthatatlanná akarjuk tenni őket, a Táblá­zat menüben adjuk ki a Rácsvonalak elrejtése parancsot. (A szürke vonalak nyomtatás­ban nem jelennek meg, ezért a könnyebb tájékozódás érdekében érdemes kiadni a Rácsvona­lak megjelenítése parancsot.) Az összes rácsvonal formázáskor is eltüntethető. Ennek igénye esetén az Automatikus formázás paranccsal megjeleníthető ablak Normál táblázat táblázatstílusát jelöljük ki, majd nyomjuk meg az Alkalmaz gombot.

16)          Arra is lehetőség van, hogy a számokat vagy szöveges tételeket tartalmazó cellákat az érté­kük, illetve a kezdőbetűjük alapján sorba állítsuk. Jelöljük ki a rendezni kívánt sort, osz­lo­pot vagy az egész táblázatot, és a Táblázat menüben adjuk ki a Sorba rendezés paran­csot. Ezt kö­vetően megjelenik a Rendezés ablak, amelyen beállít­hatjuk a sorba állítás mód­ját. Egy oszlop rendezése esetén nyomjuk meg az Egyebek gombot, és a megjelenő ablakban adjuk ki a Csak az oszlop (hasáb) ren­dezése utasítást, majd mindkét ablakon kattintsunk az OK gombra. Szö­veges ada­tok rendezése­kor több mindenre kell ügyelni. Ha a táblázat címsorral is rendelke­zik, A listában szektorban aktiváljuk a Van rovatfej utasítást. Ennek elmulasztása esetén a program a szalag­címet szintén betűrendbe állítja. Szövegrendezés­kor az Egyebek gombbal előhívható Rendezési beállítások ab­lakban előírhat­juk a kis- és nagybetű megkülönböztetését, és a rendezés nyelvét is.

17)          Ha a táblázat egyes rubrikáiban nem csak számok, hanem betűk, szavak is találhatók, szükség lehet ezek formázására, oszlopba állítására is. A Tab billentyű lenyomásakor azonban a kurzor átugrik a következő rubrikába. Ilyenkor használjuk a Ctrl + Tab billentyűkombinációt. Ily módon az egymás alatti rubrikák egyes bejegyzéseit, karaktereit is szabályos oszlopokká alakíthatjuk, tabulátorjelekkel kedvünkre igazíthatjuk. A cellán belüli tabulálás lehetősége először a Word 2000-ben jelent meg. Az elkészült táblázat bármikor visszaalakítható szöveggé (listává, felso­rolássá vagy egyszerű ta­bulált oszlo­pokká). Ehhez a teljes táblázat kijelölése után a Táblázat menüben adjuk ki a Konvertálás parancsot, majd az oldalra nyíló menüben kattintsunk a Táblázat szöveggé utasításra. A tovább nyíló Táblázatból szöveg ablak­ban meghatározhatjuk az adatállo­mány elrendezési módját. A Tabulátorjel utasítást kiadva csak a rácsvonalak tűn­nek el, az adatok a helyükön maradnak. Miután a tagolásuk nem szű­nik meg, a Szövegből táblázat utasítással bármikor visszaalakíthatók táblázattá.

18)          A táblázatban szereplő adatokkal matematikai és egyéb műveleteket (pl. átlagszámítást) is végezhetünk. Az adatállomány különféle szempontok szerinti rendezéséhez függ­vé­nyeket hasz­nál­hatunk. A számítási alapműveletek azonban itt csak az összegzésre korláto­zód­nak. A szám­oszlo­pok összeadása során helyezzük a kurzort a táblázat utolsó cellájában álló tétel mögé, majd nyomjuk le a Tabulátor billentyűt. Ekkor új sor keletkezik az oszlopok alatt. A Megne­vezése­ket tartalmazó első oszlop alatti cellába írjuk be, hogy: Összesen, és nyomjuk le ismét a Tabulátor billentyűt. Az első számoszlop alá érve kattintsunk a Táblá­zatok és szegélyek esz­köztár AutoSzum gombjára. Erre a program kiszámítja a felette levő számosz­lopok összegét, és beírja a kurzor mögé, az üres cellába. Lépjünk a Tabulátor billen­tyűvel a követ­kező cellába, és folytassuk az összegzést.

19)          Ha a táblázat fejléce számokat is tartalmaz (pl. évszámot), akkor ez az egyszerű módszer nem alkalmazható, mert a program a benne szereplő érté­ket is beleszámolja a végösszegbe. Ilyenkor a Táblázat menü Képlet parancsával végezzük az összegzést. A tovább nyíló ablak Képlet kijelölősávjában töröljük az ABOVE utasítást, és a helyére írjuk be az összeadandó osz­lopok koordinátáit, pl. az B2:B8 formulát. Az OK gomb megnyomása után megjelenik a számoszlop alatt a helyes eredmény. (A cellák koordinátáit ugyanúgy kell megadni, mint Excel-ben. Miután a jelenlegi példánál az első oszlopban a Megnevezések vannak, a követke­ző össze­adható számoszlop a B lesz. Nyolcsoros számoszlop esetén az utolsó cella koordi­nátája a B8. Az első sor koordinátája azonban nem lehet a B1, mert itt az első cellában a címsor van, benne az évszámmal. Ezért B2 koordinátával kezdjük a számolást, így meg­felelő értéket fogunk kapni. Az utána következő oszlopok összeadásánál értelemszerűen a C2:C8, D2:D8…stb. formulát alkalmazzuk.) Word 2002-től felfelé ez a probléma már nem lép fel. A fejlettebb programváltozatok már felismerik a dátumot, és nem számolják bele számoszlopba. (Ehhez természetesen a címsorban teljes dátumot kell feltüntetni, nem elég csak az évet beírni.)  

20)          Koordinátamegadással történő számolással nem csak az egymás alatti oszlopok összege határozható meg, hanem a sorokban levő számértékek is összeadhatók. Az első sor számai­nak összeadása nagyon egyszerű. Állítsuk a kurzort a sor végén álló Összesen oszlopfeliratú üres cellába, és kattintsunk az AutoSzum gombra. A többi sornál már szükség van cellaki­jelölésre, különben a program a kurzor feletti végösszegeket adná össze. Ezért hívjuk elő ismét a Képlet ablakot, és a zárójelek közé (az ABOVE utasítás helyére) a sor második és utolsó cellájának koordi­nátáit írjuk. (Ebben a fajta táblázatban az első cella a Megnevezés. Ne feledkezzünk el a kettőspont beillesztéséről sem.) Teljes sorok esetén nem kell a koordinátákat feltüntetni. Az is elegendő, ha az ABOVE utasítást LEFT-el helyette­sítjük. Word-ben az egyes cellák szám­érté­kének módosítása nem vonja maga után a vég­összeg automatikus megváltozá­sát. Eb­ben az eset­ben nekünk kell gon­doskodnunk a korri­gálásról. (Nem kell újra kiszámolni a végösszeget. Csu­pán ki kell jelölni a számoszlo­pot, illetve a számsort a vég­összeg­gel együtt, és le kell nyomni a frissí­tést végző F9 vezérlő­billentyűt.)

21)          A Képlet ablak Számformátum kijelölősávjában a végösszeg feltüntetési módját is beállíthatjuk. (Kattintsunk a jobb oldalán látható kis nyílra.) A kettős kereszttel jelölt tételek aktiválása esetén az összeg ezres tagolásban (három számjegy után egy kis hézaggal) jelenik meg. Arra is mód van, hogy a végösszeg mögött automatiku­san feltűnjön a nemzeti valuta rövidítése (jelen esetben a Ft), vagy a százalék jele (%). Az eredményt tizedes jegyek nélkül, illetve két tizedes­jeggyel kérhetjük. Ha nem írunk be semmit, vagy a 0 tételt aktiváljuk, nem alakul ki semmilyen megkülönböztető jel­zés. Közgazdasági, pénzügyi és egyéb célszámításoknál az egyenlőségjel kivételével töröljük ki a Képlet kijelölősáv tartalmát, majd a Függvény beszúrása kijelölősáv listájából vá­lasszuk ki a használni kívánt képletet. (Átlagszámításnál pl. az AVERAGE tételt.) Rákat­tint­va meg­jelenik a Képlet kijelö­lősávban az = után. Most is írjuk be a zárójelek közé a számí­tásba bevont cellák koordinátáit, és nyomjuk meg az OK gombot.

22)          Táblázatkészítés során gyakori igény a Megnevezés, illetve a Címsor beépítése a rácsvona­lakba. Oszlopo­kat átívelő szalagcímet úgy is kialakíthatunk, hogy a kurzort a keret fölé állít­juk, majd csupa nagybetűvel leírjuk a táblázat tartalmára utaló címsort. Utána megvastagítjuk a betűket, és a szóköz billentyűvel középre állítjuk a feliratot. Ez a megoldás azonban nem túl szép. Ráadásul ez a felirat nem válik a táblázat részévé, így a formázás sem terjed ki rá. Pre­cíz szalagcímet csak úgy lehet létrehozni, hogy beépítjük a táblázatba. Állítsuk a kurzort a legfelső sorba, majd az előzőek­ben leírtak szerint kérjünk egy üres sort. Utána egyesítsük az új sor celláit, hogy akadálytala­nul beleírhassuk az oszlopokat átívelő szalagcímet. Jelöljük ki az üres sort, és a Táblá­zatok és szegélyek eszköztárban kattintsunk a Cellák egyesítése gombra. Ennek megtörténte után írjuk bele a címsort, igény szerint formázzuk, majd a Formázás eszköztár Középre zá­rás gombjával szim­metrizáljuk.

23)          Annak érdekében, hogy ne olvadjon be teljesen a táblázatba, vastagítsuk meg az alatta húzódó elválasztó vonalat. Jelöljük ki a címsort és az alatta levő első sort, majd a Táblázatok és szegélyek eszköztárban állítsuk be a Vonalvastagságot a külső kerettel azonosra. Kattintsunk a Szegélyező ikon jobb szélén látható nyílra. A lenyíló rácsformák közül válasszuk ki azt, amelyiken csak egy vízszintes vonal látható középen. Ugyanezt az eljárást kell alkalmazni akkor is, ha a táblázat két elkülönülő (jobb és bal oldali) részből áll. Akkor az egymás mellett álló két táblázatrész közé függőleges vonalat húzzunk. Jelöljük ki a mellette álló oszlopokat, és most a középen egy függőleges vonalat tartalmazó rácsmintát válasszuk.

24)          Néha előfordul, hogy a sorokat is átfogó megnevezéssel kell ellátni. Ez különösebb gon­dot nem okoz, hiszen csak egy új oszlopot kell eléjük illeszteni, majd megszüntetni benne a sorel­választó vonalakat. A Cellák egyesítése gomb megnyomása előtt most az üres oszlopot kell kijelölni. Ezt követően már beleírhatjuk az összes sorra vonatkozó Megnevezést. Függő­legesen középre állítva minden sorra érvényes lesz. Ezzel a címzéssel azonban az a gond, hogy sok helyet foglal, és nem elég egyértelmű. Ahhoz, hogy a táblázat minden sorára félreérthetet­lenül vonat­kozzon, 90^o-kal el kell fordítani, és a sorok kezdetéhez simítani. Erre Word-ben is lehetőség van. Jelöljük ki a címsort, majd kattintsunk a Táblázatok és szegélyek eszköztár Szövegirány váltása gombjára. Ekkor a felirat 90^o-kal elfordul, így már semmi akadálya an­nak, hogy a sorok elejéhez illesszük. (Ha nem megfelelő a pozíciója, kattintsunk még egyszer a gombra, hogy a műszaki rajz szabályai szerint jobb oldal felől legyen olvasható.) Ha a címsor nem a rácsvonalnál kezdődik, hanem lejjebb ugrik ennek az az oka, hogy a Word Normál stílusában Első sor behúzást alkalmaztunk. Ekkor kattintsunk a Backspace billentyűre, és a címsor a rácsvonalhoz simul. Az illesz­tést az Igazí­tás gombbal végezzük. (A jobb szélén látható kis nyíllal nyissuk le a menüjét, és aktiváljuk az Igazítás középre jobbra szimbólumot.) Ha még mindig nem szimmetrikus, a Formázás eszköztár Igazítás lent, Középre igazítás, Igazítás fent és Sorkizárás ikonjaival állíthatunk rajta.

25)          Formázni utólag is lehet. Ez esetben fentről lefelé jelöljük ki a feliratot, vagy kattintsunk rá kétszer, és használjuk a Word Formázás eszköztárát. Végül csökkentsük le a függőleges feliratot tartalmazó cella szélességét. (Ennek legegyszerűbb módja, hogy az egérkurzorral a bal oldali oszlophatároló vonalra mutatunk, és amikor kétirányú nyíllá alakul rákattintunk, és jobbra húzzuk.) Több oszlopon vagy soron átívelő címzé­seket mindig a végén he­lyezzünk a táblázatba, mert a szerkesztés, és a szá­mítások során zavart okoznak. A sorokkal, oszlo­pokkal együtt ezek is kijelölődnek, ami a prog­ramban helytelen működést vált ki. Végül hívjuk rá a táblázatra a helyesírás ellenőrző prog­ramot. Erre főleg szöveges adatok­nál van szükség, mert előfordul­hatnak olyan elütések, ame­lyek elkerülték a figyelmünket. (Az elforgatott, függőleges feliratok ellenőrzése nem okoz gon­dot a programnak.)

26)          Most már csak az elkészült táblázat formázása, igazítása van hátra. Először a cellák tartal­mát formázzuk. Jelöljük ki az összetartozó egységeket, és válasszuk ki a megfelelő betűma­gassá­got, betűformát. Ennek során nincs szükség utánigazításra. A sorszélesség a betűméret­tel együtt nő. A program kellő távolságot alakít ki a betűk széle, és a rácsvonalak között. Ha ezt kevésnek ta­láljuk, állítsuk a kurzort a legalsó sor alsó határoló vonalára, vagyis a keret aljára, és állítsuk be a nekünk tetsző sorszélességet. (Amikor a kurzor kétirá­nyú nyíllá alakul, húzzuk lejjebb.) A másik szabályozási lehetőség, hogy a függőleges vonalzón ráállítjuk a kurzort a keret alsó szélével szemközti szür­ke sávra, és amikor kétirányú nyíllá válik, lejjebb húzzuk. Ezután je­löljük ki az összes sort, és kattintsunk a Táblázatok és szegélyek eszköztár Azonos sorma­gasság gombjára. Erre min­den sorszélesség felveszi a lent beállított értéket.

27)          Az oszlop­szé­lesség beállításának három módja van. Erre azért van szükség, mert a cellák tar­talma többnyire elté­rő hosszúságú, és emiatt az oszlopszélesség változó. A Táblázatok és szegélyek eszköztár Azonos oszlop­szé­lesség gombját csak ak­kor lehet használni, ha a celláknak csupán az információtartalma elté­rő, a karakterek száma azo­nos. Ennél az automatikus beállítási módnál az oszlophatároló vonalak úgy kerülnek egymástól azonos távolságra, hogy nem változik a táblázat szélessége. Amennyiben valamelyik oszlop egy rubrikája több karaktert tartalmaz, mint a többi, szélesebb oszlopra van szüksége. Ez esetben ragadjuk meg a bal vagy a jobb oldali határoló vonalát, és amikor az egérkurzor kétirányú nyíllá alakult, húzzuk kijjebb. A táblázat szélessége itt sem változik. Az oszlopszélesítés a szomszédos oszlop rovására megy végbe. Ez nem mindig szerencsés, mert ha nagyon lekeskenyedik, nem fér el benne a tartalma. Ezen úgy segíthetünk, hogy a függőleges rácsvonalak mozgatása közben lenyomjuk a Ctrl billentyűt. Ekkor az elmozdításból eredő oszlopkeskenyedés vagy -szélesedés szétoszlik az elmozdított rácsvonaltól balra eső cellák között. Mindegyik azonos mértékben változik, így szinte észre sem lehet venni a változást. Nagymértékű oszlopszélesítés vagy keskenyítés esetén a Shift billentyűt nyomjuk le. Ilyenkor a változás nem befolyásolja a többi oszlopot. Az egyes oszlopok szélességének megváltoztatása a táblázat szélességét növeli vagy csökkenti. Ez a fajta szabályozási mód a vízszintes vonalzó függőleges rácsvonalak feletti szürke sávjával is elvégezhető. Itt is a teljes táblázat lesz szélesebb vagy keskenyebb.

28)          Amennyiben a sormagasság és az oszlopszélesség állítása közben nyoma tartjuk az Alt billen­tyűt, a függőleges és a vízszintes vonalzón 0,1 milliméteres pontossággal láthatóvá válik az elmoz­dítás mértéke. Ezt a billentyűt célszerű használni akkor is, ha finombeállításra van szükség. Normál helyzetben a program 0,25 centiméternél kisebb elmozdítást nem engedélyez. Ennek oka, hogy a szerkesztés elősegítése érdekében az elmozdított vonal, illetve objektum széle „bekat­tan” a hozzá legközelebb álló osztásvonalhoz. Miután Word-ben a vonalzó osztás­vonalai 0,25 centiméterenként követik egymást, így 2 milliméterre megközelítve őket érvényesül a von­zá­suk. Az Alt billentyű lenyomásával azonban ez a mechanizmus kikapcsolódik, így akár tized­milliméteres pontossággal is pozicionálhatunk. (Milliméter skálára átállított vonalzók esetén az osztástávolság 2 mm.)

29)          A sorok magassága és az oszlopok szélessége a Cellamagasság és Szélesség ablakkal is beállítható. Jelöljük ki a legfelső sort, illetve a bal szélső oszlopot, majd a Táblázat menüben adjuk ki a Táblázat tulajdonságai parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Sor, illetve az Oszlop fület. A feltáruló tábla Magasság megadása illetve Kívánt szélesség kijelölősávjába állítsuk be a pontos értéket, majd nyomjuk meg a Következő sor, illetve a Következő oszlop gombot. Ily módon a táblá­zat összes sorát és oszlopát beállíthatjuk. A következő sorra, osz­lopra lépve az előző beállítás azonnal lát­hatóvá válik. Ha valamelyiket nem tartjuk megfele­lőnek az Előző sor, illetve az Elő­ző oszlop gombbal visszamehetünk rá, és módosíthatjuk. A beállítás mindkét esetben milliméterben történik. Ezzel az ablakkal lehet megakadályozni a sortörést is. Normál körülmé­nyek között a Word a túlcsorduló cellatartalmat átviszi a következő sorba. Egy­úttal duplájára növeli a sorszélességet. Ezt úgy akadályozhatjuk meg, hogy előírjuk az egysoros cella sorszé­lességét. Ekkor a Sormagasság kijelölősávban a Legalább utasítást át kell állítani Ponto­san-ra. Ezt követően a program nem tudja többé növelni a sorszéles­sé­get, így nem hozhat létre sortörést. A továbbiakban nekünk kell gondoskodni a cella­tartalom lerö­vidítéséről. A beál­lításokat az OK gombra kattintva nyugtázzuk.

30)          Végül je­löljük ki az adatcsoportokat, és szim­metrizáljuk őket. A program minden adatot balra zártan tüntet fel. Erre az elhelyezési módra azonban csak a bal oldali Megnevezéseknél van szükség. A többi adatot célszerű középre állítani a Formázás eszköz­tár Középre zárás gombjával. Ezt követően jelöljük ki a táblázat teljes tartalmát, majd a Táblázatok és szegé­lyek eszköztár Igazítás ikonjával szimmetrizáljuk az adatokat. (Állítsuk a sorelvá­lasztó vonalaktól azonos távolságra. Erre az igazításra főleg olyan táblázatoknál van szükség, ahol egy és kétsoros adatok vegyesen fordulnak elő.) A jobb szélén található nyílra kattintva lenyílik egy menü, amelyben a cellatartalom pozi­cio­nálása 9 módon végezhető el. Ezt használva nem kell a Formázás eszköztár Balra, Jobbra- és Középre zárás ikonjait használni, mert ezek a pozíciók kombinálva vannak a függőleges pozicionáló ikonokkal.

31)          Sajnos a táblázatkészítő prog­ram nem rendel­kezik decimális igazítási lehetőséggel. Ezért a tizedesjellel (ponttal, vesszővel) megadott szám­értékek csak a tabulá­tor program közreműködésével rendezhetők szabályosan egymás alá. Jelöljük ki a tizedesjeleket tartalmazó oszlopot, majd kattintsunk né­hányszor a vízszintes vonalzó bal szélén található Tabulátor gombra. Amikor decimális tabulá­ló jelet mutat, jelöljük ki a táblázat tizedesjelekkel rendelkező számoszlo­pát, és a kattint­sunk felette a vonalzóra. Erre megjelenik rajta a decimális tabuláló jel. Ragad­juk meg a bal egér­gombbal, és húzzuk jobbra, amíg a számértékek minden tizedesjele egy­más alá kerül. (Eltérő helyér­tékű számok ily módon történő egymás alá rendezéséhez több hely kell, mint amennyit a méretük alapján igényelnének, ezért előtte növeljük meg az osz­lopszélességet.)

32)          Az adatállomány rendezése után térjünk át a rácsvonalak formázására. Alapbeállításban a Word 0,5 mm vastag vonalakat használ. Ezek csupán arra szolgálnak, hogy elválasszák egy­mástól az adatokat. Nyomtatásban szinte alig látszanak. Ezért a táblázat rácsvonalait is for­mázni kell. A különböző vastagságú vonalak kiemelik a fő tartományokat, és áttekinthetővé te­szik az adatokat. A ma már alapkövetelménynek számító esztétikus kivitel a táblázat szí­ne­zé­sé­vel, formatervezett sablonok alkalmazásával érhető el. A táblázat legegyszerűbb for­má­zási módja, a keret megvastagítása. Először jelöljük ki a teljes táblázatot, majd Tábláza­tok és sze­gélyek eszköztárban állítsuk be a használni kívánt vonalvastagságot. Kattintsunk a Vonal­vas­tagság kijelölősáv melletti nyílra, és jelöljük ki a megfelelő vas­tagságot. Utána kat­tintsunk a Szegélyező gomb melletti kis nyílra, és a lenyíló sablonok közül jelöljük ki a Külső szegély piktogramot. Erre a keret a kívánt vastagságúra változik. Ha a rácsvonalakat is meg szeretnénk vastagítani, ismét jelöljük ki a táblázatot, állítsuk be a meg­felelő vonalvas­tagságot, majd a Belső szegély piktogramot aktiváljuk. (Ezek a műveletek egy kijelöléssel, egymás után is elvégezhetők.)

33)          Mint minden táblázatkészítő program, a Word is lehetőséget ad különleges vonalak hasz­ná­latára. Ezek választéka a Vonaltípus kijelölősávban tekinthető meg. Kattintsunk a mellette levő nyílra, és a lenyíló menüben jelöljük ki a nekünk tetszőt. Ezt követő­en a keretezés ennek megfelelően fog ala­kulni. Színes vonalakat is használhatunk. Ehhez kattintsunk a Szegélyszín gomb jobb oldalán található kis nyílra, majd jelöl­jük ki az alkalmazni kí­vánt színt. Arra is mód van, hogy a táblázat belső mezejét kiszí­nez­zük. Ennek igénye esetén ismét jelöljük ki a táblá­zatot, majd kattintsunk az Árnyékoló szín gomb jobb szélén levő kis nyílra, és a lenyíló színpalettából válasszuk ki a meg­felelőt. Könnyen megoldható az egyes cellák, sorok, oszlopok kiemelése is, mivel az előbbi vonalstílusok, színek a kézi vonalhúzó számá­ra szintén rendelkezésre állnak. Kattintsunk a Táblázat rajzolása gomb­ra, és a ceruzát szimbolizáló kur­zort húzzuk végig a kiemelni kívánt vonalakon. Ha elrontottuk ne radírozzuk ki, mert ez tejesen megszünteti a vonalat. Most csak a Szokásos eszköztár Visszavonás gomb­jával léphe­tünk ki az elrontott munkafázisból.

34)          Ezekkel az időrabló műveletekkel azonban nem érdemes foglalkoz­ni, mert a Word kész táb­lázatminták­kal szolgál nekünk. A választék megtekintése érdekében a Táblázat menüben adjuk ki az Automatikus formázás parancsot, vagy a Táblázatok és szegélyek eszköztárban kattintsunk az Automatikus formázás gombra. A tovább nyíló ablakban 45-féle kész táblá­zat­forma között választhatunk. (Ez jóval meghaladja az Excel-ben rendelkezésre álló lehetőséget.) A megfelelő minta kiválasztása után nyomjuk meg az Alkalmazás gombot, és szün­tessük meg a táb­lázat kijelölését. (Összeadott számoszlopokat vagy számsorokat tartalmazó táblázatoknál a vég­összeg kiemelése érdekében célszerű érvényesíteni az Utolsó sorra, illetve Utolsó oszlopra utasításokat is.)

35)          Korábbi Word programokban az elkészült táblázat beágyazódik a szövegmezőbe, ami azt jelenti, hogy csak szövegszerkesztő módszerekkel mozdítható odébb. A jobbra-balra tolása még ennél is körülmé­nyesebb, mert ez csak a margótávolságok átállításával lehetséges. Word 2002-től felfelé ez a bonyodalom már nem lép fel, mert a fejlettebb programváltozatok ábraként kezelik a táblázatot. Így bárhová áthelyezhető, sőt a mérete is könnyen megváltoztatható. Mutassunk rá az egérkurzorral, és a bal felső sarkában megjelenő nyilaskeresztre kattintva húzzuk odébb. Nagyítására-kicsinyítésére a jobb alsó sarkához illeszkedő kis négyzet szolgál. Mutassunk rá az egérkurzorral, és amikor kétirányú nyíllá válik, húzzuk kijjebb-beljebb. Ha a táblázat kicsi, szöveggel körbe is futtathatjuk. Jelöljük ki, majd a Táblázat menüben adjuk ki a Táblázat tulajdonságai parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Táblázat fület, és a feltáruló tábla Szöveg körbefuttatása szektorában kattintsunk a Körbe szimbólumra, majd nyomjuk meg az OK gombot. Az Elhelyezés gombbal megnyitható ablakban meghatározhatjuk a szöveg táblázattól való távolságát is. A szövegbe ágyazott táblázat törlése, megszüntetése már körülményesebb, mert háromszor rákattintva a táblázattal együtt az egész szövegállomány kijelölődik és törlődik. Itt csak úgy tudunk megszabadulni tőle, hogy előtte és utána is létrehozunk egy új bekezdést. Utána szakaszként jelöljük ki a táblázatot, és nyomjuk le a Delete billentyűt. Végül szüntessük meg az új bekezdéseket. (Zárjuk össze a szétválasztott szövegállományt.)

36)          A Vágólap segítségével a kész táblázat bárhová áthelyezhető, de csak programon belül. Az Excel táblázat áthelyezése című rovatban részletesen tárgyalt módon más programokba való átmásolásnál a formátum nem megy át. Bil­lentyűkombinációval átmásolva csak a tartalma jele­nik meg. Objektumként azonban a Word sablonjaival formázott táblázat csonkítatlanul megjele­nik Excel-ben és PageMaker-ben is. (A terjedelme nem növekszik meg, ugyanannyi helyet foglal, mint korábbi állapotában.) Excel-be a Beszúrás menü Objektum parancsával kell végezni az áthelyezést. Nyissuk meg az Excel programot. (Ha már létező fájlba kívánjuk beilleszteni, a Fájl menü Megnyitás parancsával keressük meg, és kattintsunk rá kétszer. Nyissunk egy új munkalapot, illetve álljuk arra a munkalapra, amelybe a Word táblázatot szánjuk.) Utána a Beszúrás menüben adjuk ki az Objektum parancsot, majd aktiváljuk a Beszúrás fájlból fület. A megnyíló táblán érvényesítsük a Csatolás fájlból utasítást, majd nyomjuk meg a Tallózás gombot. A megjelenő Tallózás ablakban keressük meg és jelöljük ki a formázott táblázatot tar­talmazó Word fájlt, majd nyomjuk meg a Beszúrás gom­bot. Az Objektum ablak OK gombjára kat­tintva megjelenik a táblázat a megnyitott üres mun­kalapon. Az ily módon átmásolt táblázat azonban nem szerkeszthető. Csupán két dolgot tehetünk vele: odébb tolhatjuk, és a méretét meg­változtathatjuk.

37)          Ez azonban nem okoz gondot, mert az eredeti változaton vég­zett módosítások megjelennek az áthelyezett objektumon is. Így a javításokat ott kell végre­haj­tani. Ezt követően az Excel-be importált táblázat megnyitása után megjelenik egy üzenettábla a következő tartalommal: A munkafüzet más adatforrásokra mutató hivatkozásokat tartalmaz. A Frissítés gombra kattintva a korábbi változtatások megjelennek benne. Az Excel-ben megnyitott táblázat módosításakor nem kell visszamenni a forráshoz. Kattintsunk kétszer a táblázatra. Erre megjelenik a Word program az eredeti táblázattal. Hajtsuk végre rajta a javítást, majd mentsük el, és zárjuk be a Word ablakot. A javítás azon­nal megjelenik az Excel-be ágyazott objektumban. (Mellesleg ugyanígy importálhatunk Excel táblázatot is Word-be, csak itt a műveletet az üres vagy megnyitott Word fájlban kell kezdeményezni. Erről részletesen az Excel program kezelési módjánál lesz szó.)

38)          Page­Maker-ben az Edit menü Insert Object parancsával végezzük az át­helyezést. Lényegé­ben itt is ugyan­az a böngésző ablak jelenik meg, csak angol nyelvű feliratok­kal. Ehhez a hely­zethez alkalmaz­kodva aktiváljuk a Create from File választókapcsolót, adjuk ki a Link uta­sí­tást, majd kattintsunk a Browse gombra. A Megnyitás és az OK gombok meg­nyomása után az OLE (Object linking and embedding – objektumcsatolás és -beillesztés) szerver a dokumentum szöveg­tükrére helyezi a táblázatot. Ha valamelyik margóhoz tapadt, és nem lehet odébb húzni, akkor szövegszerkesztő üzemmódban szúrtuk be. Ilyenkor töröljük, és illesszük be újra objektumkezelő üzemmódban. Amennyiben erre már nincs lehetőségünk, kijelölve vágjuk ki, és most már megfelelő módon illesszük vissza. Ebben a program­ban a tovább­formázási lehető­ség kiegészül a tetszőleges szög­ben való elforgatással is. Objektumkezelő üzemmódban a kézi rajzoló eszköz­tár is használható. Így ha az átvett táblázat vonalai nem megfelelőek, utólag megvastagít­hatók. (Ezek a javítások ne épülnek bele a táblázatba. Ezért csak az objektum végleges helyén hajthatók végre. A táblázat elmozdítása esetén az utólag húzott vonalak a korábbi he­lyükön ma­radnak.)

39)          Ebben a programban nem megy végbe magától a frissítés. A más programokból áthívott objektum és az eredeti fájl közötti kapcsolat megteremtése érdekében a File menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Links parancsot. (PageMaker 6.5 és 7.0 programban ez a parancs Links Manager-re változott.) A tovább nyíló ablakban kattintsunk az Op­ti­ons gombra. Az újonnan megjelenő ablak Text és Graphics szektorában érvényesítsük az Update automatically utasítást, majd mindkét ablakon nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően az eredeti táblázaton végzett javítások átvihetők a PageMaker-be importált változatba is. Mentsük el a Word-ben vagy Excel-ben módosított anyagot, majd nyissuk meg a PageMaker-es változatot, és a File menüben ismét adjuk ki a Links (Links Manager) parancsot. A tovább nyíló ablakban kattintsunk a felfrissítendő fájl nevére. Az ablak alján megjelenik következő tájékoztató: The linked file has been modified since the last time it was placed (A csatolt fájl az utolsó változathoz képest módosult). Az üzenetet nyugtázva nyomjuk meg az Update majd OK gombokat.

40)          Ha a megnyitott táblázat felhasználása során merül fel a módosítás igénye, itt sem kell visszamenni a forráshoz. Az Edit menü Linked Dokumentum Object, illetve Excelből átvett táb­lázat esetén Linked Munkalap Object parancsával és a Szerkesztés utasítás kiadásával Page­Maker-ben is megjelenik az eredeti táblázat, így nem kell a meghajtón keresgetni, és a saját prog­ramjában megnyitni. (Ez a parancs csak a táblázat objektumkezelő üzemmódban való kije­lölése után válik elérhetővé.) Ennél is egyszerűbb megoldás, hogy objektumszerkesztő üzem­mód­ban kétszer rákattintunk a táblázatra. Erre megjelenik egy üzenettábla ezzel a tartalommal: Waiting for Microsoft Excel dokumentum, illetve Waiting for Microsoft Excel munkalap. Pár má­sodperc múlva megnyílik a Word, illetve Excel program, benne a táblázattal. Végezzük el rajta a módosításokat, majd mentsük el a dokumentumot vagy munkalapot, és zárjuk be a Word, illetve Excel programot. A javítások ily módon történő végrehajtása után a mó­dosítások felfrissítés nélkül megjelennek a PageMaker-be ágyazott objektumban is.

41)          Egyébként Word-ben sem kell visszamenni a forráshoz az átvett objektumok módosításakor. Kattintsunk kétszer a módosítani kívánt Excel táblázatra. Erre előjön az eredeti változata, a saját programablakával együtt. Végezzük el rajta a módosítást, majd mentsük el a táblázatot. Ezt követően a csatolt táblázatban is azonnal megjelenik a változtatás. Ha a módosítás korábban történt, akkor kattintsuk a kurzort a Word-ben megnyitott objektumra, és nyomjuk le az F9 frissítő billentyűt. Excel programból átvett táblázat esetén erre sincs szükség, mivel az Excel a Word-be ágyazott objektumait automatikusan frissíti. (A frissítés a megnyitás során megy végbe.) Új Excel táblázatot is készíthetünk Word-ben. A Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki az Objektum parancsot, majd aktiváljuk az Új létrehozása fület. Utána az Objektumtípus listában jelöljük ki a Microsoft Excel munkalap programot, majd nyomjuk meg az OK gombot. Elkészítése, majd a programablak bezárása után (mellékattintás után) Word-ben is azonnal megjelenik az Excel kinézetű táblázat.

42)          Az ily módon táblázattal is csupán két dolgot tehetünk: odébb tolhatjuk, és a méretét meg­változtathatjuk. Ha módosítani szeretnénk az adatait, ezt csak az Excel programban tehetjük meg. Ez nem olyan bonyolult, mint az objektumáthelyezés. Kattintsunk kétszer a táblázatra, mire megjelenik Az Excel eszköztára. Végezzük el a javítást, majd kattintsunk a táblázat mellé. Erre visszatér a Word eszköztára, és Word-ben menthetjük el a táblázatot. Excel-ben nem csak az adatokat módosíthatjuk, hanem formázást is végezhetünk. Minden módosítás megjelenik Word-ben is.

43)          Visszatérve a Word-ben készített táblázatokra, az elkészült táblázat kinyomtatása nem okoz semmilyen gondot. Amennyiben a táblázat egy oldalnál hosszabb, a következő oldalra átnyúló rész kissé körülményesen hasz­nál­ható. Fej­léc hiá­nyában az adatok nehezen követ­hetők, az oszlopok azonosítása során folyton vissza kell lapozni az előző oldalra. Word-ben azonban ez a probléma is megoldható. Jelöljük ki a táblá­zat címsorát, vagy a Megnevezése­ket tartalmazó fejlécet, és a Táblázat menüben adjuk ki a Címsorok ismétlése parancsot. Ezt követően a második oldal tetején is megjelenik a táblázat eleje. (Ha a táblázat folytatását nem a program helyezte új oldalra, hanem kézi oldaltörést hoztunk létre, a címsor nem ismétlődik meg.) Ez a fejléc csak Nyomtatási elrendezés nézetben jelenik meg. Megszüntetéséhez jelöljük ki ismét az erede­ti fejlécet, majd a Táblázat me­nüben érvénytelenítsük a Címsorok ismétlése utasítást.

44)          A Word-ben is készíthetünk diagramot. Erre a célra a Graph diagramszerkesztő program szolgál. A Graph használati módja lényegében megegyezik az Excel program Diagram Varázslójával. A Graph csak hozzá kapcsolódó prog­ramokban (Word, Excel, PageMaker) jeleníthető meg, önállóan nem hívható elő. Word-ben és Excel-ben a Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki az Objektum parancsot, majd aktiváljuk az Új létrehozása fület. Az Objektumtípus listában jelöljük ki a Microsoft Graph diagram programot, majd nyomjuk meg az OK gombot. A diagram paramétereit egy táblázatsablonba kell beírni, amelyek azonnal megjelennek oszlopdiagram formájában. A formázásához szükséges beállító ablakok az egyes összetevőkre történő dupla kattintással hívhatók elő. (A Graph program részletes kezelési módja az Excel program ismertetésénél található.) PageMaker-ben az Edit menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki az Insert Object parancsot, és aktiváljuk a Create New választókapcsolót. Az Object Type listában jelöljük ki a Microsoft Graph diagram programot, majd nyomjuk meg az OK gombot. Itt önálló programként, eszköztárakkal együtt jelenik meg a Graph program. (Word-ben és Excel-ben előhívva csupán kiegészülnek az eszköztárak.) A változtatások a File menü Frissítés parancsának kiadása után jelennek meg a PageMaker-be ágyazott diagram fájlban. A Graph programból a File menü Visszatérés parancsával léphetünk ki. Újbóli előhívása már jóval egyszerűbb. Csupán ki kell jelölni a diagramot objektumkezelő üzemmódban, majd kétszer rá kell kattintani.

 

Hasábok kialakítása

 

a)              A nyomdaipari szakemberek nem javasolják túl hosszú sorok alkalmazását a kiadványszerkesztés során. A keskeny, hosszú sorok követése ugyanis kifárasztja a szemet, és nagy a sortévesztés valószínűsége is. Ezért szerkesztik az újságokat hasábokra. Könyveknél csak A/4-es, illetve ennél nagyobb formátumnál szokták a szövegmezőt hasábokra osztani. Normál méretű könyvekben is alkalmaznak hasábokra osztott szakaszokat, ha az adatok csoportosítása tabulátorral nem oldható meg. Sorszámozott felsorolások esetén pl. a tételek előtti számokat is tabulálni kellene, ügyelve a helyértékükre. A hasábozó program azonban a sorszámozott listát egy pillanat alatt hasábokra osztja, ami keskeny, hosszú listák esetén tetemes papír-megtakarí­tást eredményez. A hasábozott lista utólag is könnyen sorszámozható. Nem kell az egyes tételeket a növekvő sorszámok helyértékétől függően ide-oda tologatni, a szükséges behúzásokat a program automatikusan beállítja.

b)             A hasábozó program a Formátum menüből hívható elő, a Hasábok parancs kiadásával. (Előtte jelöljük ki a listát, amit hasábozni szeretnénk. A beírásnál nincs semmi követelmény. Az egyes tételeket írjuk egymás alá, majd az egészet jelöljük ki.) A tovább nyíló ablak Típus szektorában a leggyakrabban használt formátumok láthatók. Kattintsunk a nekünk megfelelőre, majd a Hasábok szélessége és térköze szektor kijelölősávjaiban állítsuk be az egyes hasábok szélességét, és a köztük levő hézagot. Ha háromnál több hasábot akarunk alkalmazni, ennek számát a Hasábok száma kijelölő­sávban állíthatjuk be. Szimmetrikus kialakítás esetén adjuk ki az Azonos hasábszélesség utasítást. Ez esetben csak az első hasáb kijelölősávjait kell beállítani. A Választóvonal utasítás aktiválásával az egyes hasábok között elválasztó vonalak képződnek. A Minta szektorban figyelemmel kísérhetjük a beállításaink által kiváltott arányváltozásokat. A Hatókör kijelölősávval a hasábozás terjedelmét szabhatjuk meg. A művelet a Teljes dokumentumra, vagy egy általunk kijelölt részére (Kijelölt szöveg) terjedhet ki. Az aktuális ponttól utasítás aktiválása esetén az átalakítás csak a kurzor után álló szövegrészt érinti. Arra is mód van, hogy a hasábozott anyag egy részéből új hasábokat készítsünk. Ilyenkor állítsuk a kurzort oda, ahonnan újra szeretnénk hasábozni a felsorolást, majd a Hatókör kijelölősávba állítsuk be Az aktuális ponttól utasítást. Utána aktiváljuk Az Új hasáb kezdése parancsot, és nyomjuk meg az OK gombot. (Most nem egymástól elkülönülő hasábokat kapunk, két egymás alatti szakaszban. Csupán abbamarad a hasábozás, és az Aktuális ponttól újrakezdődik.)

c)              Amennyiben vissza akarunk térni a kiindulási helyzetre, a Típus szektorban kattintsunk az osztatlan szövegmezőt jelölő Egy szimbólumra, és nyomjuk meg az OK gombot. Amennyiben oszlopokat átívelő címzéssel akarjuk a hasábokat ellátni, azt még a hasábozás elkezdése előtt tegyük meg. Írjuk a címet az első sorba, és a hasábozásnál ezt a sort ne jelöljük ki. A hasábozó program a címsort teljes szélességében szabadon hagyja. Ugyanabban a szövegállományban többféle hasábozást is alkalmazhatunk. Az egyes hasábok kialakítása során a program nem tesz különbséget az egyes tételek között. A téma szerint csoportosításról nekünk kell gondoskodnunk. Ha valamelyik tételtől kezdve új hasábot akarunk kialakítani, alkalmazzunk hasábtörést. Tegyük elé kurzort, majd nyomjuk le a Ctrl + Shift + Enter billentyűkombinációt. Erre a jelölt tétel a következő hasáb elejére kerül, és az utána következő tételek új hasábot alkotnak. A program az egyes hasábokat szimmetrizálja, vagyis úgy állítja be, hogy nagyjából egyforma hosszúak legyenek. Ez nem mindig jó. Néha előfordul, hogy olyan hasábokat szeretnénk, amelyeket utólag ki lehet egészíteni, később bele lehet írni. Ilyenkor a hasábkiegyenlítő segédprogramot ki kell kapcsolni. Az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, majd aktiváljuk a Kompatibilitás fület. A feltáruló tábla Beállítások szektorában érvényesítsük a Folyamatos új szakasznál ne egyensúlyozza ki a hasábokat utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot.

d)             Önálló sorok oszlopokba rendezése esetén gyakori igény az egyes tételek ábécérendbe állítása. Ez a feladat a táblázatkészítő programmal oldható meg. Jelöljük ki az összetartozó oszlopokat, majd a Táblázat menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Sorba rendezés parancsot. A megjelenő Szöveg rendezése ablak Rendezés szektorában állítsuk be a rendezendő tartomány jellegét (itt most a Bekezdés-t). A Formátum kijelölősávba a sorba állítandó tételek jellegét kell beállítani (jelen esetben a Szöveg-et). Normál körülmények között hagyjuk meg az Emelkedő utasítást. Ha az oszlopok címét, rovatfejét is kijelöltük, A listában szektor választó kapcsolóját állítsuk át Van rovatfej utasításra. Az Egyebek gomb megnyomása után megjelenő ablakban azt is beállíthatjuk, hogy különböztesse meg a kis- és nagybetűkkel kezdődő tételeket. Idegen nyelvű listák esetén be kell állítani a használt nyelvet is a Rendezés nyelve kijelölősáv­ba, mivel a különböző országok ábécéjében a betűk nem azonos sorrendben követik egymást. Végül mindkét ablakon kattintsunk az OK gombra. A sorrendbe állítás más jellegű szövegállományok (pl. sorszámozott tételek esetén) is használható. Sorszám szerinti rendezéskor a Formátum kijelölő­sávba a Szám utasítást állítsuk be. A program akkor is képes sorba rakni a tételeket, ha a sorszámok a tétel végén állnak. Ez esetben azonban ügyeljünk arra, hogy egy-egy sor szóközök nélküli karaktereinek száma nem haladhatja meg a 60-at. Ennél hosszabb sorokat nem tud ily módon sorba állítani.

e)              Hasábozás csak Nyomtatási elrendezés nézetben hozható létre. Normál nézetben a szövegmező visszaalakul egyhasábossá. A hasábokat nem lehet bekeretezni, szegéllyel ellátni. Ennek igénye esetén a szövegállományt táblázatba kell rendezni. Ugyancsak nem lehet hasábokat kialakítani Élőfejben és Élőlábban. Újságszerkesztésre sem használják ezt a programot, mert erre a célra van egy speciális, sokkal többet tudó program: a QuarkXPress. Könnyű a kezelése, nagy a sebessége és az üzembiztonsága. Rend­kívül rugalmas, könnyen lehet vele navigálni. A szöveg- és képdobozok pillanatok alatt áthelyezhetők. A megtervezett, kész oldal átrendezése sem jelent gondot. Tipográfiai lehetőségei is nagyon jók. Végül a kész dokumentumot a levilágításhoz színre bontja. Miután meglehetősen drága, jobbára újságszerkesztőségek vásárolják. A korábban használt 4.1 változat ára 16-szorosa a Windows XP-nek. Már elkészült a legújabb 5.0-ás kivitele. Ennek beta változata megjelent a PCFormat folyóirat 2002 márciusi számának CD-mellék­letében. Ez a program teljes értékűen használható, de csak 90 napig. (Érdemes kihasználni ezt a lehetőséget, mert ennek a változatnak a bruttó ára kb. 330 ezer forint.)[30]

f)               Időközben az Adobe cég is betört a képet és a szöveget egyaránt könnyen kezelő kiadványszerkesztő programok területére. A magyar nyelvű menüvel is rendelkező InDesign CS2 programjuk szolgáltatásai felülmúlják Quark­XPress 5.0 képességeit is. Az ára viszont alacsonyabb. (A jelenlegi ára 320 ezer forint + 20% ÁFA. 230 MB-os próbaváltozata a következő címről tölt­hető le: http://www.adobe.com/support/downloads/product.jsp?product=31&platform=Windows (Előtte regisztráltatnunk kell magunkat. Mint minden program, ez is folyamatosan fejlődik. 2015-ben már a CS6 változatnál tartottak.[31]) Amíg a PageMaker programokat konzervatív jellegű kiadványok készítésére ajánlják, a képszerkesztésben is igen erős InDesign rugalmas, sokoldalú, fiatalos megjelenést eredményez. Ebben már jelen vannak a kiadványszerkesztés csúcstechnológia elemei, amelyek a PageMaker programok fejlesztésekor még ismeretlenek voltak. A PageMaker-rel ellentétben lábjegyzetkészítésre is alkalmasak. Mind a Quark­X­Press, mind az InDesign program Mac OS X operációs rendszer alatt is futtatható. Ez azért fontos, mert a profi kiadványszerkesztők nem IBM PC-t, hanem Apple rendszerű Macintosh számítógépeket használnak. Egyébként a Macintosh gépek kezelése bonyolultabb, mint a PC-ké, és az ára is kb. kétszerese egy IBM-kom­patibilis személyi számítógépnek. Emiatt ezek a PC-től teljesen elütő rendszerű gépek nem terjedtek el a gyakorlatban. Az Apple cég számítógépei a világpiacnak csupán a 6%-át birtokolják.

g)              PageMaker-ben precízebb módon lehet hasábokat kialakítani, és ez a részprogram jóval több lehetőséget kínál. Először itt is a segédrácsok elkészítésével kell kezdeni a munkát. Állítsuk a dokumentumot a szövegtükörnek arra az oldalára, ahol a szövegállományt hasábokra akarjuk osztani, majd nyissuk le a Layout menüt, és adjuk ki a Column Guides parancsot. A tovább nyíló ablak Number of Columns kijelölősávjába írjuk be az oszlopok számát, a Space bet­ween columns kijelölősávjába pedig a köztük levő hézagot, majd nyomjuk meg az OK gom­bot. Utána szövegszerkesztő üzem­módban kattintsuk a kurzort az első oszlop bal felső sarkába, majd töltsük be az előzőleg felgépelt szöveget. A szövegáradat az oszlop alján megáll. A Toolbox j gombjával váltsunk át objektumkezelő üzemmódra, és jelöljük ki az első oszlopot. A bal egérgombbal kattintsunk az alsó szöveghatároló vonal gumójában látható kis piros nyílra, és helyezzük a túláradt szöveget a második hasáb elejére. Ezt az eljárást addig folytassuk, amíg a szövegállomány teljesen betöltődik. Végül ellenőrizzük a sorvégi elválasztások helyességét.

h)             A Word-el ellentétben itt az egyes hasábok szélessége tetszés szerint változtatható, sőt a két szélső határoló vonal a margóktól is elmozdítható. Ehhez semmi mást nem kell tenni, mint átváltani objektumkezelő üzemmódra, és a bal egérgombbal megcsípni őket. Ez a program lehetőséget ad arra is, hogy egy oldalon különböző számú hasábokat alakítsunk ki. Ehhez csupán két segédvonalra van szükség. Az elsőt a vízszintes vonalzóról húzzuk a felső hasábok aljára, a másodikat pedig az alsó tetejére. Ezt követően végezzük el a felső hasábok kialakítását, és a szövegállomány betöltését. Most az egyes hasábok szövegáradását korlátozni kell, ezért a kis piros nyílra kattintva toljuk fel az alsó szöveghatároló vonalat az első segédrácsig. Utána alakítsuk ki az alsó hasábozást. A hasábhatároló segédvonalak az egész oldalon át fognak alakulni az új helyzetnek megfelelően, de ez ne zavarjon bennünket. Töltsük be az alsó hasábok szövegállományát a második vízszintes segédvonal alá. A két eltérő oszlopszámú hasábozás jól megfér egy oldalon, nem zavarják egymást. Hasábokra osztott kiadványok készítése esetén a Guide Manager plugins-t is használhatjuk. Ez jóval precízebb beállítást tesz lehetővé, mint a Page­Maker beépített hasábozó programja. (PageMaker 6.5 és 7.0 programokban ennek a plugins-ek a neve Grid Manager-re változott.)

 

Szegélyezés és árnyékolás

 

a)              Az elkészült szövegállomány egyes részeinek igen hatásos és esztétikus kiemelési módja a bekeretezés, a szegélyezés és az árnyékolás. Jelöljük ki azt a szót, sort, szakaszt vagy oldalt, amelyre ily módon szeretnénk felhívni a figyelmet, majd a Formátum menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Szegély és mintázat parancsot. (Ha a szakasz nem ér véget a lap alján, az átalakítás a következő oldalon levő folytatására is kiterjed. Egyetlen szakasz kijelölésénél az utolsó karakter utáni láthatatlan Új bekezdés jelet is ki kell jelölni, különben a program önálló soroknak tekinti a szövegállományt, és minden sorát bekeretezi.) A megjelenő ablakban kattintsunk a Szegély fülre. A feltáruló tábla Típus szektorában háromféle keretezési minta közül választhatunk (Körül, Árnyékolt, Térhatású). Jelöljük ki a nekünk megfelelőt. Az eredményt a Minta szektorban ellenőrizhetjük. (A be­mutató ábra melletti szimbólumokra kattintva arra is mód van, hogy egyenként jelöljük ki a keretvonalakat, illetve eltávolítsunk vonalakat a keretből.) A Stílus szektor listájából tetszőleges formát adhatunk a keretnek, a Vonalvastagság ki­je­lölősávval pedig a vastagságát határozhatjuk meg. A Színválaszték kijelölősáv beállításával szí­nes keretet is készíthetünk. Az Oldalszegély tábla további beállításokra ad lehetőséget. (Megjelenik a Kép kijelölősáv, amellyel kis képeket használhatunk keretként. Ez a szolgáltatás azonban alapbeállításban nem a használható. Ehhez az Office szoftverlemezről utólag fel kell telepíteni a szükséges segédprogramot.)

b)             A Minta szektor Beállítások gombjának megnyomásával megjelenő ablakban meghatározhatjuk a keretvonalak szövegmezőtől való távolságát. A beállítások elvégzése után mindkét táblán nyomjuk meg az OK gombot. A keretet utólag is elmozdíthatjuk. Ha a szövegmező és a keret közti (alul-felül: 1 pt, jobbra-balra: 4 pt) távolságot kevésnek találjuk, mutassunk rá az oldalaira, és amikor az egérkurzor párhuzamos vonalakká alakult húzzuk kijjebb. Amennyiben egyik keretezési forma sem nyerte el a tetszésünket, kattintsunk a Típus szektor Egyéni piktogramjára, majd nyomjuk meg az alatta levő Eszköztár gombot. Ekkor az eszköztárban megjelenő rajzoló eszközökkel magunk végezhetjük el a keretezést, kézzel. (A táblázatkészítő eszköztár a Szokásos eszköztár Táblázatok és szegélyek gombjára kattintva is visszaküldhető.) A bekeretezett szakasz, oszlop, objektum bővítéskor nem kell újrarajzolni a körülötte levő keretet, mert az ily módon készített keret a szövegmezővel, illetve grafikai állománnyal együtt bővül.

c)              Amennyiben a keretezést több helyen is érvényesíteni szeretnénk, aktiváljuk a Szegély és kitöltő mintázat ablak Oldalszegély fülét. Ebben az esetben a Hatókör kijelölősávban beállíthatjuk, hogy a szövegállomány hányad részére terjedjen ki a keretezés. Választhatjuk a Teljes dokumentumot, a dokumentum első oldalát (Aktuális szakasz első oldala), a teljes dokumentumot az első oldal kivételével (Aktuális szakasz, első oldal kivételével), vagy egy általunk kijelölt állományt (Aktuális szakasz). Ha nem jelölünk ki semmit, a program azt a szakaszt fog­ja bekeretezni, amelyen a kurzor áll. Sormintát is készíthetünk az oldalak körül. A különféle fekete-fehér és színes mintázatok a Vízszintes vonal gombra kattintva jelennek meg. A bőséges választékra bármely grafikus büszke lehetne. A szövegmező árnyékolása a Mintázat füllel aktiválható táblán hajtható végre. A szöveg alatti papírt szürkével, vagy különféle színekkel árnyékolhatjuk. A megfelelő háttérszínt a Kitöltés szektor palettájából választhatjuk ki, kattintással. A További színek gombra kattintva a fő színektől eltérő árnyalatokat is használhatunk. A szürke árnyalatait, valamint a színes háttér színtelítettségét a Mintázat szektor Stílus kijelölősávjában állíthatjuk be. Igény esetén a hátteret mintázhatjuk is. A mintázat színét a Szín kijelölősávval határozhatjuk meg. A Szegély tábla Típus szektorának Nincs piktogramját kijelölve, majd az OK gombot megnyomva az össze beállítás eltűnik, minden keret szegély, árnyékolás megszűnik.

d)             Az árnyékolás speciális módja az újságírásban szinte nélkülözhetetlen lénia. A lénia nem más, mint az apróhirdetések címszavainak, kategóriákba sorolásának fekete, vagy színes háttérrel való kiemelése. Ilyenkor a betűket inverz színre állítják (pl. fekete háttér esetén fehéret alkalmaznak). Word-ben ezt oly módon hozhatjuk létre, hogy a címszót kijelöljük, majd a fentiekben leírt módon kitöltő színnel látjuk el. Ezt követően változtassuk meg a betűszínt, hogy a sötét háttéren is jól olvasható legyen a címszó. Amennyiben a címszó külön szakaszban áll, a Mintázat tábla Hatókör beviteli sávját Bekezdés utasításra is állíthatjuk. Ekkor a háttér a bal margótól a jobb margóig fog húzódni, ami jobban kiemeli a címet.

e)              A Word szegélyező segédprogramja kitűnően működik de van egy hiányossága. Ha a bekeretezendő szakasz túl hosszú, és átnyúlik a túloldalra, akkor a program az oldal alján bezárja a keretet. Az áthúzódott szakaszt pedig felül is bekeretezi. Ezzel megtéveszti az olvasót, mert a szakasz aljára érve azt hiszi, hogy vége van a kitüntetett résznek. A következő oldalon pedig azt látja, hogy az áthúzódott rész egy külön szakasz. Ennek a tévedésnek az elkerülése érdekében módosítani kellene a programot úgy, hogy kétoldalas szakaszoknál a keretezés egymásba ússzon. (Az első oldalon szűnjön meg az alsó keret, az áthúzódó oldalon pedig a felső keret.) Így már egyértelmű lenne, hogy a kitüntetett (bekeretezett) szakasz a következő oldalon folytatódik. Aztán ha utólagos bővítés esetén a két szakaszrész ismét egy oldalra kerül, akkor szabályosan záródjanak. Mellesleg ezt már most is tudja a program. Ha áthúzódó szakaszok esetén az alsó és a felső keretet kézzel megszüntetjük, új oldalra kerülve az összezáródás magától végbemegy. Ehhez a szakaszhoz a továbbiakba már nem kell nyúlni, mert ha ismét áthúzódik a következő oldalra, akkor a szétválás, az alsó és felső keretek megszűnése automatikusan megtörténik. A Microsoft fejlesztő megoldhatnák, hogy ez a művelet kézi beavatkozás nélkül végbemenjen. Nem felesleges funkciókkal kellene teletömni az Office-t, hanem olyan segédprogramokkal, amelyekre szükség van.  

f)               Mivel hasznos továbbfejlesztésekre hiába várunk, oldjuk meg ezt a problémát manuálisan. A rovaton belül szüntessük meg a keretezés lehetőségét. Állítsuk az egérkurzort a többtételes bekeretezett lista második sora elé, és húzzuk az utolsó előtti sor végéig. (Húzzuk ameddig lehet, hogy a formázó láthatatlan, formázó karakter is kijelölődjön.) Utána nyissuk meg a keretező ablakot (Formátum menü à Szegély és mintázat parancs à Szegély fül.) A Szegély tábla Minta szektorában kattintsuk ki a felső és az alsó keretet. Az OK gomb megnyomása után a belső tételeken, szakaszokon már nem tud sem felső, sem alsó keret képződni. Az első sor alja, és az utolsó sor teteje azonban bekereteződik. Ezt meg kell szüntetni úgy, hogy bele kell kattintani az egérkurzort, majd a keretező ablakkal el kell távolítani. Így nem szűnik meg a felső és alsó keretezés, de ha bármilyen irányban eltolódik a szakasz, a felső és alsó rovatrészek nem záródnak be. Látszólag nem történt semmi a rovattal, de a belseje keretezés szempontjából inaktívvá vált. Ezért ha a későbbiekben átcsúsznak a következő oldalra, akkor már automatikusan szétválik a keretezés. Kéttételes rovatoknál az első sor kijelölése után az alsó, a második sor kijelölése után pedig a felső keretet kell törölni. Háromtételes rovatoknál a középső sor felső és alsó keretét kell törölni.

g)              Egy szakaszból álló (folyamatosan írt, többsoros) rovatok esetén ezekre a műveletekre nincs szükség, mert  a tömör szövegállomány következő oldalra csúszása esetén a keretezés automatikusan szétválik. Akkor is szétválik a keretezés, ha a szövegállomány több szakaszból áll, de az átcsúszás valamely folyamatosan írt szakaszon belül történik. Új bekezdéssel létrehozott tételekből álló szakaszok esetén azonban ez a szétválás nem jön létre. Ez esetben csak a fenti módszer segít.

h)             PageMaker-ben a lénia a Type menü Paragraph Specifications ablakával valósítható meg. Először itt is jelöljük ki a kiemelendő szót, majd a megnyitott ablakban nyomjuk meg Rules gombot. Aktiváljuk a Rule above paragraph utasítást, majd a Stroke style beviteli sávba állítsunk be olyan vastag vonalat, amilyen a kijelölt betűk magassága. Ha ilyet nem találunk, kattintsunk a Custom tételre, és a Custom Stroke tábla Stroke weight beviteli mezejébe írjuk be a kívánt értéket, majd nyomjuk meg az OK gombot. Aztán a Stroke color beviteli sávban állítsuk be a háttér színét, a Tint beviteli sávba pedig a tónusát (színtelítettségét). Amennyiben csak a cím mögé akarunk hátteret, akkor a Stroke width választókapcsolói közül a Width of text utasítást aktiváljuk. A Width of column választókapcsoló élesítése esetén a háttér itt is bal margótól jobb margóig fog húzódni. Itt azonban a szakaszháttér kezdete és vége tetszés szerint lerövidíthető. Ehhez az Indent: Left és Right beviteli mezőket használjuk. Végül az OK gombokra kattintva nyugtázzuk a beállításokat. A háttér létrehozása után a Type menü Character Specifications ablakával alakítsuk át a betűk színét inverzre. Az elkészült formát nem kell minden egyes címszónál újból kialakítani, mert mind a Word, mind a PageMaker lehetőséget ad a beállítások stílusként való rögzítésére. A kijelölt szakasz új stílusként való felvétele után már csak alkalmazni kell a többi címszóra.

i)               Mivel a Paragraph Rules valójában határoló vonalak készítésére szolgál, különféle formájú és színű vonalakat helyezhetünk el vele a szövegmezőben a kijelölt szakasz fölé és alá. Az ily módon készített határoló vonalak nagy előnye, hogy a szövegmezővel együtt úsznak, így bővítés esetén nem kell áthelyezni őket. A vonalak Stroke style beviteli sávban található választéka lényegében megegyezik a Word vonalkészletével. Itt azonban tetszés szerint megvastagíthatjuk őket. A Custom Stroke ablak 0,1 és 800 pont közötti vastagságot enged meg, 0,1 pontos léptékben változtatva. A határoló vonal és a szövegmező közötti távolság is tetszés szerint változtatható. A kívánt érték a Paragraph Rules ablak Options gombbal előhívható tábláján állítható be. A szakasz fölötti vonalnál a Top, az alattinál pedig a Botom beviteli mező Auto bejegyzését írjuk felül. A beírt távolság milliméterben jelenik meg. Ha valamelyik vonalat utólag törölni szeretnénk, jelöljük ki a hozzá tartozó szakaszt, és a Paragraph Rules ablakban helyezzük hatályon kívül a Rule above paragraph vagy a Rule below paragraph utasításokat.

 

Iniciálé készítése

 

Régen az okmányokat, leveleket díszes betűvel, úgynevezett iniciáléval kezdték. Az egyes szakaszok kezdőbetűinek díszessé formálására a szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő programok is lehetőséget adnak. Word-ben történő létrehozása során először jelöljük ki a szakasz első betűjét, majd kattintsunk a Formátum menügombbal lenyitható ablak Iniciálé parancsára. A tovább nyíló ablak Elhelyezés szektorában két megoldás közül választhatunk. Vagy a Margón, vagy a szövegben, Süllyesztve alakítjuk ki. Kattintsunk a nekünk tetsző formára. Utána a Beállítások szektor Süllyesztés sorokban kijelölősávjában állítsuk be az iniciálé méretét, vagyis azt, hogy hány sorba nyúljon bele. A Távolság a szövegtől kijelölősávban a szövegmezőtől való távolságát állíthatjuk be, centiméterben. A Betűtípus kijelölősáv segítségével más, díszesebb betűfajtát is választhatunk az iniciálé számára. Végül nyomjuk meg az OK gombot.

Nem csak egy betűt, hanem több karaktert, sőt az első szót is átalakíthatjuk iniciálévá. (Előtte az Első sor behúzást meg kell szüntetni, mert ez az iniciálét is beljebb húzza.) Iniciálé kialakítása csak Nyomtatási elrendezés nézetben lehetséges, ezért a program átállítja a Normál néze­tet. Ha visszaállítjuk a szövegállományt Normál nézetre, az iniciálé a szakasz fölé kerül. Amennyiben törölni szeretnénk az iniciálét jelöljük ki, majd kattintsunk az Elhelyezés szektor Nincs piktogramjára, és nyomjuk meg az OK gombot. (Ha a Delete billentyűt használjuk erre a célra, törlődik a kijelölt karakter is.) Sajnos az iniciáléval szerkesztett anyagot nem lehet átölteni PageMaker-be. A nagy kezdőbetűk kiugranak a szövegmezőből. és a szakaszok fölé kerülnek. Így az iniciálékat ott kell létrehozni, a Plugins-ből felhozott Iniciálé programmal.

A PageMaker iniciálékészítő programja közel sem olyan tökéletes, mint a Word-é. Csak süllyesztett iniciálét készíthetünk vele. Kattintsuk az egérkurzort abba a szakaszba, amelynek az első betűjét át akarjuk alakítani. Ha nem a szakasz betűtípusát kívánjuk használni, most végezzük el az átváltást, mert a kész iniciálé kinézetének, betűfajtájának megváltoztatása jóval körülményesebb. Kerüljük az olyan betűtípusokat, amelyeknek lelógó száruk van, mert ezek nem illeszkednek rendesen a szakaszba. Utána nyissuk le a Utilities menüt, és adjuk ki a Plug-ins parancsot. Az oldalra nyíló almenüben érvényesítsük a Drop cap utasítást. A megjelenő párbeszédablak csupán egyetlen beállításra ad lehetőséget. A Size beviteli mezőben feltüntethetjük, hogy hány sornyit nyúljon le az iniciálé, mekkora legyen a süllyesztés. (Természetesen 1-nél nagyobbnak kell lennie.) Még mielőtt az OK gombra kattintanánk, az Apply gombbal megnézhetjük az eredményt. Ha nem felel meg, a Remove gombbal törölhetjük, és újra kezdhetjük a kialakítását. Amennyiben egy fejezet vagy rovat minden bekezdését iniciáléval akarjuk kezdeni, nem kell keresgetni a következőt, vagy módosítás esetén az előzőt. Ez a Go to paragraph szektor Next és Prev gombjaival kihagyásmentesen megtehető.

Az iniciálé kialakítása során a program bonyolult távolságszámításokat végez, a mellette levő sorokban pedig sortöréseket és tabulálásokat hajt végre. Ez csak új dokumentumban sikerül neki. Ha könyvünk PageMaker 6.0-ban készült, akkor az újabb programváltozatok nem képesek maradéktalanul végrehajtani az iniciálékészítésre vonatkozó utasítást. Ilyenkor megjelentetnek egy üzenettáblát, amelyben Plug-in hibára hivatkozva közlik, hogy nem tudják befejezni a műveletet. Az iniciálé azonban megjelenik. Ha nagyon ragaszkodunk hozzá, nekünk kell befejezni a kialakítását. Mivel a rosszul működő program csak az első sor számítását végzi el, előfordulhat (pl. P betűnél) hogy a második vagy az alatta levő sorok túl közel kerülnek az iniciáléhoz. Az is lehet, hogy kevésnek ítéljük a távolságot az iniciálé és a szakasz között. Ezért a beállítást az első sorral kezdjük.

Kattintsuk az egérkurzort az első sor, vagyis most az első szó második betűje elé, és nyomjuk le a Tab billentyűt. Utána a Type menü Indents/Tab parancsával hívjuk rá a szövegtükörre a tabuláló párbeszédablakot. A bal egérgombbal csípjük meg az első sor imént létrehozott tabuláló jelét a vonalzón, és húzzuk a nekünk tetsző helyre. Nyomjuk meg az Apply gombot, és tekintsük meg az eredményt. Ha nem megfelelő a távolság, korrigáljuk, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ezt követően töltsük fel az első sort, hogy tömör legyen. Most ne a tördelő billentyűkombinációt használjuk, hanem elválasztójellel küldjük át a szótöredékeket. Utána kattintsuk az egérkurzort a második sor elejére, és nyomkodjuk a Tab billentyűt, amíg az első sor alá záródik. A harmadik, negyedik, stb. sorokkal ugyanezt kell tenni. Amennyiben valamelyik sor tele van, nem fogad el egyetlen szótagot sem, hajtsunk végre sortörést. (Állítsuk az egérkurzort a sor végére, és alkalmazzuk a Shift + Enter billentyűkombinációt.)

Az ily módon készített iniciálé meglehetősen stabil lesz, együtt úszik a szakasszal. Az utólagos betoldások sem zavarják. Ha az iniciálé mögötti behúzott sorokba toldunk be szavakat, akkor a szakasz szétesik. Nagy baj azonban nincs. A Backspace és a szóköz billentyűvel ismét fel kell tölteni az előző sorokat, és a Tab billentyűvel az első sor alá kell zárni a többit. (Kattintsuk az egérkurzort a foghíjak után, és a Backspace billentyűt addig nyomogassuk, amíg a hézagok eltűnnek. Utána ne felejtsük el az előző sorokat feltölteni.) Ennek a módszernek PM 6.5, illetve 7.0 programmal készített dokumentumok esetén is hasznát vehetjük, ha módosítani szeretnénk az iniciálé és a szövegmező közötti távolságot, vagy ha az iniciálé mögötti sorok nem eléggé teltek. Kis sebességű, illetve RAM-kapacitású számítógépeknél előfordulhat, hogy a megjelent iniciálé nem látható teljes egészében. Ekkor végezzünk képernyőfrissítést. Ennek legegyszerűbb módja, hogy a függőleges görgetősáv csúszkája fölé, majd alá kattintunk. Egyébként PageMaker-ben gyakran szükség van képernyőfrissítésre más műveleteknél is.

 

Képszerkesztés Word programban

 

01)          Az MS Office nem rendelkezik fejlett képszerkesztő és grafikus funkciókkal. Szövegszer­kesz­tésben és táblázatkezelésben egyetlen program sem tudta felülmúlni a Microsoft Office programcsomagját, a grafikus képességek terén azonban sikerrel keltek vele versenyre. (Pl. az Ability Office olyan festő programmal rendelkezik, amely fotoretusálásra is képes. Photo­paint programja pedig különféle effektuskeltőkkel, szűrőkkel van ellátva.) Ennek ellenére Word-ben is behelyezhetünk képeket a szövegbe, illetve magunk is rajzolhatunk egyszerűbb ábrákat. A be­­ágyazott képek, rajzok beékelődnek a szövegbe, de arra is lehetőség van, hogy sorokkal körbe­futtassuk a körvonalukat, vagy felülírjuk őket. (Ennek részletes módját lásd a Vízjel a munkalapra című rovatban.) Többrétegű képeket is készíthetünk, és az egyes rétegek áttetszősége is megoldható. Fotóretusálásra, a „piros szem effektus” megszüntetésére, a karcok, szín­hibák eltüntetésére, rétegek kezelésére, a kép szélei­nek környezetbe olvasztására azonban nincs lehetőség. Erre csak a drága kiadványszerkesztő prog­ramok képesek.

02)          A Windows képszerkesztő programja (Paint) csupán az átvett képek beszúrására, méretre igazítására, körbevágására, bekeretezésére, kitöltő színnel való ellá­tására, valamint a fényerő és a kontraszt megváltoztatására alkalmas. Ezen túlmenően a színes képet át tudja alakítani fekete-fehérre, és vízjelképre. A képeket áttetszővé tevő funkciója is erősen korlátozott. A Kép menüben található Áttetsző szín megadása gombbal csak a pixelgrafikus képek egy rétegét lehet befolyásolni. Ekkor sem áttetsző lesz az aktivált réteg, hanem átlátszó. Láthatóvá válik alat­ta a háttérszín. Vektorgrafikus képeknél, valamint a WordArt képek egy részénél nem alkalmazható ez az eljárás. Nem használható a különféle ábrák, grafikák egyes rétegeinek befolyásolá­sára sem. A képrétegek áttetszővé tételére a professzionális képszerkesztő programok közül is csak a legújabbak képesek.

03)          Az egyik dokumentumból a másikba történő képátvitelre két lehetőség áll rendelkezésünkre. Az egyik, hogy Ctrl + C billentyűkombinációval kijelöljük, és Ctrl + V billentyűkombinációval beillesztjük. A másik módszer egyszerűbb, de csak Word-ön belül alkalmazható. A Beszúrás menügombbal le­nyitható ablakban adjuk ki a Kép parancsot. Az oldalra nyíló almenüben jelöljük ki a Fájlból utasítást. Megjelenik a Kép beszúrása ablak. A Hely kijelölő­sávba állítsuk be azt a meghajtót, ahol a keresett képfájl található. A megjelenő fájlok közül jelöljük ki a beszúrandót, majd nyomjuk meg a Beszúrás gombot. A kép ott fog megjelenni, ahová előzőleg a kurzort raktuk. Ha nem megfelelő a pozíciója, a bal egérgombbal rákattintva jelöljük ki, és a „Fogd és vidd” módszerrel húzzuk a helyére. Eközben a kép széle a vonalzó osztásaihoz igazodik. Miután az osztásvonalak 0,25 centiméterenként követik egymást, alaphelyzetben ennél finomabb iga­zítást nem lehet végezni. Amennyiben pontos illesztésre van szükség, tartsuk lenyomva az Alt billentyűt. Ekkor a beszúrt képet, ábrát, objektumot 0,1 milliméteres pontossággal rakhatjuk a helyére. Vízszintes, és függőleges eltolásnál használjuk a nyíl alakú kurzormozgató billentyűket. A Ctrl billentyű nyomva tartása esetén az elmozdulás egy képpontnyi lesz.

04)          Alapbeállításban azonban a kép beékelődik a szakaszba, abba a sorba, ahol a kurzor áll, és onnan nem mozdítható el. (Csak szövegszerkesztő módszerekkel, az Enter, a Backspace és a szóköz billentyűkkel tudjuk odébb mozdítani.) A dokumentum bő­ví­tésekor a szövegmező­vel együtt vándorol. Word 2002-től felfelé akkor is szövegbe ágyazva kerül a munkalapra, ha üres dokumentumba szúrjuk be. Odébb mozdítása ez esetben is csak szövegszerkesztő módszerekkel lehetséges. Ezen csak úgy tudunk segíteni, ha „szövegen kívülivé” változtatjuk. Kijelölve a képet hívjuk elő a Kép eszköztárat. (Kattintsunk rá kétszer a bal egérgombbal. Ha nem jelenne meg, nyissuk le a Nézet menüt, és adjuk ki az Eszköztárak parancsot, és az oldalra nyíló almenüben jelöljük ki. Előhívásának harmadik módja, hogy a jobb egérgombbal egyszer rákattintunk a képre, és a megjelenő helyi menüben kiadjuk a Látszik a Kép eszköztár parancsot.) A megjelent képszerkesztő eszköztárban kattintsunk A szöveg körbefuttatása gombra. A lenyíló menüben adjuk ki a Fent és Lent, illetve szöveg­körbefuttatás igénye esetén a Négyzetes vagy a Sűrű utasítást. Ezt követően már szabadon elmozdítható a kép. (Mutassunk rá az egérkurzorral, és amikor nyilaskeresztté válik, kattintsunk rá a bal egérgombbal, majd húzzuk a kívánt helyre.)

05)          Ha a beágyazás módján utólag változtatni szeretnénk, nem kell a képet törölni, és újra importálni. Jelöljük ki, majd hívjuk elő ismét a Kép eszköztárt, és kattintsunk a Kép formázása gombra. A megnyíló ablakban aktiváljuk az Elrendezés fület, és a feltáruló táblán nyomjuk meg a Speciális gombot. A tovább nyíló ablakban kattintsunk A kép helyzete fülre. A megjelenő táblán különféle beágyazási módokra nyílik lehetőségünk. A kép szövegbe ágyazása itt már nem csak szövegelemként lehetséges. Először a Beállítások szektorban érvényesítsük az Objektum áthelyezése a szöveggel utasítást, majd aktiváljuk a Vízszintes, valamint a Függőleges szektor Abszolút helyzet választókapcsolóit. A Függőleges szektorban található ez alatt kijelö­lősávban beállíthatjuk a beágyazás módját. Ha a Sor utasítást érvényesítjük, akkor a kép abban a sorban marad, ahová húztuk.[32] A szövegállomány bővítésekor a szakasszal együtt vándorol. A szakaszba betoldva azonban átengedi magán a szövegállományt. Csupán a szakaszban elfoglalt abszolút helyzetére ügyel. (Ha pl. az ötödik sorban volt, ott is a marad. Nem törődik azzal, hogy az ötödik sor, ahol korábban volt, a bővítés során hová tolódik.)

06)          A képelhelyezés harmadik módja a lehorgonyzás. Ha a szövegoldalon sikerült megtalálni a kép végleges helyét, és nem akarjuk, hogy elmozduljon onnan, rögzítsük le. A Speciális elrendezés táblán adjuk ki a Horgony zárolása utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Ettől kezdve az ábra megtartja az oldalon elfoglalt helyét. A bővülő szöveg „átfolyik” rajta mindaddig, amíg el nem éri az egy oldalnyi terjedelmet. Ekkor átugrik a következő oldalra, ugyanabba a pozícióba, amelyben az előző oldalon volt. Nem törődik vele, hogy van-e körülötte szövegállomány. Ha a szövegmező még nem húzódott rá, akkor is a lehorgonyzott helyre ugrik, és nem mozdul onnan. Ez a funkció csak akkor tud érvényesülni, ha az Objektum áthelyezése a szöveggel utasítást érvénytelenítjük.

07)          Ha gyakran helyezünk be képet szövegbe, változtassuk meg az alapértelmezett képkezelést. Így nem kell minden egyes alkalommal ezt a műveletet végrehajtani. Az Eszközök menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Beállítások parancsot, majd aktiváljuk a Szerkesztés fület. A feltáruló táblán kattintsunk a Kép beillesztésének vagy beszúrásának módja kijelölő­sáv jobb oldalán látható nyílra. A felnyíló menüben keressük ki az általunk gyakran alkalmazott beillesztési módot, és kattintsunk rá. Az OK gomb megnyomása után a továbbiakban a képbeágyazás mindig ennek megfelelően megy végbe a szövegben. Ez a beállítás nem a megnyitott dokumentumhoz kötődik, hanem a Word-ben rögzül. Ettől kezdve minden megnyitott dokumentumba így helyezi be a képet. (Ha azt szeretnénk, hogy beillesztése után tetszés bárhová helyezhessük a képet, és azt a szöveg körbefussa, akkor a Szoros utasítást válasszuk.)

08)          Képek, grafikák elhelyezésénél gondot okozhat az is, hogy hová tegyük. Mivel normál körülmények között a monitoron egyszerre csak fél oldalt látunk a szövegállományból, több oldalt kell előre, majd visszafelé görgetni, mire megtaláljuk az optimális helyét. Nagyobb képernyőjű monitoroknál azonban egyszerre több oldalt is láthatunk. Álljunk arra az oldalra, ahol a kép van, majd jelöljük ki, és írjuk felül a Szokásos eszköztár Nagyítás kijelölősávjában található értéket. A/4-es formátum esetén 40%-os nagyítást, illetve kicsinyítést beírva már két, míg 32%-os ér­ték­nél három oldal jelenik meg egymás mellett. (Ezek az értékek 17 colos képernyőre vonatkoznak, és típustól függően néhány százalékkal eltérhetnek a megadott értékektől.) Ezt követően semmi mást nem kell tenni, mint a bal egérgombbal megragadni a kijelölt képet, és a megfelelő helyre vonszolni. Nyugodtan húzkodhatjuk egyik oldalról a másikra. Ha tovább akarjuk vinni a szövegállományban, vagy előrébb, nyomjuk le a Page Down, illetve a Page Up billentyűket. Háromnál több oldalt nem érdemes egymás mellett megjeleníteni, mert a kicsinyítés fokozásával, csökken a betűméret is, így a szövegállomány már olvashatatlanná válik.

09)          Ezekkel a módszerekkel kívülről importált (pl. CD-lemezen forgalmazott képgyűjteményből származó) képet is be lehet helyezni. Ehhez azonban olyan képkezelő programot kell használ­ni, amely legalább 8-10 képformátumot képes felismerni, és megnyitni. Az Office 97 Kodak Imaging for Windows, és Kodak Preview képkezelő programjai csak a Windows saját képtá­rát (a TIFF, a PWD és a BMP kiterjesztésű fájlokat) tudják megnyitni. Ráadásul a Kodak képkezelő program rendkívül rossz felbontással dolgozik, az átmásolt ábra használhatatlanul eltorzul. Ezt belátva a Microsoft eltávolította az Office XP-ből ezt a programot, és helyette kifejlesztette a Microsoft Photo Editor képnézegetőt. Ez a program azonban továbbra is meglehetősen alacsony felbontásban nyitja meg a képeket, ráadásul nem lehet vele tallózni. (A következő megnyitásánál az előző eltűnik.) Ezért ezt a képnézegetőt is kiselejtezték, és az Office 2003-hoz kifejlesztették az Microsoft Office Picture Manager képkezelő programot. Ennek felbontása, színmélysége kiváló. Nagy előnye még, hogy elődeivel ellentétben az egyes képeket külön ablakban nyitja meg. Ezáltal lehetőség van az összehasonlításukra. Ezzel a programmal Miniatűrök, illetve Filmszalag nézetben is megtekinthetjük a képeinket. (Ez a képnézegetési mód a Nézet menüben állítható be.) A megnyitott képek szerkeszthetők is. Ennek mértéke nem éri el ugyan az önálló képszerkesztő programokét, de egy képkezelőtől ezt nem is lehet elvárni. Menürendszere egyszerű, könnyen áttekinthető. Mindezek alapján érdemes alapértelmezett képnézegetőként használni.

10)          Az Office XP tulajdonosainak sem kell a Microsoft Photo Editorral kínlódniuk, mert a Windows XP operációs rendszernek is van egy képnézegetője, a Windows kép- és faxmegjelenítő. Ennek felbontása már igen jó, akár monitorképként is tovább vihető, és arra is mód van, hogy lépegessünk vele a képtár egyes fotói között. Ezért jobban járunk, ha ezt használjuk. Annak érdekében, hogy a képfájlokra kattintva mindig ez a program induljon el, tegyük alapértelmezetté. (A jobb egérgombbal kattintsunk valamelyik képfájlra, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Társítás, majd a Program választása… parancsokat. A megnyíló ablakban jelöljük ki a Windows kép- és faxmegjelenítő tételt, majd aktiváljuk Az ilyen fájlok megnyitása mindig a kijelölt programmal történjen utasítást, és kattintsunk az OK gombra.) A különleges képformátumok sajnos nem nyithatók meg vele, mert ez a képnézegető program csak a 8 leggyakoribb for­má­tu­mot támogatja. Animált (mozgó) képek esetén azonban szükség van a Windows kép- és faxmegjelenítő programra, mert a többi képnézegető csak az első képkockát tudja megmutatni. Ezért a Microsoft az Office 2003-ban is megtartotta ezt a képnézegető programot. Itt a Társítás ablakban a Windows fényképnézegető utasítást aktiváljuk. (Ezt a képnézegető programot ne állítsuk be alapértelmezettnek, mert a Microsoft Office Picture Manager képkezelő sokkal többet tud.

11)          Ha ragaszkodunk a korábbi, megszokott képnézegetőnkhöz, de többletfunkciókra vágyunk, telepítsük fel az ImageXtender 1.0 programot. Ez az ingyenes szoftver beépül a Windows kép- és faxmegjelenítőbe, és képessé teszi több mint 200 képformátum megnyitására. Emellett lehetővé teszi, hogy a Windows Intézőben előnézeti képet lássunk, amennyiben kiadjuk a Miniatűrök utasítást. Ez a leegyszerűsített menüvel és jóval kevesebb kezelőgombbal rendelkező program azonban nem teszi lehetővé a képmásolást. (Nem lehet vele Vágólapra küldeni, és képszerkesztő programokba illeszteni a képet.) A Paint-be küldés azonban nem okoz gondot. Amennyiben ezt a képszerkesztő programot kívánjuk használni, kattintsunk a Windows kép- és faxmegjelenítő menüsorának A program bezárása, majd a kép megnyitása szerkesztésre (CTRL + E) nevű menügombjára, és a kép máris megnyílik Paint-ben. Ott aztán elmenthetjük, és bárhová beágyazhatjuk.

12)          Mindezen nehézségek láttán sokan emlegetik, hogy Windows 2000-ben volt egy viszonylag jól használható képkezelő és -szerkesztő program a PhotoDraw, de ezt a Microsoft kivette az operációs rendszeréből. Pedig minden tekintetben jól használható kis szoftver volt. Így nem tehetünk mást, nekünk kell pótolnunk a hiányt. (Ha valakitől meg tudjuk szerezni a vektoros és bittérképes grafikai feladatok ellátására egyaránt alkalmas PhotoDraw programot, nyugodtan feltelepíthetjük az Office XP, sőt az Office 2003 mellé is. Tökéletesen együttműködik velük.) Amennyiben nem tudunk rá szert tenni, az Interneten és a számítástechnikai folyóiratok CD-mellékletein rengeteg jól használható, és többnyire ingyen használható képkezelő program található.

13)          Az ingyenes képfeldolgozó programok között igen népszerű az O’Neil Software cég Digital Photo Librarian fotógyűjtemény-kezelője. A program a BMP, JPG, PCX, PNG, PSD, TGA, TIFF formátumokat nyitja meg, és ezekbe menteni is tud. A segítségével automatikus és kézi színbeállítást, körülnyírást, elforgatást és átméretezést végezhetünk. A kozmetikázó funkciójával megszüntethetjük a pirosszemeffektust, ráfestést és maszkolási műveleteket végezhetünk. Alkalmas még a háttér defókuszálására, elhalványításra; szöveg elhelyezésére a képen, szürkeskálássá alakításra. Mindezen képességei ellenére csak kevés helyet igényel a merevlemezen. Letölthető a PC Magazin 2003 augusztusi számának CD/freeware/ImageEditorInstall.exe mellékletéről.

14)          A GIF és TIFF animációk megtekintésére is alkalmas a világ legnépszerűbb képnézegető programja, az IrfanView. Honlap: http://www.irfanview.com Teljesen ingyenes, és feltelepítése nem okoz semmilyen zűrt. Nem épül be a Registry-be, és a leg­újabb verziója magyar nyelű menüt is tartalmaz. Szinte valamennyi kép-, hang- és video­for­mátum megtekintésére képes. (A Bécsben élő bosnyák Irfan Škiljan által kifejlesztett IrfanView segítségével 60 féle képformátumot nyithatunk meg.) Thumbnail nézetben több ezer képet is gyorsan áttekinthetünk vele. A kiválasztott képet képes forgatni, nagyítani, színtelítettséget és fényerőt változtatni. A képernyőn levő képet egy gombnyomással postázhatjuk is. A honosított változat az Origo Szoftverbázisból tölthető le. Cím: http://www.szoftverbazis.hu/szoftver/irfanview-v4-23--magyar--OW12.html (Magyar nyelvű hungarian.zip plugin-t is mellékelték hozzá. Ezt a tömörítő ablak Extract, illetve Kibontás ide parancs­ikonjával csomagoltassuk ki az IrfanView mappába. Végül az eredeti Language mappát és az angol súgófájlokat cseréltessük le a magyar változatra. Ezt követően nem csak az eszköztár, hanem a Súgó is használható magyarul.)

15)          Az IrfanView Thumbnail parancsikonjával indítható filmszalagszerű képnézegető program főleg a régebbi Windows-t használók számára hasznos. A korábbi operációs rendszerek ugyanis nem képesek a képeket bélyeg formátumban megmutatni. Nézet menüjükből hiányzik a Miniatűrök parancs. A Windows XP-t használók is hasznát vehetik ennek a segédprogramnak, mert a képek, fotók nem csak „körömnyi” méretben jeleníthetők meg vele. (A Beállítások menüt lenyitva adjuk ki a Miniatűr-beállítások változtatása parancsot, és a tovább nyíló ablak Miniatűr méret kijelölősávjában 50×50 és 600×600 pixel között változtathatjuk a megmutatott képek méretét. Itt arra is mód van, hogy a képeket a többivel azonosra nagyítsuk. Mindezen tulajdonságai alapján nem csodálkozhatunk azon, hogy ezt a programot 2003 óta világszerte több mint 1 millióan töltik le, havonta. Az informatikusok is ezt a képnézegető programot kedvelik legjobban, mert rendkívül gyors, és sokoldalúsága, széles körű használhatósága a fizetős programokat is megszégyeníti. Ezen túlmenően minden fájltípust ismer. Így ha a Windows képnézegetője nem képes megnyitni egy képet, küldjük rá az IrfanView-ra.

16)          Internetes képvadászatunk során előfordulhat, hogy készítője megengedi letölteni a képet, de ragaszkodik hozzá, hogy emblémája, honlapcíme rajta maradjon. Ilyenkor meglepődve tapasztaljuk, hogy a nem kívánt karakterek kiretusálása után Miniatűrök nézetben továbbra is látható rajta az embléma. Csak megnyitva, felnagyítva tűnik el. Ilyenkor küldjük rá egy jó képmegjelenítő programra (pl. IrfanView), majd mentsük el újra, BMP formátumba. Ezt követően már bélyegméretben se lesznek láthatók a kiretusált jelek. Nyissuk meg Paint-ben, mentsük el JPG formátumba, és húzzuk rá a makacskodó képfájlra. Felfrissítése után már Miniatűrök részletben is eltűnik a felirat. Ennél is bosszantóbb, hogy ezeken a védett képeken a hibajavítások sem jelennek meg. Ha pl. túl sötét, és az Helicon Filter programmal kivilágosítjuk, elmentve ugyanolyan sötét marad. Csak felnagyítva, valamilyen képmegjelenítővel megnyitva világosodik ki. Most is hívjuk segítségül a sokoldalú IrfanView programot. Mentsük el vele. Ezt követően ez a féreg is eltűnik belőle.

17)          Az IrfanView a nyomok eltüntetésében is segít. Gyakran előfordul, hogy szükségünk van egy képre. Találunk is megfelelőt az Interneten, de mint a legtöbb fotó, ez is „ujjlenyomattal” van ellátva. Az egérkurzorral rámutatva nem csak a mérete, a típusa, a terjedelme, hanem elkészítésének percre pontos időpontja, valamint a fényképezőgép típusa is megjelenik rajta. Ennyi adatból nem nehéz kikövetkeztetni, hogy a beillesztett képet nem mi készítettük. Ennek a kínos szituációnak az elkerülése érdekében hibátlan képeinket is mentsük át BMP formátumba, majd a Paint programmal mentsük vissza JPG-be. Ezt követően már csak a mérete és a terjedelme marad meg. Mentési dátuma pedig dokumentumunk készítési ideje lesz, így már csak a kép tulajdonosa reklamálhat nálunk. Ez a kellemetlenség is elkerülhető azonban, ha olyan képeket töltünk le, ahol nem közöltek jogfenntartást. Ez nem nehéz, mert az Interneten található képek túlnyomó része szabad felhasználású. (Ha olyan rafinált vírust ültettek bele, amivel az IrfanView sem boldogul, akkor már csak egyet tehetünk. A PrintScreen billentyűvel vagy képrészlet esetén az Alt  + PrintScreen billentyűkombinációval másoljuk át monitorképként, majd illesszük be egy üres Paint dokumentumba, és mentsük el JPG formátumba. Ezzel a módszerrel minden fizikai kapcsolat megszűnik az eredeti képpel.)     

18)          Az IrfanView akkor is segít nekünk, ha egy képet rosszul másolunk ki. Elrontjuk a fájlnév kiterjesztését, vagy olyan formátumú képet töltünk le az Internetről, amit a Microsoft képszerkesztő és képnézegető programok nem tudnak megnyitni. Ilyenkor az IrfanView felajánlja képfájl kijavítását. Az Igen gombra kattintva átalakítja a fájltípust. Elmentése után már minden képkezelő program képes megnyitni. Néha az is előfordul, hogy inkompatibilitásra hivatkozva valamely képet sem a Windows képnézegető programok, sem a Paint nem képes megnyitni. Ilyenkor nyiss­uk meg Helicon Filter programmal, kattintsunk bele, és mentsük vissza JPG-be. Így már bármilyen program meg tudja nyitni. Ennek fordítottja is előfordul. Ha a fájlnévbe közel-, illetve távol-keleti országok karakterei találhatók, a Helicon Filter nem képes megnyitni. Ez azért is zavaró, mert semmilyen üzenettáblát nem jelentet meg, hogy miért nem hajlandó dolgozni. Ezt a rendellenességet úgy háríthatjuk el a legegyszerűbben, hogy a fájlnevet átírjuk latin betűkkel. (Ha szükség van az eredeti fájlnévre, készítsünk róla másolatot, és onnan másoljuk vissza a nevét.)

19)          Az IrfanView is csak a beállított nyelv (jelen esetben a magyar) ábécéjét képes használni. Ha valamelyik képünk fájlneve speciális karaktereket (pl. portugál, svéd, lett, litván, stb. nyelvek betűit) tartalmazza, akkor nem képes megjeleníteni. Ilyenkor egy üzenettábla fi­gyel­meztet bennünket, hogy ez a fájl nem olvasható, a képformátum ismeretlen. Ez esetben is csak egyet tehetünk, ideiglenesen írjuk át a magyar vagy az angol ábécé betűivel. Kijavítása, a szükséges munkálatok elvégzése után már visszaadhatjuk neki a régi nevét. A Windows-ban ugyanis nincs ilyen probléma. Ha a közel- és távol-keleti nyelvek betűtábláit tartalmazó nyelvi csomagot is feltelepítjük, akkor nincs olyan fájlnév, ami akadálya lenne a kép megjelenítésének, és a fájlnév helyes feltüntetésének.

20)          Amennyiben képeket húzkodunk egyik mappából a másikba, a Windows az áthúzott képet a sor végére rakja. Ez azonban csak Részletek és Lista nézetben történik így. Ikonok, Mozaik és Miniatűrök nézetben az áthúzott kép ott marad, ahová húztuk. Így a többi kép letakarja, szinte semmi nem látszik belőle. Ez főleg Miniatűrök nézetben zavaró, mert nem látjuk az összes képet. Ilyenkor ne ráncigáljuk az áthúzott képeket a sor végére. Ha az áthelyezendő képet nem a meglevő képek közé, hanem valamelyik képre ráhúzzuk, akkor a Windows ez esetben is a sor végére rakja. Ne tartsunk attól, hogy valamelyik kép lecserélődik vagy megsérül. Ez csak azonos fájlnevek esetén történhet meg, de ez esetben is előbb megjelenik egy üzenettábla, amely rákérdez a cserére. Windows 7-től felfelé ez a probléma már megszűnt. A fejlettebb operációs rendszerekben a képmappákba húzott kép minden nézetben ábécé sorrendben beilleszkedik a többi közé.

21)          A képgyűjteményünkben található képeket nem muszáj átemelni a dokumentu­munkba. Az is elég, ha csak utalunk rá. Ennek módja, hogy a Kép beszúrása ablakban rákattintunk a Beszúrás gomb jobb oldalán látható nyílra, és a lenyíló menüben kiadjuk Csatolás fájlhoz utasítást. Az ily módon beszúrt kép megjele­nik a dokumentumban, és ki is nyomtatható, de nem növeli a fájl terjedel­mét, mert a képeket a program által megjelölt képmappából nyitja meg. (Ez az anyag kis terjedel­mű lesz, akár flopin is továbbadhatjuk, de aki megkapja, nem sokra megy vele. A hozzá tartozó képek ugyanis nem fognak megjelenni, mivel azok a mi képtárunkban maradtak.) Ez kellemetlen helyzet oly módon kerülhető el, hogy a képeinket JPG vagy GIF formátumba tömörítjük, és a Beszúrás menü à Kép parancs à Fájlból utasítás à Beszúrás gombbal beágyazzuk a dokumentumba. JPG-be tömörítve legalább egy nagyságrenddel kevesebb helyet foglal a kép, mint eredeti formátumában, így nem fog gondot okozni a beépülése, és más gépeken megnyitva is meg fog jelenni. Képszerkesztés közben gyakran előfordul, hogy valamelyik becsatolt képet javítani kell. Ilyenkor a javítás csak a dokumentum újbóli megnyitásakor jelenik meg a képen. Ha kíváncsiak vagyunk az eredményre, nem kell bezárni, majd újra megnyitni a dokumentumot. Jelöljük ki a csatolt képet, és nyomjuk le az F9 vezérlőbillentyűt. Fotóalbumok készítésénél elengedhetetlen a csatolása alkalmazása, mert több ezer beágyazott kép annyira leterheli a Word-öt, hogy a leggyorsabb gép sem képes kellő sebességgel lapozni benne.

22)          A képek kezelését fokozottan támogató fejlett operációs rendszereknek van egy nagyon hasznos funkciója, a képfájlok előképek formájában való tárolása. Ezek a miniatürizált képek azonban alapbeállításban nem jelennek meg. Nyissuk le a képmappa Eszközök menüjét, és adjuk ki a Mappa beállításai parancsot. A tovább nyíló ablakban aktiváljuk a Nézet fület, és a Speciális beállítások szektorban érvénytelenítsük a Mindig ikonok jelenjenek meg (miniatűrök soha) utasítást, majd nyomjuk meg az OK gombot. Több ezer képet tartalmazó mappák esetén ez a megjelenítésű mód jelentősen megterheli ugyan a videokártyát, de 256 MB feletti memóriakapacitású grafikus kártyák esetén ez nem okoz észrevehető lassulást. (A korszerű videokártyákat csak a nagy felbontású mozgóképek és a játékprogramok képesek lelassítani.)  

23)          Amennyiben képmappánkban a körömnyi miniatűr képekről nem tudjuk megállapítani a minőséget, a Nézet menüben adjuk ki az Extra nagy ikonok utasítást. Ha még így sem elég nagy a kép, nyissuk meg a Microsoft Office Picture Manager képnézegetővel, és ennek Nézet menüjében érvényesítsük a Filmszalag utasítást. (A jobb egérgombbal kattintsunk valamelyik képre, és a helyi menüben adjuk ki a Társítás parancsot. Az oldalra nyíló menüben aktiváljuk a Microsoft Office Picture Manager utasítást.) A megnyíló ablak alján filmszalagszerűen megjelennek a felnagyított képek. Válasszuk ki azt, amelyet meg szeretnénk vizsgálni, és kattintsunk rá. Erre a filmszalag felett megjelenik tenyérnyi méretben.  Itt szükség esetén 90° el is forgathatjuk a képeket, azaz fekvő helyzetben is megtekinthetjük őket. A Nagyítás csúszkával kedvünkre nagyíthatjuk, kicsinyíthetjük, sőt a Fájl menü lenyitása után önálló fájlba menthetjük, illetve kinyomtathatjuk őket.

24)          Aki gyakran szerkeszt képeket, sok fotóval rendelkezik, annak elengedhetetlen a Filmszalag használata. Ha keresünk egy képet, akkor néhány kattintással a teljes választékot szeretnénk átte­kinteni. Ilyenkor átváltunk Miniatűrök nézetre, ahol a függőleges görgetősávval gyorsan végigpásztázhatjuk a mappában található összes képet. Ebben a nézetben azonban túl kicsik a képek, a részletek nem láthatók eléggé, ami nehezíti a megfelelő kép kiválasztását. Ekkor ugyanis egyen­ként rá kell kattintani a hasonló képekre, hogy az alapértelmezettként kijelölt Windows fényképnézegetőben felnagyítva is tanulmányozhassuk. A Nézet menü Extra nagy ikonok utasítását használva pedig csak néhány kép jelenik meg az ablakban. A régebbi operációs rendszerekben úgy hidalták át ezt a problémát, hogy feltelepítették az IrfanView képnézegető programot, és a Fájl menü Miniatűrök parancsának kiadása után megnyíló IrfanView Thumbnails ablakban tekinteték meg a képeiket. (Mint már szó volt róla a kicsinyített előképek mérete a Beállítások menü Miniatűr-beállítások változtatása parancsával megjeleníthető ablak Miniatűr-beállítá­sok kijelö­lő­sávjá­val széles tartományban módosítható.)

25)          A képszerkesztést különböző alakzatok is segítik. Ezek a Beszúrás menüben, a Kép majd az Alakzatok parancs kiadásával érhetők el. A megjelenő kis úszó eszköztárral vonalakat, nyilakat, szabad kézzel húzható görbéket és egyéb alakzatokat, írásjeleket, szimbólumokat, csillagokat, szalagokat, geometriai idomokat, valamint magyarázó szövegeket, képregényszerű szöveghatároló buborékokat készíthetünk. A kívánt alakzatcsoportra kattintva az egérkurzor átalakul keresztté, amit oda kell letenni, ahol az ábrának kezdődnie kell. A Vonalak szimbólumot választva íveket is rajzolhatunk. Ehhez a Görbe gombot válasszuk, mert itt a legkisebb az egér szabadságfoka. Amennyiben így is túl érzékenynek bizonyulna, csökkentsük az egérmutató sebességét minimumra. (Ennek módját lásd Az egér beállítása című rovatban.) Először húz­zunk egy olyan hosszú egyenest, mint a körív hossza. Kattintsunk a végére a kereszt alakú kurzorral, majd csípjük meg, és hajlítsuk ív alakúra. Amikor megfelelőnek találjuk, kattintsunk kétszer a bal egérgombbal, vagy nyomjuk le az Esc billentyűt. A Szabadkézi sokszög gomb segítségével sokszö­geket rajzolhatunk. A Firka gomb szabadkézi rajzok készítésére szolgál. Kisméretű alakzatok esetén növeljük a nagyítás értékét 200%-ra, így jobban látjuk. Az alakzat hosszát az egér húzásával határozhatjuk meg. Ha a mérete nem megfelelő, a bal egérgombbal rákattintva jelöljük ki, és a fogópontok segítségével módosítsuk a méretét. (A fogópontokra állítva a kurzor kétirányú nyíllá alakul, és jelzi a méretnövelés, illetve -csökkentés lehetséges irányát.) Az ábra közepére kattintva a kurzor nyilaskeresztté változik, ami az áthelyezést, odébb vonszolást teszi lehetővé.

26)          Word 2002-től felfelé a kiválasztott alakzat beszúrása után megjelenik mögötte egy szerkesztő vászon Itt készítse el a rajzot felhívással. A Vászon a Microsoft új szolgáltatása. Olyan, mint Word 97-ben a Kép segédprogram, ahol a szerkesztéshez előjön a Rajzolás eszköztár is. Ennek használata azonban egyszerűbb, mert nem önálló dokumentumként jelenik meg, hanem a szövegbe ágyazva. (A kurzorral jelölt helyen ideiglenesen szétnyomja a szövegállományt, és beékeli magát.) Belekattintva a kurzort megjelenik benne a kiválasztott alakzat, különböző színű fogópontokkal ellátva. Ezek nem csak a méretváltoztatását teszik lehetővé, hanem a formáját is átalakíthatjuk, sőt a zöld színű fogóponttal el is forgathatjuk. Több alakzatot is ráküldhetünk a vászonra, és ezeket egymásba szerkeszthetjük, összetett ábrákat hozhatunk létre. A sárga színű fogópont húzásával az alakzat formája is megváltozik (pl. körből csillag lesz). Amikor elkészültünk vele, húzzuk le a vászonról, és toljuk a helyére. Végül töröljük a vásznat. (Kattintsunk rá, és nyomjuk le a Delete billentyűt.)

27)          Ha a vászon nem elég nagy, szeretnénk átméretezni, kattintsunk rá a jobb egérgombbal, és a megjelenő helyi menüben adjuk ki a Vászon eszköztár megjelenítése parancsot. A megjelent eszköztár Rajz méretezése gombjára kattintva a vászon méretét csökkenthetjük is. Ekkor ugyanis a négy sarkában és a keretvonalak közepén kör alakú fogópontok jelennek meg. Mutassunk rájuk az egérkurzorral, és amikor kétirányú nyíllá válnak, ragadjuk meg a bal egérgombbal, és húzzuk beljebb. Amennyiben bonyolultabb formázásra van szükségünk, kattintsunk kétszer a bal egérgombbal a vászonra. Erre megjelenik a Vászon formázása ablak. Beállítási módja megegyezik az Alakzat formázása ablakkal. Ha nincs szükségünk bonyolult formázásra, nem akarjuk a vásznat használni, helyezzük az alakzatot alá vagy fölé. Erre eltűnik a vászon. Húzzuk az idomot, ábrát a helyére, és a fogópontok segítségével végezzük el rajta a méretre igazítást, elforgatást, kisebb formaigazítást. Mellé kattintva eltűnnek a fogópontok is. (Ha nem tűnnek el, frissítsük a képernyőt. Lapozzunk az előző vagy a következő oldalra, majd vissza.) Egyáltalán nem fog előjönni a vászon, ha az Eszközök menü à Beállítások parancs à Általános táblán érvénytelenítjük a Vászon automatikus létrehozása beillesztéskor utasítást, majd az OK gombra kattintunk.

28)          Kétszer az ábrára kattintva megjelenik az Alakzat formázása ablak. A Színek, vonalak fül aktiválása után megvastagíthatjuk, átszínezhetjük a vonalakat, és lehetőségünk nyílik az ábrák kitöltő színnel való ellátására. Az Áttetsző utasítás kiadása után arra is mód van, hogy a kitöltő színt áttetszővé tegyük, így láthatóvá válik az alatta levő szöveg. Word 2002-től felfelé az átlátszóság mértékét is beállíthatjuk. Erre a Kitöltés szektor Átlátszóság csúszkája, illetve százalékos kijelölősávja szolgál. Több ábrát is egymásra he­lyez­hetünk, de ezek kitakarják egymást. Az alul levő ábráknak áttetszővé tételük után is csupán a körvonalaik válnak láthatóvá. A Nyilak szektorban a tömör nyilak formáját változtathatjuk meg. A Méret fülre kattintva a feltáruló táblán nem csak az ábra pontos méretét állíthatjuk be, hanem tetszőleges szögben el is forgathatjuk. Nagyításnál, kicsinyítésnél nincs szükség a magasság és a szélesség külön-külön állítására. A Rögzített méretarány utasítás kiadása után a Méretarány szektor két paramétere párhuzamosan változik. Az Elrendezés fülre kattintva további beállításokra nyílik lehetőségünk. A Speciális gomb megnyomása után A szöveg körbefuttatása táblán meg­hatá­rozhatjuk, hogy a szöveg az ábrát körbefussa, vagy alatta, illetve felette helyezkedjen el. A körbefuttatás módját, és a szöveg ábrától való távolságát is megszabhatjuk. A kép helyzete táblán milliméter pontossággal pozícionálhatjuk az alakzatot a szövegoldalon. A Beállítások szektorban meghatározhatjuk az alakzat szövegmezőben való viselkedését, mozgásterét is. (Ennek módja feljebb, a Kép formázása ablaknál található.) A nem megfelelő módon kialakított vagy felesleges képtől könnyen megszabadulhatunk. Jelöljük ki, és nyomjuk le a Delete billen­tyűt.

29)          Word-ben mód van díszes feliratok alakzatban történő kialakítására is. Ez a funkció szintén a Beszúrás menüből hívható elő a Kép, majd a WordArt parancs kiadása után. A megjelenő WordArt ab­lakban válasszuk ki a nekünk tetsző szövegformát, majd nyomjuk meg az OK gombot. Megje­lenik a WordArt szöveg szerkesztése ablak. A Szöveg szektorban a Saját szöveg felirat látha­tó. Ki is van kijelölve, így nekünk semmi mást nem kell tenni, mint felülírni a saját szö­vegünk­kel. A felette látható Betűtípus és Méret kijelölősávokkal, valamint az F és D gom­bok­kal meg­változtathatjuk a betűk stílusát is. Az OK gomb megnyomása után megjelenik a munka­lapon az általunk kért stílusban kialakított felirat, illetve szövegállomány. Ha nem megfelelő helyre került, az előzőek szerint odébb helyezhetjük, illetve a méretét is megváltoztathatjuk. Itt a fogó­pontok mellett két kis sárga gumó is látható. Ezekre kattintva a kurzor nyíl alakúvá válik, és felfelé-lefelé, illetve oldalirányban vonszolva növelhetjük vagy csökkenthetjük a felirat görbületét, hullámosságát, valamint a dőlésszögét.

30)          A feliratra kattintva megjelenik a WordArt szerkesztő eszköztára, amely az előző két ablak előhívásán kívül lehetőséget ad a felirat előzőek szerinti formázására, és szöveggel való körbefuttatására. Ezen túlmenően mód van az alakzat megváltoztatására, a felirat elforga­tására, a betűk függőleges (oszlopszerű) és vízszintes (sorszerű) pozicionálására, valamint a betűk ritkítására, sűrítésére. Ennél az elforgatási módnál négy zöld színű gumó jelenik meg az ábra körül. Ezekre kell a görbe nyíllá átalakult kurzort ráilleszteni, és az ábrát a kívánt irányban elfordítani. Az Aa gombra kattintva a kisbetűk nagybetűk magasságra nyújthatók. Többsoros felira­toknál az egyes sorokat jobbra, balra, középre, illetve sorkizártra igazíthatjuk. Sorkizárt szerkesz­tésnél az is megoldható, hogy a túl nagy szóközöket ritkítással, vagy a betűszélesség növelésé­vel tüntessük el. Beírásnál az egyes sorok között ne felejtsük el lenyomni az Enter billentyűt, különben a felirat egysoros lesz, és a vége kilóg a munkalapról. (A kész feliratot már nem lehet szövegszerkesztő eszközökkel módosítani, így ha elrontottuk, kezdhetjük elölről a beírást.)

31)          Nem csak a szövegbe ágyazhatunk be képeket, hanem a képek közé is rakhatunk szöveget. A beillesztés legegyszerűbb módja a szövegdobozként való kialakítás. Ehhez a Beszúrás menü­ben ad­juk ki a Szövegdoboz parancsot. Erre a kurzor átalakul kis keresztté, amit az előzőek szerint kattin­tással kell a megfelelő helyre rakni. (A kurzor itt is az objektum bal felső sarkának pozícióját mu­tat­ja.) A megjelenő keretbe írjuk be a kívánt szöveget. Ha nem megfelelő a mé­rete, a fogópontok segítségével minden irányban tetszőleges mértékben nyújtható, zsugorítható, és a raszteres, illetve a ferde vonalakkal határolt szélére kattintva bárhová áthelyezhető. A szövegdobozon belül ugyanúgy dolgozhatunk, mint normál szövegben. Az összes szövegszer­kesz­tő funkció érvényesül.

32)          Elkészülte után formázhatjuk is a szövegdobozt. Kétszer a szélére kattintva előjön a Szövegdoboz formázása ablak, amit ugyanúgy kell használni, mint az előzőekben ismertetett Alakzat formázása ablakot. A különbség csupán annyi, hogy a Szövegdoboz füllel feltárható táblán belső margótávolságokat is beállíthatunk. Végül húzzuk a megfelelő helyre, és kattintsunk mellé. Ekkor megszűnik körülötte a keret, és a felirat, szövegállomány beépül a képbe. A beépülés módja az Elrendezés füllel feltáruló táblán állítható be. A Speciális gombbal megnyitható ablakban itt is további beállításokra nyílik lehetőségünk. Képeket, alakzatokat, szövegdobozokat csak Nyomtatási elrendezés nézetben lehet készíte­ni. Normál nézetben ezek az objektumok láthatatlanná válnak. A Szövegdoboz törlése csak a szélé­re kattintva, a keret raszteressé válása után lehetséges. Word 2002-től felfelé a Szövegdoboz háta mögött is megjelenik a vászon. Aki a korábbi szerkesztési módszert szokta meg, ne a vászonra kattintsa az egérkurzort, hanem alá vagy fölé. Erre eltűnik ez a háttér, és a megszokott módon dolgozhatunk a szövegdobozban. A legegyszerűbb azonban a fenti módon letiltani a Vászon használatát, mert itt sincs rá semmi szükség.

33)          Mostanában divat a programok agyoncicomázása. Ennek egyik módja az áttetsző képek használata. Képszerkesztő programokkal ez könnyen megvalósítható. Word-ben azonban nem lehet képeket áttetszővé tenni, pedig van rá igény. Illetve lehet, de csak kerülő úton. Nyissuk le a Beszúrás menüt, és adjuk ki a Kép parancsot. Az oldalra nyíló menüben aktiváljuk az Alakzatok utasítást. A megjelenő Alakzatok táblán jelöljük ki a harmadik piktogramot. A lenyíló menüben kattintsuk a Téglalap alakzatra. Kattintsuk az egérkurzort a munkalap bal felső sarkába, és átlósan húzzuk a jobb alsó sarkáig. Ez lesz a kép kerete. (Mozgathatósága, szövegbe történő beágyazódásának módja attól függ, hogy az Eszközök menü à Beállítások parancs à  Szerkesztés fül útvonalon megjeleníthető tábla Kép beillesztésének vagy beszúrásának módja kijelölősávjába korábban milyen utasítást állítottunk be.) A kép kitöltés formájában kerül az alakzatba. Ehhez zárjuk be az Alakzatok táblát, majd kattintsunk kétszer a keretre. Megjelenik az Alakzat formázása ablak. Kattintsunk a Színek, vonalak fülre, és nyissuk le a Kitöltés szektor Szín kijelölősávját. A lenyíló menü alján aktiváljuk a Kitöltési effektusok utasítást. A tovább nyíló ablakban kattintsunk az Anyagminta fülre. A megjelenő tábla alján nyomjuk meg a További… gombot.

34)          Megjelenik az Anyagminta kijelölése ablak. A Hely kijelölősávban keressük meg azt a képet a számítógépen, amit be kívánunk szúrni a dokumentumba. Kattintsunk rá, majd nyomjuk meg a Beszúrás gombot. A másik két ablakon is nyomjuk meg az OK gombot. Megtörténik a keret képpel való kitöltése. Sajnos a keret nem idomul a képhez. Ha kisebb nála, akkor levág a széleiből; ha meg nagyobb, kiegészíti az űrt. (Levág a képből egy szeletet és mozaikszerűen a kép jobb oldalába, illetve az aljába helyezi.) Ezért kattintsunk a keret jobb alsó sarkára, és amikor az egérkurzor szálkeresztté válik, húzzuk kijjebb vagy beljebb. (Igazítsuk a kép szélére.) A kép mérete itt nem változtatható, ezért ha túl kicsi vagy túl nagy, beszúrás előtt a Paint programmal növeljük, illetve csökkentsük megfelelőre. A keret színe, formája vastagsága azonban változtatható. Ezt az Alakzat formázása ablak Vonal szektorában tehetjük meg. Már csak az áttetszőség mértékének beállítása van hátra. Ezt szintén Alakzat formázása ablakban tehetjük meg a Kitöltés szektor Átlátszóság csúszkájának jobbra húzásával. A mellette álló kijelölő­sáv­ban ennek mértékét százalékos arányban is beállíthatjuk. 

 

Rajzoló program használata

 

a)              A rajzoló program mértani idomokkal történő rajzolásra szolgál. A különféle sablonokból előhívható mértani idomok előállítására minden komolyabb szövegszerkesztő, illetve dokumentumszerkesztő program lehe­tőséget ad. Word-ben az ehhez szükséges eszköztár a Szokásos eszköztár Rajz ikonjára kattint­va jeleníthető meg. Ha nincs kitéve a Nézet menü Eszköztárak parancsával hívható elő. A tovább nyíló ablakban adjuk ki a Rajzolás utasítást. A rajzoló eszköztár a mun­kalap alján, az Állapotsor felett jelenik meg. A program alapvetően egyenes vonal, nyíl, tég­lalap, négyzet, ellipszis és kör rajzolására képes. A hozzájuk tartozó ikonra kattintva az egér­kurzor átalakul keresztté, amit a kívánt helyre lerakva valamilyen irányban húzni kell. (A vonal vagy nyíl olyan hosszú lesz, ameddig a bal egérgombot lenyomva tartva az egeret jobbra-balra vagy felfelé-lefelé húzzuk.) A kereszt a vonal, illetve nyíl kezdetét jelöli. Word 2002-től felfelé a kiválasztott idom mögött megjelenik a Képszerkesztés Word programban című rovatban részletesen ismertetett vászon. A szerkesztés ezen kényelmesen (szövegbe ágyazva) is elvégezhető. A végén a megfelelő formátumra szerkesztett idomot, alakzatot le kell húzni a vászonról, és a helyére kell illeszteni. Kijelölés után az üres vászon a Delete billentyűvel eltüntethető.

b)             Nem csak vízszintes és függőleges, hanem ferde vonalakat, nyilakat is rajzolhatunk. (A vonalak lépcsős megjelenés ne zavarjon bennünket. Ez a hiba a képernyő alacsony felbon­tásából ered, ami nyomtatásban nem fog látszani. HD-felbontású monitorok esetén ez a hiba már nem jelentkezik.) A leggyakoribb szögállásokat nem kell mére­getni. A Shift billentyű nyomva tartása mellett húzott vonalak, nyilak 15^°-onként „bekattannak” a legközelebbi szögértékre. Ha pl. 60^°-os szögben akarunk egy nyilat rajzolni, nyomjuk le előtte a Shift billentyűt, és húzzuk nagyjából ebbe az irányba a kurzort. Az egérgomb elengedése után a nyíl pontosan ebbe a szögbe fog beállni. (Ha nem sikerült eltalálni, jelöljük ki, és mozdítsuk fel­jebb, vagy lejjebb. A dőlésszög most már 60^°-os lesz. Word 2002-től felfelé nem kell lenyomni a Shift billentyűt. Itt anélkül is létrejön a 15°-onkénti „bekattanás”.) Kijelölésük után a Rajzolás eszköztár Nyílstílus gombjára kattintva pillanatok alatt átalakítható a nyilak iránya, formája. (Mutassunk a kurzorral a nyílra, és amikor nyilaskereszt alakúvá vált kattintsunk rá a bal egérgombbal. Utána a megjelenő vá­lasztékban jelöljük ki a megfelelő nyílstílust.) Vastagságukat a Vonaltípus, illetve a Szagga­tási típus ikonok aktiválásával megjeleníthető menüben változtathatjuk meg. A nyilakból könnyen készíthetünk egyenest, az egyenesekből pedig nyilat. Jelöljük ki a nyilat, és a Nyílstílus gombbal megnyitható tábla tetején kattintsunk az egyenes vonalra. Egyenes vonal kijelölésekor a megfelelő formájú nyílra kell kattintani, és az átalakulás azonnal végbemegy. További formázás igénye esetén kétszer rákattintva hívjuk elő az előző rovatokban már részletesen tárgyalt Alakzat formázása ablakot. Itt még részletesebben beállíthatjuk a formáját, méretét, és ki is színezhetjük, illetve szöveggel körbefuttathatjuk.

c)              Téglalapok, ellipszisek rajzolásánál az egeret nem csak oldalirányban, hanem felfelé vagy lefelé is húzni kell, hogy a kétdimenziós alakzat kialakuljon. Az egér vízszintes irányú húzása az ábra szé­lességét, függőleges irányú húzása pedig a magasságát befolyásolja. Amennyiben nem megfelelő a mérete, állítsuk a kurzort valamelyik fogópontjára, és az egér húzásával vál­to­­ztas­sunk rajta. (A kétirányú nyíllá alakuló kurzor mutatja a méretcsökkentés, illetve méret­növelés lehetséges irányát.) Ha méretváltoztatás közben nyomva tartjuk a Ctrl billentyűt köz­pontos átméretezés jön létre, ami azt eredményezi, hogy a szemközti oldal is ugyanolyan mó­don fog alakulni, vagyis az alakzatváltozás szimmetrikus lesz. Ha azt akarjuk, hogy minden oldala arányosan változzon, a Ctrl + Shift billentyűkombinációt alkalmazzuk. (Ezt a Ctrl billentyűvel önmagában is meg lehet tenni, de akkor a sarokban levő fogópontot pontosan az átló mentén kell húzni.) Szabályos négyzet vagy kör raj­zolásakor nem kell az arányos szélességre, magasságra ügyelni. Az egér húzása közben tartsuk lenyomva a Shift billentyűt, és a téglalapból négyzet az ellipszisből pedig kör lesz. Ha az alakzatok rossz helyre kerültek, a bal egérgombbal rákattint­va jelöljük ki, és húzzuk odébb őket. (Ekkor az egérkurzor nyilaskeresztté alakul.)

d)             Alaphelyzetben a méretváltoztatás és a húzás csak a vonalzók osztásvonalainak megfelelő léptékben lehetséges. Amennyiben pontosabb igazításra van szükségünk, nyomjuk le előtte az Alt billentyűt. Ez esetben az elmozdítás mértéke 0,1 mm-re csökken. Az Alt billentyű a Ctrl, a Shift és a Ctrl + Shift billentyűkombinációkkal együtt is alkalmazható. Az eredmény ugyanaz lesz. Az alakzatok kör­vonalainak vastagsága, stílusa szintén megváltoztatható. A különféle alakzatokat el is forgathatjuk. Jelöljük ki, majd az esz­köztárban kattintsunk a Rajz ikon jobb oldalán látható kis nyílra, és a felnyíló menüben adjuk ki a Forgatás és tükrözés utasítást. Az oldalra nyíló almenüben kattintsunk a Tetszőleges forgatás utasításra. Erre az egérkurzor kör alakú nyíllá alakul, amit a zöld gumóvá vált fogópontokra illesztve az alakzat tetszőleges irányba elfordítható. Mivel a négy zöld gumóval ugyanazt lehet tenni, mint az alaphelyzetben látható egy gumóval, a forgatás egyszerűbben is kivitelezhető. Mutassunk rá az egérkurzorral a zöld gumóra. Erre kör alakú nyíllá válik, és máris elfordíthatjuk vele az alakzatot.) A Forgatás és tükrözés parancs után megnyíló almenüben 90°-onkénti forgatásra és tükrözésre is lehetőségünk nyílik.

e)              Mivel az odébb helyezésnek, és elforgatásnak ezek a módjai nem teszik lehetővé a pontos beállítást, itt is előhívhatjuk az Alakzat formázása ablakot, melynek kezelése teljes egészében megegyezik a Kép formázása ablakkal. (Kattintsunk kétszer az alakzatra, és a beállítást Képszerkesztés Word programban című rovatban leírtak szerint végezzük.) Bár ez az ablak lehetőséget ad a kitöltő szín alkalmazására, és a vonalszín megváltoztatására is, ezek a funkciók a rajzoló esz­köztárból könnyebben igénybe vehetők. Jelöljük ki a kétdimenziós alakzatot, majd kattintsunk a Kitöltőszín ikonra. Amennyiben nem felel meg nekünk az előző beállításban alkalmazott szín, kattintsunk az ikon melletti kis nyílra, és a feltáruló színpalettában jelöljük ki a megfelelőt. A vonalak, nyilak színének megváltoztatására a Vonalszín ikon szolgál. A Nincs vonal utasítást aktiválva eltűnnek a kontúrvonalak, illetve az elemek. A kész ábra könnyen átmásolható, sokszorosítható. Ehhez nem kell a Vágólapra küldeni. Nyomjuk le a Ctrl billentyűt, vigyük az egérkurzort az ábra fölé, kattintsunk rá, és húzzuk a kívánt helyre. Ilyenkor az a régi helyén is megmarad, és az új helyen egy másolat képződik. (Ezt a másolási módot egy kis kereszt jelzi az egérkurzor nyilának bal oldalán. Ennek az áthelyezési módnak az az előnye, hogy nem megfelelő az ábra, nem kell visszahúzni. Töröljük az új helyén, és folytassuk az eredeti szerkesztését.)

f)               Néha előfordul, hogy két objektumot akarunk összekötni egy vonallal, vagy rá akarunk mu­tatni egy hosszú nyíllal. A találomra húzott vonal azonban vagy nem elég hosszú, vagy nem megfelelő az iránya. A már egyszer lerakott vonal hosszának és dőlésszögének együttes módosítása meglehetősen körülményes. Kétszer is ki kell jelölni, vagy az Alakzat formázása ablakot kell több lépcsőben alkalmazni. Erre azonban nincs szükség, ha a vonal, illetve nyíl kijelölése után megnyomjuk a Rajz gombot, és kiadjuk a Csomópontok szerkesztése utasítást. Ekkor az elem két végén a fogópontok tömör gumóvá válnak. Közelítsünk rá az egérkurzorral arra a végére, amelyet hosszabbítani, rövidíteni, illetve elforgatni szeretnénk. Amikor a kurzor kis nyilakkal határolt négyzetté válik, kattintsunk rá, majd végezzük el a szükséges módosítást. Ez a kijelölés is a vonal mellé kattintással szüntethető meg. Ha szükség van újabb módosításra, az ily módon húzott vonal már alakzatként jelölődik ki. Ne törődjünk vele. Adjuk ki újra a Csomó­pontok szerkesztése utasítást, és az előzővel megegyező módon állítsuk a vonalat a kívánt pozícióba.

g)              Ennek a funkciónak azonban nem ez az elsődleges feladata, hanem a csomópontkészítés. Állítsuk valahol a kurzort a két gumó közötti egyenesre. Amikor célkeresztté alakult, kattint­sunk rá, és húzzuk a szakaszt kifelé. Egy újabb gumó keletkezik. Az eljárást megismételve cso­mópontok hálózata alakul ki, melynek végpontjai a kiinduló egyenes két vége lesz. A cso­mópont alakítható, bővíthető is. Amennyiben meg akarjuk hosszabbítani, vagy egy újab­bat akarunk az előzőhöz csatlakoztatni, állítsuk a kurzort arra a pontra, amelynél ezt a mű­veletet végre kívánjuk hajtani, és kattintsunk rá a jobb egérgombbal. Erre megjelenik a csomó­pont­szerkesztő menü. Adjuk ki a Csomópont készítése utasítást, majd húzzunk csomópontot az új hálózat terjeszkedésének irányába. A Csomópont törlése utasítás aktiválása után a kijelölt csomópont megszűnik. (Ennél egyszerűbb törlési mód, hogy lenyomjuk a Ctrl billentyűt, majd az egérkurzort ráigazítjuk a csomópontra. Amikor × alakúvá válik, kattintsunk rá.

h)             A helyi menü Görbe bezárása utasításával a hálózat két végpontja köthető össze, míg a Nyitott görbe utasítás meg­nyitja a zárt hálózatot. (Nem csak a két végpontot összekötő vonal tüntethető el. A zárt hálózat bármely csomópontnál megnyitható. Kattintsunk rá arra a csomópontra, amelynél meg kívánjuk nyitni a hálózatot, és adjuk ki a Nyitott görbe utasítást. ) A hálózatban kitüntetett sarokpont is kialakítható. Ennek jellegzetessége, hogy mindig azonos szögben csatlakozik a hálózathoz, és azonos távolságra he­lyezkedik el a kapcsolódó pontjától. Ha a hálózatot vagy a pontjait elmoz­dítjuk, a négyzet alakú gumóval jelölt sarokpont is elmozdul, de nem változik a hozzá vezető összekötő vonal dőlés­szöge és hossza. A sarokpont is kimozdítható a kitüntetett helyzetéből, ha kijelöljük, és odébb vonszoljuk. Szokványos csomópontok használata esetén a helyi menüben az Auto­matikus pont kijelö­lés látható. Sarokpontok a Sima kapcsolódású pont, az Egyenes kötődésű csomópont és a Sarokpont utasítások kiadásával alakíthatók ki.

i)               Jobb egérgombbal a hálózat két gumó közötti összekötő vonalaira kattintva a Csomópontszerkesztő átalakul vonalszerkesztő­vé. Ebben a menüablakban az egye­nes össze­kötő vonalakat görbévé alakíthatjuk, a görbéket pedig ki­egyenesíthetjük. A csomópontszerkesz­tő egyébként nem öncélú játék, hanem egy grafikus se­géd­program. Segítségével pl. sokszögeket szerkeszthetünk. A megfelelő szögben egymáshoz kapcsolt egyene­sekkel, és a két végpont bezárásával bármilyen oldalarányú sokszöget rajzolha­tunk. A csomópontok ki-be húzogatásával, odébb tolásával tetszés szerint módosíthatjuk a for­máját. Amikor megfelelőnek találjuk, kattintsunk rá, és eltűnnek a szerkesztő gumók. A csomó­pontszerkesztővel úgy is rajzolhatunk sokszöget, hogy húzunk egy egyenest, és a két végpont közötti szakasz megcsípésével sokszög alakúra húzzuk. Végül kiadjuk a Görbe bezá­rása uta­sítást, és megszüntetjük a kijelölést.

j)               Az Alakzatok gombot megnyomva a Rajzolás programban is előhívhatók és használhatók Képszerkesztés Word programban című rovatban ismertetett alakzatok. Csoportos alakzatok azonos formázása, áthelyezése csak úgy oldható meg, ha az összes ábrát egyszerre kijelöljük. Ehhez kattintsunk az eszköz­tárban a j szimbólummal jelölt Objektumok kijelölése ikonra. Ekkor az egérkurzor objektum­kijelölő nyíllá változik. Helyezzük a nyilat az objektumok által elfoglalt terület bal felső sarkába, és az egér jobbra, valamint lefelé történő húzásával kerítsük körbe a kijelölni kívánt objektumokat. A ferde A betűvel jelölt ikonnal a WordArt alprogram hív­ható elő. A szöveges lappal jelölt ikonra kattintva a Szöveg­doboz-készítő segédprog­ram vehető igénybe. (Word 2002-től felfelé Függőleges szövegdoboz is készíthető, amelybe felülről lefelé írhatunk.) A Szöveg­dobozba beírt betűk színe a Betűszín ikon aktiválásával változ­tatható meg. Ezeknek a kiegé­szítő programoknak a kezelési módja Képszerkesztés Word programban valamint Paint program használata című rovatokban található. Egyébként szövegdobozt nem csak úgy lehet létrehozni, hogy előhívjuk, majd beleírjuk a kívánt szöveget. A normál szövegmező bármely részlete is átalakítható szövegdobozzá. Jelöljük ki az átalakítandó szövegállományt, majd a Beszúrás menübe adjuk ki a Szövegdoboz utasítást. Erre a szövegrészlet az eredeti helyén megszűnik, és belekerül egy szövegdobozba. A létrejött szövegdoboz mérete tetszés szerint változtatható, vagy bárhová áthelyezhető.

k)             Az újságszerkesztő programokhoz hasonlóan itt is lehetőség van a szövegdobozok tartalmá­nak egymásba folyatására. Ha a címoldalon elkezdett cikket a belső oldalakon szeretnénk folytatni, helyezzük el a szövegdobozokat a kívánt helyeken. (A szövegláncolat több összekapcsolt szövegdobozból is állhat.) A Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Szövegdoboz parancsot, és a keresztté átalakult egérkurzorral alakítsuk ki az első keretet. Utána ugyanígy készítsük el a többi szövegdobozt, majd jelöljük ki az elsőt. Hívjuk elő a helyi menüt. (Állítsuk az egérkurzort a keretre, és amikor nyilaskeresztté alakult, kattintsunk rá a jobb egérgombbal.) A megjelenő ablakban adjuk ki a Szövegdoboz-csatolás utasítást. A betűket tartalmazó kancsóvá átalakult egérkurzort vigyük a következő szövegdoboz fölé, és kattintsunk rá. (A kancsó megdőlése jelzi a karakteráttöltés lehetőségét. Több szövegdobozból álló láncolat esetén addig ismételjük ezt az eljárást, amíg az utolsóhoz érünk. Ha közben meggondoltuk magunkat, az áttöltés az Esc billentyűvel állítható le.)

l)               A csatolás létrejötte után a szöveget az első szövegdobozba írjuk. (Előtte kattintsuk bele a kurzort, vagy a helyi menüben adjuk ki a Szöveg szerkesztése parancsot.) A túlcsorduló sorok automatikusan átkerülnek a másodikba, és onnan a többibe. Ha valamelyik szövegdobozból törlünk egy szót, mondatot, az utána álló szövegdobozok tartalma visszahúzódik. A szövegdo­bozlánc egyik tagjának megszüntetése esetén nem vész el a tartalma. Amennyiben valamelyik szövegdobozt meg akarjuk szüntetni, helyezzük a kurzort a keretére, és amikor nyilaskereszt alakúvá válik, kattintsunk rá. Utána nyomjuk meg a Delete billentyűt. A megszüntetett szöveg­doboz tartalma az utána következőkbe töltődik át. Csatolásokat nem csak előre, hanem vissza­felé is létrehozhatunk. Az egymástól távol eső szövegdobozokat nem kell keresgetni. Hívjuk elő a helyi menüt, és adjuk ki az Ugrás következő szövegdobozra, illetve az Ugrás előző szövegdobozra parancsot. (Ugrás csak csatolt szövegdobozok esetén lehetséges.) Ezek a parancsok az úszó táblaként megjelenő Szövegdoboz eszköztárban is megtalálhatók. A szövegdoboznak is van külön eszköztára, amely kijelöléskor automatikusan előjön. Ha nem jelenne meg, a Nézet menüben adjuk ki az Eszköztárak parancsot, majd az oldalra nyíló almenüben aktiváljuk a Szövegdoboz utasítást.

m)           Lehetőség van a szövegláncolat megszakítására, a csatolt szövegdobozok két vagy több csoportra osztására is. Jelöljük ki azt a szövegdobozt, ahol meg kívánjuk szakítani a szövegláncot. Hívjuk elő ismét a helyi menüt, és adjuk ki az Előrecsatolás leválasztása parancsot. (Ekkor az utána következő szövegdobozokban levő szövegmaradék visszahúzódik az első csoport utolsó szövegdobozába. Ha itt nem fér el, nagyobbítsuk meg a keretét. Egyébként a kiadványszerkesz­tésben is szövegdobozokat használnak a kétnyelvű könyvek szerkesztésénél. A táblázatos for­mában történő kialakítás bonyolult, a hasábokra tördelés pedig itt nem alkalmazható, mert az első hasáb tartalma nem a következő oldal első hasábjában folytatódik, hanem a mellette álló (a másik nyelv számára fenntartott) hasábba kígyózik át.

n)             A szövegdoboz keretté is átalakítható. Kijelölése után kattintsunk kétszer a szegélyére. Megjelenik a Szövegdoboz formázása ablak. Aktiváljuk a Szövegdoboz fület, és a feltáruló táblán nyomjuk meg a Konvertálás keretté gom­bot. Erre akkor van szükség, amikor a szövegdoboz mezőket (korrektúrához használt megjegyzésjeleket; lábjegyzetek, végjegyzetek készítésére szolgáló hivatkozási jeleket; automatikus összegzésre szolgáló mezőbejegyzéseket; tartalomjegyzék-bejegyzéseket; dokumentumhivatkozási bejegyzéseket; tárgymutató-bejegy­zéseket) is tartalmaz. (Természetesen ez a funkció csak önálló szövegdoboz esetén alkalmazható, szövegdoboz-láncolatban nem.) A korábbi programok keretes szövegállományából könnyen készíthetünk szövegdobozt. Jelöljük ki a tartalmát, majd a Beszúrás menügombbal lenyitható ablakban adjuk ki a Szövegdoboz utasítást. Erre a szövegállomány automatikusan áttöltődik a sokrétűbben formázható, több grafikai effektussal rendelkező szövegdobozba.

o)              Visszatérve az ábrákhoz arra is mód van, hogy a kétdimenziós alakzatokat árnyékhatással lássuk el, illetve három­dimenzióssá tegyük. Ennek megjelenési formája a Rajzolás eszköztár Árnyék stílusa és a Térhatás stílusa gombjaival előhív­ható táblából választható ki. Az Árnyék beállításai, valamint a Térhatás beállításai utasításokra kattintva újabb eszköztárak jelennek meg. Az árnyékszabályzó eszköztár gombjaival az árnyékok felfelé-lefelé és oldalirányba eltolhatók, és ki is kapcsolhatók. Ezen túlmenően megváltoztatható a színük, sőt a színtelítettségük, és átlátszóvá tehetjük őket. Az Árnyékszín ikon, valamint a Térhatású szín ikon jobb oldalán található kis nyílra kattintva elő­jön a színező tábla, amellyel egyéni színeket is létrehozhatunk. A térhatásszabályzó eszköztár gombjai lehe­tő­séget adnak az objektum felfelé, lefelé, jobbra és balra döntésére; mélységének növelé­sére; a nézőpont megváltoztatására; a megvilágítás erősségének növelésére, csökkentésére; és anya­gának megváltoztatására. A térhatás meg is szüntethető, illetve az objektum kiszínezhető oly módon, hogy minden oldala eltérő árnyalatú lesz. Az átlátszóság az Árnyékszín ikonnal előhívható Színek tábla Átlátszóság csúszkájával állítható be 0 és 100% között. (A színező táblán kattintsunk a További árnyékszínek… utasításra.) Ha a  Félig áttetsző árnyék utasításra kattintunk, akkor az átlátszóság aránya 50%-os lesz. Ezek az eszköztárak a saját bezáró gombjukkal küldhetők vissza. (A megnyitott eszköztárak bezárásának másik módja, hogy az Eszközök menügombbal à Testresza­bás paranccsal előhívjuk a Testreszabás ablakot, és az Eszköztárak fül aktiválása után töröljük őket a listából.)

p)             A Rajz gombbal előhívható táblával összetettebb feladatok is végrehajthatók. Amennyiben gyakran kell olyan műveletet végezni az ábrákon, amely minden alakzatot érint, nem kell őket minden egyes alkalommal objektumként kijelölni. Együttes kijelölésük után hívjuk elő a Rajz gomb menüjét, és adjuk ki rajta a Csoportba foglalás utasítást. Ezt követően az összes ábra egy csoportba fog tartozni. Bármelyikre kattintunk, a többi is kijelölődik. (A kijelölés nem csak egérhúzással történhet, hanem úgy is, hogy a Shift billentyű nyomva tartása mellett rákattintunk az összevonni kívánt ábrákra.) A szoros össze­tartozás, a Csoportbontás utasítással oldható fel, illetve az Újracsoportosítás utasítással ismét létrehozható. (Ekkor megint azok az ábrák kerülnek egy csoportba, amelyek korábban függő­ségben álltak egymással.) A Sorrend utasítás többrétegű ábráknál használható. Az Előrehozás és a Hátraküldés kijelölésekkel az alsó réteg küldhető felülre, illetve a felső alulra. Több réteg esetén az Előbbre hozás és a Hátrébb küldés kijelölésekkel változtathatjuk meg a rétegek elhelyezkedési sorrendjét. (Az egyes rétegek a Tab illetve a Shift + Tab billentyűkombinációval is kijelölhetők.) Ha az ábrák szövegbe ágyazódnak be, akkor a szövegmező is réteg­ként kezelhető. Ehhez a Szöveg elé hozás, illetve a Szöveg mögé küldés utasításokat kell hasz­nálni.

q)             A Rács utasítás kiadása után megjelenik a Rács a rajzoláshoz ablak, melynek segítségével a munkalapon egy láthatatlan háló hozható létre, amely jelentősen megkönnyíti az egyes elemek, objektumok elhelyezését, illesztését. A rács vízszintes és függőleges közeinek értéke 0,1 cm és a maximális papírméret: 55,87 cm között állítható. A Vízszintes kezdőpont és a Függőleges kezdőpont kijelö­lősávokban azt is beállíthatjuk, hogy a rácsozat milyen távolságra kezdődjön a lap szélétől. (Ezekbe a kije­lö­lő­sávokba célszerű a margótávolságokat beállítani.) A látha­tatlan háló az Objektumok rácshoz illesztése utasítás aktiválása, és az OK gomb megnyomása után lép működésbe. Ezt követően az egyes ábrák elmozdulása egységnyi lesz. Akár felfelé, lefelé húzzuk, akár oldal­irányba vonszoljuk, nem áll meg ott, ahol az egeret felengedjük, hanem „bekattan ”, hozzásimul a következő rácsvonalhoz. Ezáltal az összes ábra egy vonalba állítható, nem lesznek elcsúszá­sok. Az Objektumok más objektumokhoz igazítása utasítás kiadása után az alakzatok széle is rácsvonalként viselke­dik, ami megkönnyíti az ábrák egymás mellé, illetve egy vonalba illesztését. (Mindkét utasítás az Illesztés szektorban található.) Ez az üzemmód nem mindig előnyös. Finom beállításoknál kifejezetten zavaró a rácsvonalak jelenléte. Ezen úgy segíthetünk, hogy lenyomjuk az Alt billentyűt, ami átmenetileg felfüggeszti a rács hatályát. (Az eközben odébb mozdított objektum már nem változtatja meg a helyét, később nem kattan be a hozzá legközelebb eső rácsvonalhoz.)

r)              A Rajz menü Elmozdítás utasítását kijelölve az objektum Felfelé, Lefelé, Balra vagy Jobbra tolható. Itt az elmozdulás értéke egy rácstávolságnyi lesz. Az Igazítás vagy Elosztás utasítással az egymás alatti objektumokat állíthatjuk középre, illetve a lap bal vagy jobb szélére. (Nem a margó mentén sorakoznak fel, hanem kikerülnek a lap szélére.) Az egymás melletti objektumok az Igazítás fent, vagy Igazítás lent kijelölés hatására egészen felmennek a lap felső, illetve alsó szélére. A Vízszintes elosztás és a Függőleges eloszlás kijelölés választása esetén széltében- hosszában kitöltik a lapot, és azonos távolságra helyezkednek el egymástól. Ez azonban csak az Oldalhoz viszonyítva utasítás aktiválása esetén alakul így. Ennek hiányában az objektumok egy­máshoz viszonyítva rendeződnek. Az egymás mellet­ti alakzatok a legfelül, vagy a legalul levő mellé sorakoznak fel, illetve a vízszintes középvonal­ba állnak. Az egymás alattiak a jobb vagy bal oldali alakzathoz zárnak, illetve az általuk el­foglalt terület függőleges középvonalába rendeződnek. (Előtte természetesen ki kell jelölni a rendezni kívánt alakzatokat. Ennek legegyszerűbb módja, hogy lenyomjuk a Ctrl billentyűt, és egyenként rájuk kattintunk.)

s)              A Forgatás vagy Tükrözés utasítás kiadása után itt is végrehajthatunk Tetszőleges forga­tást. Ha derékszögben kell elforgatni az objektumot, nem érdemes kézzel igazgatni. A Forgatás balra, vagy Forgatás jobbra utasítások aktiválása után éppen 90^o-kal fog elfordulni az óra járásával ellenkező, illetve megegyező irányba. A Függőleges tükrözés vagy a Vízszintes tükrözés kijelölések választásakor az alakzat a függőleges, illetve a vízszintes tengelye mentén átfordul, önmaga tükörképévé válik. Sajnos ebben a programban csak ábrákat lehet átforgatni, szöveget nem. Emiatt ez a funkció nem teszi lehetővé pausznegatív készítését. A Váltás beépí­tett alakzatok között utasítás a különféle formák közötti váltást teszi lehetővé. Ha díszítés céljára készítettünk pl. egy sor különböző méretű csillagot, de később rájövünk, hogy jobb lett volna szívet rajzolni, nem kell elölről kezdeni a munkát. Hívjuk elő a Rajz menüt, kattintsunk a Váltás beépített alakzatok között utasításra, és a tovább nyíló táblán válasszuk ki a szívet, illetve más alakzatot. Rákattintva az összes korábbi alakzat az újonnan kiválasztottban fog meg­jelenni. Ugyanolyan méretben, egymástól ugyan­akkora távolságra. (Eltérő alakzatok cso­portos kijelölése esetén is ez fog történni.) A fentiek alapján megállapítható, hogy képszerkesztő prog­ramjával ellentétben a Word rajzoló programja az átlagnál fejlettebb. Beállításainak sokrétűsége egyes kiadványszerkesztő programokét is meghaladja.

t)               Végül itt is meg kell említeni, hogy rajzolni csak Nyomtatási elrendezés nézetben lehet. A dokumen­tumba beágyazott rajzok Normál nézetben láthatatlanná válnak. A jobb egérgombbal előhívható helyi menü rajzoló üzemmódban is megjelenik, ami meggyorsítja a formázáshoz szükséges beállító ablakok, táblák előhívását. Az elrontott vagy felesleges elemek, ábrák kijelölésük után a Delete billentyűvel törölhetők. A rajzoláshoz nagy hely kell, ami kis képernyő esetén nehezen biztosítható. Ilyenkor sokat segít, ha a Rajzolás eszköztárat kimozdítjuk a helyéből, és lebegő palettaként, a címsoránál fogva ide-oda tologatva használjuk. (A bal egérgombbal csípjük meg az elején található két párhuzamos vonalat, és húzzuk ki.) Az idomok, ábrák szövegmezőhöz való viszonya az Alakzat formázása ablakkal állítható be a legprecízebben.

u)             Az anyag kinyomtatásánál előfor­dulhat, hogy a grafikus elemek nem jelennek meg a dokumentumban. Ennek nem csak a Normál nézetben történt megjelenítés lehet az oka, hanem az is, hogy korábban vázlat üzemmódban nyomtattunk. Ebben az esetben az Eszközök menü­gombbal à Beállítások paranccsal hívjuk elő a Beállítások ablakot, és aktiváljuk a Nyomtatás fület. A feltáruló tábla Nyomtatási beállítások szektorában érvénytelenítsük a Formázás nélkül utasítást. Ennél gyakoribb hiba, hogy a Dokumentummal együtt szektorban nincs aktiválva a Grafikus objektumok utasítás. Idegen anyag megnyitásakor előfordulhat, hogy a grafikus elemek helyén csak egy keretet látunk. Ekkor aktiváljuk a Megjelenítés fület, és a Megjelenítés szektorban érvénytelenítsük a Kép helye utasítást. Az OK gomb megnyomása után visszatérnek a háttérben levő objektumok. (Ez a funkció ellenkezőleg működik, mint a többi. A Kép helye utasítás kiadásakor nem a kép jelenik meg a dokumentumban, hanem a helye. Vagyis eltűnik a kép. Akkor jelenik meg, ha a Kép helye utasítást érvénytelenítjük.)

v)              Viszonylagos fejlettsége ellenére a Word rajzoló programja csupán arra alkalmas, hogy a szöveges dokumentumok alapfokú rajzigényét kielégítsük. Nagyobb igények esetén más programokat kell használni. A LibreOffice, illetve az erre ráépülő MagyarOffice DRAW programja pl. többet tud a Word rajzprogramjánál. A professzionális rajzoló programok közül legnagyobb népszerűségnek a vektoros Xara X örvend. A CorelDRAW is ezt építette be a programjába, miután felvásárolta a céget. A Xara X, mint önálló vektoros rajzoló program azonban továbbra is létezik, és fele annyiba kerül, mint a CorelDRAW. Pixeles rajzok is beilleszthetők a vektorosok közé, és ezeket szerkeszteni is lehet. Rendkívül könnyű a kezelése, ráadásul minden menütételnél, párbeszédablaknál feltűnik a Súgó. Az Állapotsorban is mindig megjelenik egy néhány szavas magyarázat. Nem jelent neki gondot a színátmenetek létrehozása sem. Az átlátszóság és a rétegek kezelése az alapszolgáltatásaihoz tartozik. A címszavak tipográfiai vezérlését akkor is ellátja, ha görbére vannak ültetve. A betűk elhelyezkedése könnyen és precízen szabályozható, de szöveges állományok egyik szövegdobozból másikba való átfolyatására nem képes. Az elkészült rajzot JPG, PNG és GIF pixeles formátumban is elmenthetjük. Weboldalakra helyezés esetén a képek feldarabolására (Slice) is lehetőség van.

w)            A térbeli címsor készítésére a Xara 3D program szolgál. Sokoldalúsága ellenére a Xara X program csupán 13 MB terjedelmű, és 30 napig minden funkciója ingyen használható. (A próbaváltozat terjedelme csak 6.5 MB.) Letöltési cím: http://www.xara.com/us/photo-graphic-designer/download/ Mivel ez a programot is folyamatosan fejlesztik, a legújabb változatot töltsük le. (2015-ben ez a PHOTO & GRAPHIC DESIGNER 11 volt. Terjedelme csaknem 100 MB.) Weblapok tervezéséhez a Xara WebStyle használható. 2.0-s változatának kezelési leírása a Magyar PC magazin 2003 áprilisi számában található (84-85. oldalak). A folyóirat CD-mellékletéről letölthetjük a program időkorlát nélkül használható teljes értékű változatát is. Legújabb, 2015-ös változata a Xara Web Designer 11. Ingyen kipróbálható változata erről a honlapról tölthető le: http://www.xara.com/us/web-designer/download/